El documento presenta una reseña histórica de la Dirección Nacional de Estupefacientes desde su creación en 1990 hasta la actualidad. Detalla los cambios en la estructura y enfoque de la institución a lo largo de las diferentes administraciones, haciendo énfasis en el fortalecimiento de procesos, tecnología y gestión para cumplir con su misión de formular y coordinar la política antidrogas del país.

1. ESTOY COMPROMETIDO CON LA
CALIDAD Y LA CALIDEZ”
BOGOTÁ, D.C. NOVIEMBRE 2008

2. INDICE
1. INTRODUCCION…………………………………………………………….
1.1 PROPOSITO…..……………………………………………………..……..
1.2 ALCANCE……………………………………………………………..
1.3 EXCLUSIONES……………………………………………………………..
2. GENERALIDADES DE LA INSTITUCION……………………………………………….
2.1 RESEÑA HISTORICA……………………………………………………………………..
2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL………………………………………………………
2.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO………………………………….…………..
2.3.1 MISION……………………………………………………………………..
2.3.2 VISION………………………………………………………………………………..
2.3.3 OBJETIVOS ESTRATEGICOS……………………………………………………………
2.3.4 PRINCIPIOS ETICOS……………………………………………………………………..
2.3.5 VALORES INSTITUCIONALES……………………………………..
3. TERMINOLOGIA Y ABREVITURAS………………………….………………
4. CARACTERIZACIÒN GENERAL DEL SISTEMA………………………………….….
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÒN…………………………………………..
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION…………………………………………..
5.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD…………………..…………………………..
5.2.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO : MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO
5.2.2 SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRTIVO……………….…………………….
5.3 POLITICA DE CALIDAD…………………………………………….
5.4 PLANIFICACIÒN DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE CALIDAD………
5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD…………………………….
5.4.2 CARACTERIZACION DE PROCESOS……………………..…
5.4.3 PLAN DE ACCION BASADO EN PROCESOS…………………………………………
5.4.4 ESTANDARIZACION PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:………………….…
5.4.5 ADOPCION DEL MAPA DE PROCESOS…………………………
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÒN……………………..
5.5.1 ESPACIOS DE COMUNICACIÓN………………………….
5.5.2 MESAS DE CALIDAD……………………………….
5.5.3 PAGINA WEB…………………………………………………………..
5.6 REVISIÒN POR LA DIRECCIÒN……………………..
6. GESTIÒN DE LOS RECURSOS………………………………
6.1 PROVISIÒN DE RECURSOS…………………….….
6.2 TALENTO HUMANO………………………………………………….…
6.3 INFRAESTRUCTURA…………………………………………………….
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO……………………………………
7. REALIZACIÒN DEL PRODUCTO O PRESTACIÒN DEL SERVICIO……
7.1. ADQUISICIÒN DE BIENES Y SERVICIOS…………………………………………
7.2. PRESTACIÒN DE SERVICIOS…………………………………..
7.3 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTOS…….
8. MEDICIÒN, ANÀLISIS Y MEJORA……………………………….………………………
8.1 MEDICIÒN Y SEGUIMIENTO…………………..……….
8.2 CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES………………………………….
8.3 ANÀLISIS DE DATOS………………………………………………..
8.3.1 MEJORA ………………………………….

3. 1. INTRODUCCION
El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestión de
Calidad implementado por la Dirección Nacional de Estupefacientes, para el
aseguramiento de la calidad en sus productos y/o servicios, cumpliendo con los
estándares de calidad de la norma NTCGP 1000:2004.
Es importante destacar que este manual muestra los alcances, dependencias
involucradas, las interacciones entre los procesos, actividades y responsabilidades
de los funcionarios, hace referencia a los procedimientos del sistema de calidad.
El cumplimiento de los objetivos de este manual garantiza adicionalmente, el
desarrollo de los requisitos especificados para brindar todos los productos y
servicios de calidad a los clientes.
1.1 PROPOSITO
El siguiente Manual de Calidad describe de forma clara y coherente la estructura
de nuestra Institución, basada en estándares de Calidad que aseguran nuestros
Servicios, los cuales son resultado de la interacción de los procesos definidos al
interior de nuestra Organización y que apoyan en esencia las actividades de
Formulación, coordinación y control de la política antidrogas y la gestión de
activos.
El Manual de Calidad estará a disposición del personal interno de la entidad a
manera de consulta como guía fundamental para el buen entendimiento de la
estructura, funcionamiento y propósito de la Dirección Nacional de
Estupefacientes; solo se dará copia a personal externo en caso de auditoria.
1.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD:
El alcance del Sistema de Gestión de calidad será para toda la Institución;
proporcionará una descripción detallada de los procesos suministrando un
conocimiento claro de cómo se están desarrollando las diferentes labores y
funciones de la DNE, generará una cultura que permita la comprensión,
asimilación, desarrollo e implementación de una actitud y aptitud enfocada hacia el
logro de la calidad y garantizará que con la documentación de los procesos el
conocimiento ( know how) pase a ser parte de la propiedad de la institución.
1.3 EXCLUSIONES Y SU JUSTIFICACIÓN
Requisito 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición se
excluye puesto que dentro del alcance de la DNE no se realiza medición en

4. equipos. Este requisito hace referencia a:
1. Calibración y verificación a intervalos especificados o antes de su
utilización, comparados con patrones de medición trazables o patrones de
medición nacionales o internacionales;
2. Ajustar o reajustar según sea necesario;
3. Identificar para poder determinar el estado de calibración del producto;
4. proteger contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición
del producto;
5. proteger contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el
mantenimiento y el almacenamiento del producto.
2. GENERALIDADES DE LA INSTITUCION
2.1 RESEÑA HISTORICA
El Estatuto Nacional de Estupefacientes, Ley 30 de 1986, se adopta a partir del
gobierno de Belisario Betancourt Cuartas, y de la expedición de dicho Estatuto, los
medios de comunicación hablados y escritos que operan en el país, dieron inicio a
la promulgación de campañas destinadas a combatir el tráfico y consumo de
drogas que producen dependencia. Así mismo se dictan disposiciones de
limitación a los estupefacientes en cuanto a la producción, distribución, uso y
posesión.
De igual manera se crea el Consejo Nacional de Estupefacientes, para la
formulación de las políticas, planes y programas que las entidades públicas,
privadas deben adelantar para la lucha contra la producción, comercio y uso de
drogas, que producen dependencia.
En la Ley 30, artículo 93, la Dirección de Estupefacientes del Ministerio de Justicia
funciona como secretaría ejecutiva del Consejo; y el 27 de febrero de 1990,
mediante el decreto 494, articulo 2º , se crea la Dirección Nacional de
Estupefacientes, como unidad administrativa especial adscrita al Ministerio de
Justicia; para la eficaz ejecución de las decisiones del Consejo Nacional de
Estupefacientes, teniendo como objetivos fundamentales la determinación,
ejecución de procedimientos administrativos requeridos para la coordinación, el
desarrollo y ejecución de las políticas del gobierno Nacional en materia de control,
prevención y represión. Elaborar y mantener actualizado el inventario de los
bienes ocupados o decomisados por su vinculación directa o indirecta al delito del
narcotráfico.
En el año 1990, se crea la Dirección Nacional de Estupefacientes (DNE). La
entidad comenzó con pocos funcionarios que estaban en comisión, igualmente se
contaba con un comité auxiliar que dependía del Ministerio de Justicia, pero
solamente sobre los bienes, no existía la subdirección de Estupefacientes en ese

5. momento.
Debido al aumento de cultivos ilícitos, producción, distribución y consumo de
estupefacientes, el estado percibió la necesidad de crear una institución donde se
congregaran todas las políticas del gobierno en materia de drogas; fue en ese
momento cuando surgió la idea de crear la DNE. mediante el Decreto 494 de
1990, a través del cuál se crea la misma como una Unidad Administrativa Especial
adscrita al Ministerio de Justicia. Posteriormente se expide el decreto 2159 de
1992, que le otorga naturaleza jurídica con personería jurídica, autonomía
administrativa y presupuestal, patrimonio propio y régimen especial de
contratación administrativa.
En mayo de 1990, la primera sede fue una oficina prestada en el Ministerio de
Trabajo en la carrera 7a con calle 34 donde la DNE se ubica en un pequeño
espacio.
En la administración del Doctor Gabriel De Vega Pinzón, la Dirección se dio a
conocer a través de una revista, que era muy interesante se llamaba "Fiesta a la
Vida"; se adelantó un centro de estudios de investigaciones y de documentación,
que contaba con el respeto a nivel interinstitucional e internacional y se
preocupaba por divulgar los asuntos de relevancia de la DNE,.
En el año de 1991, se promulga la nueva constitución, la cual fue muy importante
para la DNE; abrió puertas para que se hiciera realidad la incautación de bienes y
a partir de allí surgió la extinción de dominio. “La ley de extinción de dominio
actualmente es la 793 de 2002”.
Posteriormente la administración del Doctor Joaquín Polo Montalvo, desarrolló
todas las misiones actuales de la DNE, por ejemplo en relación con bienes, lo
relacionado a los certificados de carencia, insumos químicos, etc. y dio
continuidad con el programa del Dr. De Vega de dar a la entidad una imagen seria
ante el mundo.
En el año 1992 la entidad funcionaba en la sede ubicada en la carrera 5 con calle
34; posteriormente en el año 1996 se trasladó a la nueva sede ubicada en la
carrera 16 A con calle 79, para ese entonces los cambios al interior de la entidad
fueron evidentes, pues al estar en un edificio más grande aumentó el número
funcionarios. En ese entonces se reestructuró la Dirección Nacional de
Estupefacientes.
En esta administración se hizo una reestructuración en la que se reorganizaron los
funcionarios en nuevas dependencias, nuevas funciones, se incrementó el
personal, pues la información no estaba sistematizada, y la tecnología con la que
se contaba era incipiente.
En el año 1997 se inició la administración de la Doctora Ivonne Alcalá Arévalo, en
la que se dieron muchos cambios; en cuanto al nombre de las dependencias, en
las directrices de gerencia e hizo mucho énfasis en las subdirecciones de bienes y

6. de estupefacientes.
Durante la administración del Doctor Gabriel Merchán Benavides, en 1999, se dio
un enfoque en las subdirecciones de bienes y de estupefacientes, pues son las
cabezas visibles de la DNE; estupefacientes por el control de sustancias, y bienes
por la administración de los mismos. Se hizo una reestructuración a nivel interno
de bienes, se crearon los grupos por tipos de bien, tanto locativa como funcional,
se les brindó apoyo tecnológico, como también en aumento de personal y cambio
de funciones. La subdirección de estupefacientes era muy limitada, la expedición
de los certificados se demoraba 3, 4, 5 meses, no existía la parte tecnológica, no
estaba bien actualizada, entonces esta administración hizo muchos convenios con
la aeronáutica, la policía, la fiscalía, y se sistematizaron varios trámites, antes se
realizaban por medio de correspondencia, se enviaba un oficio solicitando
información; a partir de esta administración se realizaron convenios de manera
que los trámites se efectuaban, vía tecnológica en línea por vía Internet todo se
agilizó en un 200 0 300%.
En esta administración se enfatiza más ese rol gerencial, ese rol de planeación
estratégica, de planeación operativa, que le da una muy buena organización a una
entidad estatal, se comienza a hacer seguimientos de su gestión, existen
indicadores, planes operativos por subdirección, todo enfocado a una visión y una
misión.
El Doctor Merchán realizó una gestión muy importante en bienes. Hizo aportes
importantes en la lucha contra el narcotráfico, conformó un buen equipo de trabajo
y los asesores contribuyeron a consolidar una buena imagen e hicieron más eficaz
la labor de la entidad. Consiguió un apoyo grandísimo de Estados Unidos para la
adquisición de equipos de alta tecnología, en la subdirección de informática, y la
sistematización de los procesos de funcionamiento de la Dirección Nacional en
general.
Con la administración del Coronel Luís Alfonso Plazas Vega, la Dirección Nacional
de Estupefacientes creció y se hizo una gran inversión, con ayuda por parte del
plan Colombia, se fortaleció el área de informática, se enfatizó un enfoque
gerencial, como la organización de planes estratégicos y planes operativos,
mejoró el control en el ingreso de cada funcionario; se hizo énfasis en los aspectos
de seguridad en el tema de informática, pues tuvo en cuenta una serie de
controles para ello.
En la Subdirección Estratégica se recuerda mucho a Gloria Gómez, estuvo
muchos años al frente de la imagen de la política de la DNE, fue una de las que
consolidó la imagen a nivel internacional, la encargada de la transmisión de
políticas y de su actuar a nivel Nacional y Mundial, todos los encuentros con los
diferentes entes que manejan las drogas en el mundo, ella fue uno de los pilares
fundamentales para que la DNE tenga la imagen que ahora posee.
Desde Noviembre de 2006, la Dirección Nacional de Estupefacientes se encuentra

7. ubicada en la Calle 53 No. 13 – 27 bajo la dirección del Dr. CARLOS SALVADOR
ALBORNOZ GUERRERO quien ha brindado su compromiso y apoyo con el
desarrollo e implementación del MIG ( MECI, SISTEMAS DE GESTION DE LA
CALIDAD Y SISTEDA). Entendiendo que la adopción de estos sistemas de
gestión proporciona un enfoque basado en procesos, implementan y mejoran la
eficacia, eficiencia y efectividad de la organización.
Durante su administración se destacan: la inclusión de la Política de venta de
todos los bienes incautados en el Plan de Desarrollo, la obtención de un capital
representativo para la revisión y actualización de inventarios de bienes de la
Entidad.

8. 2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
2.3.1 MISIÓN.
Asesorar, coordinar y ejecutar dentro de su competencia, la política del Gobierno
Nacional enfocada al control y disminución de la producción, tráfico y consumo de
drogas psicoactivas.
2.3.2 VISIÓN.
En el año 2019 la Dirección Nacional de Estupefacientes, con un capital humano
óptimo, (es, fue o habrá sido) parte significativa en la política, planes y programas
del Gobierno Nacional que hizo de Colombia un país libre de drogas ilícitas.
2.3.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Los objetivos estratégicos de la Dirección Nacional de Estupefacientes en
concordancia con lo establecido en el modelo de gestión de la Entidad son los
siguientes:
1. Contribuir a la reducción de la oferta de drogas psicoactivas.
2. Apoyar las acciones que demande el Gobierno Nacional, en especial el
Consejo Nacional de Estupefacientes (CNE), en materia de lucha contra las
drogas.

9. 3. Dinamizar el desarrollo de las estructuras de política antidrogas a nivel
departamental para afrontar la problemática.
4. Desarrollar las actividades de información, sensibilización y movilización,
frente al problema de drogas.
5. Ejercer el control administrativo a sustancias controladas y en relación con
actividades marítimas y aéreas para evitar su relación con la producción y
tráfico de drogas ilícitas.
6. Incrementar la productividad financiera y la utilidad social de todos los
activos que se encuentran a cargo de la Entidad.
7. Apoyar al Estado en los programas de inversión social, seguridad y lucha
contra la delincuencia organizada, a través de los bienes y recursos del
FRISCO.
8. Apoyar la actualización jurídica y fortalecimiento institucional en materia de
drogas.
9. Intervenir en los procesos de extinción de dominio sobre los bienes
producto del narcotráfico y delitos conexos y subyacentes.
10. Hacer de la gestión de la entidad un modelo de transparencia institucional,
austera en el manejo de los recursos públicos y al servicio del ciudadano.
11. Promover la política internacional sobre el problema mundial de las drogas.
2.3.4 PRINCIPIOS ÉTICOS
En concordancia con los principios éticos y los valores institucionales, la
Dirección Nacional de Estupefacientes, deberá tener en cuenta los
diferentes comportamientos, los cuales permiten que la entidad y sus
funcionarios sean reconocidos por todos los ciudadanos como personas
honestas, responsables, con sentido de pertenencia y con un gran
compromiso social.
Los principios éticos tienen como función primordial desarrollar hábitos y
actitudes positivas en los funcionarios, que permitan el cumplimiento de los
fines institucionales para beneficio de la comunidad y generen confianza y
credibilidad en la entidad.
Para este efecto, los principios que rigen el actuar de los servidores
públicos de la Entidad son:
1. Respeto por la Constitución y las leyes, nos regimos estrictamente por el
marco legal.
2. Liderazgo participativo, La Dirección Nacional de Estupefacientes, se
caracteriza por ser una entidad líder en la coordinación de la política pública
de combate al problema de las drogas ilícitas.

10. 3. Talento humano comprometido, se mantendrán altos niveles de satisfacción
de su capital humano, como parte fundamental en el crecimiento y
desarrollo de la entidad.
4. Trabajo en equipo, el factor humano de la DNE, realiza sus actividades
diarias mediante la estrategia de trabajo en equipo, buscando la integración
de todas las áreas para lograr mayor productividad y efectividad.
5. Compromiso con la calidad integral, la institución busca permanentemente
niveles óptimos de calidad, para obtener la satisfacción en todas las
expectativas de nuestros usuarios.
6. Efectividad en el manejo de los recursos, garantiza el manejo integral de los
recursos tecnológicos, financieros y del capital humano, orientándolos al
logro de la estabilidad económica y rentabilidad social.
7. Justicia social y responsabilidad, la Entidad presta sus servicios sin
exclusiones, mejorando cada día la calidad de vida, el desarrollo individual
y el de la comunidad.
“El interés genuino por los demás, llena el corazón de seguridad, estímulos y paz.”
2.3.5 VALORES INSTITUCIONALES
Los valores que inspiran y soportan la gestión de la Dirección Nacional de
Estupefacientes más que un conjunto de reglas restrictivas e impositivas
son el compromiso con un ejercicio público, con atributos y cualidades, con
buenas actitudes de comportamiento humano, que dan sentido a la vida,
permite una mejor convivencia otorgando una imagen responsable y
solidaria:
Los valores relevantes que encierran la identidad de los funcionarios de la
Dirección Nacional de Estupefacientes son:
1 HONESTIDAD: Realizar el trabajo con rectitud, utilizando de manera
óptima los recursos que la entidad ha puesto a mi disposición.
2 SOLIDARIDAD: armonizar los esfuerzos individuales y objetivos
sociales, para que el trabajo en equipo sea consciente y sostenible para
lograr los objetivos y metas planteados.
3 VALOR: Actuar y realizar el trabajo con prudencia, coraje y humildad,
asumiendo las consecuencias de mis actuaciones libres y conscientes al
defender los intereses de la entidad y la nación.

11. 3. TERMINOLOGIA Y ABREVITURAS
Términos y definiciones:
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al mas alto nivel una
entidad.
Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
Auditoria interna: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencia que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que
se cumplen los criterios definidos para la auditoria interna.
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Control de calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los
requisitos de la calidad.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Documento: Información y su medio de soporte.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Enfoque basado en procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos
empleados en la entidad. En particular , las interacciones entre tales procesos se conocen
como “enfoque basado en procesos”.
Entidades: Entes de la rama ejecutiva del poder publico y otros prestadores de servicios
cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.
Especificación: Documento que establece requisitos.
Estructura de la entidad: Disposición de responsabilidad, autoridades y relaciones entre el
personal.
Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad.

12. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el
funcionamiento de una entidad.
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una
entidad.
Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
Misión de una entidad: se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad.
No conformidad: incumplimiento de un requisito.
Objetivo de la calidad: algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento
de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y
de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad.
Política de calidad en una entidad: Intención(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad
tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para
generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto o servicio: resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia
para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la convergencia, la educación, eficacia,
eficiencia y efectividad del tema objeto de revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el
desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

13. Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos y expectativas.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de
lograr un propósito.
Sistema de gestión de la calidad para entidades: Herramienta de gestión sistemática y
transparente que permite dirigir y evaluar al desempeño institucional, en términos de
calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad. Está
enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos especificados.
4. CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL SISTEMA
Documentación del sistema de Gestión de Calidad
REQUISITO NORMA ISO DOCUMENTO
4.2.1 a) Declaraciones documentadas de un Adoptada por resolución No
política y objetivos de calidad
4.2.1 b) Manual de calidad Manual de calidad código
4.2.1 c) Procedimientos documentados requeridos
Con la Resolución XXXX se aprueban los
por la norma NTCGP: 1000 procedimientos del DNE incluidos los de carácter
obligatorio de la norma NTCGP1000. 2004 así:
Control de documentos código
Control de registros código
Control del servicio no conforme código
Acciones correctivas código
Acciones preventivas código
Auditorias Integrales código
4.2.1 d) Documentos necesarios por la En el listado maestro de documentos se relaciona la
organización para asegurar la planeación, documentación que requiere el sistema y en la
operación y control eficaz de sus procesos caracterización de los procesos se identifican
4.2.1. e) Registros requeridos por esta norma Todos los procedimientos incluyen la base documental
internacional y los registros utilizados, igualmente la tabla de
retención documental de los procedimientos
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION
Mediante Acto Administrativo, el Director manifestó su interés en la implantación de la
calidad a través del Modelo Integrado de Gestión, el cual involucra al MODELO
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI 1000:2005), SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD (NTCGP 1:000:2004)) y al Sistema de Desarrollo Administrativo. La
alta dirección suscribe el siguiente COMPROMISO CON LOS SISTEMAS

14. INTEGRADOS DE GESTION.
El suscrito director de la Dirección Nacional de Estupefacientes, conjuntamente con
su Equipo Directivo, manifiesta su compromiso e interés en alcanzar estándares
superiores de calidad, que redunden en la satisfacción del usuario, sus familias y en
el mejoramiento continúo de nuestros procesos.
Una forma de lograrlo es la Implementación, Desarrollo y Mantenimiento de los
Sistemas de Gestión, para lo cual la Institución ha definido el proceso: “GESTION DE
CALIDAD” , cuyo objetivo es alinear e integrar los sistemas de gestión de manera
conjunta y armónica, incorporando y haciendo operativos y complementarios los
requisitos de los sistemas y normas aplicados (NTCGP 1000:2004, los elementos del
MECI), con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia en el
desarrollo de los procesos, buscando siempre el mejoramiento continuo de la gestión
Institucional.
5.2. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Ley 872 de 2003 con los
requerimientos de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública (NTCGP
1000:2004).
5.2.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Ley 87 de 1993 MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO: Decreto 1599 DE 2005, por el cual se adopta el MECI
1000:2005, con sus subsistemas, componentes y elementos.
5.2.2 SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: Se genera de la Ley 489 de
1998, capitulo cuarto por medio del decreto 3622 de 2005 del Departamento
Administrativo de la Función Pública. El sistema de Desarrollo Administrativo es el
conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de
carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos
humanos, técnicos, materiales, físicos y financiero de las entidades de la
Administración Pública, orientando a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeño institucional
5.3. POLÍTICA DE CALIDAD
Con pensamiento crítico y analítico, cultura pedagógica y emprendedora, los
servidores públicos de la DNE, desarrollan estudios e investigaciones que aportan
al gobierno, población colombiana y comunidad internacional, la formulación y
coordinación de planes y programas encaminados a la prevención y control para el
consumo, producción y tráfico de sustancias ilícitas, así como en la incautación,
administración y venta de bienes objeto de extinción de dominio; siempre con el
compromiso de ser efectivos a través del mejoramiento continuo de los procesos
internos.
5.4 PLANIFICACIÒN DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE
CALIDAD
5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD
1 Lograr la satisfacción de los clientes, desarrollando
estrategias de comunicación permanente, a partir
de la identificación de sus necesidades,

15. observaciones, requerimientos y expectativas frente a los servicios prestados en
la Entidad;
2 Asegurar a los usuarios, una atención ágil, calida, oportuna, veraz y segura,
fortaleciendo y monitoreando el servicio;
3 Implementar, desarrollar y mantener los sistemas de gestión (MECI - CALIDADI –
SISTEDA);
4 Establecer programas de mejoramiento continuo para incrementar los niveles de
eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos de la Institución;
5 Alcanzar estándares superiores de calidad en nuestros servicios cumpliendo con
el sistema de acreditación NTCGP1000:2004.
5.4.2 CARACTERIZACION DE PROCESOS
Para la caracterización de los procesos se determinó: objetivo, responsable,
entradas, proveedores, procedimientos que hacen parte de éste, el ciclo PHVA
(planear, hacer, verificar y actuar ) para cada proceso, registros y documentos,
requisitos legales, salidas, clientes, parámetros de control, indicadores de gestión
y riesgos.
5.4.3 PLAN DE ACCION BASADO EN PROCESOS
De acuerdo al enfoque basado en procesos, el plan
de acción 2008 se realizó teniendo en cuenta las
metas y objetivos de la Entidad los cuales se
encuentran interrelacionados con los del Sector,
desplegando las estrategias, las metas, las
actividades, los indicadores, los responsables y el
presupuesto para desarrollar de manera eficaz,
eficiente y efectiva los procesos o subprocesos de la
DNE.
5.4.4 ESTANDARIZACION PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS:
LA Dirección Nacional de Estupefacientes cuenta con un manual de procesos y
procedimientos elaborado por áreas, aprobados mediante resolución individual;
con la implementación del SGC se tendrán la totalidad de estos actualizados.
5.4.5 ADOPCION DEL MAPA DE PROCESOS
En la actualidad el Mapa de Procesos se encuentra en su última revisión, para su
aprobación por resolución y su posterior socialización en toda la institución.
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÒN
5.5.1 ESPACIOS DE COMUNICACIÓN:
1 Se realizaran Boletines de calidad, con una periodicidad bimensual, resaltando e

16. informando los avances y logros obtenidos dentro de la institución, el mismo
contendrá en su portada las palabras y aspectos relevantes provenientes del
Director General
2 Igualmente en las carteleras institucionales se destinará un espacio a aquellas
herramientas que promuevan e incentiven el cumplimiento de los requisitos que
exigen los sistemas integrados.
3 Semanalmente y con la ayuda de la intranet se emitirán comunicados referentes a
las directrices emitidas desde la oficina de planeación
4 Se cuenta con un enlace en la página web y en la intranet de la DNE, para
divulgar los productos salientes del MIG, entre los cuales Calidad es uno de ellos.
5 Se diseñará una mascota con eslogan para identificar y posicionar la imagen de
los sistemas integrados MIG
6 Se elaboraran fichas comunicativas (pendones, agendas publicitarias, botones,
carné, etc) para el Modelo Integrado de Gestión (MIG), que muestren el
compromiso institucional frente al cumplimiento de dichos requisitos.
5.5.2 MESAS DE CALIDAD:
Se conformarán estos espacios de socialización de los sistemas de gestión,
utilizando esta herramienta para que todos los miembros de la institución formen
parte de la cultura de la calidad, con el ánimo de prestar un mejor servicio a
nuestros usuarios, pensando siempre en la mejora continua de los procesos de la
DNE
5.5.3 PAGINA WEB Y CORREO INTERNO:
La DNE cuenta con la página Web: www.dne.gov.co con información interna de la
Institución a la cual pueden acceder tanto el cliente externo como el interno,
además los trabajadores que deseen pueden solicitar correo institucional y por
este medio se les mantiene informados sobre las actividades de la Institución.
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
La revisión del sistema de Gestión de Calidad es realizada por el Director General de la
DNE, con una periodicidad semestral, para asegurar la conveniencia sostenibilidad y
eficacia del sistema de Gestión de Calidad. En esta revisión se verifican las oportunidades
de mejora y las necesidades de implementar cambios en el sistema.
Información para la revisión de la Dirección del Sistema de gestión de calidad.

17. 6. GESTIÒN DE LOS RECURSOS
6.1 PROVISIÒN DE RECURSOS
La alta dirección asegura que se identifiquen y que se encuentren disponibles los
recursos esenciales tanto para la implementación de las estrategias, para la
consecución de los objetivos de la institución.
6.2 TALENTO HUMANO
El Proceso de Talento Humano, vincula y evalúa el recurso humano en función de
los requisitos requeridos para el mejor desempeño de sus colaboradores y para
mantener los estándares de calidad, que se establecen en los procedimientos.
El profesional especializado de Talento Humano establece el programa de
capacitación, en el cual se trabajan aspectos que posibiliten a los funcionarios
participar activamente en los procesos a través de los conocimientos adquiridos.
6.3 INFRAESTRUCTURA
La institución cuenta con un plan de mantenimiento de la Infraestructura,
necesarios para la prestación del servicio igualmente, Respecto al hardware
existente, la entidad cuenta con servidores DELL con sistema operativo Linux Red
Hat 7.2 con capacidad para albergar un software que apoye el proceso de calidad
en la entidad. Se dispone de bases de datos Oracle 9i, 10G, Informix IDS 7.3x y
MySQL, esta última de libre distribución. En lo que a servidores de aplicaciones se
refiere se cuenta con Bea Weblogic 7 y JBOSS. Se utiliza el Apache como servidor
WEB. Como lenguajes de programación se usan 4GL, JAVA y PHYTON.
La entidad posee una red local a la cual están conectados los computadores de
cada uno de los servidores; esta red se maneja a través de un servidor SAMBA
con el servidor DHCP que asigna las direcciones IP de los equipos y el DNS que
es el servidor de nombres. El acceso a Internet se realiza a través de un PROXY y
se cuenta con buen ancho de banda. El correo electrónico es Postfix.
En lo referente al software, la entidad no cuenta con un programa que apoye el
proceso de gestión de calidad por lo cual se considera una necesidad evidente.
Se sugiere la implementación de un software de esta naturaleza, del cual se está
realizando los análisis respectivos, basados en las necesidades de la DNE.

18. 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
La alta dirección crea un entorno de trabajo adecuado que influye positivamente en la
motivación, satisfacción y desempeño del personal con el fin de mejorar la
productividad de la DNE, se han realizado encuestas Biosociales para la percepción
sobre el clima organizacional.
7. REALIZACIÒN DEL PRODUCTO O PRESTACIÒN DEL SERVICIO
7.1 ADQUISICIÒN DE BIENES Y SERVICIOS
La definición de los criterios de calidad, de los bienes o servicios adquiridos, la
selección y evaluación de proveedores, que afecte la calidad del servicio prestado
de la DNE serán definidos en los Procedimientos de Compras y por el manual de
contratación de la Entidad.
7.2 PRESTACIÒN DE SERVICIOS:
El control de la prestación del servicio se encuentra definido en las
caracterizaciones de los procesos y los procedimientos asociados, igualmente se
cuenta con un portafolio de servicios, para orientar e inducir la prestación de los
mismos.
7.3 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTOS
LA DNE cuenta con los procedimientos de Mantenimiento preventivo y correctivo
de equipos y se realizan contratos con proveedores externos que verifican el
estado óptimo de los mismos, existen comodatos con proveedores y ellos mismos
les realizan el mantenimiento.
8. MEDICIÒN, ANÀLISIS Y MEJORA
8.1 MEDICIÒN Y SEGUIMIENTO:
La DNE realiza el seguimiento de la información a la percepción del cliente, frente
al cumplimiento de sus requisitos. Se cuenta con el procedimiento Aplicación de
encuesta de Satisfacción del Usuario, igualmente se verifica y analiza el resultado
de las auditorias realizadas a los diferentes servicios a través del procedimiento
Auditorias integrales. Por último se tienen definidos indicadores para verificar la
gestión de la Institución por proceso.
8.2 CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES
Se cuenta con el procedimiento Control de servicio no conforme y los
procedimiento Acciones correctivas, complemento del procedimiento de auditorias
Integrales ya mencionado anteriormente, igualmente se cuentan con registros de
las actividades de seguimiento realizadas, durante la vigencia.

19. 8.3 ANÀLISIS DE DATOS
8.3.1 MEJORA:
La DNE realizará la mejora continua, producto del análisis de la información
recolectada por los siguientes documentos y actividades:
• El análisis de los datos
• La aplicación del procedimiento de Acciones correctivas y acciones preventivas
• La ejecución sistemática de las auditorias internas de calidad
• La elaboración de planes de mejoramiento
• Decisiones Gerenciales