Este documento presenta los elementos clave para el diseño de un sistema de automatización de procesos administrativos para un caso empresarial. Incluye la determinación del problema, análisis FODA, matriz FODA y estrategias. También incluye el diseño de un organigrama propuesto, diagrama de flujo de datos, diagrama tabular y tipos de sistemas y salidas de información. El objetivo general es aplicar la automatización para aumentar la productividad y resolver problemas en la organización.
1. DIRECCION ACDEMICA DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
AUTOMATIZACION
DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS,
CASOS
EMPRESARIALES
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
1
2. CONSIDERACIONES PARA
EL CURSO DE:
AUTOMATIZACIÓN DE
PROCESOS
ADMINSTRATIVOS, CASOS
EMPRESARIALES
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
2
4. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
4
5. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
5
1. DETERMINACION DEL PROBLEMA,
FODA Y MATRIZ CON SUS
•DETERMINACION DE LA PROBLEMÁTICA DEL CASO:
Con los antecedentes del caso, determina la
naturaleza del problema, comprende las necesidades
de la empresa y de los usuarios.
11.FODA: Permite visualizar un cuadro del
análisis de la situación actual de la
empresa, determina fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas.
•MATRIZ FODA PARA LA FORMULACION DE
ESTRATEGIAS: Puede proponer estrategias para la
obtención de ventajas competitivas, así como
basarse en cualquiera de las tres estrategias
genéricas y luego enfocarse en una especifica.
6. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
6
ANÁLISIS FODA [TOWS]
Interior
Fortalezas
Strenghts
Debilidades
Weaknesses
Exterior
Oportunidades
Opportunities
Amenazas
Threats
Positivas Negativas
7. Factores Internos
[Elementos del FODA.]
Fortalezas Debilidades.
• Precios adecuados
• Buena presentación
• Pocos costos de producción.
• Cobro altos
• Buenas relaciones con los clientes.
• Presupuesto adecuado
• Retraso en la entrega de la mercadería.
• Costos muy altos
• Empleados participan activamente.
• Empleados honestos
• Recursos Humanos sin capacitación.
• Topología de red anillo
• Clara definición de funciones.
• Buen nicho de mercado
• Tecnología obsoleta.
• Mobiliario inadecuado
• Aceptación de productos y servicios.
• Ubicación adecuada
• Descontrol de la información de las
ventas
• Mala facturación
7
8. Factores Externos.
[Elementos del FODA.]
Oportunidades Amenazas.
• Nuevos Mercados.
•Adquirir nuevos productos
• Competidores del sector.
•Competencia desleal
• Mercado en crecimiento.
•Capacitación del R H en el exterior
• Productos sustitutos.
•Delincuencia
• Comprar equipo automatizado para el
control de ventas.
•Adquisición de Software contable
• Nuevas políticas sociales /económicas
•Narcotráfico
• Contratar asesoría externa
• resolver problemas administrativos.
• Nueva Impuestos .
•Mercado Negro
• Ofrecer nueva línea de servicios.
•Obtener créditos bancarios
• Variación en precios.
•Intereses Bancarios altos
9. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
9
Matriz FODA para la formulación de estrategias:
FORTALEZAS
( F)
Anotar las fuerzas.
( Como mínimo de 3 a 5)
DEBILIDADES
( D)
Anotar las debilidades
( Como mínimo de 3 a 5)
OPORTUNIDADES
( O )
Anotar las Oportunidades.
( Como mínimo de 3 a 5)
FO( Maxi-Maxi)
Anotar las fuerzas para
aprovechar las
oportunidades.
DO ( Mini-Maxi)
Superar las debilidades
aprovechando las
oportunidades.
Amenazas
( A )
Anotar las Amenazas.
( Como mínimo de 3 a 5)
FA. ( Maxi-Mini)
Usar las fuerzas para evitar
amenazas.
DA ( Mini –Mini)
Reducir las debilidades
para evitar amenazas.
Factores Internos.
Factores Externos
11. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
11
2. ORGANIGRAMA PROPUESTO (NUEVO)
Como parte de la implementación de la estrategia, debe proponer
una nueva estructura organizacional, la cual debe enmarcarse en lo
establecido en la Pirámide de los Niveles Organizacionales.
Indicar tipo de organigrama propuesto: Por su alcance, contenido y
presentación
Los cambios deben justificarse, tomando como base los principios
de la organización, asimismo puede considerar los criterios que
utilizo para departamentalizar.
12. Los organigramas son la representación
gráfica de la de la estructura de la
empresa u organización. Es la forma más
sencilla de expresar la estructura de una
empresa, ya que identifica claramente la
relación existente entre las diferentes
unidades o departamentos de la
empresa.
Se estructura en base de la pirámide de
parson
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
12
Definición de los organigramas:
13. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
131313
Operaciones
Planes y
Programas
Decisiones
PIRAMIDE DE LOS
NIVELES
ORGANIZACIONALES
SEGÚN PEARSON
14. Organigrama Propuesto para
Estación de Servicio La Bombita
Contador
(Externo)
Despachadores
(4 Persona)
Jefe de
Pista
(1 Persona)
Ayudantes
de Engrase
(1 Persona)
Encargado de
Engrase
(1 Persona)
Supervisor
(1 Persona)
Caja
(1 Persona)
Asistente
Administrativo
Gerencia
General
Esta nos revela la división de
funciones, los niveles jerárquicos,
la línea de mando y
responsabilidad, los canales
formales de comunicación, las
relaciones de línea y Staff, los
jefes superiores en cada grupo,
las relaciones existentes entre los
distintos órganos
(departamentos, secciones, etc.)
de la empresa.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
14
15. Tipos de Organigramas
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
15
Tipos de
Organigramas
• Por su Alcance
• Por su
Contenido
• Por su
Presentación
•Generales (Maestros),
•Específicos (Suplementarios).
•Integrales,
•Funcionales,
•De puestos, Plazas y Unidades.
•Verticales,
•Horizontales,
•Mixtos y
•Circulares.
16. POR SU ALCANCE
• GENERALES: Dan a conocer la estructura
total de la organización
• ESPECIFICOS: Muestran información parcial
de la estructura, ya sea uno o varios
departamentos.
COORDINACION DE AREA 161616
17. POR SU CONTENIDO
• INTEGRALES: Muestran la estructura de las
organizaciones sus unidades y las relaciones entre
estas.
• FUNCIONALES: Además de la estructura de la
organización y sus relaciones, incluyen para
cada unidad las funciones que tienen
asignadas.
COORDINACION DE AREA 171717
18. POR SU CONTENIDO
• DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: A este
tipo de organigrama se le agregan las
necesidades de cada unidad en cuanto a
puestos, o bien plazas existentes o
necesarias.
COORDINACION DE AREA 181818
19. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
19
3. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS, DIAGRAMA TABULAR, TIPOS DE
SISTEMAS Y TIPOS DE SALIDAS DE INFORMACION.
Con el objeto de aumentar la productividad, así como aplicar la
automatización como parte de la solución a la problemática
encontrada, debe diseñar el DFD de la solución propuesta.
En el diagrama tabular, diseñar el flujograma administrativo de la
solución propuesta. con simbología ASME, ANSI, e ISO.
Identificar el tipo de sistema de información que propuso como
apoyo a la organización.
Identificar los tipos de salida, que se generan como parte de la
solución propuesta.
Identificar los tipos de entrada, que sirve para transformar los datos
a información deliberada.
20. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
20
Diagrama Modelo IPO
Frontera
Medio Ambiente
Clientes Proveedores
Competidores
AccionistasOrganismos
Reguladores
Insumos
(Inputs)
Procesamiento
Clasificar
Organizar
Calcular
(Elementos del
Sistema)
Productos
(Outputs)
Sistema
Retroalimentación
21. 21
• Se desea analizar el caso de un cliente que
lleva su vehículo al taller de reparación; su flujo
de comunicación con el usuario y el sistema es
el siguiente: en la oficina de recepción de
vehículos se registra y consulta servicios en la
data servicios de vehículo al taller, para hacerle
un tune – up; registra consulta de tarifas;
prepara respuesta en la data de atendidos; y
entrega información al cliente y taller.
23. Análisis de Sistema o Lenguaje Estructurado o identificación
de elementos
ENTIDAD
Fuente = Cliente
Destino = Cliente Pérez; Taller
PROCESOS
1. Registro y consulta servicios
2. Registra Consulta de servicios
3. Prepara Respuesta
Almacenamiento
A. Ficha de datos de servicios del vehículo del cliente
B. Listado de precios, por marca, tipo, modelo
C. Original y Copia de reporte de trabajo atendidos
COMITE DEL ÁREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
2323
24. Análisis de Sistema o Lenguaje Estructurado o identificación
de elementos
FLUJOS DE DATOS
f1= datos del vehículo + datos del cliente
f2= ingreso y consulta servicios del vehículo
f3= traslado f2
f4= verifica y registra preciso por servicios para el vehículo
f5= traslado del f 2 + f4
f6= ingreso del informe de f2 +f4
f7= entrega informe al cliente
f8= entrega copia del informe al taller
COMITE DEL ÁREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
2424
25. Operación
Inspección o revisión
Desplazamiento o
transporte
Retraso. Deposito
provisional o espera
Almacenamiento
permanente
NORMA ASME
Elaboración de manuales de procedimientos.
Tomando como base su DFD
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
25
26. SIMBOLO DESCRIPCION
Inicio o fin. Indica el inicio o
fin del diagrama. Puede
identificar a una unidad
administrativa o persona.
Actividad
Documento: Representa
cualquier documento generado
o utilizado dentro del
procedimiento.
Documento multiparte: para
representar un documento son
sus copias.
NORMA ANSI PARA DIAGRAMACION ADMINISTRATIVA
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
26
28. Demora o retraso. Deposito
provisional o espera
Entrada de bienes
Almacenamiento: Depósito o
resguardo de bienes o
información.
Operación e inspección .
Decisión.
Quitar decisión de este cuadro
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
28
30. 30
CLIENTE TECNICO TALLER
Elaborado por:
José Aragón
Autorizado por:
Graciela Velásquez
Fecha de elaboración:
03/08/08
PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO
A
6
5
8
7
B
31. 31
CLIENTE TECNICO TALLER
FIN
Elaborado por:
José Aragón
Autorizado por:
Graciela Velásquez
Fecha de elaboración:
03/08/08
PROCESO:
CONSULTA DE
SERVICIO
B
9
10
11
FIN
32. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
32
DESCRIPCION NARRATIVA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
SECUENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Revisa Revisa la solicitud de servicios y llena todos los
datos de la forma, proporcionada para el efecto.
Cliente
2. Decisión Decide si llena o no requerimientos de servicio. Técnico
3. Revisa solicitud Revisa solicitud de servicios Técnico
4. Registra datos Registra datos en almacén de servicios Técnico
5. Revisa solicitud Revisa solicitud de tarifas Técnico
6. Registra solicitud Registra datos en almacén de tarifas Técnico
7. Prepara respuesta Prepara respuesta de solicitud de servicios Técnico
8. Registra datos Registra datos sobre clientes atendidos Técnico
9. Genera reporte Elabora y genera reporte de servicios Técnico
10. Traslada copia de
reporte de servicios
Taller recibe copia de reporte de servicios Taller
11. Traslada original de
reporte de servicios
Cliente recibe original de reporte de servicios Cliente
33. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
33
Elementos del
procesamiento de
datos
• Salida:
– Es la información
deliberada o producto
que produce el nuevo
sistema
• Entrada:
– Son los datos, de
entrada o elementos
datos o insumos en la
captura de datos.
34. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
34
¿QUE TIPOS DE SALIDAS EXISTEN?
POR SU DESTINO:
• Internas
• externas y
• ambas vías (turnaround)
Internas:
Estas salidas están
destinadas a ser usadas
por personas u otros
sistemas de información
dentro de la
organización.
Externas:
Estas salidas están
destinadas a ser usadas
por personas u otros
sistemas de información
fuera de la organización.
Ambas Vías:
Estas salidas son
generalmente externas y
orientadas a personas.
35. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
35
SALIDAS, POR EL TIPO DE INFORMACION QUE
PROPORCIONAN:
Detalladas
Resumen
De excepción
Analíticos (generalmente resúmenes)
Comparativos
Históricos
Reporte de estado
Formas Multipartes
Formas preimpresas
Catálogos
Documentos
Mensajes
Formato gráfico o gráficas
36. 3636
FORMAS QUE SIRVEN DE BASE
PARA INGRESAR
LOS DATOS AL SISTEMA
FORMAS PARA CAPTURA
DE DATOS
INTERFAZ DEL USUARIO
MENUS
Formularios impresos que
sirven para la captura de datos.
Formularios en pantalla para
ingresar datos.
Por medio de interfaz el usuario
comunica al sistema lo que
desea realizar.
Los menús ayudan al usuario en
la selección de opciones que
desea ejecutar.
Captura de Datos
37. 3737
MODALIDADES
PARA EL INGRESO
DE DATOS LA
SISTEMA
EN LINEA: Es decir, que se
capturan los datos en el
momento en que ocurre el
suceso en el ambiente y se
ingresan al sistema.
POR LOTES: Es decir, los
datos son ingresados al
sistema por lotes no al
momento en que ocurre el
suceso.
Forma de ingreso de datos al sistema
38. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
38
39. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
39
PARTE 4: CPM/PERT
DEBE ELABORAR LO SIGUIENTE:
1. Creación de tabla de actividades (Cronograma
de actividades)
2. Creación de diagrama de Gantt
3. Cálculo de ocurrencias tempranas y tardías
4. Cálculo y determinación de la ruta critica
5. Cálculo de holguras
6. Diagrama de Gantt basado en el diagrama de
red de CPM/PERT
40. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
4040
Actividad Actividad que la precede Duración (días)
A --- 2
B --- 5
C A 8
D B 7
E B 3
F D, E 6
DIAGRAMA DE GANTT
A
B
C
D
E
F
17 1813 14 15 162 3 11 128 9 104 5 6 70 1
t = (a + 4c + b) / 6
42. Curso:Autoamtizacion de Procesos Administrativos, Casos Empresariales
RUTA
CRTICA TOTAL LIBRE INDEPENDIENTE
A 0 C 1 2 3 2 0 2 8 10 F 8 0 -8
B 0 D,E 4 5 6 5 0 5 0 5 V 0 0 0
C A 0 7 8 9 8 2 10 10 18 F 8 0 -8
D B F 6 7 8 7 5 12 5 12 V 0 0 0
E B F 2 3 4 3 5 8 9 12 F 4 0 -4
F D,E FIN 5 6 7 6 12 18 12 18 V 0 0 0
TIEMPOS OCURRENCIAS
TABLA DE DATOS
ACTIV IDAD To Tm Tp Ei Ej
HOLGURA
Li LjANTECEDENTE CONSECUENTE Tiempo "t "
FUENTE: LIBRO DE CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS I; Capitulo 4
Matriz para listar las actividades de la propuesta de solución para
la implementación
43. FÓRMULA A UTILIZAR EN EL
CALCULO DE TIEMPO
t = (a + 4c + b) / 6
FORMULAS
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
43
Holgura Total Holgura Libre Holgura Independiente
HT= Lj-(Ei+Dij) HL= Ej-(Ei+Dij) HI= Ej-(Li+Dij)
Ocurrencia tempranaCorrencia Tardia Ruta Crítica
Final Inicial Ei&Ej si y solo si Li & Lj, son iguales entonces es VERDADERO
Ej=Ei+T Li=Lj-T SI Ei=Li => V
SI Ej=Lj => V V
45. Estudio de factibilidades.
Factibilidad económica, tiene que
demostrar esta factibilidad, por
medio retorno de inversión, flujo de
efectivo
45
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
45
46. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
46
PARTE 5:
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
DEBE ELABORAR LO SIGUIENTE:
1.Presupuesto
2.Retorno de inversión
3.Flujo de efectivo
47. 47COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Retorno de la Inversión y Flujo de Efectivo
La compañía Spirit S.A. brinda servicios de entrega de documento, y para mejorar el control de
sus costos y así incrementar sus rendimientos ha decidido implementar un Sistema de Costeo por
Procesos, el proyecto generara la inversión y gastos siguientes; los pagos son al inicio del
periodo y afecta únicamente a pagos semestrales.
No
.
Descripción Monto
1 Costo de implementación del sistema de costeo Q 12,473.57
2 Compra del Servidor para la instalación del sistema de costeo Q 9,782.69
3 Capacitación al personal de contabilidad y costos Q 3,570.76
4 Compra de equipo de protección del nuevo servidor Q 2,321.98
Inversión inicial estimada Q 28,149.00
1 Sueldo del personal administrativo, gasto anual /4 Q 8,990.63
2 Sueldo del contador de costos y 2 auxiliares, gasto anual /4 Q 9,272.05
3 Soporte técnico al sistema de costeo, gasto anual, pago semestral Q 7,330.21
4 Sueldo del Gerente de Operaciones, gasto anual /4 Q 7,582.56
5 Costos de papelería y útiles necesarios, gasto anual, pago semestral Q 846.90
Gastos Administrativos anual estimado Q 34,022.35
Con la implementación del Sistema de Costeo la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, l
os costos operativos serán de Q 7,900.00, y que tendrá incrementos sucesivos del 12% trimestre hasta
llegar al cuarto trimestre, periodo en el que finaliza la proyección del proyecto.
El departamento financiero ha realizado pronósticos de los beneficios que se obtendrán producto de la
optimización de los costos, considerando porcentajes especulativos sobre los costos acumulados de la
manera siguiente.
PRESUPUESTO
48. RETORNO DE INVERSION
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
48
Bimestre % de Ganancia
1 20%
2 40%
3 60%
4 80%
X Y Y
Periodos COSTOS
Costos
Acumulados BENEFICIOS
Beneficios
Acumulados
% beneficio
especulativo
0 Q 28,149.37 28,149.37 0 0
1 Q 7,900.00 36,049.37 7,209.87 7,209.87 20%
2 Q 8,848.00 44,897.37 17,958.95 25,168.82 40%
3 Q 9,909.76 54,807.13 32,884.28 58,053.10 60%
4 Q 11,098.93 65,906.06 52,724.85 110,777.95 80%
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
0 1 2 3 4 5
Y Costos
Acumulados
Y Beneficios
Acumulados
Trimestres
Valores
49. FLUJO DE EFECTIVO
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
49
F L U J O DE E F E C T I V O
Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre
SALDO INICIAL Q - Q (11,239.99) Q (8,590.35) Q 3,834.30
( + ) INGRESOS Q 7,209.87 Q 17,958.95 Q 32,884.28 Q 52,724.85
Sueldo proporcional del Personal Administrativo /4
Q 8,990.63 Q 2,247.66 Q 2,247.66 Q 2,247.66 Q 2,247.66
Sueldo proporcional del Contador de costos y los 2 Auxiliares de contabilidad /4 Q 9,272.05 Q 2,318.01 Q 2,318.01 Q 2,318.01 Q 2,318.01
Soporte del nuevo sistema /2 (trimestre1 y 3) Q 7,330.21 Q 3,665.11 Q 3,665.11
Sueldo proporcional del Gerente de Producción /4 Q 7,582.56 Q 1,895.64 Q 1,895.64 Q 1,895.64 Q 1,895.64
Costo de papelería y útiles necesarios /2 (trimestre1 y 3) Q 846.90 Q 423.45 Q 423.45
Gastos Administrativos anual estimado Q 34,022.35 Q 10,546.64 Q 6,461.31 Q 10,549.87 Q 6,461.31
Costos Operativos Q 7,900.00 Q 8,848.00 Q 9,909.76 Q 11,098.93
TOTAL DE EGRESOS Q 18,449.87 Q 15,309.31 Q 20,459.63 Q 17,560.24
SALDO FINAL Q (11,239.99) Q (8,590.35) Q 3,834.30 Q 38,998.91
50. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
50
51. Analizar los puntos de riesgo y control en el sistema
Analizar todos los puntos de riesgo en los sistemas
que ya fueron creados en la fase anterior, y deberá de
definir, enumerar e implementar todos los puntos de
control.
En la copia del Diagrama de Flujo de datos
(Gane-Sarson) identificar tanto los puntos de
riesgo como los puntos de control con la
simbología que considere oportuna.
51
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
51
52. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
52
PARTE 6: PUNTOS DE RIESGO Y
CONTROL
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
• En el DFDs creado en la parte 3,
identificar los puntos de riesgo.
• Instaurar los mecanismos de Control
• Indicar técnicamente porque dejo
puntos de riesgo sin control
• Elaborar el rastreo de los puntos de
Control.
53. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
53
ANALISIS DE PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA
Categoría Nombre Descripción
I Catastrófico
Perdida total del paso del
proceso,del sistema.
II
Crítico y/o
grave
Daños severos al proceso.
Muerte parcial del paso del
sistema.
III Leve
Menores daños al proceso.
Daños ocupacionales.
IV Marginal
Poco daño al proceso.
Daños insignificante.
Categoría del nivel de gravedad
53
55. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
55
Categoría de los Controles
Función Subdivisión Características
Evitar
Controlar
Eliminar
Preventivos
Prevé un daño o peligro,
anticipándose al evento
Detectivos
Determina si el evento está
sucediendo y notifica o emite
señal de advertencia
Correctivos
Subsana una situación generada
al ocurrir un evento de riesgo.
Reduce la amenaza, reduce la
vulnerabilidad del sistema, reduce
el impacto, detecta un incidente y
se recupera del impacto
55
56. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
56
Control Tipo: Función Descripción
C1 Correctivo
Para verificar que no se han ingresado
datos incorrectos, corregir los datos
mal ingresados en la tabla fichero
C2 Detectivo
Para registrar el préstamo del libro,
detectar que se están ingresando
correctamente los datos del préstamo
CLIENTE
REGISTRA
CONSULTA
SERVICIOS
PREPARA
RESPUESTA
REGISTRA
CONSULTA
TARIFAS
CLIENTE
TALLER
dat_servicios dat_tarifas dat_atendidos
P1.1 P1.2 P1.3
f1 f3
f2
f5
f4 f6
f7
f8
A B C
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS
C 1 C 2
56
57. Rastreo de Auditoria
Paso del Sistema P11 P12 P13
Punto de Riesgo PR1 PR2
PR3
PR4
Punto de Control C1 C2
58. Manual de contingencia
Tomando como base su diagrama de
flujo de datos del sistema que utilizó para
identificar sus puntos de riesgo y de
control, ahora desarrolle el Manual de
Contingencia. Asuma que en todos los
puntos de control que estableció, puede
existir falla o error.
58
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
58
59. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
59
PARTE 7: Tabla y su manual de
contingencia
EN EL ANÁLISIS DE LA
CONTINGENCIA:
• Elaborar la tabla de análisis de
Contingencia
• El Diagrama de contingencia
• Sus respectivas tablas de Llamada e
Instructivo
• Informe de cada punto de Control
60. Tabla de Análisis de Contingencia
Paso Descripción Contingencia Solución Tipo
P1.2
Error de registro de
tarifas (AA)
No se registran
adecuadamente los
datos de las tarifas
(XA)
Verificar datos I
P1.3
Falla en Prepara
respuesta de los
atendidos (AB)
No se emite respuesta
con datos correctos al
cliente y al taller (XB)
Verificar datos de
respuesta con
responsable de
taller
LL
Nota: las siglas entre paréntesis (AA), (XA), etc., u otros, son marcas
de auditoria que nos sirven en el diagrama de contingencia para no
saturarlo.
61. COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
61
DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS
P1.2
AA
XA P1.3
INST. No.XL-
25
AB
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Llamada.
No.T-002
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fin
NO
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64. Lic. Hugo Girón tutordistancia1.idea@galileo.edu
Lic. Humberto Ajcú tutor00343@galileo.edu
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
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