El documento describe los servicios de gestión de contenido empresarial (ECM) ofrecidos por Software Associates. ECM cubre la gestión de documentos, contenidos web, archivos y registros a lo largo de su ciclo de vida. Los servicios incluyen evaluaciones ECM, análisis y diseño de soluciones ECM centradas en la gestión de documentos, registros y contenidos web, e integración e implementación de sistemas ECM completos.

1. http://www.swassociatesint.com/mx/s_ecm.htm
SERVICIOS. ECM
Conseguir la alineación por medio de procesos,
contenidos Web, documentos y archivos
El modelo integrado ECM
El concepto de ECM ha evolucionado durante los últimos años, basado en la fusión de diferentes conceptos que
eran independientes entre ellos, como por ejemplo, gestión de documentos, gestión de contenidos de web,
archivar y gestión de registros. En este momento, ECM cubre todos estos conceptos en una sola solución,
cubriendo así el ciclo de vida de cualquier tipo de contenido (desde documentos, registros, contenidos web,
videos y muchos otros). También, el hecho del mal uso de los ciclos de vida de los documentos, los flujos de
documentos compartidos relacionados con los procesos de negocio junto con la tendencia de separar los
documentos físicos y digitales ha provocado una pérdida en los proyectos ECM y un mal uso de las mejores
prácticas de ECM.
El equipo de Software Associates ha estado más de 3 años trabajando en este tipo de soluciones y además está
ayudando a los clientes a alinear el ECM basado en un enfoque orientado a procesos y servicios, posicionando
así la arquitectura ECM como parte de una arquitectura IT completa y no como una tecnología aislada.
Basándose en esta nueva manera de hacer proyectos ECM, todos los documentos y componentes de servicios
pueden ser usados por una aplicación a través de un enfoque SOA/BPM. Basándonos en nuestra experiencia en
esta área, nosotros ofrecemos a nuestros clientes los siguientes servicios:
Evaluación ECM. Permite establecer el alcance y objetivos de un proyecto a través de un punto de vista
tecnológico y empresarial. También establece las reglas básicas para desarrollar un proyecto ECM completo.
Este proyecto puede ser hecho desde un enfoque documental, de registros, de gestión de web y activos de
medios o por la combinación de todos ellos o parte de ellos. El resultado es una análisis completo sobre el
enfoque del proyecto, los pasos a dar, el impacto en la organización y también en un ROI completo basado en
las necesidades y expectativas de los clientes; y por último, un roadmap completo del proyecto (fases,
tiempos, recursos y tangibles).
Análisis y diseño ECM. El objetivo en este tipo de proyectos es preparar un análisis y diseño completos del
proyecto, introduciendo la arquitectura IT adecuada y un plan de proyecto detallado de acuerdo con las
expectativas. Este tipo de proyectos se basan en aspectos diferentes dependiendo del tipo de contenidos que
manejemos:
Gestión de documentos. Definir los diferentes tipos de documentos que existen en la organización y su
relación en los diferentes procesos. Después de esto, se define un plan de implementación detallado
basado en las prioridades y necesidades del cliente y también en los tipos de documentos definidos.
Gestión de registros. Analizar los diferentes contenidos y tipos de documentos que existen en la
organización; analizar las diferentes reglas de retención, acceso, soporte legal, localización física,
logística y movimientos. Este elemento es una pieza clave en una estrategia ECM, porque controla el
uso del documento y el registro y también su ciclo de vida que finaliza en su destrucción física/digital.
También cubre los clásicos procesos de auditoria y estándares legales como Sarbanes Oxley o Basel II.
WCM Content Xperience. Establece la estructura del contenido en el entorno de una página web y
también trata la posibilidad de uso y la experiencia del usuario para el portal corporativo, intranet o
una estrategia de aplicación web.
Integración e implementación de ECM. Implementar y desarrollar un plan de proyecto detallado de ECM. Al
igual que la fase de diseño, los diferentes contenidos tienen unos requisitos especiales para su
implementación que deben ser independientemente cubiertos:
Gestión de documentos. El objetivo es implementar una estrategia completa de gestión de documentos
con una visión donde los documentos siempre estará relacionados con el proceso de negocio en una
organización, evitando los típicos errores donde se separa la gestión de documentos ara el proceso de
negocio y la integración.
Gestión de registros. El objetivo es implementar la retención y acceso de reglas a documentos y
registros y también los procesos de préstamo y tráfico relacionados con los documentos y archivadores.
Todas estas políticas ya implementadas le pueden certificar como una compañía que demanda FDA,
Sarbanes Oxley o Basel II
WCM. El objetivo es implementar toda la estructura de contenidos de la página Web, mapa de
navegación, plantillas, metadatos, tipos de contenido relacionados y la necesidad de otros
componentes para una implementación WCM completa.