Manual de Protocolo Comité Olimpico de El Salvador

Comité Olímpico de El Salvador.

Universidad
“Dr. José Matías Delgado”.

Materia:
Etiqueta y Protocolo.

Catedrático:
Lic. William Hernández.

Tema:
Estructura de Etiqueta y Protocolo utilizado en el

Integrantes:
Camila María Calderón Galdámez.
Ana Luisa Chávez Chicas.
Benjamín Dagoberto Cuellar Méndez.
Geraldina Elizabeth López Girón.
Francisco Josué Monge Torres.

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Fuente: COES, Licda Eva Linares, Coordinadora del departamento de comunicaciones.


Miércoles 01 de Diciembre de 2010.

Índice.

OBJETIVOS. ............................................................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................... 4

ANTECEDENTES. ........................................................................................................................................ 5

COMITÉ OLÍMPICO DE EL SALVADOR. ........................................................................................................ 9

GUÍA DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y PRENSA............................................................................................. 10

CONCLUSIONES. ...................................................................................................................................... 23

RECOMENDACIONES. .............................................................................................................................. 24

ANEXOS. ................................................................................................................................................. 25

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Objetivos.

 Objetivo General:

Investigar y estudiar la etiqueta y protocolo que el Comité Olímpico de El
Salvador aplica para sus eventos privados y oficiales.

 Objetivos Específicos:

Determinar si existe un manual o un reglamento protocolario para llevarse
acabos los eventos que el Comité Olímpico de El Salvador realiza por medio
de la investigación personal.

Desarrollar un estudio descriptivo de los puntos más importantes que
concluyamos por medio de la investigación y plasmarlos en un documento por
el cual se pueda dar a conocer todo lo relacionado con respecto al protocolo y
etiqueta del Comité Olímpico de El Salvador.

Permitir el aprendizaje de nuestros compañeros dando a conocer por medio de
nuestra investigación la forma en que el Comité Olímpico de El Salvador
aplica los reglamentos protocolarios y si no existe determinar por medio de
nuestros conocimientos adquiridos, como se debería aplicar en las diferentes
ocasiones que realiza.

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Introducción.

El Comité Olímpico de El Salvador (COES) es una institución que surge a raíz
de la necesidad de organizar los referidos Juegos en el país.

Es una organización deportiva que de manera exclusiva conforma y avala los
equipos olímpicos salvadoreños. Brindando recursos a sus propias
federaciones y miembros a través de programas para atletas, entrenadores y
dirigentes hacia el logro de la excelencia deportiva a través de medallas en el
Ciclo Olímpico, promoviendo y protegiendo el movimiento olímpico y sus
valores como modelo para una sociedad pacífica.

Por medio de ello se pretende dar a conocer a los estudiantes el protocolo que
esta institución desarrolla , el Manual o reglamento a través del cual se llevan
a cabo sus proyectos para cada uno de sus eventos privados u oficiales,
etiqueta, precedencia protocolaria, la manera en como realizan sus eventos ,
manejo y atención de las diferentes personalidades etc.

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Antecedentes.

El día 30 de Septiembre de 1930, cuando la Asamblea Nacional Legislativa de la República
aceptó que El Salvador fuera sede de los III Juegos Deportivos Centroamericanos y del
Caribe. Hecho trascendental que marca el inicio del Olimpismo en el país; ya que el Comité
Olímpico de El Salvador surge a raíz de la necesidad de organizar los referidos Juegos.

El Gobierno de ese entonces creó el Comité Nacional Olímpico por el Decreto 1366 del 30
de Marzo de 1933 y aprobó sus Estatutos, mediante el Acuerdo 85 del mes de Febrero de
1934.

El primer CON Salvadoreño estuvo integrado por: Dr. Raúl Arango, Presidente; Capitán
Germán Arriaza, Secretario; Don Arturo Bustamante, Don Jacinto Castellanos Rivas, Don
Francisco López y Don Víctor Recinos.

Seis meses después, renunció el Dr. Arango como Presidente y fue sustituido por el Sr.
Ángel Soler Serra, quien asume la entera responsabilidad de montar los III Juegos de la
región y es él quien de manera estable maneja los destinos del Movimiento Olímpico
Salvadoreño en esos días.

La justa debería celebrarse a principios de 1934 pero tuvo que suspenderse debido a un
gran huracán que azotó a nuestro país, atrasó los juegos y fue hasta un año después (6 de
marzo de 1935) que se celebraron en el país los III Juegos Deportivos Centroamericanos y
del Caribe, siendo este suceso el primer evento deportivo coordinado por el CON
salvadoreño. El mayor legado que dejaron los Juegos al país fue el Estadio Nacional de la
Flor Blanca.

Los Juegos fueron inaugurados ante la presencia de Don Pedro Jaime de Matéu, Embajador
Salvadoreño en Francia y primer miembro del COI, por Centroamérica en El Salvador. Don
Pedro fue el delegado directo del entonces Presidente del COI, Conde Henry de Baillet
Latour; “Padrino de Honor” fue el Barón Pierre de Coubertin, fundador del COI y creador
de los Juegos Olímpicos Modernos. (Se anexó carta enviada por el Presidente del COI, al
Presidente de El Salvador, Gral. Maximiliano Hernández Martínez, donde acreditaba al Sr.
Pedro Jaime de Matéu como Delegado de El Salvador en los III Juegos C. A.).

Aún en aquellos tiempos de presiones sociales, políticas y económicas, el país pudo
participar en posteriores Juegos de la Organización Deportiva Centroamericana y del
Caribe (ODECABE); mas por falta de documentación y razones desconocidas se ignora, si
dichas participaciones fueron siempre coordinadas por él CON, o si éste fue creado en 1934
solamente para organizar los Juegos celebrados en la capital salvadoreña y posteriormente

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se disolvió pues pareciera que el ambiente bélico mundial acabó temporalmente con la
historia del olimpismo en El Salvador.

Oficialmente se reconoce como fecha de fundación del CON salvadoreño el 6 de Abril de
1949. Una fecha curiosa pues el mundo entero vivía una situación tensa a causa de los
estragos de la recién finalizada II Guerra Mundial; pero dado que ODECABE había
acordado reiniciar, los hasta entonces suspendidos Juegos Deportivos Centroamericanos y
del Caribe, la Junta Revolucionaria en ese año emite un decreto nombrando un nuevo
Comité Ejecutivo, integrado por el General Fidel Rodríguez Quintanilla como Presidente y
el Coronel Miguel Álvaro Rivas Rodríguez; el Sr. Francisco de Sola como Secretario y los
directivos, señores Víctor Hugo Lucha, Ricardo Artiga Bosque.

En 1962, es reestructurado el Comité Ejecutivo del CON salvadoreño cuando su Asamblea
General elige al Lic. Manuel de Jesús Rivas como nuevo Presidente del Comité Ejecutivo.
El Lic. Rivas Rodríguez comienza a trabajar con miras a que el CON salvadoreño sea
reconocido por el Comité Olímpico Internacional (COI), reconocimiento que se logra
oficialmente en ese mismo año de 1962, aunque la creación del CON salvadoreño data real
y oficialmente desde 1934 y para otros desde 1949, y éste es el mayor logro de su gestión.

El Comité Ejecutivo que presidió el Lic. Rivas Rodríguez, tuvo vigencia hasta 1967, en este
año toma las riendas del CON salvadoreño el Coronel José Larios Guerra. Gracias a sus
gestiones, consiguió que por primera vez atletas salvadoreños asistieran a unos Juegos
Olímpicos, en México 1968, donde se participó con una numerosa delegación, incluida la
selección de Fútbol.
A partir de ese momento, El Salvador ha tomado parte en todos los Juegos Olímpicos
realizados, a excepción de los de Moscú en 1980.

El Gobierno de la República crea el Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador
(INDES), nacido con la Ley General de los Deportes a través del Decreto 300 del ramo de
Educación, en 1980.
El Comité Ejecutivo presidido por el Cnel. Larios Guerra, aduciendo que algunos de los
artículos de este decreto estaban en contra de los principios olímpicos denuncia ésta
situación ante el COI, el cual suspende por dos años al COES imposibilitándolo de
participar en eventos del ciclo olímpico por este período.

El problema se había agudizado desde 1980, al punto que, apoyadas por el Gobierno, las
Federaciones en 1981 fundan paralelamente otro CON salvadoreño, el cual fue presidido
por el Dr. Oscar Rodríguez quién, sin embargo, nunca fue reconocido por el Comité
Olímpico Internacional, a pesar de los esfuerzos realizados para ello.

El Cnel. Larios Guerra sólo cedió cuando se dio cuenta que no contaba con ningún apoyo
de las Federaciones las cuales, a su vez consiguieron que el COI enviara al país una
Comisión Fiscalizadora Internacional que puso fin al impase. La referida Comisión estaba
encabezada por el recordado olimpista puertorriqueño Don German Rickenhoff, quién se

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entrevistó con el gobierno salvadoreño, logrando que este se comprometiera a modificar el
Decreto 300, siempre y cuando la suspensión se levantara, como sucedió.

En 1982 el Cnel. Larios Guerra renunció, y la Comisión Fiscalizadora nombra una
Comisión Pro-Tempore, la cual convocó a las Federaciones para elegir un nuevo Comité
Ejecutivo del Comité Olímpico Salvadoreño.

Es así como, en julio de 1983 es electo Presidente del CON salvadoreño el Arquitecto
Valerio Montes, quien fungió como tal hasta 1987. Durante esta gestión no se tuvieron
importantes logros, debido al conflicto bélico que azotó nuestro país y que en estos años
tuvo su mayor auge.

En 1987 es electo por las Federaciones el Ingeniero Melecio Eduardo Rivera, quien fungió
como Presidente del COES hasta Agosto de 1999. Entre los mayores logros del Ingeniero
Rivera están la obtención de la sede para la realización de los V Juegos Deportivos
Centroamericanos en San Salvador (Enero´94) y la obtención de la sede de los XIX Juegos
Deportivos Centroamericanos y del Caribe celebrado en nuestra ciudad capital en
noviembre del 2002.

En julio de 1999 fue electo el nuevo Comité Ejecutivo del COES, el cual tomó posesión el
5 de Agosto de ese mismo año. Está conformado de la siguiente manera: Dr. José Benjamín
Ruíz Rodas, Presidente; Ing. Bernardo López Davidson, Tesorero; Lic. Juan Antonio Rivas,
Secretario; Ing. Enrique Ramón Nuila, Primer Vicepresidente; Lic. Juan José Gómez,
Segundo Vicepresidente; Doña Roxana Tinoco, Tercer Vicepresidente y Dr. Humberto
Lara Gavidia, Cuarto Vicepresidente. Posteriormente el Dr. Humberto Lara Gavidia
sustituye en la Secretaría al Lic. Juan Antonio Rivas.

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Marco
teórico.

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Es una organización deportiva que de manera exclusiva conforma y avala los equipos
olímpicos salvadoreños. Brindan recursos a las federaciones miembros a través de
programas para atletas, entrenadores y dirigentes hacia el logro de la excelencia deportiva a
través de medallas en el Ciclo Olímpico y promueven y protegen el movimiento olímpico y
sus valores como modelo para una sociedad pacífica.

Misión
Somos la organización deportiva que de manera exclusiva conforma y avala los equipos
olímpicos salvadoreños. Brindamos recursos a nuestras federaciones miembros a través de
programas para atletas, entrenadores y dirigentes hacia el logro de la excelencia deportiva a
través de medallas en el Ciclo Olímpico y promovemos y protegemos el movimiento
olímpico y sus valores como modelo para una sociedad pacífica.

Visión
Ser la organización que crea condiciones permanentes para colocar a nuestros atletas en
posición de ganar medallas y superar en cada edición los resultados del equipo salvadoreño
en los juegos del ciclo olímpico, inspirando a la sociedad a la búsqueda de la excelencia.

Valores
 No discriminación
Dar igualdad de oportunidades a los actores involucrados sin importar género, ideología,
raza o condición social.
 Respeto
Valorar las competencias de las organizaciones y personas con las que nos relacionamos.
El acatamiento las normas deportivas y sociales.
 Excelencia
Compromiso constante con un nivel de calidad superior en todos los procesos, áreas y
personas, dirigido al logro de resultados óptimos.
 Integridad
Honestidad y consistencia en la práctica de nuestros valores.

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Guía de Protocolo, Etiqueta y Prensa.

COMITÉ OLIMPICO DE EL SALVADOR

PARA FEDERACIONES DEPORTIVAS
NACIONALES MIEMBROS DEL COES

ELABORADO POR
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES COES

REVISADO POR
ING. ENRIQUE RAMON NUILA
DIRECTOR EJECUTIVO

SAN SALVADOR, ENERO DE 2005.
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PRESENTACIÓN.

A continuación entregamos una Guía de Protocolo, Etiqueta y Prensa para las Federaciones
Deportivas Nacionales miembros del Comité Olímpico de El Salvador COES, con la
finalidad de contribuir a una mejor imagen de las entidades deportivas hacia sus públicos.

En la Guía hemos querido dar lineamientos generales y prácticos desde los pequeños
detalles hasta los más grandes, con los cuales se puede mejorar las relaciones con los
Medios de Comunicación Colectiva MCC, empresas, instituciones gubernamentales,
personal diplomático, patrocinadores, mecenas, invitados y público en general.

Los temas desarrollados: Importancia del Protocolo y la Etiqueta, Imagen Institucional,
Comunicación Institucional, Manejo de Precedencia Protocolaria, Organización pre,
durante y post evento, manejo y atención a personalidades y la relación con la prensa son
de suma importancia en cada una de las entidades.

Y como dice el escritor ruso León Tolstoi “el secreto de la felicidad no está en hacer
siempre lo que se quiere, si no en querer siempre lo que se hace”, en ese sentido los que
trabajamos en deporte queremos hacer las cosas bien y darlas a conocer, para que la imagen
valga más que mil palabras.

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PROTOCOLO Y ETIQUETA.
Remontémonos a los inicios inspiradores comunicacionales de Marshall McLuhan, cerca
del año 1960, con participación notable en el área conjunta de Jurgüen Habermas. Los
aportes teóricos y prácticos de estos autores filosóficos y comunicólogos, dieron el
despertar de una nueva forma de vida rodeada de la aldea global y el adelanto de las
telecomunicaciones, las cuales trajeron consigo cambios en las conductas y valores de las
personas.

Visualizando un poco el pasado, las formas de cortesía y de vestimenta, estas no estaban
regidas por un orden de significados o de un buen gusto, las acciones de negocios y los
agasajos eran llevados a cabo de una manera simple y poco productiva.
El desarrollo económico, y el mejoramiento de las relaciones entre personas, instituciones,
incluso Estados, vivió desde sus inicios del protocolo.
Protos Kolla o Protocolo, es contemplado desde los inicios de los asentamientos humanos y
sus reinados, tal es el caso de las pláticas conjuntas y acuerdos entre regiones. Llevar a
cabalidad las formas de conductas que no llevaran a desencadenar una guerra entre las
partes.

Y ethos que se encargaba de las relaciones de palabras y acciones entre los individuos.
Por ello podemos llevar a explicar al protocolo como; “el código de ética y precedencia
generalmente aceptado por un grupo o entidad particular”. El protocolo es la imagen que
se ofrece en cada acto organizado con minuciosidad, de ella obtendremos claramente la
estructura de poder de quien lo organiza.

Y la ética como; “el código o ciencia que rige la moral de las personas.” Refirámonos
como etiqueta, “a las formas de comportamiento de acuerdo a la ocasión con cierto grado
de refinamiento”.

De acuerdo a la Licda. Carmen Elena de Velado, salvadoreña consultora de Imagen y
Etiqueta Corporativa. “La etiqueta la define como el ceremonial de estilos, usos y
costumbres que se deben guardar en los eventos y actos públicos solemnes. Y la Etiqueta
Corporativa como el ceremonial en los eventos, actos propios de la empresa-institución y
compromisos sociales”.

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IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO
Y LA ETIQUETA.
La importancia del protocolo y de la etiqueta radica en el significado o nombre que quiere
dejar en un buen lugar a la institución, empresa o personas que la dirigen. Cabe mencionar
que hoy se contempla el protocolo y etiqueta individual denominándolo como imagen
individual.

Dejemos en claro que las conductas y actos de las personas son variadas, más si estas
personas son de una cultura diferente a la nuestra. Debemos tener en cuenta que para ser un
buen anfitrión hay que tener en cuenta las cualidades generales de los invitados como: país
de procedencia, el hábito alimenticio, modales, frases, incluso ademanes.

Hay ciertas culturas que toman muy a la ligera las cuestiones de un almuerzo, pero en
contraste hay otras que le dan una importancia mayor, incluso llegando a formar un
escándalo por un minuto de atraso.
La etiqueta en cambio ayuda a prevenir situaciones embarazosas, como significados de
palabras y traducciones, en la forma de su empleo.
Es de enfocarse que no todas las personas son iguales y por ende no todos los países lo son
también, es por ello que la mejor manera de entenderse es estudiándolos y tratarlos de las
maneras más corteses, como reza el famoso refrán; “No hagas lo que no quieres que te
hagan y da lo que quieres que te den”.

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IMAGEN INSTITUCIONAL.

En la actualidad, la palabra imagen está siendo utilizada para definir gran cantidad de cosas
o fenómenos. Esto es debido, principalmente, a la polisemia del término, y se puede
comprobar en los espacios dedicados a imagen en las enciclopedias o diccionarios, en los
que podemos encontrar diversas definiciones.

Imagen es lo que percibo y parece; pero con el agregado de Institucional es el reflejo de lo
que la institución-empresa quiere proyectar hacia sus públicos. A nivel institucional es
importante conocer el término:
La imagen institucional, como ya hemos mencionado busca proyectar un concepto
favorable para la empresa, recurriendo esta última a valerse de recursos como el protocolo,
la publicidad, las relaciones públicas, el mercadeo y prensa.

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL.

De acuerdo al especialista argentino en Relaciones Públicas Mariano Amadeo
Bronenberg*, la Comunicación Institucional es el proceso de una organización con un
fenómeno global, efectivizado mediante acciones que se orientan sinérgicamente hacia
públicos específicos, utilizando soportes adecuados conforme a las necesidades de cada
caso en particular.

Además una estrategia exitosa de Comunicación Institucional según Bronenberg, no será
pues, el resultado de acciones aisladas de relaciones institucionales como: publicidad,
promoción, prensa ó marketing; si no de un todo.
La Comunicación Institucional es la base integral para poder brindar una excelente: visión,
misión, líneas de trabajo, proyección e imagen de una empresa/ institución ya sea
humanitaria, comercial, de servicio o deportiva.

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PÚBLICOS RELACIONADOS
CON LAS FEDERACIONES.
a) Los Medios de Comunicación Colectiva
Buscamos constantemente dar una magnífica impresión del arduo e importante papel que
desempeñan las instituciones/empresas en el ámbito nacional e internacional. La relación
con los MCC es de vital importancia.
Entre las actividades con los MCC podemos citar: Invitaciones a eventos (inauguraciones,
clausuras o desarrollo de los mismos), Comunicados de Prensa donde se brinde
información y resultados. Adelante brindaremos una Guía de Prensa práctica para la labor
deportiva y las relaciones con los MCC.

b) Dirigentes Deportivos
Deseamos proyectar una imagen del trabajo de cada entidad deportiva así como el empeño
que los dirigentes ponen en las federaciones; por lo que debemos presentar un rostro de
amistad, voluntariado y de constante disposición para dar a conocer, plantear y mostrar
todo lo que se hace por el deporte.

c) Atletas
Los atletas juegan un papel importante en cada una de las federaciones deportivas, por lo
que es necesario integrarlos al trabajo de su federación y sobre todo al apoyo de la imagen
de su deporte.

d) Invitados
Debemos brindar atención, comodidad y hacer un ambiente agradable a nuestros amigos
invitados de las instituciones, delegaciones, personalidades e invitados especiales
(nacionales ó extranjeros).
Entre los invitados podemos citar:
-Empresarios.
-Patrocinadores.
-Instituciones gubernamentales o no gubernamentales.
-Dirigentes deportivos nacionales e internacionales.
-Público en general.
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MANEJO DE LA PRECEDENCIA
PROTOCOLARIA.

a) Generalidades
La precedencia tiene como principal objetivo la asistencia del protocolo en lo concerniente
a las actividades ceremoniales de inauguraciones y clausuras, las formas en cómo proceder.
Como sabemos la organización de un evento, cualquiera que sea este, siempre tiene que ir
acompañado de más de dos personas por el preparativo, realización e imprevistos. Es por
ello que podemos definir a la precedencia como: “El previo establecimiento de un orden
entre las personas que realizan o participan en una actividad que afecta al protocolo, en
función de su preeminencia, primacía, rango, nivel o relevancia, en el seno de la estructura
y de la sociedad misma, que integran el estado, para obtener la máxima eficacia de la
mencionada actividad”

Las ceremonias forman parte de la cultura nacional e institucional, podemos considerarla
como la estructura que mantiene el equilibrio. En grandes rasgos se basa en el estudio y
conocimiento de las formas de vida y costumbres del invitado, las normas de etiqueta, la
guía diaria para establecer contactos y para la vida en sociedad.
Como contraste de esto podemos poner el ejemplo de las Dinastías Chinas; que cuando
estaban apegados y seguían formas ceremoniales fueron instituciones grandes, y a medida
que las fueron relegando comenzó un declive de su imagen imperial.

A continuación se muestran algunos ejemplos acerca de la precedencia.

Modelo 1 Evento presencia presidencial
Presidente de la República
Presidente INDES
Presidente COES
Presidente de Federación x
Vicepresidente de Federación x
Atletas
Amigos de la Prensa
Señoras y Señores

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Modelo 2 Evento presencia Presidente INDES-COES
Presidente INDES
Presidente COES
Atletas
Amigos de la Prensa
Señoras y Señores

Modelo 3 Evento presencia Presidente de la República, INDES-COES y
representación Internacional

Presidente de la República
Presidente ODEPA
Presidente ODECABE
Presidente ORDECA
Presidente INDES
Presidente COES
Atletas
Amigos de la Prensa
Señoras y Señores

b) Saludo
El saludo o saludar es “dirigirse a alguien al encontrarse o despedirse con ciertos gestos o
fórmulas de cortesía”
Tengamos muy presentes que el saludo es una de las actividades más usadas en la historia
de los humanos en los usos sociales, un gesto de poca atención para con los invitados o
personas de un salón como es la omisión de miradas, gestos y saludos pueden entenderse
como un aspaviento de agresión.
Prácticamente podemos denominar o clasificar el saludo como un rito social donde se
contemplan gestos, miradas y palabras.
Las formas de saludo pueden variar según sea el evento o costumbres de los invitados o
personas, tal es el caso que el apretón de mano es visto como un gesto muy común y de
respeto entre las sociedades occidentales, mientras que para otros el apretón es rechazado
por otros países por considerarse insalubre (Japón).
El saludo se complementa de gesto y de habla, ya que es muy importante dar a conocer las
expresiones de cortesía. Para el gesto, debe de ser acompañado de una sonrisa formal y
poco pretenciosa, exceptuándola en casos de pésames o duelos.
La mirada es un elemento que no se escapa de un saludo, ya que este siempre tiene que
estar dirigido hacia los ojos del receptor. Y si por casualidad el saludo se realiza en un
ambiente de mucho sol y trae anteojos, lo correcto es que se los quite al momento de
iniciado el saludo.
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c) En actos públicos.
Para la presentación, tenemos que tener en cuenta de que siempre tendremos que saludar a
gente conocida y a gente que nunca habíamos visto antes. Presentaremos a las personas
respetando la jerarquía o precedencia de mayor edad a menor edad, o puesto.
Las presentaciones deben de incluir el nombre y el apellido, incluyendo el puesto y el
nombre de la institución o empresa. A la hora de la despedida el anfitrión debe de
acompañar hasta la puerta al invitado y agradecer por su visita o colaboración, lo
aconsejable es despedir a los que tiene cerca ya que por cualquier otra razón los demás que
no pudo despedirse personalmente podrían sentirse ofendidos.

d) Protocolo en la mesa (Desayuno/almuerzo/cena)
1- Definir el lugar y el porqué de la comida
2- Lista de invitados
3- Invitaciones
4- Investigar sobre los gustos alimenticios (en caso de personalidades)
5- Preparar el menú
6- Preparar la mesa
7- Definir el orden de la mesa por precedencia
8- Facilite la presentación entre los invitados
9- Prepara un pequeño aperitivo mientras llegan los demás invitados
10- Si se ha empezado a comer y falta un invitado, lo aconsejable es no retirar su plato, más
bien explicar a los demás del porqué del sitio vacío.
11- Normas elementales : comida, bebida, cubiertos y temas de conversación

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GUÍA PRÁCTICA DE ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS.
a) Habilidades y funciones de las personas

* Tener buenos modales
* Saber comunicarse
* Gran capacidad de atención y negociación en situaciones conflictivas
* Mantener el buen humor
* Preparativos de bienvenida y recepciones a personalidades internacionales
* Conocer la cultura de los invitados (relacionarlas con la nuestra)
* Preparar y ejecutar eventos (abiertos y cerrados, formales e informales)
* Coordinar invitaciones
* Ver toda la logística y decoración
* Atención de invitados (especiales/generales/prensa)
* Correcta utilización de la simbología de la institución
*Seguimiento y elaboración de un Cronograma de actividades y responsabilidades
(delegación de las mismas)
* Comunicación interna (organizadores) y externa (interinstitucional)
* Proyección de imagen
* Ser capaz de resolver inconvenientes y enfrentar imprevistos
* Facilitador de información (guías, croquis, etc.)
* Cuidar precedencia, orden de actos, etc.
* Atender cualquier eventualidad y necesidad que se presente con los invitados o en el
evento
* Acompañar a los invitados a la mesa principal / área VIP o lugar asignado
* Excelentes relaciones interpersonales, iniciativa, creatividad y persuasión.

b) Manejo de eventos
Organización Pre Eventos.

1- Denominación del acto.
Coordinación Directa con el/ los anfitriones
Cotizar diferentes aspectos (logística, comida refrigerio/plato principal y equipo a utilizar)
Ver presupuesto para realizar el evento
Propuesta de tarjeta: fijación de lugar, fecha, hora y vestuario
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Croquis del evento
2- Lista de invitados
3- Envío de invitaciones y seguimiento
4- Elaborar posible programa (tiempo de cada intervención) y elegir maestro de ceremonia
5- Seguimiento/confirmación de invitados
6- Invitación a la prensa (Elaboración de invitaciones y Comunicados de Prensa) por
Correo Electrónico, fax y seguimiento por teléfono

7- Otros detalles: Revisar programa, logística, comida, fotografías, video y protocolo en
general (definir responsabilidades)

Durante el Evento.

1- Llegar al lugar con 2 horas de anticipación
2- Afinar logística (probar equipos)
3- Revisar croquis/programa y detalles
4- Distribución de mesa de acuerdo a la precedencia
5- Coordinar con Maestro de Ceremonia el Programa por lo menos 15 minutos antes de
iniciar
6- Control - atención de invitados y prensa
7- Coordinar alimentación/cóctel/etc.
8- Desarrollo del evento (Previo al inicio en la mesa brindar el programa a desarrollar en el
acto y ubicar a las personas según la precedencia. (de derecha a izquierda en orden de
importancia y cargo)
9- Si se brindan reconocimientos/diplomas, etc., asignar con anticipación quienes de la
mesa u otras personas lo entregarán. También si hay intervenciones artísticas o deportivas
medir el tiempo.
10- Agradecimientos y despedida
12- Recopilación de logística de los implementos utilizados durante el acto.

Post Evento.
1- Evaluación del evento (positivo/negativo/que se mejorará)
2- Revisión de control de asistencia de prensa y de invitados
3- Monitoreo de prensa sobre el acto o evento cubierto.
4- Agradecimientos (valorar si es necesario cartas / tarjetas).

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MANEJO / ATENCIÓN DE PERSONALIDADES
DELEGACIONES.
1- Bienvenida y acompañamiento en el aeropuerto
2- Conducirlo hasta el sitio de estadía (hotel/albergue/casa)
3- Entrega de programa u agenda a desarrollar (actividades recreativas y turísticas)
4- Servicio y atención a sus necesidades
5- Si es necesario, servicio de traductor.
7- Acompañarlo hasta el momento de su partida (agradecer por su visita)

OTROS ASPECTOS A DESTACAR.
a) Bienvenida en el aeropuerto.
1- Verificar vuelo de la delegación o personalidad (hora y Nº de vuelo)
2- Arreglos para el retiro de equipaje
3- Conocer las características de las delegaciones o personalidades
4- Tener identificación o distintivo
5- Presente de bienvenida (valorar si no se da al final)

b) Despedida en el aeropuerto.
1- Confirmar hora y No. del vuelo
2- Verificar reservaciones (3 días de anticipación)
3- Llegar al aeropuerto con 3 horas de anticipación
4- Tener transporte del equipaje
5- Proceso de chequeo en el aeropuerto
6- Acompañarlos durante todo el tiempo que estén en el aeropuerto y reservar en un lugar
visible (Pasillo)
7- Verificar tickets y traslado de maletas
8- Se recomienda tener a la mano teléfono y un directorio

c) Instalación en el hotel.
1- Reservar con anticipación una/s habitación/es (ver el tipo)
2- Verificar y confirmar reservación
3- Supervisar la habitación
4 -Comprobar pre - registro
5- Traslado de personalidad/es o delegación/es hasta el hotel
6- Manejo de equipaje
7- Conducirlo/s hasta la habitación
8- Facilitarles teléfono o número donde puedan mantenerse informados
9- Hablar con los encargados de hotel para servicios especiales (tratos, alimentación, etc.)

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GUIA DE PRENSA.
a) A nivel Directivo
1-Definir políticas de comunicación institucional interna y externa (restricciones, de que se
puede hablar, de que no, etc.)
2-Definir políticas de Relaciones Públicas y Prensa (líneas de trabajo de atención a la
prensa, invitados y público)
3- Designar a uno o más miembros de la Junta Directiva de la Federación u otra persona
autorizada para brindar declaraciones a los MCC
4- Contratar a una persona responsable de atención a la prensa o designar a una persona,
está a su vez puede contribuir con el protocolo y etiqueta de los eventos.

b) Línea Comité Directivo/Presidencia/ Dirección Ejecutiva / Gerencia-
Responsable de Prensa ó Comunicaciones.

1- Programar entrevistas (dirigentes y prensa)
2- Mantener actualizado el directorio de prensa y medios
3- Archivo de registros de noticias en los medios (publicaciones o temas que se relacionen
o atañen)

c) Previo a contactos con la prensa (eventos o conferencias de prensa).

1- Análisis de la conferencia de prensa, temas a abordar y definir programa- Maestro de
Ceremonia
2- Redactar un cuerpo estándar de invitaciones, Comunicados de Prensa y eventos
3- Las convocatorias de MCC : enviar invitaciones con anticipación para cobertura de
eventos: inauguraciones, clausuras, competencias, etc.
4- Las convocatorias se pueden hacer por: fax , correo electrónico y recordatorio por
teléfono.
5- En el día de la Conferencia de Prensa o evento se puede entregar un Comunicado de
Prensa ó no dar información para que las declaraciones directas de los que presiden
(Comité Directivo, persona técnico o personas designadas) sean la fuente directa de los
periodistas.
6- Elaborar un registro de los periodistas que más nos cubren (nos sirve para brindarles una
noticia en exclusiva, tener contactos directos y celebraciones a tomarlos en cuenta)
7- Realizar un monitoreo de medios (manejo informativo: positivo/negativo, etc.)
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Conclusiones.

Concluimos con una serie de información con la cual nos resultara mas
fácil comprender la función de esta entidad como es el Comité Olímpico
de El Salvador y la importancia que tiene la solemnidad en eventos como
los que esta organización cubre; Solemnidad que puede variar pero que
siempre se rige por una guía protocolaria que nos permitirá conocer y a
medida que avanzamos en el trabajo podremos identificar todos aquellos
aspectos que son básicos en la realización de eventos de tal magnitud

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Recomendaciones.

Con el objeto principal de que las federaciones deportivas mejoren su imagen y mantengan
excelentes relaciones con sus patrocinadores – mecenas del deporte, cuerpo diplomático,
medios de comunicación colectiva, instituciones privadas, gubernamentales, no
gubernamentales y guarden la etiqueta-protocolo en sus eventos de inauguración, clausura,
competencias y las relaciones con la prensa sean cordiales. A continuación brindamos las
siguientes recomendaciones:

1- Se debe calendarizar, definir responsabilidades y los lineamientos a seguir en cada uno
de los eventos que se desarrollen.
2- En todo el evento es necesario cumplir con el protocolo y la etiqueta a fin de brindar una
imagen positiva hacia los públicos e instituciones con las cuales nos relacionamos.
3-Contratar o asignar una o varias personas responsables del área de eventos, prensa o
comunicaciones.
4- Es necesario que cada Junta Directiva de las Federaciones defina la política de
Comunicación, Relaciones Públicas y Prensa, que permita una mejor relación con la prensa.
5- Brindar las mejores atenciones a todos los públicos
6- Firmar convenios con Universidades para que los estudiantes de las carreras de:
periodismo, comunicaciones, relaciones públicas o relaciones internacionales desarrollen
tareas de protocolo, etiqueta, comunicaciones y prensa
7- Destacar en sus planes operativos y estratégicos campañas de comunicación e imagen
hacia los MCC y sus públicos.

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Anexos.

Croquis de Premiaciones.

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Croquis de Precedencias.

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PROGRAMA DE APERTURA

CURSO DE DIRECCION DEPORTIVA – ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN
SALVADOR Y COMITÉ OLIMPICO ESA

Día: Martes 051010
Hora: 8:00 a.m. Ropa Casual
Lugar: Complejo Deportivo Cultural Katya Miranda, 23 Calle Ote. Ma. Auxiliadora

- Saludo en general y presentación de las personalidades por el Maestro de Ceremonia Dr.
Orlando Canjura

- Himno Nacional

- Saludo de Lic. Jaime Vilanova Director en representación del Sr. Alcalde Municipal, Dr.
Norman Quijano

- Palabras de Inauguración por Ing. Eduardo Palomo-Presidente Comité Olímpico de El
Salvador

- Himno Olímpico

- Foto de grupo/inicio del Curso

PERSONALIDADES:
Jaime Vilanova, Director IMDER. Representación del Sr. Alcalde
Ing. Eduardo Palomo-Presidente Comité Olímpico de El Salvador

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PROGRAMA DE CLAUSURA
CURSO DE DIRECCION DEPORTIVA – ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR
Y COMITÉ OLIMPICO ESA
Día: V 081010

Hora: 4:00 p.m. Ropa Casual

Lugar: Complejo Deportivo Cultural Katya Miranda, 23 Calle Ote. Ma. Auxiliadora

- Saludo en general y presentación de las personalidades por el Maestro de Ceremonia

- Himno Nacional

- Saludo de representante de la Alcaldía de San Salvador

- Entrega de Diplomas a los participantes. Se anexará listado

- Palabras de un participante Diana Hernández

- Palabras de Clausura por Licda. Dinora Acevedo, Coordinadora Técnica Comité Olímpico ESA

- Himno Olímpico

- Foto de grupo

PERSONALIDADES:
Licda. Dinora Acevedo, Comité Olímpico de El Salvador
Representante de Alcaldía de San Salvador

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