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Una base de datos se crea de la siguiente forma:
En primer lugar accedemos a la ficha Correspondencia.
Hacemos clic en Seleccionar destinatarios, dentro de la ficha Iniciar
combinación de correspondencia.
En el menú que se despliega seleccionamos la opción Escribir nueva lista.
Luego nos aparece el menú, Nueva lista de direcciones, donde podemos
introducir los registros de cada persona.
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Si la lista de direcciones de Word tiene demasiados campos o necesitamos
cambiar alguno de ellos pulsamos en Personalizar columnas. En este menú
podemos eliminar cualquier campo que no nos sea necesario, seleccionándolo y
pulsando el botón Eliminar. También podemos cambiar al nombre de alguno de
los campos desde el botón Cambiar nombre.
A continuación vamos introduciendo los datos de los destinatarios en la lista y
pulsamos Aceptar para finalizar.
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Luego debemos guardar la base de datos que acabamos de crear asignándole un
nombre y podemos seleccionar la carpeta en la cual deseamos guardar el
archivo para finalizar pulsamos aceptar.
La base de datos se almacena en formato MDB. Donde se podrá abrir en el programa
Access y Word.
Cuando se desee modificar la estructura de la base, debemos:
En primer lugar seleccionamos la ficha Correspondencia
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Luego en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, hacemos clic en la
opción Seleccionar destinatarios y entramos en Usar lista existente.
A continuación se abrirá una ventana donde seleccionaremos el archivo
guardado, para poder abrirlo y poder modificarlo.
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Después de haber abierto el archivo seleccionamos la opción, Editar lista de
destinatarios. Ahí mismo podremos editar la información.
Por ejemplo; si deseamos trabajar con ciertos datos se puede usar los Filtros.
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Luego presionamos aceptar para finalizar.
Para relacionar una base de datos de Excel con un documento de Word, primero
debemos realizar en la planilla de Excel una base de datos.
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Luego la debemos guardar asignándole un nombre.
Para poder relacionarlo con un documento de Word debemos abrir el programa, ir a la
ficha correspondencia. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia hacer clic
en Seleccionar destinatario y luego en Usar lista existente. Así abriremos la base de
datos que habíamos creado en Excel.
Para crear Sobres y Etiquetas debemos entrar en la opción Iniciar combinación de
correspondencia.
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Sobres:
Etiquetas:
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Para utilizar Bloques de direcciones:
En la ficha correspondencia ingresamos a bloque de direcciones. Este nos
permite utilizar direcciones de otras bases de datos ya existentes, para
relacionarla con la cual estamos trabajando.
Para utilizar Línea de saludo: buscamos esta opción en la ficha
correspondencia en el grupo Escribir e insertar campos.
Nos permite dirigirnos a las personas formalmente mediante un saludo cordial.
Con palabras como, “Querido/a”, “Estimado/a”. Se utiliza en las cartas y sobres.
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