PEDAGOGÍA

1. VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
INTEGRANTES:
 Arturo Cano Ticona
 Jesús Manuel Ramos Pilco
 Jhon Tintaya Cachicatari
 Rodrigo Centeno Cruz
 Jose Choque Valeriano

2. INTRODUCCIÓN
• El rápido avance en las tecnologías de la información y comunicación
(TIC´S), ha producido cambios en los archivos, de tal forma que se
utiliza las herramientas de la informática para gestionar grandes
volúmenes de información. Es así, que el número de documentos
creados directamente en los computadores creció y se comenzó a
almacenar en formato electrónico, dando lugar a documentos
electrónicos de archivo.
• Analizaremos a continuación la problemática específica de la valoración
aplicada a distintos tipos de documentos electrónicos (las bases de
datos, los documentos de oficina, el correo electrónico y el entorno
Web).

3. Una serie documental digital se define
como un conjunto discreto de datos
(ficheros de texto, de datos o de
imagen) almacenado en un ordenador,
aplicación o base de datos,
lógicamente interrelacionado, y que
sirve a un propósito o función común.
PARA STEPHENS Y WALLACE
El diccionario de terminología archivística define la
valoración como una función archivística básica
que consiste en determinar la conservación o
eliminación de los documentos a partir de sus
valores. La valoración ha sido tradicionalmente
una actividad centrada en el análisis documental.

4. • La valoración y selección de los documentos
electrónicos se puede definir como “el acto de
conservar los documentos electrónicos por
períodos de tiempo determinados en función de su
valor”
ACTUALMENTE…
Para iniciar el proceso de valoración debemos entender la
naturaleza, función y definición de los documentos de una
serie documental, para realizar después su translación al
entorno digital. en función de las características de los
documentos. Y al mismo tiempo, la gestión de dicha regla
implica la disponibilidad de sistemas homogéneos o
compatibles de gestión de los documentos electrónicos.
PARA TOM RULLER

5. Utilizar una metodología solvente para determinar los plazos
de conservación
• Según Stephens y Wallace, existen 5 pasos:
Primacía del
contenido sobre el
formato
Aplicación de la teoría
de los valores
Análisis de coste /
riesgo / beneficio
Determinación de
plazos alternativos
Utilización de la
metodología ISO
15489

6. Definir reglas para el ciclo de vida completo de los documentos
• Es importante tener presente el coste de la conservación, la
necesidad de disponibilidad y el uso de la información.
Un plazo de
conservación on-
line
Un plazo de
conservación near-line:
Un plazo de
conservación off-line:

7. Determinar el plazo total de conservación en formato digital
Porque se debe
mantener procesable en
formato electrónico. Por
ejemplo, una hoja de
cálculo con
determinadas fórmulas.
Porque es
estructuralmente
imposible trasladarlo a
otro entorno. Por
ejemplo, un original
electrónico con firma
digital.

8. Establecer plazos de conservación consistentes con el formato
Que los plazos sean iguales para una
misma información con
independencia del formato.
Que los documentos electrónicos
tengan plazos de conservación
más largos que los documentos en
otros soportes
Que los documentos electrónicos
tengan plazos de conservación
más cortos que los documentos en
otros soportes

9. Equilibrio entre los tres puntos de vista, que se obtendra a partir de la
consideración de:
•Las necesidades de la organización en relación con la
conservación de una determinada información, su valor
evidencial y sus potenciales usos legales.
•Las necesidades de acceso a la información, y la forma y
urgencia para acceder a ella en cada caso.
•Las posibilidades y recursos de la organización para
articular una política de preservación a largo plazo eficaz y
sostenible.
•El formato y soporte que mejor pueda satisfacer estas
necesidades durante todas las fases del ciclo de vida.

10. SER MUY SELECTIVO EN LAS DESICIONES
DE CONSERVACION PERMANENTE
La obsolescencia física y
lógica solo garantiza unos
5 años de conservación
estable para la mayoría de
formatos electrónicos.
Esto no significa que no deba
declarar documentos en
formato electrónico como
documentos de conservación
permanente
Debe estar preparado en términos de coste
y posicionamiento tecnológicos
Si lo hace

11. UTILIZAR SOLUCIONES COLD / COM
CUANDO SEANECESARIO
PARA LOS DOCUMENTOS DE CONSERVACION A LARGO PLAZO
HAY QUE BUSCAR FORMATOS QUE GARANTICEN LA
SUFICIENTE :
ESTABILIDIDAD
DURABILIDAD
SOSTENIBILIDAD
PRACTICIDAD

12. STHEPHNS Y WALLACE RECOMIENDAN:
• UTILIZAR SOLUCIONES COLD (COMPUTER OUTPUT TO LASER DISC)
PARA LA CONSERVACION A MEDIO PLAZO
• UTILIZAR SOLUCIONES COM (COMPUTER OUTPUT TO MICROFILM)
PARA LA CONSERVACION A LARGO PLAZO O PERMANENTE .

13. PLANIFICAR METADATOS
Según DOLLAR Y BEARMAN especifica que el conjunto de metadatos que
se asocian a los documentos deben servir para definir y ejecutar
automáticamente las diferentes etapas de su ciclo de vida .
Tipos de metadatos:
Metadatos de indexación : LOCALIZA Y RECUPERA
Metadatos archivísticos: DESCRIBE
Metadatos de preservación : DEFINE LA UBICACIÓN , ALMACENAMIENTO Y
FORMATO DE CONSERVACIÓN, también parametrizan el ciclo de vida de dicho
documento.
Los metadatos son la clave para ubicar un documento dentro de una estructura
de valoración y el elemento que permite la automatización del proceso de
selección.

14. INCORPORAR LAS FUNCIONALIDADES DE SELECCIÓN EN
LA FASE DE DISEÑO DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS
• PARTE FUNDAMENTAL Y NECESARIA DEL SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL 15489-2
• LA INCORPORACION DE LA REGLAS EN EL SISTEMA SE MATERIALIZA
DE DOS FORMAS:
QUE EL SISTEMA PUEDA GESTIONAR Y
REGISTRAR LA EJECUCION DE DICHAS
ACCIONES , TANTO SI TRATA DE ELIMINAR
LOS DOCUMENTOS , COMO DE PREPARARLOS
PARA SU CONSERVACION A MEDIO / LARGO
PLAZO MEDIANTE DE ADECUADAS POLITICAS
QUE EL SISTEMA PUEDA EJECUTAR
DETERMINADAS ACCIONES SOBRE LOS
DOCUMENTOS CUANDO SE CUMPLAN SUS
FECHAS DE CADUCIDAD.

15. Los sistemas de gestión de documentos
electrónicos de archivo
Multidisciplinar
Punto de partida
para la creación de
documentos
Recibe el conjunto de
documentos de la
organización
Herramienta
fundamental de
información para la
organización
Cauce de
satisfacción de las
necesidades
informativas de los
ciudadanos
Permite una
automatización máxima
de la gestión de las
organizaciones
Permite una gestión
integrada con otros
sistemas de
producción
administrativa
CARACTERÍSTICAS

16. • Crear un sistema de gestión integral de los documentos de
archivo que permita la automatización de aquella desde el
mismo momento en que se definen los procedimientos
• Impulsar el sistema de información archivística como parte
del sistema de información de la organización
• Garantizar el derecho de los ciudadanos a la localización y al
acceso a los documentos
• Asegurar la formación de un patrimonio histórico
documental racional, estructurado y fiable
LA UTILIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Objetivos de la integración de la gestión administrativa y la gestión archivística

17. Lo cierto es que la valoración de los documentos
electrónicos ha pasado a ser una necesidad urgente una
vez que en el seno de la Administración Electrónica se
están llevando a cabo proyectos suficientemente viables
y seguros desde el punto de vista tecnológico.
Los archiveros no pueden dilatar más este paso y deben
asumir su responsabilidad en la determinación del valor
de esta documentación, y por tanto, en su posterior
conservación o eliminación.
IMPLEMENTACION DE METODOS DE
VALORACION Y SELECCION

18. Los motivos son variados y coinciden en su parte fundamental con los de la
valoración en papel, aunque, si bien es cierto, en el ámbito electrónico
mantienen unas peculiaridades propias que es importante señalar.
Podríamos hablar de los siguientes:
 Aplicar los requisitos legales
 Ahorrar espacio de almacenamiento (físico y virtual)
 Identificar y proteger documentos de valor
 Apoyar el marco de la rendición de cuentas
IMPLEMENTACION DE METODOS DE
VALORACION Y SELECCION

19. electrónico:
Ventajas Desventajas
Rapidez , menor costo. Se pueden enviar virus.
Lenguaje arbitrario . Phising.
Adjuntar archivos y respuestas. Correos electrónicos no
deseados.
Mas retroalimentación . No tienen la oficialidad que
pueda tener por ejemplo un
fax.
Automatización para enviar
correos.
Pierdes tu anonimato en
Internet.
No gastas papel y
multidestinos.
Requiere una conexión a
Internet.
Anuncios, videos, imágenes,
publicidad, noticias, etc.
Se puede rastrear la ubicación
desde donde se envía el correo.

20. Preguntas para determinar si el e-mail se
considera documento de archivo:
• ¿ Está relacionado con las funciones y actividades de la organización?
SI
• ¿Contiene información útil de forma inmediata y únicamente a corto
plazo? SI (15- 20 días)
• ¿Se trata de un duplicado? (15-20 días)
• ¿ Se trata de un borrador que se actualizara? (Hasta que llegue la
nueva versión)

21. Valoración del entorno web:
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Un diseño web y sistema de contacto
enfocados en el cliente.
Un diseño web anticuado o inefectivo.
Contenido útil y relevante. Un proceso de compra difícil de
manejar.
Un proceso de compra que sea rápido y
sencillo.
Una velocidad de carga muy baja.
Mercados emergentes. La posibilidad de que tus competidores
te copian o roban tus ideas.
Nuevas tecnologías que pueden
mejorar la experiencia del usuario.
La aparición de nuevos competidores.
Cambios positivos en factores sociales. Ciber ataques o actividad fraudulenta.

22. Conclusiones y recomendaciones:
• Los documentos electrónicos han hecho que el usuario trabaje de
manera más fácil en distintos ámbitos .
• A causado un gran impacto en muchos aspectos que ahora los
usuarios los utilizan como herramientas esenciales para empresas,
trabajos , estudio , publicidad y comunicación

23. • Hoy en día muchos dudan sobre la validez de utilizar documentos
electrónicos como medio de prueba y, lo que es más grave, en
ocasiones son los mismos jueces quienes se cuestionan la validez
probatoria de los acuerdos y demás documentos que no constan en
papel; o documentos digitales.
• Mantener 2 o hasta 3 cuentas personales: una familiar o amical,
netamente laboral y una de seguridad.
Conclusiones y recomendaciones: