Manual_word_00_introduccion

Fundamentosde
MicrosoftWord2010
En este capítulo trataremos:
Introducción
Entendiendo que es un procesador de textos
Ingresando a Microsoft Word 2010
Descripción de la pantalla de trabajo de Word
Mi Primer documento
Abrir y ver documentos existentes
Tips, nueva forma de teclas abreviadas
Piensa, cree, sueña y atrévete.
WALT DISNEY
1

Microsoft Office Word 2010
Introducción:
Microsoft Office Word 2010 es la última versión de este poderoso procesador de textos
más popular del mercado, se basa en la experiencia y en los comentarios de los clientes
para proporcionar innovaciones útiles a la hora de crear documentos de apariencia
profesional y de trabajar mejor con otros usuarios.
Word 2010 ayuda a elaborar documentos de
aspecto profesional proporcionando un
completo conjunto de herramientas para
crear documentos y aplicarles formato a
través de una nueva interfaz de usuario
Está incluido en Microsoft Office 2010,
junto con otros programas ya conocidos
como Microsoft Excel 2010, Microsoft
Access 2010, Microsoft PowerPoint 2010,
etc.
Si ya ha trabajado anteriormente con otras versiones de Microsoft Word, notará un
cambio radical en la interface gráfica. Los menús han desaparecido y se han
reemplazado por Fichas, esto ha contribuido mucho a organizar y visualizar todos los
comandos que tiene Microsoft Word.
Desde Word también será posible publicar el
texto creado en tu blog, entre las opciones más
conocidas se encuentran MSN Spaces, Blogger,
Sharepoint, Community Server o cualquier otra
plataforma que soporte Atom o MetaWebLog
(Movable Type, WordPress, etc.)
También verás que en esta versión el Editor de Ecuaciones se encuentra integrado en la
aplicación, ahora será más sencillo crear fórmulas y modificarlas.
Otras características añadidas son las referentes al
diseño y la inclusión de nuevos gráficos muy
vistosos en forma de encabezados o pies de
página, portadas o gráficos (importados desde
Excel o como SmartArt).
Podrás elegir entre gran cantidad de estilos y
combinaciones para tus creaciones lo que nos
hace suponer que esta nueva versión de Word
Office está principalmente orientada a enriquecer la presentación de los documentos.
También está disponible una herramienta para comparar documentos. Si tienes varias
versiones de un documento y quieres ver con detalle las diferencias que hay entre ellos
(y sus autores) esta herramienta de comparación te será muy útil.
Mediante el nuevo modo lectura se eliminan menús de edición con lo cual se gana
espacio y resulta más cómodo leer un documento.
Si estás conectado a Internet, podrás utilizar nuevas herramientas online como buscar
en diccionarios de la web, y también utilizar un servicio automático de traducción.
2

Fundamentos de Microsoft Word 2010
Microsoft Office Fluent
Microsoft ha hecho un gran esfuerzo en acercarse al usuario
y en ofrecerle un entorno amigable y más intuitivo. El
servicio que presta ahora es mucho más versátil en cuanto al
diseño y la composición y sobre todo su integración con
PDF abre por fin una puerta hacia la apertura de Microsoft a
otros sistemas que no le son propios.
Entendiendo que es un procesador de textos
Un procesador de textos es una herramienta que sirve para la creación, edición y
administración de textos en general.
Microsoft Word Permite crear desde una carta o memorando hasta un reporte, informe
o libro.
Entre los procesadores de texto más usados en el mercado tenemos: Word,
WordPerfect, Microsoft Word 2010 y LotusWordPro
3

Diferencias con software de Maquetación
“Maquetación”, “composición de una página” o “compaginación de diferentes
elementos”. Son términos diferentes, que se utilizan para hacer referencia a la forma de
ocupar el espacio del plano mesurable, la página. Es una técnica empleada por el
diseñador gráfico.
Todo diseñador gráfico, se encuentra con el problema de cómo disponer el conjunto de
elementos de diseño impresos (texto, titulares imágenes) dentro de un determinado
espacio, de tal manera que se consiga un equilibrio estético entre ellos.
Se aplica principalmente en el desarrollo de libros, folletos y otros. Entre los
principales software de maquetación se encuentran Adobe InDesign, PageMaker, etc.
Maquetación
Ingresando a Microsoft Word 2010
Iniciar Word
Paso a Paso: Cómo iniciar Word a través del Menú Inicio (Método 1)
1. Clic en el Botón Inicio
2. Luego clic en Todos los programas
3. Ahora hacer clic en el grupo de programas Microsoft Office
4

4. Inmediatamente se mostrará el contenido del grupo de programas. Busque Microsoft
Office Word 2010 y haga clic sobre el.
5. A continuación observará la pantalla de inicio, espere
mientras carga el programa.
6. Finalmente observará la ventana de la aplicación de
Microsoft Word y estará lista para ser utilizada, ya que
por defecto se muestra un documento en blanco.
5

Paso a Paso: Iniciar Word a través de la lista de Programas recientes (Método 2)
Si ya ha utilizado Microsoft Office Word 2010 en su equipo, entonces aparecerá en la
lista de programas recientemente utilizados, solo tiene que:
1. Hacer clic en el Botón Inicio
2. Luego selecciona de la lista: Microsoft Office Word 2010
Paso a Paso: Iniciar Word a través del Inicio de búsqueda rápida (Método 3)
1. Haga clic en el Botón Inicio
2. Ubíquese en Iniciar búsqueda
3. Ahora digite WINWORD y pulse ENTER
Características del nuevo Microsoft Word 2010
Office Word 2010 ofrece herramientas de edición y revisión que ayudan a crear
documentos profesionales con más facilidad que nunca.
Dedique más tiempo a escribir y menos tiempo a asignar formato
Una interfaz nueva y orientada a los resultados presenta herramientas cuando
las necesita de un modo claro y organizado. Las vistas previas visuales en
6

tiempo real, las galerías de estilos predeterminados, los formatos de tabla y
otros contenidos ayudan a sacar el máximo partido de las funciones de Office
Word 2010.
Agregue contenido que utiliza con frecuencia a los documentos con tan sólo
unos clics
Office Word 2010 incluye
bloques de creación para agregar
contenido a los documentos que
se utiliza con frecuencia.
Seleccione entre una galería
predefinida de portadas, citas,
encabezados y pies de página
para dar un aspecto más
profesional a sus documentos.
Incluso puede crear sus propios
bloques de creación para simplificar la adición de texto personalizado como el
texto de renuncias legales u otros materiales de uso frecuente.
Comuníquese de forma más efectiva con gráficos de gran impacto
Las nuevas características de gráficos y diagramas que incluyen formas en 3D,
transparencias, sombras y otros efectos ayudan a crear gráficos de aspecto
profesional que dan como resultado documentos más efectivos.
Aplique un nuevo aspecto y sensación a los documentos de forma rápida
Mediante Estilos rápidos y Temas del documento, se puede modificar el aspecto
del texto, las tablas y los gráficos de todo el documento para que coincida con
el estilo o la combinación de colores que desee.
Documentos compartidos de forma segura
Office Word 2010 ayuda a recopilar y administrar de forma eficaz los
comentarios de compañeros y contribuye a garantizar que dichos comentarios
no se pierdan al publicar el documento.
Compare rápidamente dos versiones de un documento
Office Word 2010 facilita la búsqueda de los cambios que se han realizado en
un documento con un nuevo panel de revisión formado por tres paneles que
ayuda a ver ambas versiones de un documento con el texto eliminado, insertado
y movido marcado de forma clara.
Controle el proceso de revisión mediante Office Word 2010 y Microsoft
Office SharePoint Server 2010
Con los servicios de flujo de trabajo integrados en Office SharePoint Server
2010, puede iniciar, administrar y seguir los procesos de revisión y aprobación
de documentos desde Office Word 2010.
De este modo, podrá acelerar los ciclos de revisión de la empresa sin tener que
obligar a los empleados a aprender a utilizar herramientas nuevas.
7

Quite la información que no desee de los documentos.
La nueva función Inspector de documento puede quitar comentarios, marcas de
cambio, metadatos u otra información de los documentos.
Ayude a proteger los documentos con una a firma digital
Con Office Word 2010, puede
firmar de forma digital sus
documentos de modo que las
personas que los lean sepan que
no se han modificado desde que
los utilizó por última vez.
Office Word 2010 permite firmar
documentos de forma digital de
modo que las personas que los
lean sepan que no se han
modificado desde que los utilizó
por última vez.
Convierta documentos de Word a PDF o XPS
Con Office Word 2010, puede compartir documentos en formato PDF y XPS
sin utilizar herramientas de terceros.
Superación de los límites de los documentos
Office Word 2010 supone una evolución importante de compatibilidad XML en el
2010 Microsoft Office System, ya que facilita la utilización de documentos más
pequeños y compactos y permite una integración completa con sistemas de
información y orígenes de datos externos.
Controle la reducción de tamaño de los archivos y mejore la recuperación
tras daños
Los nuevos formatos XML de Microsoft Office son formatos de archivos
comprimidos y segmentados que reducen en gran medida el tamaño de archivo
y ayudan a restaurar fácilmente los archivos dañados.
Conecte los documentos a la información empresarial
Cree documentos inteligentes
dinámicos que se actualicen al
conectarse con sistemas de servidor
mediante los controles de
documentos y los enlaces de datos
nuevos.
El nuevo panel de revisión de tres
paneles de Office Word 2010
permite comparar o combinar
rápidamente dos versiones de un documento y ayuda a identificar texto
desplazado o marcas de cambio en las tablas.
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Realice un seguimiento de los documentos con el Panel de información del
documento
Utilice el nuevo Panel de información del documento para agregar información
de flujo de trabajo y de seguimiento directamente a los documentos.
Agregue propiedades personalizadas o información de Microsoft Windows
SharePoint Services a las plantillas de documento para ampliar la funcionalidad
de administración de documentos en el entorno de Office Word 2010.
Detecte rápidamente documentos con macros incrustadas
Office Word 2010 utiliza un formato de archivo diferente (.docm) para
documentos habilitados para macros de modo que pueda saber rápidamente si
un archivo puede ejecutar macros incrustadas.
Salir de Word
Paso a Paso: Cómo Salir de Word (Método 1)
1. Haga clic en el Botón de Office
2. Luego haga clic en el comando (Nota: si aún no ha guardado
el documento se preguntará si desea guardarlo)
1. Pulsar las teclas: ALT + F4 (varias veces como tantos archivos haya abierto)
1. Haga clic en el icono Cerrar tantas veces como
archivos haya abierto.
1. Menú contextual o clic
derecho sobre el programa
Microsoft Word ubicado en la
barra de tareas, luego clic en el
comando Cerrar, tantas veces
como archivos haya abierto.
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Barra de
Descripción de la Pantalla de Trabajo de Word
Office Word 2010 facilita al usuario la creación y gestión de documentos de forma
mucho más rápida y ágil. Gracias a una nueva interfaz optimizada, que presenta las
opciones cuando son necesarias, podrá crear documentos profesionales con mayor
rapidez y facilidad que nunca. Ahora se dispone de galerías completas para crear todo
tipo de documentos.
Para quienes ya han manejado Word en otras versiones, la esencia del programa sigue
manteniéndose, de hecho una vez te acostumbres a la nueva interfaz verás que las
opciones siguen siendo las mismas pero dispuestas de forma diferente.
Microsoft ha creído necesario una reestructuración de sus menús para deshacerse de las
listas de menús y las han sustituido por una Cinta de Opciones (Banda) en la que se
mostrarán a través de pestañas todas las opciones que encontrábamos en versiones
anteriores (y algunas nuevas).
Botón de
Microsoft Office herramientas de
Barra de título Cinta de opciones
1 2
acceso rápido
3
Regla
Barra de estado
10
5
6
4

1
PARTES DEL ENTORNO DE TRABAJO DE WORD 2010
Botón de Microsoft Office
Muchas de las funciones incorporadas en las versiones anteriores de Microsoft Office
no tenían nada que ver con la creación de documentos, sino con las operaciones que se
pueden realizar con los documentos: compartir, proteger, publicar y enviar. A pesar de
ello, las versiones anteriores de las aplicaciones de Microsoft Office carecían de una
ubicación central única en la que el usuario pudiera ver todas estas funciones. Las
funciones del nivel de archivos estaban mezcladas con las funciones de creación de
documentos.
La nueva interfaz de usuario de Office Fluent aglutina todas las funcionalidades de
Microsoft Office System en un único punto de entrada en la interfaz de usuario: el
botón Microsoft Office, que ofrece dos ventajas fundamentales:
1. Ayuda a los usuarios a encontrar estas características tan útiles.
2. Simplifica los principales escenarios de creación permitiendo que la cinta de
opciones se centre en la creación de documentos.
2 Barra de herramientas de acceso rápido
Esta barra muestra los comandos de mayor uso. Por defecto muestra algunos botones
pero, es fácil agregarle otros. Haga clic en el menú desplegable (Personalizar barra de
herramientas de acceso rápido) y haga clic sobre el comando que desee activar.
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También puede agregar cualquier otro comando haciendo clic derecho sobre él y
seleccionando el comando Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
Agregar comandos usando las Opciones de Word
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
.
2. En la lista a la izquierda, haga clic en Personalizar.
3. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos.
4. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione
Para todos los documentos (predeterminado) o bien un documento específico.
5. Haga clic en el comando que desea agregar y a continuación, haga clic en
Agregar. Repita el paso para cada comando que desee agregar.
6. Haga clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos
en el orden en que desee que aparezcan en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
7. Haga clic en Aceptar
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Posición de la barra de herramientas acceso rápido
También puede cambiar la posición de la barra utilizando el comando Mostrar debajo
de la cinta de opciones:
Resultado:
3 Barra de Título
La barra de título nos tendrá informado acerca del nombre del documento sobre el cual
se está trabajando. Generalmente comparten una misma banda junto con la barra de
acceso rápido.
4 Cinta de Opciones
En la interfaz de usuario de Office Fluent, los menús y las barras de herramientas
tradicionales se han sustituido por la cinta de opciones, un nuevo dispositivo que
presenta los comandos organizados en un conjunto de fichas. Las fichas de la cinta de
opciones muestran los comandos más importantes de cada una de las áreas de tareas de
las aplicaciones.
Por ejemplo, en Office Word 2010, las fichas agrupan los comandos de actividades
como insertar objetos (imágenes y tablas), crear diseños de página, trabajar con
referencias, enviar correspondencia y revisar.
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La ficha Inicio proporciona un acceso fácil a los comandos de uso más frecuentes.
Estas fichas simplifican el acceso a las características de las aplicaciones porque
organizan los comandos de una manera que se corresponde directamente con la forma
de actuar de los usuarios en estas aplicaciones.
Fichas
Comando
Indicador de cuadro
Grupo de
opciones
de diálogo opciones
1
2
3
4
Fichas.- Su creación se orienta a trabajar con tareas.
Grupo de opciones.- Dividen la ficha en subtareas.
Comando.- Realizan una tarea
específica.
Indicador de cuadro de diálogo.-
Los iniciadores de cuadros de
diálogo son pequeños iconos que
aparecen en ciertos grupos. Al hacer
clic en un Iniciador de cuadros de
diálogo se abre un cuadro de diálogo
o un panel de tareas relacionado, que
proporciona más opciones
relacionadas con dicho grupo.
Herramientas Contextuales:
Determinados conjuntos de comandos sólo son relevantes cuando se editan objetos de
un determinado tipo. Por ejemplo, los comandos para los objetos SmartArt no son
relevantes hasta que aparecen en el documento y el usuario está intentando modificarlo.
En las versiones anteriores de las aplicaciones de Microsoft Office, estos comandos
pueden ser difíciles de encontrar. Sin embargo, en Office Word 2010, al hacer clic en
un objeto SmartArt aparece una ficha contextual que contiene comandos utilizados
para la edición de este tipo de objetos.
Las fichas contextuales sólo aparecen cuando son necesarias y facilitan mucho la
búsqueda y uso de los comandos necesarios para la operación que se va a realizar.
14 Programa Nacional de Informática

Herramientas contextuales
Fichas contextuales
Tablas
Comandos
SmartArt
1
2
3
4
5
Herramientas contextuales.- Sólo aparecen cuando se está modificando un
tipo de objeto en particular, como Imágenes, Gráficos estadísticos, SmartArt,
Autoformas, etc.
Fichas contextuales.- De acuerdo a los objetos seleccionados se mostrarán los
comandos organizados a través de fichas.
Comando.- Realizan una tarea específica de las fichas contextuales
Tabla.- Cuadrícula que permite organizar contenido en el documento
SmartArt.- Nueva galería de objetos que brindan una calidad profesional a los
documentos, a través de objetos muy atractivos y de fácil uso.
Fichas de Programa
Las fichas de programa reemplazan el conjunto estándar de fichas cuando cambia a una
vista o modo de creación determinado, incluida la Vista preliminar.
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5 Regla
Nos permiten estar al tanto de la medida de la página, márgenes, Tablas, etc. Estas se
muestran por defecto en la Vista Diseño de Impresión. Existe una regla Vertical y otra
horizontal.
1
2
3
Regla Vertical.- Muestra y permite cambiar los márgenes izquierdo y derecho.
Regla Horizontal.- Muestra y permite cambiar los márgenes superior e inferior.
Controlador de la Regla.- Muestra u oculta la regla
6 Barra de estado
Se ubica en la parte inferior de la ventana, y su principal función es mantenernos
informados sobre el documento sobre el cual estamos trabajando, pero además ofrece
una manera rápida y sencilla de acceder a comandos de desplazamiento entre páginas,
estadísticas, comprobación de errores, idioma, macros, vistas del documento y otras
más. A continuación explicaremos las más importantes.
1
Número de página del documento.- Muestra el número de página actual y el
total de páginas del documento, además, si hace clic sobre el, se mostrará el
cuadro de dialogo “Buscar y reemplazar” con la ficha Ir a, el cual permitirá
desplazarse entre las diferentes páginas del documento.
16

2
Contar palabras en el documento.-
Muestra la cantidad de palabras del
documento actual. Si hace clic sobre el
se mostrará el cuadro de diálogo
contar palabras.
3
Control de Edición y Errores.-
Este indicador muestra un libro y lápiz mientras
estamos escribiendo sobre el documento, y
también nos permite desplazarnos a los errores
que hemos cometido al redactar el documento.
Si hace clic sobre el se desplazará inmediatamente
al primer error del documento, y se mostrará el
siguiente menú contextual para que usted corrija
el problema.
4
Idioma.- Muestra el idioma
del texto sobre el cual está el
punto de inserción. También
nos permite cambiar el
idioma del texto
seleccionado. Si hace clic
sobre el, se muestra el
cuadro de diálogo Idioma
5
Grabar macro.- Este botón
permite iniciar una
grabación de las acciones
que realizamos con nuestro
editor de texto (Office Word 2010) para luego repetirla en otra ocasión. Es una
acción muy utilizada para automatizar tareas. Todas las acciones se guardan
como una secuencia de comandos en lenguaje Visual Basic for Aplications, que
luego pueden ser invocadas para simplificar la realización de dichas tareas.
6
Botones de vista.- El documento puede visualizarse de 5 formas diferentes
dependiendo del tipo de trabajo que estemos realizando o según sea más
conveniente en algunos casos. Por eso contamos con las siguientes Vistas:
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1. Diseño de Impresión.
Esta es la vista por defecto y muestra al documento tal como se verá
impreso.
2. Lectura de pantalla completa.
Emplee esta vista para utilizar al máximo el área de su pantalla. Facilitala
lectura del documento.
3. Diseño Web.
Ideal para crear y modificar páginas web.
4. Esquema.
Muestra el contenido del documento de forma estructura a través de varios
niveles, los cuales te permitirán manejar los contenidos, sobre todo cuando
se tienen documentos.
5. Borrador.
Es la vista más básica, y la más rápida, pero no muestra el documento tal
como se imprimirá. Se uiliza sobre todo cuando elaborará documento de
tipo texto.
7
Nivel de Zoom.- Este botón muestra
el nivel de ampliación o readucción
del documento y permite cambiarlo
a través del cuadro de diálogo
Zoom. El valor 100% significa que
estamos visualizando al documento
a su tamaño real, en la misma escala
que será impreso.
La visualización no altera en sí las
dimensiones de los objetos al
momento de imprimir, es solo un
cambio en pantalla. Por eso si
cambiamos al 50% eso significa que
estaremos visualizando el documento a la mitad del tamaño que realmente tiene.
Si haces clic sobre este botón observarás el cuadro de diálogo Zoom:
8
Control deslizante del Zoom.- Este control permite cambiar de forma
dinámica el Zoom del documento, puede hacer clic en (Alejar) , en
(Acercar) oen (pestaña).
18

Personalizar la barra de estado
Puede agregar más elementos a la barra de estado haciendo clic derecho sobre ella y
seleccionando la opción que desee agregar o quitar.
A continuación se muestra el menú contextual que aparecerá:
Paso a paso: Maximizar - Minimizar la Cinta de opciones
1. Haga doble clic sobre el nombre de cualquier Ficha. Observará la cinta de
opciones se contrae. Para restaurarla hacer lo mismo.
2. También puede minimizar o restaurar la cinta de opciones haciendo clic
derecho sobre el nombre de cualquier ficha y desactivando la opción:
Minimizar la cinta de opciones.
Ahora puede observar el Word, pero sin la Cinta de opciones.
Galerías de Office Fluent
Las galerías de Office Fluent son piezas fundamentales de la interfaz de usuario
rediseñada. Estas galerías proporcionan a los usuarios un conjunto de resultados claros
19

entre los que pueden elegir al trabajar en sus documentos, hojas de cálculo,
presentaciones o bases de datos de Access.
Al presentar un conjunto sencillo de posibles resultados en lugar de un cuadro de
diálogo complejo con muchas opciones, las galerías simplifican el proceso de
generación de trabajos con aspecto profesional.
Las tradicionales interfaces de cuadros de diálogo siguen estando disponibles para
quienes desean ejercer un mayor grado de control sobre el resultado de la operación.
Galería de Formatos de estilo rápido
Vista previa activa de Office Fluent
Galería de Portadas
La vista previa activa de Office Fluent es una nueva tecnología que muestra los
resultados de aplicar un cambio de edición o de formato a medida que el usuario coloca
el puntero sobre los resultados que se muestran en la galería de Office Fluent.
Esta nueva funcionalidad dinámica agiliza el proceso de aplicar el diseño, editar y
cambiar el formato, de forma que los usuarios pueden obtener excelentes resultados
con menos tiempo y esfuerzo.
Estos elementos son sólo algunas de las nuevas tecnologías que se combinan para crear
la nueva interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.
Mi primer documento
Crear Nuevos documentos
Paso a Paso: Cómo crear un nuevo documento al Iniciar Ms Word (Método 1)
Al ingresar a Office Word 2010 encontraremos un documento en blanco listo para ser
utilizado. Los archivos que se crean con Office Word 2010 tienen la extensión docx.
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Ingresando a Office Word 2010 visualizará un
nuevo documento
Paso a Paso: Crear un documento en blanco, mediante un atajo (Método 2)
Pulsar: CTRL + U
Paso a Paso: Cómo crear un documento en blanco (Método 3)
1. Clic en el botón Inicio y luego en el comando Nuevo
2. Del cuadro de diálogo seleccione el tipo de documento a crear, a partir de
Plantillas incorporadas.
Hacer clic en la Plantillas: En blanco y reciente
Documento en blanco
3. Clic en Crear
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Paso a Paso: Crear un documento en blanco utilizando una Plantilla (Método 4)
Las plantillas son documentos predeterminados que permiten crear de una manera fácil,
amigable y sin conocimiento previos:
Cartas, Informes, Curriculum de vida, Tesis, Proyectos, Diplomas, Contratos,
Folletos, Memorandos, Actas, etc.
1. Clic en el botón Inicio
2. Clic en el comando Nuevo
3. Hacer clic en la Plantillas: Plantillas instaladas, Curriculum intermedio.
También puede seleccionar las plantillas de la Categoría Microsoft Office
Online; siempre y cuando tenga Internet.
Grabar un documento
Cuando haya terminado de trabajar sobre el documento debe guardarlo. Sin embargo es
siempre recomendable guardar periódicamente su documento, entre 5 a 10 minutos o
cuando concluya una parte del documento que tenga cierta complejidad; dado que es
posible perderlo por falla de la energía eléctrica o caída del sistema. Recomendable
hacer clic sobre el icono Guardar .
22

Paso a Paso: Cómo Grabar un documento
1. Crear un nuevo documento
Clic en el Botón de Office , comando .
2. Escribir un texto
Para facilitar el ejercicio vamos a autogenerar un párrafo de texto, digitando
=RAND(1), luego presionar la tecla Enter.
En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar
con la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galerías para
insertar tablas, encabezados, pies de página, listas, portadas y otros bloques de
creación del documento. Cuando crea imágenes, organigramas o diagramas,
también se coordinan con la apariencia actual de su documento.
3. Guardar el archivo
Haga clic en el Botón de Office
Luego haga clic en el comando Guardar
También puede utilizar el atajo CTRL + G
o
Clic en el icono
Seleccionar la carpeta donde se desea
guardar el archivo: Documentos
- Clic en Examinar carpetas
- Clic en la carpeta Mis documentos
Ahora escribir el nombre del archivo a guardar: Archivo de prueba 01
Clic en Guardar
23

Cuándo utilizar Guardar y Guardar como…
Utilice el comando Guardar como la primera vez o cada vez que
desee guardar el documento en otra ubicación, con un nombre
diferente o con otro formato.
El comando Guardar (CTRL + G) debe ser utilizado para guardar
los cambios realizados en el documento actual. Si ya había sido
guardado simplemente lo actualiza, no le cambia ubicación, nombre o
formato, solo guardar los últimos cambios realizados en el mismo archivo.
Lugar de almacenamiento
Recomendamos siempre guardar los archivos en una estructura de carpetas; para evitar
más adelante la demora en la búsqueda de información o pérdida de archivos. El
manejo de este tipo de ventanas ya es conocido por nosotros debido a nuestro
conocimiento de Windows Vista. Cuando grabe un archivo; siempre elija primero la
carpeta donde se va almacenar el archivo.
Compatibilidad con versiones anteriores
Office Word 2010 puede guardar su trabajo en una gran variedad de formatos, y hasta
encontrará nuevas maneras de guardar como Documento habilitado con macros de
Word(*.docm) que brinda un nuevo panorama de seguridad a los documentos de
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Office Word 2010. Inclusive puede guardar el documento a una versión anterior de
nuestro actual procesador de texto.
Si Usted trabaja en otros lugares con Word 2003; al guardar el archivo en la opción
Tipo seleccionar la opción “Documento de Word 97-2003 (*.doc)”
Cabe mencionar que cuando uno realiza trabajos en Word 2010 y lo almacena en
formato Word 2003; es lógico pierde algunas características solamente propias del
Word 2010.
Para los usuarios de Word 2003, recomendamos muy útil bajar un software que permita
la compatibilidad de edición en Word 2003 de archivos creados en Word 2010; para lo
cual visitar la siguiente dirección:
http://www.microsoft.com/latam/office/preview/beta/converter.mspx
Paso a Paso: Guardar un archivo en la versión de Word 97 o Word 2003
1. Guardar el archivo
Haga clic en el Botón de Office
Luego haga clic en el comando
2. Seleccionar la versión del tipo de archivo a guardar
25

Indicador del proceso de guardado
Cuando guarde un documento la barra de estado mostrará un indicador de progreso que
indica el avance del proceso de guardado.
Explicación de la extensión docx
En la nueva versión de Office 2010 se está manejando un nuevo formato para
almacenar la información.
En la versión de Microsoft Office System 2003 y anteriores Microsoft ha manejado
formatos de archivos binarios para almacenar el contenido de documentos, hojas de
cálculo y presentaciones.
Este modelo claro que tiene sus ventajas pero en esta nueva realidad de la
estandarización y orientación a servicios encontramos que un formato binario para
almacenar contenido no es precisamente la mejor opción para habilitar escenarios de
intercambio o de interoperabilidad entre plataformas operativas y de por si, como
vivimos en un mundo conectado cada vez menos dependiente de una plataforma
operativa pues los proveedores de tecnología poco a poco se van alineando en la
implementación de esta tendencia.
Por esta razón, Microsoft a creado todo un nuevo esquema XML llamado “Open Office
XML File Format” para representar y describir el contenido que los paquetes de la
familia de Office 2010 genera y ya de pilón, proponerlo como estándar ante las debidas
reguladoras internacionales para unificar la forma en que estructuramos, organizamos e
intercambiamos documentos en nuestra industria.
También es importante mencionar que ahora cambian las extensiones de archivos de
.doc por *.docx para los documentos de Word 2010.
No te alarmes porque si existe compatibilidad con:
Los archivos binarios actuales de Office 97-2003 se seguirán usando, sin
embargo existirá soporte para el nuevo formato XML descargando un addin.
Por un lado el usuario final tendrá la experiencia de utilizar un solo archivo de Word.
Por otro lado un programador tendrá la experiencia de contar con un archivo modular
que puede manipular a su antojo de manera manual o mejor aún, de manera
programática.
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Autorrecuperación
Office Word 2010 guarda una copia del documento cada 10 minutos por defecto.
Observará la siguiente barra de progreso en la barra de estado cuando Office Word
2010 lleve a cabo esta tarea:
En caso surja una dificultad en el documento, al reingresar a Office Word 2010
observará una lista de los archivos recuperados.
Paso a Paso: Configurar la Auto recuperación cada 30 minutos
2. Luego haga clic en el comando
3. Luego haga clic en la Categoría Guardar
4. Modifique la opción de Autorrecuperación cada 30 minutos
5. Haga clic en Aceptar.
Guardar en formato PDF o XPS
Hay muchas situaciones donde es útil guardar el archivo con un formato de diseño fijo
que sea fácil de compartir e imprimir pero difícil de modificar. Los currículos,
documentos jurídicos, boletines informativos y otros archivos concebidos para ser
leídos e impresos principalmente, son algunos ejemplos de estos casos.
La Suite de Microsoft Office 2010 ofrece un complemento gratuito para guardar o
exportar a este tipo de archivo, pero antes debe instalar un el complemento que puede
descargar gratuitamente:
http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS
También hay productos de otros fabricantes disponibles para exportar un archivo de
Microsoft Office en un documento con diseño fijo, como Adobe Acrobat.
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Si ya instaló el complemento, puede guardar o exportar su archivo a uno de los
siguientes formatos:
Formato de documento portátil (PDF). PDF es un archivo electrónico con
diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir
archivos. El formato PDF garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se
imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo
no se pueden cambiar fácilmente. El formato PDF también es útil para
documentos que se reproducirán utilizando métodos comerciales de terceros
para impresión. Es un estándar muy difundido en internet y Adobe ha creado
una versión mejorada, distribuida exitosa a nivel mundial.
Especificación de papel XML (XPS). Es un archivo electrónico con diseño
fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos.
El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime,
conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se
pueden cambiar fácilmente.
Para ver un archivo en formato XPS, necesita un visor. Usted o el destinatario
del archivo pueden descargar un visor gratuito desde Descargas de Microsoft
Office Online.
Paso a Paso: Cómo Guardar un archivo en formato PDF
1. Hacer clic en el Botón de Office
2. Luego haga clic en el comando
3. Si no aparece la opción PDF
Hacer clic, en la opción Buscar complementos …
4. Luego de acceder al sitio web, haga clic en el botón Continue.
28

5. Windows Vista solicitará la autorización para ejecutar este programa:
SaveAsPDFandXPS.exe. Haga clic en Ejecutar.
Ahora iniciará el proceso de instalación. Active la casilla de licencia. Haga
clic en Continue. El Instalador de Windows Vista completará el proceso.
6. Ahora las opciones del comando Guardar como habrán cambiado.
Hacer clic en el Botón de Office
Luego haga clic en el comando
29

Cerrar un documento
Paso a Paso: Cómo Cerrar un documento nuevo (Método 1)
2. Luego haga clic en el comando (Nota: si aún no ha
guardado el documento se preguntará si desea guardarlo)
Pulsar las teclas: CTRL + F4
Haga clic en el icono Cerrar.
1. Menú contextual o clic derecho sobre el programa Microsoft Word ubicado
en la barra de tareas, luego clic en el comando Cerrar.
Abrir y ver documentos existentes
Una vez que haya guardado sus trabajo puede volver a abrirlos en cualquier momento a
través del comando Abrir.
Paso a Paso: Cómo Abrir un documento
Para facilitar el ejercicio, recomendamos primero realizar la operación de
Guardar, de la página número 23.
30

1. Clic en el Botón de Office
2. Luego haga clic en el Comando
También puede utilizar
el atajo, CTRL + A
También puede abrir un
archivo desde el Explorador
de Windows
3. Abrir la carpeta donde esta guardado el archivo: Carpeta Documentos
4. Doble clic sobre el nombre del archivo a abrir: Archivo de prueba 01
Visualización del documento
En Office Word 2010 disponemos de 5 vistas. Estas permiten cambiar la visualización
del documento en pantalla, y cada una está pensada para una situación de trabajo en
particular.
Para cambiar la visualización de diversos elementos del documento podemos utilizar
la Ficha vista.
1. Haga clic en la Ficha
31

2. Seleccione una vista en particular del grupo Vistas del documento
Muestra el documento tal y como aparecerá en
la página impresa. Es la opción más
recomendable a trabajar,
Recuerde que en esta vista, por defecto,
sólo se puede leer el documento, más no
modificarlo.
Muestra el documento como sería una
página web.
Muestra el documento como un esquema
y muestra las herramientas de esquema.
Muestra el documento como un borrador para
editar el texto rápidamente. Alguno elementos
como imágenes, encabezados, pies no se
muestran el la vista.
Pero también es posible cambiar la visualización del documento a través de la barra de
estado.
Haga clic sobre uno de los botones de vista de la barra de estado
Mostrar u ocultar diferentes elementos
Podemos manipular de forma cómoda diversos elementos del documento, como las
reglas, líneas de cuadrícula, el mapa del documento y las vistas en miniatura, para ello
utilicen el Grupo Mostrar u ocultar de la Ficha Vista.
32

Las líneas de cuadrícula nos ayudan a organizar los objetos o dibujos del documento.
Por ejemplo notemos la diferencia entre mostrar las líneas de cuadrícula sobre el
documento.
Mapa del documento
El mapa del documento te permite desplazarte
rápidamente a través del contenido, pero se
debe aplicar previamente estilos tipo Título que
trataremos más adelante.
Es muy útil para desplazarse en un documento
extenso.
Puede hacer clic sobre los títulos y subtítulos
para desplazarse a ellos de forma rápida.
Active la casilla Mapa del documento y
observará el siguiente panel a la izquierda de la
ventana:
Ahora su desplazamiento lo hará de forma más
natural, utilizando los mismos títulos y
subtítulos que ha creado en el documento.
Vistas en miniatura
Es un panel que aparece a la izquierda de la
pantalla, y muestra una reducción de cada página
del documento, su objetivo es mostrar la
disposición de los objetos y los formatos que ha ido
aplicando en el documento para que sea aún más
sencillo el desplazamiento entre las páginas.
Puede activar dicho panel utilizando la casilla de
verificación Vistas en miniatura:
33

Intercambiar entre Mapa del documento y las Vistas en miniatura.
Haga clic en la lista de la parte superior del panel y seleccione la opción
requerida.
Grupo Zoom
Se encuentra también en la Ficha Vista, veamos su descripción:
1
Partes del Grupo Zoom
Muestra el cuadro de diálogo Zoom:
Aquí encontramos además las opciones:
a. Ancho de texto.- que ajusta la visualización al contenido de la página
(sin incluir márgenes) más no al ancho completo.
b. Varias páginas.- ajusta la visualización de las páginas seleccionadas para
que todas ellas se muestren en pantalla.
34

2
Cambia la visualización del
documento a 100% (Tamaño
real)
3
Reduce la página actual hasta que
se muestre en su totalidad en
pantalla.
4
Reduce dos páginas hasta que se
muestren ambas en pantalla.
5
Ajusta la visualización de acuerdo al ancho de la página.
Grupo Ventana
Se encuentra en la Ficha Vista y nos permite organizar los documentos sobre los cuales
estamos trabajando.
35

1
Abre una nueva ventana que contiene una vista del documento actual. Ambos
son el mismo documento, los cambios que realice en una ventana se reflejan en
la otra inmediatamente.
Documento2:1 y Documento2:2
El número que continúa al nombre del documento indica el número de ventana abierto.
Los cambios efectuados en una de ellas se reflejan inmediatamente en la otra
2
Coloca en mosaico todas las ventanas abiertas.
36

3
Divide la pantalla del
documento en dos para que
pueda visualizar dos partes
diferentes del mismo
documento.
También puede dividir la
ventana desde un control
situado en la parte superior de la
barra de desplazamiento
vertical.
4
Muestra dos documentos en paralelo
para poder compararlos. Si hay más
de dos ventanas de documento
abiertas entonces mostrará un cuadro
de diálogo para que seleccione el
documento con el cual se realizará la
comparación.
Utilizando la barra
de desplazamiento
vertical, desplácese
en el documento y
observe como
cambian
simultáneamente.
37

5
Sincroniza el desplazamiento de los dos documentos para que se desplacen
juntos y así realizar una comparación entre los mismo. También puede utilizar
este botón para desactivar temporalmente el desplazamiento simultáneo de los
documentos y así ubicarse en una nueva posición para volver a iniciar la
comparación.
6
Restablece el tamaño y posición de la ventana con la cual se está comparando el
documento. Si trabaja con varios documentos simultáneamente puede perder de
vista el documento con el que estaba comparando, y, con este comando puede
recuperarlo.
7 Muestra una lista de todos los documentos abiertos y
permite cambiar entre ellas.
Si trabaja con varios documentos emplee este comando
para desplazarse entre ellos.
Propiedades de un documento
Usted puede establecer distintas propiedades para el documento en el que está
trabajando. Hacer esto le servirá más adelante cuando desee realizar búsquedas.
Para activar las propiedades:
2. Luego haga clic en el comando Preparar. Propiedades
38

3. Inmediatamente se mostrará un panel de propiedades en la parte superior del
documento, debajo de la Cinta de opciones.
Cuadro de diálogo Propiedades
Siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en Propiedades del documento▼
2. Y seleccione Propiedades avanzadas.
3. A continuación observará un cuadro de diálogo que muestra características del
documento tales como:
a. Ubicación
b. Tipo de archivo
c. Tamaño
d. Atributos
e. Fecha de acceso
f. Fecha de impresión
g. Cantidad de palabras
h. Cantidad de caracteres
i. Atributos personalizados
39

Fichas del cuadro de diálogo Propiedades
Ficha Resumen Ficha Estadísticas
Ficha Contenido Ficha Personalizar
Crear propiedades
Puede agregar propiedades o utilizar las ya
existentes en la ficha Personalizar
1. Abra propiedades y active la Ficha
Personalizar
40

2. Haga clic en Nombre y escriba: Fecha de aprobación
3. En la lista Tipo
seleccione Fecha
4. En Valor escriba:
30/07/2010
5. Haga clic en Agregar
A continuación notará que
se ha agregado un nuevo
valor a la lista
Propiedades:
Tips nuevas formas de teclas abreviadas
Microsoft Word 2010, ha mejorado su acceso de atajos, dejando de lado el memorismo
y pasando a ser fácil, entretenido y amigable.
Al presionar la tecla ALT, Word 2010 nos muestra en cada Ficha de elemento una letra
mayúscula, que nos permite el acceso a las opciones de la ficha.
Por ejemplo si deseamos guardar el archivo actual, hacemos lo siguiente:
1. Pulsar la tecla: ALT
2. Luego presionar las teclas: AG
A
G
41

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