12. LA ADMINISTRACION EN LAS ASOCIACIONES CIVILES Importancia de la Administración en el interior de la asociación. Importancia de la Administración en el ámbito externo.

13. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION EN LO INTERNO En lo interno, hay razones que fundamentan la necesidad de una administración precisa, clara, real y exacta.- Una de ellas es muy simple: los responsables de administrar la institución (los directivos) invisten el carácter de mandatarios. Los mandantes son los propios asociados, que encomiendan esa delicada gestión a los directivos de la entidad, por intermedio de la asamblea.- Así los directivos deben rendir cuentas de la forma en que han cumplido o cumplen el mandato que se les ha conferido. Por ello la importancia interna, dado que a través de una buena administración se puede reflejar la gestión de los directivos utilizando distintas herramientas, comprobantes, planillas, etc.-

14. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION EN LO EXTERNO En lo externo también es importante una buena administración, la asociación es autorizada por la autoridad de contralor para funcionar, dándole capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para cumplir una determinada actividad de bien público.- Así la misma autoridad realiza el contralor de esa actividad, por ello, lo que refleja la dimensión de la gestión y el cumplimiento son la estructura administrativo contable a través de libros contables, estados contables, ingresos y egresos, proporción de los recursos destinados a fines sociales, etc.- Los balances son la fuente de verificación más real de la gestión de la asociación.-

15. ¿QUE LIBROS SON OBLIGATORIOS? LIBRO INVENTARIO Y BALANCES LIBRO DIARIO DICHOS LIBROS DEBEN SER RUBRICADOS POR LA IGJ ANTES DE SU LLENADO. SE SOLICITA SU RUBRICA MEDIANTE NOTA Y EL PAGO DE UNA TASA.

16. LIBRO INVENTARIO Y BALANCES En el que se incluirá la descripción exacta y completa del activo y pasivo de la entidad. O sea, se anota la composición y magnitud económica del patrimonio en forma analítica, con el mayor grado de análisis posible. Los momentos en los cuales se registra en este libro son: - Al inicio de la vida del ente, detallando la composición y magnitud del patrimonio inicial. - Al cierre de cada ejercicio económico, detallando el inventario general practicado y los estados contables y la información complementaria a dicha fecha. Este libro lo llevara el área de tesorería. Debe mantenerse en la asociación en caja fuerte.

17. LIBRO DIARIO En el que se incluirá el registro de la totalidad de las operaciones realizadas en la asociación conformando estas la base de los estados contables básicos a presentar. El libro diario contiene todos los registros de operaciones de la entidad, los asientos pueden ser mensuales globales. Los movimientos que surgen del diario se vuelcan en un mayor de cada cuenta contable a los efectos de establecer los saldos de las cuentas por diferencia entre las registraciones entre el debe y haber. Este libro de uso obligatorio es llenado por el profesional competente, y debe ser guardado en la asociación. Si es posible en una caja fuerte.

19. ¿Cómo organizamos la información administrativa-contable en una Asociación?

20. Las organizaciones compran bienes, realizan actividades para recaudar dinero, reciben donaciones y cobran cuotas sociales. Todas estas operaciones deben estar respaldadas por comprobantes y volcadas a registros simples para el control de las transacciones efectuadas. Los comprobantes que utilizamos en estos tipos de entes son: Facturas de venta (tipo C exento). Facturas de compra de bienes y servicios (tipo C) o tickets. Recibos. Vales de tesorería. Ordenes de compra. Pagarés. Notas de debito y crédito. Cheques. Boletas de depósito y de extracción bancaria.

21. Factura ( DE COMPRA Y VENTA). La factura de venta es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio. Indica la fecha en la cual se efectuó la transacción y la cantidad a pagar como contraprestación. Cuando la organización emite una factura, entrega al consumidor del servicio el original, quedándose con el duplicado. En caso de la factura de compra las asociación recibirá las facturas tipo C, indicándose en el cuerpo el nombre de la asociación. En caso de ticket de fiscalizadoras, estas no identifican al consumidor, por lo tanto es a consumidor final. Estos comprobantes son de suma importancia, por lo tanto su archivo ordenado por fecha debe ser realizado en la administración. Su conservación es por 10 años.

22. Respecto del emisor: 1. Nombre y apellido, razón social. 2. Domicilio comercial. 3. CUIT. 4. Número de inscripción en el impuesto a los ingresos brutos. 5. Posición respecto al IVA: Responsable inscripto o Monotributo. En el caso de la Asociación, las facturas de compras que reciba podrán ser B o C, dependiendo del emisor. 6. Fecha de emisión. 7. Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva. Respecto al comprador: 1. Nombre y apellido o razón social. 2. Domicilio. 3. CUIT. Descripción del bien vendido, su cantidad, precio unitario y total.

23. Recibo Un recibo es una constancia que sirve para certificar (dar fe) que se ha pagado por un servicio o producto. A veces también tiene la función de control fiscal, ya que es imprescindible que se guarden los mismos como constancia de las operaciones que la organización realiza. Es importante que toda operación que realice la asociación esté respaldada por un recibo de pago porque es el único documento que da constancia de haber pagado a la vez que es un instrumento de control de egresos para los gastos efectuados por la organización. Se recomienda mantenerlos archivados en carpetas, ordenados por fecha.

24. Recibos de egresos (pagos): Muchas veces, cuando compramos algún bien o servicio, nos entregan una factura por la transacción realizada (compra), y a su vez, el recibo de pago junto con la misma. En este caso se archivarán ambos comprobantes. Puede ocurrir que en lugar de entregarnos el recibo, nos entregan solamente la factura, añadiendo en el cuerpo de la misma la palabra “pagado”, que tiene la misma función que el recibo. Esto es en el caso que la factura de compra sea confeccionada en forma manual. Otra forma de emisión de factura es a través de un ticket, el cual hace referencia a que la compra fue de contado, por lo tanto funciona como recibo de pago también. Cuando se prestan servicios en la organización, como limpieza, gasista, pintores, etc., debemos entregarles un recibo cuando le pagamos a la persona que realizo el oficio. Esta persona debe firmar, aclarando su nombre y DNI. El original se lo entregamos y guardamos el duplicado.

25. Recibo de ingresos: La asociación debe emitir recibos cuando obtiene el pago de las cuotas de los asociados. Este es confeccionado por el tesorero y firmado por el socio. También puede emitir recibos cuando presta algún servicio a terceros. En estos casos, la Asociación entrega el original al beneficiario y guarda el duplicado como constancia de que se ha recibido el pago. Estos talonarios se adquieren en las librerías, es útil comprar aquellos que vienen por duplicado y prenumerados para un mejor control de ingresos y egresos. Se debe comprar un talonario para ingresos y otro para egresos y escribirle en la primera hoja del talonario: recibo de ingresos y recibo de egresos.

26. Si se comete un error al llenar un comprobante (tanto el recibo de ingresos como egresos), se cruzan dos líneas en el cuerpo del mismo y se escribe “anulado”. No debo arrancarlos y tirarlos, se deben conservar en el talonario, de lo contario nos estaría faltando un numero de recibo lo que nos podría llevar a pensar que fue emitido y destruido quedándose el dinero en poder de una persona y no de la organización. Este tipo de comprobante debe ser guardado por 10 años.

27. Vale de tesorería El vale de tesorería es un comprobante interno de la organización, que lo emite el tesorero, se utiliza cuando se necesita dinero en efectivo para poder hacer compras o pagar deudas. Lo debe firmar la persona que recibe el dinero (el encargado de compras), como constancia de entrega por el tesorero. Una vez firmado, se entrega el dinero y el vale firmado lo guarda el tesorero en espera de la factura o recibo de pago que justifique la salida de dinero de la caja. Luego, cuando el encargado de compras llega con la factura de compra y los bienes que compró, o el recibo de pago de algún servicio, se abrochan ambas, (vale y facturas / recibos) y se archivan.

28. Orden de compra La orden de compra es un comprobante de uso interno de la organización, la emite el encargado de compras cuando se necesita adquirir un bien o servicio, generalmente se confecciona junto con el vale de caja. En la orden de compra se especifica qué se va a adquirir, la fecha, el proveedor al cual voy a dirigirme y la firma de la persona que la emite. Se emite por duplicado, el original se entrega a la persona que va a realizar la adquisición y el duplicado queda en el talonario. Cuando la compra se realiza se adjunta nuevamente al duplicado, acompañado por la factura de compra, el recibo de pago (si es de contado) y el vale de caja. Tanto los vales de tesorería como las órdenes de compra son documentos que se hacen necesarios en organizaciones más complejas, en las que participa un mayor número de personas en los circuitos administrativos.

29. Pagaré El pagaré, que deriva del francés padasué, es un título de crédito o título valor que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora, deudora) de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiaria, acreedora o tenedora), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Es imprescindible identificar, en el cuerpo del documento, a la persona a quien debe hacerse efectivo el pagaré. Puede ser a favor de una persona física o persona jurídica. En este último caso se trataría de una denominada razón social o sociedad comercial. La fecha de vencimiento corresponde al día en que el título será pagado. El vencimiento debe ser una fecha posterior a la fecha en la cual se firmó. El pagaré debe indicar el lugar en que se debe presentar para su pago.

30. Cuando se paga la suma de dinero que expresa el pagare, éste debe ser entregado al deudor. Se recomienda antes de archivarlo, romper la parte donde se ha firmado. El tomador (a quien le debemos) está obligado a recibir un pago parcial del pagaré, pero mantendrá el documento en su poder mientras no se le pague íntegramente. Anotará en el cuerpo del mismo los pagos parciales que reciba y extenderá recibo por separado en cada caso. Estos documentos se adquieren en las librerías comerciales. Es importante, prenumerarlos correlativamente al momento de ser emitidos. En el talón, que queda adherido al talonario, es importante registrar los datos que se indican en el cuerpo principal para un mayor control de la transacción que lo originó.

31. Notas de crédito y débito Notas de crédito : Son emitidas por el vendedor cuando nos hace un descuento por pago de contado o pronto pago, cuando le devolvemos mercaderías por no ser las solicitadas, estar dañadas o en mal estado, etc. Si la nota de crédito se emitió por razones de descuento en las compras, significa que debemos pagar menos que lo que figura en la factura. En caso que se extienda por devolución, nos queda un derecho a retirar mercaderías por el mismo precio en el comercio del vendedor, sin tener que volver a pagar. Notas de débito: Se emiten cuando no pagamos en término y nos cobran intereses por mora, ello significa que la deuda es superior a la que figura en la factura. Tanto la notas de crédito como de débito deben tener los mismos datos que la factura y en el cuerpo de los mismos, hacer mención al concepto por el cual se generaron los respectivos comprobantes.

32. Operando con entidades bancarias Cuando trabajamos con bancos comerciales, tenemos comprobantes que son propios de las operaciones realizadas en la entidad bancaria. Estos son: Cheques: en caso de tener una cuenta corriente a nombre de la Asociación. Boletas de depósito. Boletas de extracción.

33. PLANILLA DE MOVIMIENTOS DIARIOS

34. Es una planilla que se arma con tres columnas. En la columna central se especifica la transacción que se realizó, por ejemplo, compra de comestibles, pago de luz, gas y teléfono, ingresos por el cobro de cuota de asociados. Junto a la transacción se debe especificar a quien se compró, a quien se pagó y quién nos entregó el dinero. Las otras dos columnas, van a mostrar los créditos y débitos de dinero en efectivo. Una operación se debita cuando ingresa dinero a la organización por algún concepto, por ejemplo, el pago de una cuota de asociados, el ingreso por las entradas a las peñas, las donaciones en efectivo, entre otros.

35. Estos deben registrarse en la columna del DEBE. Una operación se acredita cuando sale dinero por algún concepto como por ejemplo, todos los pagos de sueldos, compras de bienes, servicios, etc. El dinero que sale de la caja debe anotarse en la columna del HABER. Tanto los movimientos de debitos y créditos deben estar respaldados por los comprobantes que recibe y emite la organización. La fecha en la cual se registran las operaciones debe ser la misma que figura en los comprobantes. Veamos un ejemplo…

36. $ 900 Entradas Recaudación 31/12/2008 Boleta de extracción nº 334. Caja de ahorro 3234 $ 35,00 Factura Nº 294. Orden de compra 19. Descartables. Cotillón $ 140,00 Factura Nº 234. Orden de compra 18. Bebidas. La Bodeguita $ 125,00 Factura Nº 24. Orden de compra 17. Comestibles. El Mercader. 23/12/2008 $ 90,00 Recibo Nº 23, Nº 24 y Nº 25 Cuota socio María, Julián, Rosa,. 21/12/2008 $ 120,00 Vale de caja Nº 1. Efectivo. Factura Nº 124.Orden compra 16. Resma de papel. Librería Ayg.- 20/12/2008 ………… .. HABER DEBE COMPROBANTE CONCEPTO FECHA

39. ¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE CONTAR CON PERSONERÍA JURÍDICA?

42. ¿POR QUÉ ES NECESARIO MANTENERSE AL DÍA CON LOS ORGANISMOS ESTATALES DE CONTROL Y REGISTRO?

45. ¿CÓMO REGULARIZAR UNA OSC? ASPECTOS JURÍDICOS REGULARIZANDO TU ORGANIZACIÓN EN POCOS PASOS

47. Si la organización no pudo realizar las tareas administrativas y de gestión o si no realizó el trámite ante la IGJ es necesario regularizar su situación.

50. Los socios se reunirán a fin de celebrar la Asamblea Extraordinaria, en el momento y lugar previstos, para designar a una Comisión Reorganizadora, que será la encargada de ordenar la documentación legal y contable. PASO 4: CELEBRACIÓN DE LA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA PASO 5: COMUNICAR A IGJ LA REALIZACIÓN DE LA ASAMBLEA

51. PASO 5: COMUNICAR A IGJ LA REALIZACIÓN DE LA ASAMBLEA

54. PASO 8: IGJ CONTROLA LA DOCUMENTACIÓN Y EMITE UN DICTÁMEN