Protocolo Inducción 2015.ppt

UNIVERSIDAD DE CARABOBO
COORDINACIÓN DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL
INDUCCIÓN PARA CONGRESOS
Y SEMINARIO

PROTOCOLO:
Es el conjunto de normas y disposiciones legales que, junto a los usos,
costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los
actos oficiales.
Establece el orden de las relaciones (eventos, actos).
RITO
CEREMONIAL:
Es el conjunto de formalidades destinadas a solemnizar los actos de
acuerdo a sus tradiciones, principios y valores.
Es la práxis o acción del protocolo.
RITUAL

PRECEDENCIA:
Es el orden que, por rango o
antigüedad, ocupa una persona
dentro del cuerpo de Autoridades
de un organismo o institución,
creando la armonía necesaria para
cualquier acto público.

TRATAMIENTO
General:
Ciudadano (a), Usted
Señor, Señorita
Profesión:
Licenciado, Profesor, Ingeniero, Doctor.
Universitario:
Rector (a) Magnifico (a)

ELEMENTOS PROTOCOLARES
• Auditorio, aforo, plano.
• Presidium
• Podium
• Sonido
• Mesa Auxiliar o
Camerino
• Decoración
• Credenciales
• Salones VIP
• Guión para el Maestro de
Ceremonia o Moderador
•Material de apoyo
• “Kit” para Presidium
• Material de Primeros
Auxilios
•Símbolos
• Invitaciones
• Programas
• Vocativos

Ejemplo General:
0 Presidente del la SVN
1 Rectora
2 Presidente del comité Organizador
3 Decano
4 Presidente del Colegio de Médicos
3 1 0 2 4
BACKING
PANTALLA
ESCALERA
CAMERINO
Mesa donde se ubican las personalidades que presiden un acto. (De Fagre E. 2002)
En un Presidium se maneja el criterio de la representatividad, es decir, cada miembro
representa a cada ente, organismo o institución involucrada en el acto.
Representa el de mayor jerarquía. Las demás personas se ubican en la línea protocolar.
OC
PC
Presidium

POR USOS Y COSTUMBRES
2 1 3 4
1 Rector (a)
2 Vicerrector (a) Académico (a)
3 Secretario
4 Decano

ORDEN PROTOCOLAR
3 1 2 4
1 Rector (a)
2 Vicerrector (a) Académico (a)
3 Vice Rector Administrativo
4 Secretario

Aforo
2 1 0 3 4
BACKING
PANTALLA
ESCALERA
CAMERINO
Prolongación del Presidium. Representantes de los Poderes
Ejecutivos, Legislativos, Judicial, Electoral, Ciudadano,
Eclesiástico y Sociedad Civil Organizada
LINEA PROTOCOLAR

Prolongación del Presídium. Representantes de los Poderes Ejecutivos,
Legislativos, Judicial, Electoral, Ciudadano, Eclesiástico y Sociedad Civil
Organizada
Precedencias del Poder Público y Fuerzas
Vivas
Gobernación Alcaldía Fuerzas Vivas
Gobernador Alcalde Universidades
(Antigüedad)
Consejo Legislativo Concejo Municipal Iglesias
Fuerzas Nacional
Bolivariana
Juez Rector
Defensor del Pueblo
Contraloría Municipal Academias
Cámaras
CNE Procurador Municipal Colegios (Antigüedad)

2
Nacional
País Amigo
Venezuela
Derecha Izquierda
Venezuela 4
1
3
3
Venezuela 4
2
1 5
SÍMBOLOS Y EMBLEMAS

Es la lista o tarjeta elaborada en orden de
precedencia decreciente, con los datos
(tratamiento, titulo, nombre y cargo) de las
altas personalidades invitadas al evento.
VOCATIVOS

Público: a quien va dirigido
Comité Organizador
Personal de Primeros Auxilios
Personal de Seguridad
Proveedores
Representantes de los Medios de Comunicación
Conferenciantes
Funcionarios de Protocolo
Maestro de Ceremonia / Moderador
Agrupación Musical
ACTORES DE LOS EVENTOS

Vocación de Servicio (no servilismo)
Buena presencia
Tono de voz adecuado
Trato amable y cortes
Inteligencia Emocional (control de las emociones)
FUNCIONARIO DE PROTOCOLO
CARACTERISTICAS GENERALES

 Pro actividad (nunca decir “no se”).
 Seguridad (acciones y respuestas seguras).
 Desarrollar tareas de acuerdo a sus habilidades y
competencias.
 Proyección de equipo.
 Crear un plan de trabajo de acuerdo a sus
competencias.
 Buscar la satisfacción de el público.
CARACTERISTICAS GENERALES

 Atención al invitado y público general.
 Establecer contacto con el moderador del evento y
conferencistas:
 Ubicación de invitados y público.
 Ubicación de prensa (material).
 Necesidades especificas.
 Apoyo Logístico:
 Sonido y/o equipos audiovisuales.
 Organización de presidium y sillas.
 Hidratación para presídium.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR

¿Como atender al público y a los invitados?
Para un guía de relaciones públicas es importante no
solo conocer ciertas normas de trato al público, sino
también practicarlas, porque de ello dependerá la
seguridad en sí mismo al momento de ejercer sus
funciones.

Momentos Importantes en
la Atención al Público
 La Bienvenida
 Modalidades de el Saludo
 La Presentación

La Bienvenida…
La bienvenida es el elemento primordial del trato con el
público, pues ésta es la primera interacción que se tiene
con el invitado y de ella depende la buena impresión y la
buena estadía que el invitado tenga en la institución.

…La Bienvenida
Con el rostro y una actitud amable, se le da la bienvenida
al invitado, éste se orienta y se conduce al local o lugar de
reunión, tratando de hacer la estadía lo mas agradable
posible.
Aunque no es una función exigida, este funcionario debe
saber apreciar las situaciones en las que tendrá que
emplear el tacto y la agilidad mental a fin de propiciar
una relación social entre las personas asistentes, a la vez
que gana tiempo para subsanar el imprevisto y hacer
menos notoria la demora.

Modalidades del Saludo
 Buenos días, tardes, noche (según sea el caso).
 Bienvenido (a) a _________.
 Sea usted bienvenido (a) a (lugar o nombre del evento).
 Encantado (a) en saludarlo (la), pase adelante, por favor.
 Como está usted? Bienvenido (a) a _________.

Las Presentaciones…
El acto de presentar una persona a otra requiere de unas
normas sencillas que deben cumplirse con la mayor
naturalidad amabilidad y consideración. En ello, la edad, el
sexo, la jerarquía y la dignidad son los elementos que marcan
la pauta al hacer las presentaciones.

Las Presentaciones
El Género
El Hombre será presentado a la mujer
La Edad
El Joven será presentado
al de mayor edad
Jerarquías
El inferior será presentado al
superior
Dignidad
A los individuos que se han destacado por sus logros
profesionales, intelectuales, científicos, artísticos o deportivos les
serán presentadas las personas como muestra de especial cortesía
y consideración.

Modalidades en la Presentación
 Tengo el agrado de presentarle a…
 Existen diferentes fórmulas de presentación, que son expresiones
comunes en nuestro idioma, las cuales pueden ser utilizadas indistintamente.
 Permítame presentarle a…
 Tengo el gusto de presentarle a…
 Me place presentarle a…
 Si me lo permite, le presento a…
 Tengo el honor de presentarle a…
 Siento especial complacencia en presentarle a…

 Registro de Participantes.
 Entrega de materiales.
 Comité de recepción.
ACTIVIDADES

El Comité Organizador establece una logística
(estratégica) para el debido registro de los
participantes. Dentro de este proceso debe haber
una persona que le haga seguimiento al
cumplimiento eficiente del ciclo pautado, para
plantear nuevas estrategias (si lo planteado
anteriormente no es efectivo)
REGISTRO DE PARTICIPANTES Y
ENTREGA DE MATERIALES

SALÓN
PODIUM
PRESIDIUM
PUERTA PRINCIPAL
3 1 0 2 4
LÍNEA PROTOCOLAR
PANTALLA
BACKING
PANTALLA
o o o o o o
o
CAMERINO
LÍNEA PROTOCOLAR
BANDERAS
DECORACIÓN
Aforo: disposición de las butacas
Plano del evento: Representación grafica del espacio físico donde se
desarrollará el evento; identificando las áreas y elementos determinantes
Aforo y Plano del Evento

COMITÉ DE RECEPCIÓN
2 1 0 3 4
BACKING
PANTALLA
ESCALERA
CAMERINO

UBICACIÓN DE MIEMBROS DE LA
LÍNEA PROTOCOLAR
2 1 0 3 4
BACKING
PANTALLA
ESCALERA
CAMERINO
Conferenciantes Comité
Organizador

UBICACIÓN DE PARTICIPANTES
2 1 0 3 4
BACKING
PANTALLA
ESCALERA
CAMERINO
SE UBICAN A
PARTIR DE LA
FILA SIGUIENTE
A LAS
RESERVADAS
COMO LÍNEA
PROTOCOLAR
OCUPARÁN LOS
PUESTOS
DELANTEROS.

Entregar guion (programa).
Confirmar la Asistencia de los miembros del Presidium.
Suministrar síntesis curriculares de los conferenciantes
(sino se han consignado previamente).
Atender cualquier necesidad del Moderador en el
desarrollo de sus Funciones.
ASISTENCIA AL MAESTRO DE
CEREMONIA O MODERADOR

IDENTIFICADOS POR
LOCALIZADOR
ENTREGA DE MATERIALES ENTREGA DE
MATERIALES
NUEVOS
01 ENTRADAS
SALON CARABOBO
PUERTA CERRADA
DELEGADOS:
.- CON LOCALIZADORES
.- NUEVAS INSCRIPCIONES
.- EMISIÓN DE LOCALIZADORES
.- CASOS ESPECIALES
RETIRO DE MATERIAL
PARTICIPANTES NUEVOS
STAND
PAGO CON TARJETA
DE CREDITO
GIOVANNI
CONGRESO INTERNACIONAL
DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL
UNIVERSIDAD DE CARABOBO 2004

Verificar la efectiva colocación de pantalla, video bean, CPU, video
proyector, pantalla etc. para el desarrollo del evento.
Poseer una lista con los conferenciantes que no han consignado las
presentaciones.
Tener un programa de las conferencias para saber la secuencia.
Al finalizar entregar al Comité Organizador las Presentaciones
consignadas durante el evento.
MANEJO DE EQUIPOS
AUDIOVISUALES

 Funcionarios asignados para trabajar directamente con el Comité organizador,
son el contacto entre los demás Funcionarios debido a que fungen como
coordinadores, asignados por áreas de trabajo; a saber:
Atención del Presidium
Sala
Registro
Línea Protocolar
Entre otras
También se pueden asignar partiendo de la estructura del Comité organizador
ASISTENCIA DEL COMITÉ
ORGANIZADOR

Atender las necesidades de los participantes, representantes de los
Medios de Comunicación.
Poseer el material necesario para la sesión de preguntas y respuestas
(papel, micrófonos inalámbricos).
FUNCIONARIOS DE SALA
Organizar a participantes, conferenciantes, para que el refrigerio sea
fluido y en el tiempo pautado.
LOGÍSTICA / REFRIGERIO

Al estrechar la mano hazlo breve, firme y cálidamente. Se
debe evitar un apretón muy fuerte o muy débil, por cuanto
denotan agresividad y debilidad respectivamente.
Por ultimo… no olvides ningún detalle!

"La fuerza no proviene de la capacidad física
sino de la voluntad indomable.“
Mahatma Gandhi

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