1. ICES N°9145 Viernes 15 de Abril de 2011
Como crear una base de datos en Word
Una base de datos es un conjunto de información relacionada. Está formada por columnas
denominadas CAMPOS y por filas, llamadas REGISTROS.
CAMPOS
REGISTROS
Para crear una base de datos como la que vemos en la imagen anterior ingresamos en la pestaña
Correspondencia (ubicada en la barra de herramientas). Entre las opciones que se despliegan
seleccionamos la que se llama Seleccionar destinatarios y luego la opción Escribir nueva lista.
Una vez creada, esta se almacenará con formato .mdb. Este formato es el que utiliza Microsoft
Access; por lo tanto, la base de datos podrá ejecutarse también con Access.
En el caso de que quisiéramos modificarla, tendremos que seguir los siguientes pasos:
a. Seleccionar la solapa Editar lista de destinatarios.
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b. Seleccionar la base de datos creada y Edición.
c. Seleccionar la opción Personalizar columnas…
Puede ser que la información de la base de datos tenga que ser modificada o se le tenga que
asignar información adicional. Para agregar o modificar información seleccionamos la opción Nueva
Entrada (para agregar nuevos datos) o Eliminar Entrada (para eliminar datos existentes).
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En el caso de que quisiéramos eliminar un campo desde la opción personalizar columnas nos
aparecerá un aviso diciendo que si modificamos el campo perderemos la información contenida en el
mismo. Esto es:
a. Ingresamos a la opción Editar lista de destinatarios.
b. Seleccionamos la base de datos que queremos modificar y oprimimos el botón
c. A continuación se abre la ventana Modificar origen de datos. Aquí seleccionaremos el
botón
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d. La ventana Personalizar lista de direcciones nos muestra los campos que tenemos
creados en la base de datos. Al seleccionar la opción eliminar nos aparece una advertencia
diciendo que se van a perder los datos del campo si lo modificamos.
En ciertas ocasiones puede ser que necesitemos utilizar en nuestra correspondencia una base de
datos creada en Excel.
Para poder relacionar una base de datos creada en Excel (formato .xlsx) con un documento de
Word debemos:
a. Hacer clic en el botón de la barra de herramientas en la pestaña
Correspondencia.
b. Seleccionar la opción usar lista existente.
c. Luego buscamos la carpeta donde tenemos almacenada la base de datos y hacemos
clic en el botón .
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d. Finalmente seleccionamos el archivo y volvemos a hacer clic sobre el botón
En ocasiones nos puede ocurrir que tengamos grandes bases de datos y busquemos uno en
específico de esa gran base.
Para buscar un dato específico en la base de datos que estamos utilizando debemos ir a Editar
lista de destinatarios, luego seleccionamos Filtrar.
Aparece una ventana llamada Filtrar y Ordenar en la cual aparecen tres columnas:
a. Campo: en esta columna deberemos especificar el registro que nos interesa buscar
(en este caso País, Nombre, Apellido).
b. Comparación: aquí deberemos seleccionar el criterio de la búsqueda entre las
opciones que presenta, eligiendo el de nuestro interés.
c. Comparar con: finalmente deberemos escribir un registro a comparar en relación al
campo ingresado con anterioridad.
Finalmente obtenemos como resultado los registros que reúnen las características que
presentamos en la búsqueda.
Otra de las opciones que brinda la solapa correspondencia es la posibilidad de crear Sobres y Etiquetas.
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Para crear un sobre o etiqueta debemos ir a Iniciar combinación de correspondencia que se
encuentra en la solapa Correspondencia de la barra de herramientas y luego ejecutar el paso a paso
por el Asistente para combinar correspondencia.
Siempre que creemos una carta o un sobre es indispensable ingresar un saludo. Para ello Word
nos proporciona el bloque de direcciones y la línea de saludo.
El bloque de direcciones y la línea de saludo se utilizan comúnmente en sobres y cartas como dato
inicial.
El bloque de direcciones sirve para asignar direcciones que tenemos guardadas en una base de
datos creada con anterioridad y relacionada a Word. Para utilizarlo:
a. Ir a Bloque de direcciones en la barra de herramientas.
b. En la ventana Insertar bloque de direcciones especificaremos entre una serie de
formatos.
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La línea de saludo se utiliza para dirigirse cordialmente a la persona que recibe la carta utilizando
prefijos como “Estimado”, “Querido/a”, etc.
a. Seleccionar la opción Línea de saludo de la solapa Correspondencia de la barra de
herramientas.
b. Aparece una ventana que nos permite personalizar nuestra línea de saludo, es decir,
seleccionar el formato adecuado de saludo según la formalidad de la ocasión.
c. Una vez que decidimos que formato utilizaremos, hacemos clic en Aceptar.
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Ejemplo de cómo quedaría el trabajo combinado
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