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MANTILLA BLANCO, Samuel Alberto. AUDITORIA 2005. Bogota: Ecoe, 2003. p.55 - 87MEJÍA QUIJANO, Rubi Consuelo. Cómo crear un ...
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Meci y autocontrol

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Meci y autocontrol

  1. 1. UNA MIRADA A LA ETAPA INICIAL DE IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICORODOLFO A. MUNEVAR MORENOContador Público2011 RESUMENEl control interno es un herramienta para las organizaciones y cumplimiento desus objetivos, para el caso de las entidades publicas también es una obligaciónque esta inmersa en la constitución nacional, en el texto se quiere reconocer elconcepto de control, el control interno dentro de la organización y dejar ciertoscuestionamientos frente a la implementación que se esta dando a partir dedecretos reglamentarios que adoptan un modelo de control interno para el estadocolombiano.PALABRAS CLAVEAutocontrol, Control Interno, Entidades Publicas, Modelo, Organización. 1
  2. 2. INTRODUCCIÓNActualmente una las preocupaciones de las organizaciones es el sistema decontrol interno por la importancia que representa para su operación yfuncionamiento, se ha visto en los diferentes sectores, públicos y privados, lasdebilidades que se encuentran en el momento de realizar auditorias, es así; quese intenta por parte de las organizaciones implementar modelos que mejoren yoptimicen el sistema de control interno para disminuir el impacto a posibles riesgosdentro de las organizaciones.El modelo de control interno es importante para cualquier organización, perotambién lo es, el que este diseñado de acuerdo a la necesidad de la organizacióny al sector en el cual se quiere implementar. Dentro del desarrollo de laconstitución nacional se han sancionado leyes y decretos para reglamentar eldiseño y aplicación del control interno en las entidades publicas; a través de estos,se adoptan modelos por parte del estado como es el Modelo Estándar de ControlInterno MECÍ 1000:2005, modelos que nacen de convenios y ayudas con otrosgobiernos y organizaciones extrajeras ya establecidas dentro de los planes ypolíticas de estado, y que sirven para garantizar principios de transparencia yadecuado manejo de recursos.Para el contador público, un buen sistema de control interno es un instrumentodentro de su trabajo porque propicia mayor confiabilidad a la información de laorganización presentada en sus informes, sobresaliendo las entidades públicas,donde los principios y objetivos se dirigen a lo social más que a lo económico. 2
  3. 3. CONTROLDentro de las acciones básicas de la administración esta el control " éste consisteen medir y supervisar los resultados, comparar las mediciones con los planes y,cuando sea necesario, tomar las medidas correctivas"1 , pero es razonable que elcontrol se entiende y se ve desde perspectivas distintas, y que son muchas lasdefiniciones que pueden dar y encontrarse dentro de los diferentes autores. Seha tenido una evolución histórica que surge a la par con los avances y eldesarrollo de las organizaciones, es necesario ver la importancia y reconocer elpapel fundamental que cumple dentro de ellas.El control se percibe de diferentes formas y tiene según sus corrientes diferentesenfoques, desde su origen en el mismo concepto se perciben las diferencias, esasí que " en español2, se considera que la palabra control es un nombre queproviene del francés contrôle y tiene diversos sinificados: (1) comprobación,inspección, fiscalización, intervención;..."2 o " En ingles3 la palabra control tienesignificados diversos ya sisea si se le entiende como verbo transitivo o comonombre. Entendido como verbo transitivo, se acepta que su origen esta en elmediano ingles y que proviene del francés controllen, estando muy vinculado conla copia de una cuenta esto es la auditoria."3En el desarrollo de su concepto ha contribuido la teoría general del control dondese ha pasado de una teoría del control convencional, importando solo el inicio, elfinal y el ajuste que se pueda realizar a los errores; y por otro lado la teoría delcontrol moderna donde tiene en cuenta un sistema dinámico con una complejidadmayor en la relación de sus diferentes variables y a través de todos los momentos;1 BELTRÁN JARAMILLO, Jesús Mauricio. Indicadores de Gestión. Bogota: 3R, 1998.144 p. ISBN958-8017-00-92 MANTILLA BLANCO, Samuel Alberto. AUDITORIA 2005. Bogota: Ecoe, 2003. p. 563 Ibíd., 2003. p. 57 3
  4. 4. y "se aplica a sistemas de múltiples entradas y múltiples salidas, lineales y nolineales, invariantes o variables en el tiempo, con o sin perturbación provenientesdel medioambiente externo"4Lo anterior entiende al control en su concepto, como la necesidad de aplicardentro de un sistema activo, funcional y que necesariamente se nutre dediferentes aspectos dentro y fuera para lograr su cometido.Ahora, si se consulta más conceptos se entiende el control como parte de lasorganizaciones; entonces, en definición " Control es un conjunto de normas,procedimientos y técnicas a través de las cuales se mide y corrige el desempeñopara asegurar la consecución de objetivos y técnicas"5 y otros autores comoGutierrez, donde el control es asegurarse que las acciones dirigidas se realicen deacuerdo con los objetivos predeterminados dentro de los limites de la estructuraorganizacional6CONTROL INTERNODespués de reconocer el concepto de control, se puede dar paso al controlinterno que se clasifica dentro del control de gestión* y como una de susmodalidades, pero más cercano a lo privado según la esfera jurídica económicade la aplicación** , referente a esto ya identificamos al informe COSO comocontrol interno. Pero ¿qué se entiende por control interno?, según Coopers &Lybrand:4 MANTILLA BLANCO, Samuel Alberto. AUDITORIA 2005. Bogota: Ecoe, 2003. p. 595 Ibíd., 2003. p. 596 Gutiérrez plazas, Gerardo (1986). La Administración por Control p. 272, citado por MANTILLABLANCO, Samuel Alberto. AUDITORIA 2005. Bogota: Ecoe, 2003. p. 63.* Es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metasprovienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicacióndel mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.** Se encuentra en la grafica 3. clasificación convencional del control en MANTILLA BLANCO,Samuel Alberto. AUDITORIA 2005. Bogota: Ecoe, 2003. p. 74. 4
  5. 5. En un sentido amplio, se define como un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Fiabilidad de la información financiera. 7 Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.Adicionalmente, el informe COSO estructura el control interno en unaorganización en cinco componentes; como son entorno control, evaluación de losriesgos, actividades del control, información y comunicación, y por ultimosupervisión; componentes que se interrelacionan en un proceso para concluir conun fin u objetivo preestablecido por la organización.Para el caso concreto de la contaduría pública es evidente la necesidad de laconsecución de los objetivos en las tres categorías enunciadas por Coopers &Lybrand, porque de ellas se nutre el sistema contable dentro de la organización yla optimización de la información que se revele a los distintos usuarios de lamisma.Pero este tipo de informe es generado a partir de fines privados, donde losobjetivos de las organizaciones se limitan a criterios de eficiencia y de efectividadfrente a los procesos y a características especiales de las organizacionesprivadas; entonces, la pregunta es ¿se tendrá en cuenta en este informe elcarácter publico y los fines que presentan las organizaciones estatales?, y que nonecesariamente tienen que reflejar excelentes resultados dentro de lo económico yfinanciero, si presenta gran desarrollo en lo social; aunque cumpla con los criteriosde eficiencia y efectividad del sector privado.7 Coopers & Lybrand. Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO). España:Ediciones Díaz de Santos, 2007. p. 4. 5
  6. 6. Modelo De Control Interno Para ColombiaEs en la expedición de la carta magna de 1991, en sus artículos 209 y 269, dondese incorpora el control interno como concepto en el estado colombiano, y prima elcumplimiento de los objetivos de las entidades publicas y de los principios querigen la función publica, posteriormente son ratificadas por la ley 87 de 1993* y laley 489 de 1998**, culmina con el decreto 1599 de 2005 adoptando a MECI1000:2005 y es a través del Departamento Administrativo de la Función PúblicaDAFP quien promueve la adopción e implementación del modelo de controlinterno.MECI:1000 2005 para el caso colombiano surge a partir del informe COSO***;además, reúne características de otros tipos de modelos implementados para elcontrol interno en países como son en Canadá el COCO, en El Reino Unido elCADBURY, en Australia el COBIT Y El CAL ALS***, y en su manual publicado porel estado colombiano se reconoce que se construyo sobre el marco conceptual "desarrollado con ocasión de la cooperación internacional con la Agencia de losEstados Unidos para la Cooperación Internacional (USAID), y su operador enColombia Casals & Associates Inc., dentro del Programa de Fortalecimiento de laTransparencia y Rendición de Cuentas en Colombia."8 y la Universidad EAFIT.Se reconoce la importancia del modelo de control interno para las entidadespúblicas y esto se ve en las distintas apreciaciones como la del C.P. LuisRamírez:* Establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismo del Esta** Dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno.*** En los Estados Unidos se ha venido aplicando el “MODELO COSO”, el cual hace énfasis en el manejo delriesgo.*** Naciones Unidas contrató firmas para que crearan el modelo de control interno de universidades.8 Colombia. Manual De Implementación Modelo Estándar De Control Para El Estado Colombiano. 2006. p. 7.(MECI 1000 : 2005) 6
  7. 7. El MECÍ permite sentar las bases, para que no solo las administraciones actuales sino también las que en el futuro dirijan las instituciones públicas, se orienten hacia la excelencia con base en estándares de calidad. Es claro que la adopción de proyectos de esta magnitud deben tener en cuenta, entre otros, el problema cultural y la resistencia al cambio, tan arraigados en los servidores públicos. Solo la paciencia y la perseverancia lograran transformar las estructuras de 9 la administración publica, y eso no se consigue de la noche a la mañanaA partir de lo dicho por el autor, se puede decir que un modelo de control internodentro de las entidades públicas genera cierta resistencia, esto se puede confirmarporque después de 4 años, y varias prorrogas de plazo a las entidades para suimplementación, hasta este año, el 2009, esta terminando el proceso inicial decumplimiento de la norma*, pero falta en las distintas entidades saber si suoperatividad sigue en funcionamiento.El modelo de control interno MECI 1000:2005 se estructura en tres subsistemas,nueve componentes y veintinueve elementos, basados como se dijo antes en elmodelo COSO y que contiene las mismas características, según lo expresa elmanual de implementación adecuado al estado colombiano,Partiendo de lo anterior se tiene ciertas dudas frente a su implementación,porque aunque se reconoce su importancia, no se sabe si las entidades públicaslo hacen por la necesidad de sus objetivos y principios, o, por el simple hecho decumplir con la norma, problema que generaría una distorsión del modelo frente alos funcionarios públicos de cada entidad.El control interno no debe ser el fin sino el medio, es conclusión de distintosautores; pero, ¿qué preocupa a las entidades al implementar un modelo de control9 RAMÍREZ ARBOLEDA, Luis Ovidio. Los Gerentes Públicos y la Ley 87 de 1993. En: ContaduríaUniversidad de Antioquia, jul - dic, 2005. p. 23.* El decreto 1599 de 2005. 7
  8. 8. interno?; en su etapa inicial, la planeación y sensibilización, se opta por hacer lascapacitaciones y que se conozca el modelo, pero de una forma más técnica -normativa que personal y sicológica, lo cual hace que se pierda terreno frente a lanecesidad de que el servidor o funcionario público incorpore el control internocomo parte de su trabajo y no lo vea tan solo como una carga.Un Caso EspecíficoDentro del proyecto* del semillero de investigación GECI** frente a las limitacionesque surgen en el proceso de implementación del modelo en la UPTC, a través deherramientas como las entrevistas y encuestas a los funcionarios, encontro en susprimeros avances con interrogantes que surgen de esta etapa como son ¿es elmodelo MECI 1000:2005 aplicable a todas las entidades del estado?, ¿un modelode control interno de estas características es pertinente para una universidad?,¿desde los niveles de dirección se tiene en cuenta la importancia de una acertadaimplementación?Es necesario aclarar que se hace la implementación con la rigurosidad necesariapor este tipo de entidades; pero es esto y el afán de implementar para cumplir conlas metas propuestas por el gobierno frente a estos temas, circunstancias quehacen que las personas consideren la implementación del modelo comosimplemente de cumplimiento, además se añaden a otros modelos como son elde calidad.Entonces, fácilmente la primera etapa, Planeación al Diseño e Implementación delModelo, solo se desarrolla parcialmente en pasos como son la adopción delmodelo y el compromiso por la alta dirección en actos administrativos, perodejando en forma inconclusa pasos como la sensibilización, socialización y* "Alcances y Limitaciones del Modelo de Control Interno MECI 1000:2005 en la UPTC"** Grupo Estudiantil de Control Interno, semillero de investigación de la Escuela de Contaduría Publica SedeCentral Tunja. 8
  9. 9. capacitación en todos los servidores de la entidad para hacer un verdadero"proceso para interiorizar el MECI”10 .En el caso del proyecto acerca de MECI en la UPTC, se reveló en la etapa inicial apartir de las encuestas hechas a los funcionarios públicos; después del proceso desensibilización y socialización a través de las capacitaciones por parte de laentidad, que un 75.6% tenían conocimiento de los procesos y procedimientos delcontrol interno y que el 66. 9% manifiestan una importancia alta del control internoen los objetivos misionales; pero tan solo el 55.9% de los encuestados afirmaconocer el modelo de control interno MECI 1000:2005, además con un 33.1% delos funcionarios de creer suficiente la divulgación de sus objetivos y alcances; ydentro de las dependencias que se desconoció por completo se encuentran en elnivel operativo, como es servicios generales e imprenta.Frente a estas circunstancias cabe resaltar situaciones que se observaron en elmomento de hacer las encuestas y que generaron inquietudes, de manera cierta,se apreciaba en los funcionarios al contestar sobre el conocimiento del controlinterno una desconfianza al hablar sobre el, más por el pensamiento cercano delcontrol como un proceso para fiscalizar; lo que se estaba implementando en el2007, que por la realidad del control interno dentro de la entidad publica, laUPTC.Luego, el resultado del conocimiento acerca del modelo de control interno MECI1000:2005, evidencio esta falencia y se noto la disposición de los encuestados aempezar una implementación que incurriría en quitarles tiempo y ha no generarlesmotivación por parte la entidad, esto lo refuerza otra de las preguntas que se hizodurante la encuesta y la cual era las limitaciones, determinándose un 39.1% entiempo disponible y 30.9% por la motivación.10 Colombia. Manual De Implementación Modelo Estándar De Control Para El Estado Colombiano.2006. p. 14. (MECI 1000 : 2005) 9
  10. 10. Esta etapa inicial es factor importante porque da las bases esenciales para que elsistema de control interno de cualquier organización funcione, o, sino tan solo secumpliría en un periodo corto y en el papel las metas que se asignan en estasimplementaciones, recordemos lo dicho por Coopers & Lybrand donde se refiere ala responsabilidad: Otros empleados. — El control interno es, hasta cierto punto, la responsabilidad de todos los miembros de una organización y, por lo tanto, debe ser una parte explícita o implícita de la descripción del puesto de trabajo de cada empleado. Casi todos los empleados producen información utilizada en el sistema de control interno o realizan las funciones necesarias para efectuar el control. Asimismo, todo el personal debe ser responsable de comunicar al nivel superior los problemas surgidos en el transcurso de las operaciones, así como cualquier incumplimiento del código de conducta u otras 11 violaciones de las políticas establecidas o acciones ilegales.Otras dudas que surgen a partir de investigaciones dirigidas a casos específicoscomo la implementación en universidades de modelos de control interno, como esMECI 1000: 2005, es la participación que tienen, "terceros", los estudiantes dentrode los procesos que la entidad tiene que identificar, para el caso seria el procesoacadémico, donde se involucra a los docentes, pero no a los estudiantes en lascapacitaciones, entonces es pertinente decir que aunque no son funcionariospúblicos, no generan tampoco ningún tipo de impacto en un sistema de controlinterno de la entidad, siendo el estudiante uno de los objetivos principales de lamisión y visión de las universidades; pero se refuerza que dentro del sistema decontrol interno también se habla de agentes externos o "los terceros queproporcionan información útil a la entidad para llevar a cabo el Control interno"1211 Coopers & Lybrand. Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO). España: Díaz deSantos, 2007. p 9.12 Coopers & Lybrand. Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO). España: Díaz deSantos, 2007. p 10. 10
  11. 11. Al hacer otras lecturas frente al comportamiento del funcionario público se puedover características como la que plantea Max Weber13 en su teoría burocrática,donde el control efectivo parte de normas o procedimientos escritos que seconstituyen en una orientación lineal por parte de la organización, es acá dondesurge un inconformismo con relación al carácter del autocontrol, autorregulación yautogestión por parte de cada funcionario público y por que no decirlo de cadaentidad, evidentemente al ser implementado un modelo de control interno por leyy decreto, se hace visible la realidad de esta teoría frente al comportamiento delfuncionario, debido a que solo la implementa con el fin de cumplir un mandatodado por un poder a los directivos desde una norma nacional.El Autocontrol Y Ambiente De ControlEl autocontrol "nos permite estar pendientes de nuestras propias acciones,actividades y decisiones; examinar nuestro proceso y aplicar los correctivos acualquier anomalía presentada."14; y aunque, el manual de implementaciónreconoce estos elementos dados, es muy difícil colocarlos en práctica si antes nose reconoce la importancia del control interno, volvemos al punto de partida de lanecesidad de una buena sensibilización y socialización a todos los participantesdel control interno; recordemos, al ser un sistema va a tener influencia tanto deelementos internos como externos, claro si se quiere reconocer de esta forma.El autocontrol genera en el funcionario público apropiación de su cargo, de suorganización, hay textos que hablan sobre el tema y que concluyen que: El Autocontrol permite a cada persona tener una mayor conciencia de su labor, desarrollar las habilidades necesarias para determinar las desviaciones de lo planeado13 WEBER, Max, citado por CABRERA, Elibeth. Control. Perú: Ilustrados.com, 2005. p 3714 MEJÍA QUIJANO, Rubí Consuelo. Cómo crear un ambiente de control en las organizaciones.Colombia: Red Universidad Eafit, 2006. p 4. 11
  12. 12. con lo ejecutado, coordinar su trabajo efectivamente con los demás empleados que participan en los mismos procesos y sentir una gran satisfacción en el desempeño de sus funciones, lo cual trae a las empresas grandes beneficios porque incrementa la productividad, el sentido de pertenencia y mejora el clima organizacional. Crear una cultura de Autocontrol requiere de un alto compromiso en toda la organización, requiere liderazgo de la gerencia, tener la necesidad de cambiar, creer en el cambio, confiar en la gente, capacitar a todo el personal no sólo en esta nueva disciplina, sino en el desempeño de sus funciones y crear un ambiente propicio para practicarlo, porque sólo con la práctica se logra entender el verdadero sentido del 15 Autocontrol.Es precisamente los elementos que se configuran alrededor del autocontrol en elfuncionario publico lo que necesita un sistema de control interno y por donde debeempezar para lograr la planeación e implementación de un modelo, como lo es elMECI 1000:2005; estos elementos para resaltar son conciencia de su labor,desarrollar las habilidades, coordinar su trabajo y una gran satisfacción de ejecutarsu trabajo; deberían estar presentes, no de una manera teórica sino de unamanera práctica, en las socializaciones y sensibilizaciones dadas antes decomenzar la etapa de implementación de los subsistemas.Lo anterior, unido al trabajo que se sigue haciendo en el componente de ambientey control* , fortalecería el sistema de control interno de una organización,recordando que no se deben dejar tampoco "terceros" que puedan influir demanera significativa dentro de la implementación de un modelo y funcionamientode un sistema de control interno.Es también necesario aclarar que todos los componentes (COSO) o subsistemas(MECI) son y tienen gran importancia para la consecución de los objetivos de15 MEJÍA QUIJANO, Rubí Consuelo. Cómo crear un ambiente de control en las organizaciones.Colombia: Red Universidad Eafit, 2006. p 10.* Componente que pertenece al subsistema estratégico en MECI 1000:2005 y que se aproxima alcomponente de Entorno de Control en el informe COSO. 12
  13. 13. cualquier organización, pero que lo que realmente se quiere resaltar es laimportancia implícita que tiene las personas dentro del sistema de control interno ysu papel en el desempeño de este.CONCLUSIONESEs pertinente tener en cuenta la etapa inicial de un modelo de control interno,debido a las implicaciones que trae para una buena implementación; la planeaciónno solo debe limitarse a los recursos y gestión por parte de los directivos sinoque debe ser dirigida a todos los funcionarios públicos, en el caso de entidadesestatales, con un cambio de mentalidad del desarrollo de sus funciones y delentendimiento de la verdadera misión y visión de la organización alrededor deellos mismos.Aunque de manera directa no se ve la implicación del tema dentro de la profesión,cabe resaltar que los contadores públicos están hoy en día inmersos en diferentescampos normativos que afectan y aplican a las organizaciones, en este caso laspublicas, y que como se menciona durante el texto y a través del informe COSOsu objetivo en el control interno son las categorías de eficacia y eficiencia de lasoperaciones, fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes ynormas que sean aplicables; se entiende, que estos fines ayudan a que elcontador público cumpla satisfactoriamente su labor dentro de la organización ynecesariamente este al tanto de estas normatividades; y de una verdaderaaplicación que genere mayor seguridad en el fin del ciclo contable que es lapresentación de la información financiera.Es necesario considerar la normatividad que se adopta al sector publico y lasimplicaciones que puede tener dentro de las organizaciones que conforman alestado colombiano, sigue en duda como modelos aplicados en otros países 13
  14. 14. puedan funcionar dentro del contexto colombiano y como puede desarrollar losfines y objetivos encontrados en la constitución nacional.Se resalta la necesidad de un modelo de control interno donde haya un verdaderoautocontrol por cada elemento (las personas) de las organizaciones, en especiallas públicas, por su carácter social más que económico y financiero. BIBLIOGRAFÍABELTRÁN JARAMILLO, Jesús Mauricio. Indicadores de Gestión. Bogotá: 3R,1998.144 p. ISBN 958-8017-00-9CABRERA, Elibeth. Control. Perú: Ilustrados.com, 2005. p 37. Disponible enInternet: <http://site.ebrary.com/lib/bibliotecauptcsp/Doc?id=10093073>.Colombia. Manual De Implementación Modelo Estándar De Control Para El EstadoColombiano. 2006. 88 p. (MECI 1000: 2005)Coopers & Lybrand. Los nuevos conceptos del control interno (Informe COSO).España: Díaz de Santos, 2007. 433 p. Disponible en Internet:<http://site.ebrary.com/lib/bibliotecauptcsp/Doc?id=10198500>.Ley 42 de 1993. Sobre la organización de control fiscal financiero y los organismosque lo ejercenLey 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del controlinterno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposicionesLey 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización yfuncionamiento de las entidades del orden nacional. 14
  15. 15. MANTILLA BLANCO, Samuel Alberto. AUDITORIA 2005. Bogota: Ecoe, 2003. p.55 - 87MEJÍA QUIJANO, Rubi Consuelo. Cómo crear un ambiente de control en lasorganizaciones. Colombia: Red Universidad Eafit, 2006. 10 p. disponible enInternet: <http://site.ebrary.com/lib/bibliotecauptcsp/Doc?id=10109776&ppg=10>.RAMÍREZ ARBOLEDA, Luis Ovidio. Los Gerentes Públicos y la Ley 87 de 1993.En: Contaduría Universidad de Antioquia, jul - dic, 2005. p. 23. 15

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