1. TALLER 01 NORMAS Y ETICA DEL ARCHIVO
YURI VANESSA SEPULVEDA CARDENAS
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y COSTOS
2013
2. NORMAS Y ETICA DEL ARCHIVO
YURI VANESSA SEPULVEDA CARDENAS
TRABAJO PRESENTADO A:
RUBEN EMIRO PATIÑO MEDINA
DOCUMENTACION Y ARCHIVO
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y COSTOS
2013
3. INTRODUCCION
La principal meta de este trabajo de investigación es dar a conocer porque es tan
importante conocer acercas de las normas las responsabilidades y las leyes que tiene un
archivador y a la misma vez conocer todas las leyes y para metros de ética con los cuales se
debe a archivar de maneramás correcta un documento para evitar hacia el futuro
entercados bien sea a nivel legal o profesionalpor el mal manejo y irresponsabilidad de un
documento mal tratado
También nos muestra una forma clara de cómo se debe archivar de la mejor protegiendo los
documentos, la ética profesional que se debe tener con documentos que son sumamente
importantes para la persona un país o la misa sociedad.
4. OBJETIVOS
El propósito principal de Esta investigación de los archivos es conocer y dar conocer las
reglas para un buen archivador la ética que debe tener y así mismo sus responsabilidades al
archivar documentos que tienen un gran valor para las personas.
5. MARCO TEORICO
1. INTRODUCCION ----------------------------------------------------------------------- 3
2. OBJETIVOS ------------------------------------------------------------------------- 4
3.NORMAS QUE INTERVIENEN EN LOS DOCUMENTOS- --- ------------- 5
3 1 Base de datos ---------------------------------------------------------------- 5
3.2 Orígenes -------------------------------------------------------------------------- 5
4. NORMAS PARA DOCUMENTOS ELETRONICOS ----------------------- 6
4.1 Que se puede hacer con los documentos físicos y virtuales -------- 6
5. ETICA DE UN ARCHIVADOR CUANDO REALIZA SU TRABAJO -------- 6
5.1 Ética de profesionalismo para la recopilación de datos --------------- 6
4. ETICA Y LEGALIDAD EN LA RECOPILACION DE INFORMACION EN
SOPORTES INFORMATICOS Y FISICOS ---------------------------------------- 7
4.1 Archivos físicos y virtuales------------------------------------------------------ 7
4.1 Características de las personas que lo recibe ---------------------------- 7
5. NORMAS SOBRE LA PROPIEDAD INTELECTUAL ---------------------- 8
5.1 Objetivos ------------------------------------------------------------------------ 8
6. PROTECCION DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL EN MEDIOS
INFORMATICOS -------------------------------------------------------------------------- 8
6.1 Principios para el tratamiento de datos personales ------------------- 9
7. BIBLIOGRAFIA ----------------------------------------------------------------------- 10
.
6. NORMAS QUE INTERVIENEN EN EL TRATAMIENTO DE LA
INFORMACION DE DATOS FISICOS Y VIRTUALES
3.1 Base de datos
Es un conjunto de información almacenada en memoria auxiliar que permite
acceso directo y un conjunto de programas que manipulan esos datos
Base de Datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos
estructurados organizados independientemente de su utilización y su
implementación en máquina accesibles en tiempo real y compatibles con
usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no
predicable en tiempo.
3.2 Orígenes
Surgen desde mediados de los años sesenta la historia de las bases de
datos, en 1970 se propuso el modelo relacional, este modelo es el que ha
marcado la línea de investigación por muchos años, ahora se encuentran los
modelos orientados a objetos.
7. NORMAS PARA DOCUMENTOS ELECTONICOS
Esta ley modelo establece como los documentos electrónicos tienen el
mismo efecto jurídico que los documentos físicos. En Colombia tal situación
se ha establecido por medio de la ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se
define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones". Aunque el tema no ha sido
desarrollado plenamente, esta ley es un inicio de lo que debe ser la
reglamentación de los documentos informáticos y recae todo el peso de la
ley para quien cometa los siguientes casos.
1. Copia sin autorización de la información
2. eliminaciónelectrónica de un documento
3. falsificación de un documento
4 mal uso de la información
5 robo de documentos
6. dar información a terceros
7- Transferir archivos y programas de un lugar a otro.
4.1 Que se puede hacer con los documentos virtuales y físicos
1. información técnica, científica, económica, social, deportiva, comercial, etc.
Que se encuentre en los archivos
2.- Enviar y recibir mensajes por el correo electrónico de algún documento
solo se envía lo más básico
3. Participar en grupos de discusión sobre temas de interés específico acerca
de cómo archivarlos o consultar un documento siempre y cuando no sea ara
hurto de información
4. La elección de la plataforma de almacenamiento es clave para obtener
esos beneficios,
8. ETICA QUE DEBE TENER UN ARCHIVADOR CUANDO REALIZA SUS
TRABAJO
Un archivador posee las siguientes características cuando realiza su
trabajo
1 ser honesto
2. obedecer las órdenesimpactada en el control de documentos
3. observar estrictamente los documentos con disposiciones especiales de
una organización
4. ejercer su función con transparencia
5. proporcionar con fidelidad y precisión los datos
6 denunciar las irregularidades
7. desempeñar su función como se le ha enseñado en la capacitación
8. tener su base de datos al día de cada proceso o documento que reside
4.1 Ética de profesionalismo para la recopilación de datos.
Un buen archivador cuenta con ética valores responsabilidades y a la misma
vez conoce todo lo que implica custodiar un documento y no archivarlos bajo
parámetros de seguridad
9. LA ETICA Y LA LEGALIDAD EN LA APLICACIÓN DE LA
INFORMACION EN SOPORTES INFORMATICOS Y FISICOS
5.1 Los archivos físicos y virtuales
Se debe tener una legalidad clara concisa y ordenada a la hora de archivar
los archivos y así mismo las personas que archivan los documentos deben
ser personas capacitadas y con buenos valores para no cometer los
siguientes delitos en la información bien sea física.
1. Infracciones contra la confidencialidad
2. Falsificación y fraude informático
3. Infracciones relativas a los contenidos
4. Violaciones de la propiedad intelectual de los archivos
El comportamiento ético se caracteriza por la honestidad, la justicia y la
equidad en las relaciones interpersonales y profesionales. El comportamiento
ético respeta la dignidad, la diversidad y los derechos de los individuos y de
los grupos de personas. Esta definición no niega la existencia de otras
obligaciones éticas en referencia a la práctica la hora de archivar un
documento, la prestación de servicios profesionales y la investigación.
También se refiere a la empatía que un ser humano debe sentir hacia sus
semejantes y al ponerse en su lugar se abstiene de realizar acciones que
van en contra de él bien común para la empresa
5.2 características de las personas que los recibe
Una persona que trabaja en archivo debe ser poseer las siguientes
características
1.2.1 Ética personal:
Es la decisión que uno como individuo o como persona realiza para escoger
la opción buena o la opción mala, de acuerdo a los valores y la formación de
cada persona para desarrollar su actividad de una manera organizada y
honesta
1.2.2 Ética profesional:
10. La profesión puede definirse como “la actividad personal, puesta de una
manera estable y honrada al servicio de los demás y en beneficio propio, a
impulsos de la propia vocación y con la dignidad que corresponde a la
persona humana”. Y más cuando organiza y tiene bajo su responsabilidad
documentos importantes
1.2.3. La Vocación. La elección de la profesión debe ser completamente
libre. Quien elige de acuerdo a su propia vocación tiene garantizada ya la
mitad de su éxito
1.2. 4 Finalidad de la Profesión. La finalidad del trabajo profesional es el bien
común. La capacitación que se requiere para ejercer este trabajo, está
siempre orientada a un mejor rendimiento dentro de las actividades
especializadas para el beneficio de la sociedad.
1.2.5 El Propio beneficio. Lo ideal es tomar en cuenta el agrado y utilidad de
la profesión; y si no se insiste tanto en este aspecto, es porque todo el
mundo se inclina por naturaleza a la consideración de su provecho personal,
gracias a su profesión.
1.2.6 Capacidad profesional. Un profesional debe ofrecer una preparación
especial en triple sentido: capacidad intelectual, capacidad moral y capacidad
física
1.2.7. La capacidad moral es el valor del profesional como persona, lo cual
da una dignidad, seriedad y nobleza a su trabajo, digna del aprecio de todo el
que encuentra.
1.2.8 -La capacidad física se refiere principalmente a la salud y a las
cualidades corpóreas, que siempre es necesario cultivar, como buenos
instrumentos de la actividad humana.
11. NORMAS SOBRE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
.
La Ley que tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al
tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos
fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor,
intimidad y privacidad personal y familiar.
Su objetivo principal es regular el tratamiento de los datos y ficheros, de
carácter personal, independientemente del soporte en el cual sean tratados,
los derechos de los ciudadanos sobre ellos y las obligaciones de aquellos
que los crean o tratan.
De acuerdo al artículo 17 de Colombia dice que las normas para la
protección de datos son
6.1. Objetivos
La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que
tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás
derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo
15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información
consagrado en el artículo 20 de la mismas y las normas
El régimen de protección de datos personales que se establece en la
presente ley no será de aplicación:
a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente
personal o doméstico.
Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a
terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su
autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de
datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la
presente ley;
b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y
defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del
lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;
12. c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de
inteligencia y contrainteligencia;
d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros
contenidos editoriales;
e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;
f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
13. PROTECCION DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL EN MEDIOS
INFORMATICOS
La protección de datos personales se rige por medio de los siguientes
documentos y por los siguientes principios de carácter personal
6.1 Principios para el tratamiento de datos personales.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán,
de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento
a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse
a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad
legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada
al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia
de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho
del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del
Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de
la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el
Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o
por las personas previstas en la presente ley;
14. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme
a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el
Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere
la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos
están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después
de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
