El impacto del procedimiento de acogida a nuevo personal en una administración local

Acogida nuevo personal en una admón. local – IV Congreso Internacioinal Prevencionar
El impacto del procedimiento de acogida a nuevo
personal en una administración local
Carlos Romero Melchor: Subdirector General de Prevención
de Riesgos Laborales
Lucía Dorta Alom: Jefa de la Sección Técnica de Prevención
de Riesgos Laborales
Daniel J. Fernández Gutiérrez: Jefe de la Sección de Salud
Laboral
Humbero M. Villar Rojas: técnico de la Sección Técnica de
Prevención de Riesgos Laborales
Raquel Ruiz Oramas: técnica de la Sección Técnica de
Prevención de Riesgos Laborales
Excmo. Ayuntamiento de Santa Cruz de Tenerife
El impacto del procedimiento de acogida a nuevo
personal en una administración local
1 INTRODUCCIÓN
La incorporación de una persona a un nuevo entorno de trabajo siempre
lleva aparejado un cierto estrés ante lo desconocido: nuevos compañeros/as,
nueva jefatura, nuevos entornos y formas de trabajo, nuevas herramientas,
etc.
Solemos dar por supuesta la buena predispoción de estas personas (interés,
curiosidad, adaptación, flexibilidad, compromiso, etc.), pero esta actitud debe
tener siempre un reflejo en la propia organización, la cual debe proporcionar
de manera activa el escenario y los medios necesarios para facilitar y
favorecer la inmediata integración del nuevo compañero/a en el equipo. Es
imprescindible que estas personas se sientan realmente acogidas, respetadas
y consideradas desde el primer momento, porque de esta manera estarán
mucho más contentas, seguras y predispuestas a un buen desempeño. Por
descontado, esta acogida debe integrar todos aquellos aspectos necesarios en
materia de prevención de riesgos laborales, de forma que sientan igualmente
que se han incorporado a una organización saludable donde lo
verdaderamente importante son las personas.
Para ello, para empezar a forjar ese orgullo y sentido de pertenencia desde
el primer momento, son varias las actuaciones que hemos puesto en marcha
en el Ayuntamiento de Santa Cruz de Tenerife, y que tienen finalmente su
reflejo en el procedimiento del sistema de prevención PSP.C-01: “Acogida de
nuevo personal”, aprobado por la Junta de Gobierno Local en diciembre de

2021. Podríamos definir así esta acogida de nuevo personal como el “conjunto
sistemático y ordenado de actuaciones a desarrollar por una organización para
integrar a una persona recién incorporada a la misma (o bien incorporada a
un nuevo puesto, centro o departamento) de manera eficaz, segura, saludable
y positiva, de modo que pueda transitar por este proceso de adaptación de la
mejor manera posible”.
Analizaremos en esta comunicación tanto el conjunto de actuaciones
puestas en marcha como el impacto de la aprobación del procedimiento en la
percepción del personal de nueva incorporación con relación a esta materia.
2 EL CONTEXTO
2.1 El Ayuntamiento
El Ayuntamiento de Santa Cruz de Tenerife se estructura en 8 Áreas de
gobierno a través de un total de 27 Servicios. La plantilla actual está
conformada por unas 1.190 personas, de las cuales unas 340 pertenecen a la
Policía Local municipal. Por la singularidad de este último colectivo, en la
presente comunicación nos centraremos fundamentalmente en el personal no
policial. Tampoco incidiremos en el personal temporal incorporado en el marco
de convenios y proyectos de empleo: no obstante, y como indicamos más
adelante, el ámbito del procedimiento de acogida implantado incluye estos y
otros colectivos singulares.
Por tener cifras orientativas, en esta corporación municipal se incorporaron
(y se mantienen de alta) 61 nuevas personas en el año 2021, cifra que se
elevó a 74 en el año 2022, ocupando naturalmente distintos puestos en
diferentes Servicios.
El Ayuntamiento cuenta con un servicio de prevención propio que asume las
4 especialidades preventivas. Además, está adherida desde 2016 a la
Declaración de Luxemburgo.
2.2 Los antecedentes
Hasta hace unos años, la incorporación de nuevos/as trabajadores adolecía
de algunas limitaciones importantes:
1. No se comunicaban de manera sistemática y/o con la suficiente
antelación a prevención de riesgos laborales. Si bien disponíamos de
documentos de acogida para nuevo personal en esta materia, esta
acogida podía no hacerse efectiva en muchos casos.
antelación al departamento responsable en materia de gestión de
espacios de trabajo.
antelación al departamento responsable en materia de Informática.
La consecuencia más notable de todo esto es que, una vez la persona se
incorporaba a la organización en su primer día de trabajo, en muchos casos
había que “improvisar” espacios y/o puestos de trabajo para ubicarla, así

como definir tareas “de relleno” para los primeros días (al no estar disponibles
los equipos informáticos o no disponer de acceso a redes, a aplicaciones
corporativas, etc.). Del mismo modo, la información relevante en materia de
prevención de riesgos laborales podía demorarse más allá de lo razonable.
Así, la impresión que podía sacar un nuevo empleado/a era que a la
Corporación parecía no importarle demasiado este asunto, que no esperaban
a este nuevo empleado/a con los brazos abiertos para integrarlo desde el
primer momento en el equipo y en sus dinámicas. Esto, obviamente, tiene un
impacto en la organización.
Por este motivo, y en consonancia con nuestra Política de Seguridad y Salud
(aprobada en el marco del Plan de Prevención de Riesgos Laborales por parte
de la Junta de Gobierno de la Ciudad), entendimos necesario dar un paso
adelante y mejorar de manera sensible la acogida al nuevo personal
municipal, haciendo así efectivos los principios rectores de dicha Política.
Estas actuaciones se fueron implantando de manera secuencial, y en
paralelo se redactó y aprobó un procedimiento interno por parte del máximo
órgano de gobierno municipal que las reflejara, refrendara y consolidara,
como veremos en apartados posteriores.
3 Actuaciones puestas en marcha
3.1 Actuaciones previas generales
Detectado el problema se abordaron actuaciones en distintos ámbitos, las
cuales quedarán reflejadas –como hemos indicado- en el procedimiento de
acogida de nuevo personal que veremos en un apartado posterior.
La primera de las actuaciones puestas en marcha, que entendimos era clave
(además de evidente), fue la elaboración de un protocolo interno de
comunicación de manera que, desde RRHH, se informa de la nueva
incorporación de personal a todas las partes intervinientes, y ello con la
suficiente antelación.
A tales efectos, se definió un “correo tipo” en el que, desde la Dirección
General de RR.HH., se informa a todas las partes implicadas de la tramitación
de un expediente de nombramiento de nuevo personal (incluso antes de
disponer de la fecha real de incorporación al puesto), correo en el que se
indican nombre, DNI, puesto de trabajo, puesto preventivo, Servicio, Sección
y lugar de trabajo de la persona a incorporar. Este correo se remite:
1. Al Servicio de destino del nuevo trabajador/a.
2. Al departamento de Informática (para su alta en el directorio activo y
preparación del resto de trámites necesarios).
3. A determinadas secciones dentro de RRHH (Nóminas, Control Horario,
alta en bases de datos internas, etc.)
4. Al servicio de prevención propio municipal.
Del mismo modo, desde Prevención de Riesgos Laborales –en coordinación
con otras áreas municipales- se impulsa la publicación de un “Portal de
bienvenida” en la intranet corporativa, en el que de una manera visualmente

atractiva se dispone de un repositorio de información relevante para las
nuevas incorporaciones:
 Recursos humanos: carta de bienvenida, información general sobre
normativa, permisos, RPT, ayudas sociales, acceso a la plataforma
online de formación, etc.
 Organización: órganos de gobierno, estructura municipal, delegado
de protección de datos, etc.
 Tecnología: sensibilización en ciberseguridad, atención al usuario,
etc.
 Prevención de riesgos laborales: documento de bienvenida, vídeo de
bienvenida, plan de prevención, enlace a la formación inicial online en
esta materia, documentos de interés, etc.
 Igualdad y diversidad afectivo sexual: información básica sobre esta
materia y enlace a información ampliada.
 Otros aspectos de interés: enlace a información general del
Ayuntamiento (historia, cultura, economía, agenda ciudad, noticias,
etc.)
Fig. 1. Portal de bienvenida en la intranet corporativa
Este portal se suma así al “Documento de bienvenida a nuevo personal” con
que ya contaba el servicio de prevención propio desde hace ya unos años, y
que se entregaba en mano o en formato electrónico a las personas de nueva
incorporación junto con otra documentación preventiva.

Fig. 2. Documento de bienvenida a nuevo personal (Ed. 2 – Octubre 2022)
3.2 Actuaciones previas desde el Servicio de destino al que se incorporará
la persona, así como desde otras áreas transversales
En el correo indicado en el apartado anterior se adjunta un enlace a un
formulario unificado elaborado al efecto para que, desde la jefatura del
Servicio de destino, se indiquen las necesidades tecnológicas adicionales:
necesidad de disponer o no de un nuevo equipo, un nuevo teléfono fijo y/o
móvil, acceso a carpetas de red, acceso a aplicativos corporativos, etc. Este
formulario se remite internamente al área de Informática municipal para
iniciar todos los trámites necesarios.
Si la jefatura del servicio entiende que es necesaria la habilitación física de
nuevos puestos de trabajo (espacios de trabajo, mobiliario, etc.), remite
igualmente una incidencia para que los órganos municipales competentes
(Servicio de Patrimonio) inicien la tramitación correspondiente.
Por último, en el Servicio han de irse definiendo ya deste este momento la
planificación de actividades a realizar durante los primeros días de
incorporación de la persona: puesta en contexto (organización y
funcionamiento general del Ayuntamiento y del Servicio), conocimiento del
centro de trabajo y de los/as compañeros, primer acercamiento a los
aplicativos informáticos, primer acercamiento a los expedientes que se
tramitan en el servicio, etc.
Así, desde ese momento (semanas antes de la incorporación de la persona
al puesto) se ponen en marcha todas estas actuaciones.

3.3 Actuaciones previas en materia de prevención de riesgos laborales
Cuando se recibe el correo desde RR.HH. indicado en el apartado anterior,
desde el equipo de Prevención se realizan las siguientes actuaciones:
1. Confirmar que se ha definido correctamente el puesto preventivo de la
persona que se va a incorporar.
2. Dar de alta a la persona en el aplicativo interno, y ponerla en la agenda
de vigilancia de la salud (ya sea para el examen de salud previo o el
inicial) para notificarle la cita.
3. Dar de alta a la persona en el curso de formación online correspondiente
en materia de prevención de riesgos laborales, en función de su puesto
de trabajo. Podemos indicar, en este sentido, que el servicio de
prevención propio municipal ha elaborado (con la ayuda de una empresa
externa) en estos años 20 cursos distintos destinados a los diferentes
tipos de puestos de trabajo municipales: personal en oficina,
profesores/músicos, policías locales, trabajadores/as sociales, agentes
del medio natural, etc., haciendo además especial hincapié en un
módulo específico para la gestión de personas en caso de ejercer alguna
jefatura.
4. Atender a la posterior comunicación de la fecha real de incorporación
del nuevo compañero/a, de manera que se pueda fijar en agenda una
reunión presencial/telefónica/telemática con esta persona para la
bienvenida (normalmente en el primer o segundo día tras su
incorporación).
3.4 Actuaciones en el momento de la incorporación
En este punto se distinguen las actuaciones a realizar por la persona
responsable del servicio de incorporación, aquellas que corresponden al
servicio de prevención de riesgos laborales municipal y las correspondientes
al equipo de Protocolo municipal.
1. Actuaciones por parte del servicio de incorporación: son las indicadas
en el punto 3.2. Entre otras: bienvenida a la persona, presentación al
equipo, información sobre las líneas de actuación, visita a las
instalaciones, entrega de material de trabajo, primeras aproximaciones
a los aplicativos de uso en el Servicio, etc…
2. Actuaciones por parte del servicio de prevención municipal: entre ellas,
la entrega de documentación (“Plan de Prevención”, en su edición
divulgativa, y “Documento de bienvenida”, además de folletos
informativos y otros documentos del sistema de gestión de prevención
que procedan en cada caso), realización del examen de salud previo o
inicial, puesta en contacto con la persona que se incorpora (para darle
la bienvenida e informarle de los aspectos más importantes de la
prevención de riesgos laborales en relación a la documentación
entregada y a su puesto y centro de trabajo), formación online sobre
prevención de riesgos laborales en el puesto de trabajo, etc.
3. Actuaciones por parte del equipo de Protocolo municipal: además de la
correspondiente toma de posesión -en su caso-, se acompaña al nuevo
compañero/a en una pequeña visita al Palacio Municipal (Alcaldía),

comentando a través de diversos elementos del Salón de Plenos
municipal aspectos vinculados a la historia de la ciudad y del
Consistorio.
3.5 Actuaciones de seguimiento
Una vez incorporada la persona, es muy necesario que exista un
seguimiento continuo para asegurar una correcta integración de la persona al
equipo, de manera que puedan detectarse precozmente disfunciones,
dificultades, etc.
3.6 El procedimiento de acogida de nuevo personal
El Ayuntamiento de Santa Cruz de Tenerife dispone de un Plan de Prevención
de Riesgos Laborales, que fue aprobado por la Junta de Gobierno Local con
fecha 17/02/2020 en su segunda edición (periodo 2020-2023).
Como parte de dicho Plan de Prevención se dispone de distintos
procedimientos del sistema de prevención, los cuales son igualmente
aprobados por parte de la Junta de Gobierno Local (siempre tras el proceso
de consulta y participación en el Comité de Seguridad y Salud). De este modo,
se convierten en normas de obligado cumplimiento para toda la organización
dictadas desde su máximo órgano de gobierno.
En concreto, dentro de los 16 procedimientos aprobados a día de hoy se
encuentra el PSP.C-01: “Acogida de nuevo personal”, aprobado con fecha
07/12/2021. Este documento viene a refrendar y/o a impulsar el conjunto de
actuaciones y protocolos descritos en la presente comunicación. Además, el
procedimiento de acogida a nuevo personal contempla actuaciones específicas
para personal de nuevo ingreso de la policía local, para cargos públicos,
concejalías que no formen parte del grupo de gobierno, órganos directivos,
personal eventual, personal de proyectos y convenios de empleo, personal en
prácticas o personal con discapacidad.
Una vez ha sido aprobado el procedimiento, se procede a su divulgación por
correo-e a toda la plantilla, y se publica en la intranet corporativa.
Adicionalmente, y en el marco de los denominados “Apuntes de prevención”
(recordatorios esquemáticos y sencillos destinados a personal directivo y
jefaturas sobre aspectos relevantes en materia de prevención de riesgos
laborales) que desde el servicio de prevención propio se han ido remitiendo
mensualmente estos últimos años, se divulga en enero de 2022 el apunte
APRL-14-22: “Acogida de nuevo personal”, donde se explica de manera muy
resumida y esquemática el objetivo del nuevo procedimiento, el papel a
desempeñar por cada una de las partes y las herramientas y recursos
disponibles para integrar dicho procedimiento en el quehacer diario.
Veremos en el apartado siguiente el impacto de la aprobación de este
procedimiento en la mejora de la percepción subjetiva de la acogida recibida
por parte de las personas incorporadas a esta Corporación.

Fig. 3. Procedimiento de acogida a nuevo personal (PSP.C-01) y apunte de
prevención APRL-14-22
4 EL IMPACTO DEL PROCEDIMIENTO: ENCUESTA INTERNA SOBRE
LA ACOGIDA A NUEVO PERSONAL
Desde el servicio de prevención propio municipal nos planteamos medir el
impacto de este procedimiento para constatar o no si su aprobación ha logrado
sus objetivos y ha supuesto cambios sensibles en esta materia. En este
apartado abordaremos cómo hemos realizado dicho estudio.
4.1 Planteamiento del análisis
A la hora de estudiar el impacto de la aprobación del procedimiento en la
acogida de nuevo personal, nos centramos en los siguientes aspectos:
 Universo de estudio: personas incorporadas al Ayuntamiento
(personal al servicio directo no policial) durante los años 2021, 2022
y primeros 2 meses de 2023.
Tabla 1. Universo y muestra del estudio
Universo Respuestas %
2021 61 26 42,62
2022 74 26 35,13
2023* 12 4 33,33
*2023: meses de enero y febrero

 Cuestionario: se elabora un cuestionario anónimo configurado por 4
preguntas demográficas (año de incorporación, trabajos previos en
administraciones públicas o empresas privadas, existencia o no de
protocolos de acogidas en dichas organizaciones), 9 preguntas
valorativas –escala tipo likert- sobre diversos aspectos relativos a la
acogida (valoradas de 1 –muy en desacuerdo- a 5 –muy de acuerdo-
) y 1 pregunta abierta sobre posibles aspectos de mejora,
comentarios, etc. Se muestran más adelante los resultados.
 Publicación: el cuestionario se publica online en un aplicativo interno,
remitiendo el enlace para su cumplimentación a las personas
incorporadas en estos últimos años (y que se mantienen de alta en el
Ayuntamiento), siempre de manera voluntaria y anónima. La encuesta
se mantiene abierta durante una semana, con un recordatorio
intermedio animando a la participación.
 Análisis: se diferenció entre el personal incorporado en 2021 y el
personal incorporado en 2022 y comienzos de 2023 (meses de enero
y febrero), para poder valorar el impacto de la aprobación del
procedimiento de acogida en diciembre de 2021. No se amplió el
análisis a 2020 por la distorsión que –entendimos- provocaba en este
ámbito la pandemia COVID19.
5 RESULTADOS
Se muestran en las siguientes gráficas los principales resultados del estudio,
que comentaremos en el apartado siguiente.
Fig. 4. Procedimientos de acogida en otras administraciones públicas
Sí
16%
No
50%
No aplica /
no lo sé
34%
En otros trabajos anteriores en
administraciones públicas, ¿había un
procedimiento de acogida como tal –entrega de
documentación de bienvenida, etc.?
Sí No No aplica / no lo sé

Fig. 5. Procedimientos de acogida en anteriores empresas privadas
Sí
44%
No
45%
No he
trabajad
o en
empres
as
privada
s
11%
En otros trabajos anteriores en empresas
privadas, ¿había un procedimiento de acogida
como tal –entrega de documentación de
bienvenida, etc.-?
Sí No No he trabajado en empresas privadas

Fig. 6. Resultados valorativos
3,54
3,85
3,62
3,77
3,77
4,27
3,96
4,69
4,00
4,00
4,53
4,60
4,53
3,90
4,73
4,00
4,77
4,43
1,00 2,00 3,00 4,00 5,00
Al incorporarme al Ayuntamiento dispuse, de manera
inmediata o en un muy breve plazo, de los medios
necesarios para realizar mi trabajo (en su caso:
ordenador, teléfono, acceso a carpetas de red
compartidas, acceso a aplicaciones, otras…
Mi responsable directo (u otra/s persona/s en quien
pudiera haber delegado) se preocupó desde el primer
momento en presentarme a mis compañeros/as y
enseñarme las principales funciones y tareas de mi
puesto de trabajo, las herramientas que debía utilizar,
pudiera haber delegado) se preocupó, desde el primer
momento, en enseñarme mi centro de trabajo y
explicarme –en su caso- el resto de Servicios con los
que lo compartimos dicho centro.
pudiera haber delegado) se preocupó, desde el primer
momento, en integrarme con el resto de miembros del
equipo.
Al incorporarme al Ayuntamiento fui informado/a, de
manera inmediata o en un muy breve plazo de tiempo,
de todos los aspectos principales vinculados a la
prevención de riesgos laborales.
Al incorporarme al Ayuntamiento tuve la opción de que
me fuera realizado, en un muy breve plazo de tiempo,
un examen de salud.
La formación e información recibida en materia de
prevención de riesgos laborales (documento de
bienvenida, Plan de Prevención, formación online) me
resultó adecuada para las características de mi puesto
de trabajo.
Creo que un buen sistema de acogida favorece la
integración y el compromiso de los trabajadores/as que
se incorporan a una organización.
En general, creo que la acogida recibida al
incorporarme al Ayuntamiento de Santa Cruz de
Tenerife ha sido adecuada y satisfactoria.
Evolución de los indicadores de acogida
Año 2022-23 Año 2021

6 CONCLUSIONES
Las principales conclusiones de este análisis son las siguientes:
1. La percepción general es que un buen sistema de acogida para nuevo
personal favorece la integración y el compromiso de los
trabajadores/as (4,77 puntos sobre 5). Esto es, se trata de una
materia sensible en la que –entendemos- vale la pena invertir.
2. Los procedimientos de acogida han sido mucho más comunes en las
empresas privadas donde se prestaron servicios previamente (44%)
que en otras administraciones públicas donde se prestaron servicios
previos (16%).
3. Si bien, como se ha indicado en la presente comunicación, el
Ayuntamiento disponía ya de distintas herramientas de acogida, el
hecho es que se observa un claro punto de inflexión tras la
aprobación y divulgación del procedimiento de acogida de nuevo
personal.
4. En efecto, en todos los indicadores se observa una mejora en los
años 2022-23 con relación a 2021 (recordamos que el procedimiento
se aprueba en diciembre de 2021), y dicha mejora es especialmente
significativa en lo que refiere al papel central que desempeñan las
distintas jefaturas (integración con el resto de compañeros/as,
acompañamiento inicial para conocer el centro de trabajo,
acompañamiento inicial para explicar las principales herramientas,
funciones y tareas, etc.)
5. Aunque entendemos que los resultados generales son bastante
satisfactorios, no dejamos de apreciar algunos aspectos de mejora
en dos ámbitos:
a. Prevención de riesgos laborales: si bien el examen de salud se
realiza en un muy breve plazo de tiempo (puntuación de 4,73
sobre 5), lo cierto es que algunas personas entienden que no
han sido informados en un plazo razonable de otros aspectos
preventivos generales (puntuación de 3,90 sobre 5), o bien que
la información aportada puede ser aún más adecuada con
relación a las características del puesto de trabajo que se ocupa
(4,00 sobre 5).
b. Medios para la realización del trabajo: se observa igualmente
que, si bien con una puntuación razonablemente alta (4,00
sobre 5), se debe mejorar igualmente en la agilidad con la que
se dota al nuevo personal de los medios necesarios para el
desempeño de su puesto de trabajo desde el mismo momento
de su incorporación.
7 AGRADECIMIENTOS
Agradecemos enormemente al conjunto de Áreas del Ayuntamiento de
Santa Cruz de Tenerife el esfuerzo realizado para la mejora continua de la
acogida de nuevos trabajadores/as y, en general, para la mejora continua de
la seguridad, salud y bienestar de todo el personal municipal.

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