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DIRECCION ACDEMICA DEL AREA DE
                     AUTOMATIZACION DE PROCESOS
                           ADMINISTRATIVOS




AUTOMATIZACION
DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS,
CASOS
EMPRESARIALES
            COMITE DEL AREA DE
        AUTOMATIZACION DE PROCESOS
             ADMINISTRATIVOS


                                                     1
CONSIDERACIONES PARA
     EL CURSO DE:
  AUTOMATIZACIÓN DE
      PROCESOS
ADMINSTRATIVOS, CASOS
    EMPRESARIALES


           COMITE DEL AREA DE
       AUTOMATIZACION DE PROCESOS   2
            ADMINISTRATIVOS
El tutor debe apegarse a lo establecido en el programa del
curso, y la forma de entregar la solución del estudio de caso
(como tareas) en la semana correspondiente, sobre el
desarrollo del caso que se encuentran en EvaluaNET.
 El alumno para trabajar la soluciones de los casos puede
 hacerla en equipo, no mas de tres integrantes
 El tutor debe anotar las correcciones pertinentes en la
 tareas entregadas sobre los casos y devolvérselas en
 siguiente semana siguiente


                         COMITE DEL AREA DE
                     AUTOMATIZACION DE PROCESOS             3
                          ADMINISTRATIVOS
En el curso con la entrega de las soluciones propuestas
por los alumnos, acumulan una zona de 20 puntos;
además tienen una comprobación de lectura sobre el
caso, con un valor de 10 puntos, haciendo un total de 30
puntos.
este curso no tiene zona mínima, para optar al examen
final, el cual se realiza en fecha de exámenes
especiales.
Si el alumno reprueba el examen final de aprobación de
proyectos, tiene derecho a un examen de reposición, en
fecha programada por Control Académico.
                     COMITE DEL AREA DE
                 AUTOMATIZACION DE PROCESOS            4
                      ADMINISTRATIVOS
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS   5
     ADMINISTRATIVOS
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS   6
     ADMINISTRATIVOS
Pearsons destaca que las organizaciones poseen tres grandes niveles
                         organizacionales




                       Decisiones




                        Planes y
                      Programas



                     Operaciones

                          COMITE DEL AREA DE
                      AUTOMATIZACION DE PROCESOS                      7
                           ADMINISTRATIVOS
Definición de los organigramas:

Los organigramas son la representación
gráfica de la de la estructura de la
empresa u organización. Pàg.21 A O
Es la forma más sencilla de expresar la
estructura de una empresa, ya que
identifica   claramente     la    relación
existente entre las diferentes unidades o
departamentos de la empresa.
                  COMITE DEL AREA DE
              AUTOMATIZACION DE PROCESOS   8
                   ADMINISTRATIVOS
Organigrama Propuesto para
                                                     Estación de Servicio La Bombita


                                                                      Gerencia
                                                                      General
Esta nos revela la división de
                                                     Contador
funciones, los niveles                                (Externo)

jerárquicos, la línea de mando
y responsabilidad, los canales                                   Asistente
                                                               Administrativo
formales de comunicación, las
relaciones de línea y Staff, los                     Supervisor                       Caja
jefes superiores en cada                               (1 Persona)                  (1 Persona)


grupo, las relaciones
                                       Jefe de                  Encargado de
existentes entre los distintos          Pista                     Engrase
órganos (departamentos,                (1 Persona)                    (1 Persona)



secciones, etc.) de la
                                   Despachadores                     Ayudantes
empresa.                               (4 Persona)                   de Engrase
                                                                      (1 Persona)




                             COMITE DEL AREA DE
                         AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                               9
                              ADMINISTRATIVOS
Tipos de Organigramas
                                         •Generales (Maestros),
                • Por su Alcance
                                         •Específicos (Suplementarios).

                                         •Integrales,
               • Por su
  Tipos de     Contenido                 •Funcionales,
Organigramas                             •De puestos, Plazas y Unidades.
                                           •Verticales,
               • Por su
               Presentación                •Horizontales,
                                           •Mixtos y
                                           •Circulares.

                          COMITE DEL AREA DE
                      AUTOMATIZACION DE PROCESOS                          10
                           ADMINISTRATIVOS
ANÁLISIS FODA [TOWS]
            Fortalezas                      Debilidades
            Strenghts                       Weaknesses
Interior




           Oportunidades                    Amenazas
           Opportunities                     Threats
Exterior




             Positivas DEL AREA DE
                   COMITE                    Negativas
               AUTOMATIZACION DE PROCESOS                 11
                    ADMINISTRATIVOS
Matriz FODA para la formulación de estrategias:

                                      FORTALEZAS                   DEBILIDADES
                                          ( F)                         ( D)
              Factores Internos.
                                       Anotar las fuerzas.          Anotar las debilidades
                                                                  ( Como mínimo de 3 a 5)
 Factores Externos                  ( Como mínimo de 3 a 5)
 OPORTUNIDADES                        FO( Maxi-Maxi)               DO ( Mini-Maxi)
      (O)                            Anotar las fuerzas para      Superar las debilidades
                                        aprovechar las              aprovechando las
Anotar las Oportunidades.
                                        oportunidades.               oportunidades.
( Como mínimo de 3 a 5)

     Amenazas                        FA. ( Maxi-Mini)              DA ( Mini –Mini)
       (A)                         Usar las fuerzas para evitar   Reducir las debilidades
                                           amenazas.              para evitar amenazas.
  Anotar las Amenazas.
( Como mínimo de 3 a 5)

                                       COMITE DEL AREA DE
                                   AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                12
                                        ADMINISTRATIVOS
Diagrama de Causa - Efecto
                 (Ishikawa o Espina de Pescado)


4.   Seleccionar un pequeño número de las causas que tengan mayor influencia en el efecto y
     demanden acciones adicionales.
     No existen reglas sobre qué categorías o causas se deben utilizar, pero las más comunes
     son las 6 M, que se ordenan según las prioridades que se manifiesten en cada problema,
     siendo las siguientes:
                        1 Medio Ambiente
                      2. Maquinaria o Equipo
                      3. Materiales
                      4. Mediciones
                      5. Métodos
                      6. Mano de Obra.

5.   Clasificar cada una de las causas y construir las espinas del pescado, según la clasificación
     de las 6M. Para el proyecto se puede tomar la información de las 5C, que es otra de las
     herramientas que se relacionan con este diagrama.
     Las 5 C, son tomadas de la literal C.1 de la fase 1 del proyecto y son : Capacidad, control,
     comunicación, costos, y competitividad.




                        COMITE DEL AREA DE
                    AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                              13
                         ADMINISTRATIVOS
Diagrama de Causa - Efecto
(Ishikawa o Espina de Pescado)




           COMITE DEL AREA DE
       AUTOMATIZACION DE PROCESOS   14
            ADMINISTRATIVOS
Diagrama Modelo IPO

                          Frontera

                      Medio Ambiente
Clientes                                              Proveedores
                           Sistema



                        Procesamiento
       Insumos                Clasificar        Productos
                              Organizar
        (Inputs)               Calcular
                                                (Outputs)
                           (Elementos del
                              Sistema)

Organismos                Accionistas
Reguladores                                           Competidores
                       Retroalimentación
                       COMITE DEL AREA DE
                                           15
                   AUTOMATIZACION DE PROCESOS
                        ADMINISTRATIVOS
EJEMPLO:
                                 DIAGRAMA (0)
                             CONSULTA DE SERVICIOS


                    P1.1                          P1.2                    P1.3

          f1                        f3                          f5                            f7
               REGISTRA                  REGISTRA                     PREPARA                      CLIENTE
CLIENTE
               CONSULTA                  CONSULTA                    RESPUESTA
               SERVICIOS                  TARIFAS



                                                                         f6                   f8
                   f2                        f4


                                                                                                   TALLER
               A    dat_servicios        B        dat_tarifas        C        dat_atendidos




                                   COMITE DEL AREA DE
                               AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                                    16
                                    ADMINISTRATIVOS
Elementos del             • Salida:
                                 – Es la información
procesamiento de                   deliberada o producto
      datos                        que produce el nuevo
                                   sistema
                                 • Entrada:
                                 – Son los datos, de
                                   entrada o elementos
                                   datos o insumos en la
                                   captura de datos.

                 COMITE DEL AREA DE
             AUTOMATIZACION DE PROCESOS              17
                  ADMINISTRATIVOS
¿QUE TIPOS DE SALIDAS EXISTEN?
   POR SU DESTINO:
   •    Internas
   •    externas y
   •    ambas vías (turnaround)




Internas:
                           Externas:
Estas salidas están                                     Ambas Vías:
                           Estas     salidas   están
destinadas a ser usadas
                           destinadas a ser usadas      Estas salidas son
por personas u otros
                           por personas u otros         generalmente externas y
sistemas de información
                           sistemas de información      orientadas a personas.
dentro de la
                           fuera de la organización.
organización.

                               COMITE DEL AREA DE
                           AUTOMATIZACION DE PROCESOS                     18
                                ADMINISTRATIVOS
SALIDAS, POR EL TIPO DE INFORMACION QUE
                      PROPORCIONAN:

 Detalladas
 Resumen
 De excepción
 Analíticos (generalmente resúmenes)
 Comparativos
 Históricos
                                          Reporte de estado
                                          Formas Multipartes
                                          Formas preimpresas
                                          Catálogos
                                          Documentos
                                          Mensajes
                                          Formato gráfico o gráficas
                            COMITE DEL AREA DE
                        AUTOMATIZACION DE PROCESOS                      19
                             ADMINISTRATIVOS
Elaboración de manuales de procedimientos.
   Tomando como base su DFD



            NORMA ASME
                          Operación


                          Inspección o revisión


                          Desplazamiento o
                          transporte

                          Retraso. Deposito
                          provisional o espera

                          Almacenamiento
                          permanente


                 COMITE DEL AREA DE
             AUTOMATIZACION DE PROCESOS           20
                  ADMINISTRATIVOS
NORMA ANSI PARA DIAGRAMACION ADMINISTRATIVA
        SIMBOLO                    DESCRIPCION
                           Inicio o fin. Indica el inicio o
                           fin del diagrama. Puede
                           identificar a una unidad
                           administrativa o persona.

                                       Actividad

                           Documento: Representa
                           cualquier documento generado
                           o utilizado dentro del
                           procedimiento.


                           Documento multiparte: para
                           representar un documento son
                           sus copias.




                  COMITE DEL AREA DE
              AUTOMATIZACION DE PROCESOS                      21
                   ADMINISTRATIVOS
SIMBOLOGIA                DESCRIPCION
                     Operación



                     Inspección



                     Desplazamiento o transporte



                     Decisión:   Se   efectúa  una
                     selección o se decide por una
                     alternativa    especifica  de
                     acción.


           COMITE DEL AREA DE
       AUTOMATIZACION DE PROCESOS                    22
            ADMINISTRATIVOS
Demora o retraso. Deposito
             provisional o espera


             Entrada de bienes



             Almacenamiento: Depósito o
             resguardo    de bienes   o
             información.

             Operación e inspección .
             Decisión.
             Quitar decisión de este cuadro
    COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS                    23
     ADMINISTRATIVOS
CLIENTE                    TECNICO                        TALLER

          INICIO

            Revisa
           solicitud
               de
           servicios
             llena
            forma




                              NO        Decisión si
             FIN                         llena o no
                                      requerimientos



                                                SI


                                         Revisa
                                        solicitud




                                        Registra
                                        datos de
                                        servicios




                                            A



Elaborado por:         Autorizado por:                               PROCESO:
                                            Fecha de elaboración:
José Aragón            Graciela Velásquez                           CONSULTA DE
                                            03/08/08
                                                                      SERVICIO




                                COMITE DEL AREA DE
                            AUTOMATIZACION DE PROCESOS                            24
                                 ADMINISTRATIVOS
CLIENTE                 TECNICO                        TALLER

                                         A




                                     Revisa
                                    solicitud




                                     Registra
                                     datos de
                                      tarifas




                                      Prepara
                                     respuesta




                                      Registra
                                      datos de
                                     atendidos




                                         B




Elaborado por:      Autorizado por:                               PROCESO:
                                         Fecha de elaboración:
José Aragón         Graciela Velásquez                           CONSULTA DE
                                         03/08/08
                                                                   SERVICIO


                               COMITE DEL AREA DE
                           AUTOMATIZACION DE PROCESOS                          25
                                ADMINISTRATIVOS
CLIENTE                     TECNICO                           TALLER


                                             B




       Recibe reporte                Genera reporte
        de servicios                  de servicios




          FIN

                                                                         Recibe reporte
                                                                          de servicios




                                                                            FIN




Elaborado por:          Autorizado por:                                   PROCESO:
                                                 Fecha de elaboración:
José Aragón             Graciela Velásquez                               CONSULTA DE
                                                 03/08/08
                                                                           SERVICIO


                                   COMITE DEL AREA DE
                               AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                 26
                                    ADMINISTRATIVOS
NARRATIVA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

    SECUENCIA                                ACTIVIDAD                            RESPONSABLE
1. Revisa                  Revisa la solicitud de servicios y llena todos los   Cliente
                           datos de la forma, proporcionada para el efecto.
2. Decisión                Decide si llena o no requerimientos de servicio.     Técnico
3. Revisa solicitud        Revisa solicitud de servicios                        Técnico
4. Registra datos          Registra datos en almacén de servicios               Técnico
5. Revisa solicitud        Revisa solicitud de tarifas                          Técnico
6. Registra solicitud      Registra datos en almacén de tarifas                 Técnico
7. Prepara respuesta       Prepara respuesta de solicitud de servicios          Técnico
8. Registra datos          Registra datos sobre clientes atendidos              Técnico
9. Genera reporte          Elabora y genera reporte de servicios                Técnico
10. Traslada copia de      Taller recibe copia de reporte de servicios          Taller
reporte de servicios
11. Traslada copia de      Cliente recibe copia de reporte de servicios         Cliente
reporte de servicios


                                     COMITE DEL AREA DE
                                 AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                 27
                                      ADMINISTRATIVOS
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS   28
     ADMINISTRATIVOS
Propuesta de solución de la
           implementación del caso.

1     A   Estudio del problema
2    B    Estudio de factibilidad
3    C    Requerimientos del sistema
4    D    Especificaciones funcionales del sistema
5    E    Especificaciones de la lógica del sistema
6    F    Programación
7    G    Entrenamiento de los usuarios
8    H    Prueba del sistema
9     I   Planteamiento de la instalación del sistema
10   J    Documentación
11   K    Instalación
                        COMITE DEL AREA DE
                    AUTOMATIZACION DE PROCESOS          29
                         ADMINISTRATIVOS
Matriz para listar las actividades de la propuesta de solución para
                          la implementación
                                                                                   TABLA DE DATOS
                                                                                        TIEMPOS                    OCURRENCIAS
                                                                                                                                        RUTA                HOLGURA
No.   A C T IV ID A D   D ESC R IPC ION   A N T EC ED EN T E   C ON SEC U EN T E   To   Tm   Tp   T iemp o " t "   EI   EJ   LI   LJ
                                                                                                                                       CRTICA   T OT A L   LIB R E   IN D EPEN D IEN T E

  1
  2
  3
  4
  5
  6
  7
  8
  9
 10
 11
 12
 13
 14
 15


                                 FUENTE: LIBRO DE CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS I; Capitulo 4
FORMULAS

                     FÓRMULA A UTILIZAR EN EL
                       CALCULO DE TIEMPO
                         t = (a + 4c + b) / 6




Holgura Total               Holgura Libre      Holgura Independiente
HT= Lj-(Ei+Dij)             HL= Ej-(Ei+Dij)    HI= Ej-(Li+Dij)

                  Correncia Tardia
Ocurrencia temprana                    Ruta Crítica
Final             Inicial              Ei&Ej si y solo si Li & Lj, son iguales entonces es VERDADERO
 Ej=Ei+T          Li=Lj+T




                                 COMITE DEL AREA DE
                             AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                                31
                                  ADMINISTRATIVOS
RED CPM-PERT
                                 EJERCICIO 1

                                    E
                            7                11
                                    1
                C       7               F fi   0
                                12
                                                   G          J             K
            3                                13        17              21       23
    A                                              6          2             8
                        D
        8           8                                             fi
1                                                                       0
                                         H             I
            B                   9                 15         19
                                         3             1
        4

                                                             fi
                            5
                                                             0
                                    COMITE DEL AREA DE
                                AUTOMATIZACION DE PROCESOS                      32
                                     ADMINISTRATIVOS
RED CPM-PERT
                            EJERCICIO 1
                   15                   16
                               E
                       7                11
                                1
                                    F fi 0
          8C       7       12        27 A         33              35       43
                                           G              J            K
          3                             13         17             21       23
0 A                                           6           2            8
                   D
      8        8           16                19           20 fi
1                                                                  0
                                    H              I
          B                9                 15          19
                                    3              1
      4
                       4
                                                         fi
                       5
                                                         0
                                COMITE DEL AREA DE
                            AUTOMATIZACION DE PROCESOS                     33
                                 ADMINISTRATIVOS
RED CPM-PERT
                             EJERCICIO 1

                   15                    16
                                E
                       7                 11
                                 1  27
                       15
                               F fi 0
          8C       7        12  27 A                   33            35        43
                                       G                     J             K
          3                              13            17            21        23
0 A                                                6         2             8
                   D
      8   8                              27            33             35
1              8            16                19             20 fi    0
                                     H                 I
0         B                 9                 15            19
                                     3                 1
      4                     31                34             35
                       4
                                                            fi
                        5
                                                            0
                                COMITE DEL AREA DE
                            AUTOMATIZACION DE PROCESOS                         34
                                 ADMINISTRATIVOS
RED CPM-PERT
                             EJERCICIO 1

                   15                    16
                                E
                       7                 11
                                 1  27
                       15
                               F fi 0
          8C       7        12  27 A                   33            35        43
                                       G                     J             K
          3                              13            17            21        23
0 A                                                6         2             8
                   D
      8   8                              27            33             35        43
1              8            16                19             20 fi    0
                                     H                 I
0         B                 9                 15            19
                                     3                 1
      4                     31                34             35
                       4
                                                            fi
                        5
                                                            0
                       43
                                COMITE DEL AREA DE
                            AUTOMATIZACION DE PROCESOS                              35
                                 ADMINISTRATIVOS
CALCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS Y TARDIAS EN EL CPM/ PERT
                                                                                        Y
                                                                                CALCULO DE HOLGURA
                                                                                                                                                                  1          2
                        DESCRIPCION                                                             Nodos     ES   EF   LS   LF           HOLGURA
Act.                                                             PRECEDENCIA    Conse.    "t"                                                            SI Ei = Li si Ej = Lj    RUTA CRITICA
                         ACTIVIDAD                   ACTIVIDAD                                  i    j    Ei   Ej   Li   Lj   Total    Libre Indepen.
   1   Estudio del problema                          A               -           C,D        8    1    3    0    8    0    8       0       0          0   V            V          RUTA CRITICA
   2   Estudio de factibilidad                       B               -                0     4    1    5    0    4   39   43      39       0        -39   F            F          NO
   3   Requerimientos del sistema                    C               A         C, F         7    3    7    8   15    8   15       0       0          0   V            V          RUTA CRITICA
   4   Especificaciones funcionales del sistema      D               A               H      8    3    9    8   16   23   31      15       0        -15   F            F          NO
   5   Especificacines de la logica del sistema      E               C               G      1    7   11   15   16   26   27      11       0        -11   F            F          NO
   6   Programacion                                  F               C               G     12    7   13   15   27   15   27       0       0          0   V            V          RUTA CRITICA
   7   Entrenamiento de los usuarios                 G              F,E               J     6   13   19   27   33   27   33       0       0          0   V            V          RUTA CRITICA
   8   Prueba del sistema                            H               D                I     3    9   17   16   19   31   34      15       0        -15   F            F          NO
   9   Planteamiento de la instalacion del sistema   I               H               K      1   17   21   19   20   34   35      15       0        -15   F            F          NO
  10   Documentacion                                 J               G               K      2   19   23   33   35   33   35       0       0          0   V            V          RUTA CRITICA
  11   Instalacion                                   K              J,I        FIN          8   23   25   35   43   35   43       0       0          0   V            V          RUTA CRITICA



   1

                                                                                                                                              haav.colex1




                                                                     COMITE DEL AREA DE
                                                                 AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                                                                            36
                                                                      ADMINISTRATIVOS
Estudio de factibilidades.


Factibilidad económica, tiene que
demostrar esta factibilidad, por
medio punto de equilibrio, flujo de
efectivo, o retorno de inversión.


              COMITE DEL AREA DE
          AUTOMATIZACION DE PROCESOS   37
               ADMINISTRATIVOS
Costos Operativos y Punto de Equilibrio
 El departamento de contabilidad de Spirit S.A. ha genera la boleta de
costos del servicio que prestan con los datos siguientes:

             Costos      Costos           Ventas      Servicios         Precio
              Fijos      Variables                    Prestados        Unitario
                Q             Q             Q
            14,175.45     13,973.92     50,400.00       35,000         Q 1.44

                        INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS PROBLEMAS:

Los pronósticos del área de operación son que se venderá la totalidad de los servicios,
para efectos de cálculos el incremento de los servicios se manejan en rangos de 5,000
unidades.
Se requiere:
•Encontrar el punto de equilibrio en unidades y valores
•Elaborar la gráfica correspondiente




                                     COMITE DEL AREA DE
                                 AUTOMATIZACION DE PROCESOS                         38
                                      ADMINISTRATIVOS
FORMULAS:
CONTRIBUCIÓN MARGINAL:
Ventas – Costos Variables
MARGEN DE CONTRIBUCIÓN:
Contribución Marginal/Ventas
PUNTO DE EQUILIBRIO EN VALORES:
Costos Fijos/Margen de Contribución
PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES:
Punto de Equilibrio en Valores/Precio
COSTO VARIABLE UNITARIO:
Costos Variables/ Servicios Prestados



                            COMITE DEL AREA DE
                        AUTOMATIZACION DE PROCESOS   39
                             ADMINISTRATIVOS
A           B                    C                      D        E= D* C     F= B*C                   G= A+ F
CostO Fio   Costo Varibale       Unidades Producidas Precio      Ingresos    Costos                   Costos
            Unitario                                 Venta       Totales     Varibles                 Totales
                                                                             Produccion
    14,175.45      0.399254857                      0         1.44        0.00                 0.00      14,175.45
    14,175.45      0.399254857                  5000          1.44    7,200.00             1,996.27      16,171.72
    14,175.45      0.399254857                 10,000         1.44   14,400.00             3,992.55      18,168.00
    14,175.45      0.399254857                 13,620         1.44   19,613.49             5,438.04      19,613.49
    14,175.45      0.399254857                 15000          1.44   21,600.00             5,988.82      20,164.27
    14,175.45      0.399254857                 20,000         1.44   28,800.00             7,985.10      22,160.55
    14,175.45      0.399254857                 25000          1.44   36,000.00             9,981.37      24,156.82
    14,175.45      0.399254857                 30,000         1.44   43,200.00            11,977.65      26,153.10
    14,175.45      0.399254857                 35000          1.44   50,400.00            13,973.92      28,149.37
    14,175.45      0.399254857                 40,000         1.44   57,600.00            15,970.19      30,145.64
    14,175.45      0.399254857                 45000          1.44   64,800.00            17,966.47      32,141.92
    14,175.45      0.399254857                 50,000         1.44   72,000.00            19,962.74      34,138.19
    14,175.45      0.399254857                 55,000         1.44   79,200.00            21,959.02      36,134.47


                90000
                80000
                70000
                60000
                50000
                                                                             Ingresos Totales
                40000
                30000                                                        Costos Totales
                20000
                10000
                    0
                        0   10000 20000 30000 40000 50000 60000



                                         COMITE DEL AREA DE
                                     AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                                      40
                                          ADMINISTRATIVOS
Retorno de la Inversión y Flujo de Efectivo
      La compañía Spirit S.A. brinda servicios de entrega de documento, y para mejorar el control de
      sus costos y así incrementar sus rendimientos ha decidido implementar un Sistema de Costeo por
      Procesos, el proyecto generara la inversión y gastos siguientes:

                No                                 Descripción                               Monto
                .
                  1   Costo de implementación del sistema de costeo                          Q 12,473.57
                  2   Compra del Servidor para la instalación del sistema de costeo           Q 9,782.69
                  3   Capacitación al personal de contabilidad y costos                       Q 3,570.76
                  4   Compra de equipo de protección del nuevo servidor                       Q 2,321.98
                                           Inversión inicial estimada                        Q 28,149.00

                 1    Sueldo del personal administrativo, gasto anual /4                      Q 8,990.63
                 2    Sueldo del contador de costos y 2 auxiliares, gasto anual /4            Q 9,272.05
                 3    Soporte técnico al sistema de costeo, gasto anual, pago semestral       Q 7,330.21
                 4    Sueldo del Gerente de Operaciones, gasto anual /4                       Q 7,582.56
                 5    Costos de papelería y útiles necesarios, gasto anual, pago semestral    Q 846.90
                                              Gasto anual estimado                           Q 34,022.35




Con la implementación del Sistema de Costeo la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, l
os costos operativos serán de Q 7,900.00, y que tendrá incrementos sucesivos del 12% trimestre hasta
llegar al cuarto trimestre, periodo en el que finaliza la proyección del proyecto.

El departamento financiero ha realizado pronósticos de los beneficios que se obtendrán producto de la
optimización de los costos, considerando porcentajes especulativos sobre los costos acumulados de la
manera siguiente.


                                                COMITE DEL AREA DE                                         41
                                            AUTOMATIZACION DE PROCESOS
                                                 ADMINISTRATIVOS
RETORNO DE INVERSION
                   Bimestre                      % de Ganancia
                      1                              20%
                      2                              40%
                      3                              60%
                      4                              80%

   X                              Y                           Y
                                Costos               Beneficios % beneficio
Periodos        COSTOS        Acumulados BENEFICIOS Acumulados especulativo
   0           Q 28,149.37    28,149.37       0                0
   1           Q 7,900.00     36,049.37   7,209.87         7,209.87          20%
   2           Q 8,848.00     44,897.37   17,958.95        25,168.82         40%
   3           Q 9,909.76     54,807.13   32,884.28        58,053.10         60%
   4           Q 11,098.93    65,906.06   52,724.85       110,777.95         80%



120000
100000          Valores
 80000
                                                                  Y Costos
 60000
                                                                  Acumulados
 40000                                                            Y Beneficios
                                                                  Acumulados
 20000
       0                                                   Trimestres
           0        1         2       3      4        5



                              COMITE DEL AREA DE
                          AUTOMATIZACION DE PROCESOS                               42
                               ADMINISTRATIVOS
FLUJO DE EFECTIVO
F L U J O DE E F E C T I V O
                                                                                      Trimestre            Trimestre        Trimestre           Trimestre


                                                                                           1                   2                3                   4


SALDO INICIAL                                                                         Q            -    Q (11,239.99)    Q (8,590.35)       Q     3,834.30

( + ) INGRESOS                                                                    Q   7,209.87         Q 17,958.95      Q 32,884.28     Q 52,724.85

( - ) EGRESOS
Sueldo proporcional del Personal Administrativo /4
                                                                   Q   8,990.63   Q   2,247.66         Q   2,247.66     Q 2,247.66      Q       2,247.66
Sueldo proporcional del Contador de costos y los 2 Auxiliares de
contabilidad /4                                                    Q   9,272.05   Q   2,318.01         Q   2,318.01     Q 2,318.01      Q       2,318.01

Soporte del nuevo sistema /2                                       Q   7,330.21   Q   3,665.11                          Q 3,665.11

Sueldo proporcional del Gerente de Producción /4                   Q   7,582.56   Q   1,895.64         Q   1,895.64     Q 1,895.64      Q       1,895.64

Costo de papeleria y útiles necesarios /2                          Q    846.90    Q       423.45                        Q    423.45

Costos Operativos                                                                 Q   7,900.00         Q   8,848.00     Q 9,909.76      Q 11,098.93

TOTAL DE EGRESOS                                                                  Q 18,449.87          Q 15,309.31      Q 20,459.63     Q 17,560.24

SALDO FINAL                                                                       Q (11,239.99)        Q (8,590.35)     Q 3,834.30      Q 38,998.91




                                                   COMITE DEL AREA DE
                                               AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                                                                    43
                                                    ADMINISTRATIVOS
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS   44
     ADMINISTRATIVOS
Analizar los puntos de riesgo y control en el sistema
 Analizar todos los puntos de riesgo en los sistemas
 que ya fueron creados en la fase anterior, y deberá de
 definir, enumerar e implementar todos los puntos de
 control.

  En la copia del Diagrama de Flujo de datos
 (Gane-Sarson) identificar tanto los puntos de
 riesgo como los puntos de control con la
 simbología que considere oportuna.


                    COMITE DEL AREA DE
                AUTOMATIZACION DE PROCESOS          45
                     ADMINISTRATIVOS
ANALISIS DE PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA


       Categoría del nivel de gravedad
Categoría     Nombre                     Descripción

             Catastrófic Perdida total del proceso.
         I
                   o     Muerte del sistema.
           Crítico y/o Daños severos al proceso.
        II
                grave Muerte parcial del sistema.
                           Menores daños al proceso.
       III      Leve
                           Daños ocupacionales.
                           Poco daño al proceso.
       IV     Marginal
                           Daños insignificante.
                        COMITE DEL AREA DE
                    AUTOMATIZACION DE PROCESOS                        46
                         ADMINISTRATIVOS
DIAGRAMA (0)
                             CONSULTA DE SERVICIOS


                    P1.1                          P1.2                    P1.3

          f1                        f3                          f5                            f7
               REGISTRA                  REGISTRA                     PREPARA                      CLIENTE
CLIENTE
               CONSULTA                  CONSULTA                    RESPUESTA
               SERVICIOS                  TARIFAS



                                                                         f6                   f8
                   f2                        f4


                                                                                                   TALLER
               A    dat_servicios        B        dat_tarifas        C        dat_atendidos



                                   COMITE DEL AREA DE
                               AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                                    47
                                    ADMINISTRATIVOS
Categoría de los Controles

 Función    Subdivisión                     Características
Evitar                         Prevé un daño o peligro,
            Preventivos
                               anticipándose al evento
Controlar                      Determina si el evento está
            Defectivos         sucediendo y notifica o emite
                               señal de advertencia
                               Subsana una situación generada
                               al ocurrir un evento de riesgo.
                               Reduce la amenaza, reduce la
Eliminar    Correctivos
                               vulnerabilidad del sistema, reduce
                               el impacto, detecta un incidente y
                               se recupera del impacto
                              COMITE DEL AREA DE
                          AUTOMATIZACION DE PROCESOS                48
                               ADMINISTRATIVOS
DIAGRAMA (0)
                                  CONSULTA DE SERVICIOS


                         P1.1                          P1.2                    P1.3

             f1                          f3                          f5                            f7
                     REGISTRA                 REGISTRA                     PREPARA                      CLIENTE
   CLIENTE
                     CONSULTA                 CONSULTA                    RESPUESTA
                     SERVICIOS                 TARIFAS
                                                              C1

                                                                              f6                   f8
                        f2                        f4


                                                                                                        TALLER
                    A    dat_servicios        B        dat_tarifas        C        dat_atendidos

                                                                                             C2

Control      Tipo: Función                                           Descripción
                                          Para verificar que no se han ingresado
      C1       Correctivo                     datos incorrectos, corregir los datos
                                              mal ingresados en la tabla fichero
                                          Para registrar el préstamo del libro,
      C2          Detectivo               detectar que se están ingresando
                                          correctamenteDE datos del préstamo
                                          COMITE DEL AREA
                                                          los
                                    AUTOMATIZACION DE PROCESOS                                                    49
                                         ADMINISTRATIVOS
Rastreo de Auditoria


Paso del Sistema        P11   P12     P13

Punto de Riesgo        PR1    PR2     PR3

Punto de Control                 C1   C2
Manual de contingencia
Tomando como base su diagrama de
flujo de datos del sistema que utilizó para
identificar sus puntos de riesgo y de
control, ahora desarrolle el Manual de
Contingencia. Asuma que en todos los
puntos de control que estableció, puede
existir falla o error.
                 COMITE DEL AREA DE
             AUTOMATIZACION DE PROCESOS   51
                  ADMINISTRATIVOS
Tabla de Análisis de Contingencia
  Paso        Descripción             Contingencia              Solución        Tipo
                                 No se registran
          Error de registro de   adecuadamente los
   P1.2                                                    Verificar datos       I
          tarifas (AA)           datos de las tarifas
                                 (XA)

                                                           Verificar datos de
                                No se emite respuesta
          Falla en los datos de                            respuesta con
   P1.3                         con datos correctos al                          LL
          atendidos (AB)                                   responsable de
                                cliente y al taller (XB)
                                                           taller




Nota: las siglas entre paréntesis (AA), (XA), etc., u otros, son marcas
de auditoria que nos sirven en el diagrama de contingencia para no
saturarlo.
DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS


       AA             SI                  AB
P1.2          XA                   P1.3          XB
                                                           SI
                                                                      fin



               NO
                    INST. No.XL-
                                                      NO   Llamada.
                         25
                                                           No.T-002




                        COMITE DEL AREA DE
                    AUTOMATIZACION DE PROCESOS                              53
                         ADMINISTRATIVOS
TABLA DE LLAMADA




        COMITE DEL AREA DE
    AUTOMATIZACION DE PROCESOS   54
         ADMINISTRATIVOS
TABLA INSTRUCTIVO




       COMITE DEL AREA DE
   AUTOMATIZACION DE PROCESOS   55
        ADMINISTRATIVOS
Lic. Hugo Girón                 tutordistancia1.idea@galileo.edu
Lic. Humberto Ajcú              tutor00343@galileo.edu




                         COMITE DEL AREA DE
                     AUTOMATIZACION DE PROCESOS
                          ADMINISTRATIVOS




                                                              56

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Automatización de procesos administrativos

  • 1. DIRECCION ACDEMICA DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1
  • 2. CONSIDERACIONES PARA EL CURSO DE: AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINSTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 2 ADMINISTRATIVOS
  • 3. El tutor debe apegarse a lo establecido en el programa del curso, y la forma de entregar la solución del estudio de caso (como tareas) en la semana correspondiente, sobre el desarrollo del caso que se encuentran en EvaluaNET. El alumno para trabajar la soluciones de los casos puede hacerla en equipo, no mas de tres integrantes El tutor debe anotar las correcciones pertinentes en la tareas entregadas sobre los casos y devolvérselas en siguiente semana siguiente COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 3 ADMINISTRATIVOS
  • 4. En el curso con la entrega de las soluciones propuestas por los alumnos, acumulan una zona de 20 puntos; además tienen una comprobación de lectura sobre el caso, con un valor de 10 puntos, haciendo un total de 30 puntos. este curso no tiene zona mínima, para optar al examen final, el cual se realiza en fecha de exámenes especiales. Si el alumno reprueba el examen final de aprobación de proyectos, tiene derecho a un examen de reposición, en fecha programada por Control Académico. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 4 ADMINISTRATIVOS
  • 5. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 5 ADMINISTRATIVOS
  • 6. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 6 ADMINISTRATIVOS
  • 7. Pearsons destaca que las organizaciones poseen tres grandes niveles organizacionales Decisiones Planes y Programas Operaciones COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 7 ADMINISTRATIVOS
  • 8. Definición de los organigramas: Los organigramas son la representación gráfica de la de la estructura de la empresa u organización. Pàg.21 A O Es la forma más sencilla de expresar la estructura de una empresa, ya que identifica claramente la relación existente entre las diferentes unidades o departamentos de la empresa. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 8 ADMINISTRATIVOS
  • 9. Organigrama Propuesto para Estación de Servicio La Bombita Gerencia General Esta nos revela la división de Contador funciones, los niveles (Externo) jerárquicos, la línea de mando y responsabilidad, los canales Asistente Administrativo formales de comunicación, las relaciones de línea y Staff, los Supervisor Caja jefes superiores en cada (1 Persona) (1 Persona) grupo, las relaciones Jefe de Encargado de existentes entre los distintos Pista Engrase órganos (departamentos, (1 Persona) (1 Persona) secciones, etc.) de la Despachadores Ayudantes empresa. (4 Persona) de Engrase (1 Persona) COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 9 ADMINISTRATIVOS
  • 10. Tipos de Organigramas •Generales (Maestros), • Por su Alcance •Específicos (Suplementarios). •Integrales, • Por su Tipos de Contenido •Funcionales, Organigramas •De puestos, Plazas y Unidades. •Verticales, • Por su Presentación •Horizontales, •Mixtos y •Circulares. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 10 ADMINISTRATIVOS
  • 11. ANÁLISIS FODA [TOWS] Fortalezas Debilidades Strenghts Weaknesses Interior Oportunidades Amenazas Opportunities Threats Exterior Positivas DEL AREA DE COMITE Negativas AUTOMATIZACION DE PROCESOS 11 ADMINISTRATIVOS
  • 12. Matriz FODA para la formulación de estrategias: FORTALEZAS DEBILIDADES ( F) ( D) Factores Internos. Anotar las fuerzas. Anotar las debilidades ( Como mínimo de 3 a 5) Factores Externos ( Como mínimo de 3 a 5) OPORTUNIDADES FO( Maxi-Maxi) DO ( Mini-Maxi) (O) Anotar las fuerzas para Superar las debilidades aprovechar las aprovechando las Anotar las Oportunidades. oportunidades. oportunidades. ( Como mínimo de 3 a 5) Amenazas FA. ( Maxi-Mini) DA ( Mini –Mini) (A) Usar las fuerzas para evitar Reducir las debilidades amenazas. para evitar amenazas. Anotar las Amenazas. ( Como mínimo de 3 a 5) COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 12 ADMINISTRATIVOS
  • 13. Diagrama de Causa - Efecto (Ishikawa o Espina de Pescado) 4. Seleccionar un pequeño número de las causas que tengan mayor influencia en el efecto y demanden acciones adicionales. No existen reglas sobre qué categorías o causas se deben utilizar, pero las más comunes son las 6 M, que se ordenan según las prioridades que se manifiesten en cada problema, siendo las siguientes: 1 Medio Ambiente 2. Maquinaria o Equipo 3. Materiales 4. Mediciones 5. Métodos 6. Mano de Obra. 5. Clasificar cada una de las causas y construir las espinas del pescado, según la clasificación de las 6M. Para el proyecto se puede tomar la información de las 5C, que es otra de las herramientas que se relacionan con este diagrama. Las 5 C, son tomadas de la literal C.1 de la fase 1 del proyecto y son : Capacidad, control, comunicación, costos, y competitividad. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 13 ADMINISTRATIVOS
  • 14. Diagrama de Causa - Efecto (Ishikawa o Espina de Pescado) COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 14 ADMINISTRATIVOS
  • 15. Diagrama Modelo IPO Frontera Medio Ambiente Clientes Proveedores Sistema Procesamiento Insumos Clasificar Productos Organizar (Inputs) Calcular (Outputs) (Elementos del Sistema) Organismos Accionistas Reguladores Competidores Retroalimentación COMITE DEL AREA DE 15 AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
  • 16. EJEMPLO: DIAGRAMA (0) CONSULTA DE SERVICIOS P1.1 P1.2 P1.3 f1 f3 f5 f7 REGISTRA REGISTRA PREPARA CLIENTE CLIENTE CONSULTA CONSULTA RESPUESTA SERVICIOS TARIFAS f6 f8 f2 f4 TALLER A dat_servicios B dat_tarifas C dat_atendidos COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 16 ADMINISTRATIVOS
  • 17. Elementos del • Salida: – Es la información procesamiento de deliberada o producto datos que produce el nuevo sistema • Entrada: – Son los datos, de entrada o elementos datos o insumos en la captura de datos. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 17 ADMINISTRATIVOS
  • 18. ¿QUE TIPOS DE SALIDAS EXISTEN? POR SU DESTINO: • Internas • externas y • ambas vías (turnaround) Internas: Externas: Estas salidas están Ambas Vías: Estas salidas están destinadas a ser usadas destinadas a ser usadas Estas salidas son por personas u otros por personas u otros generalmente externas y sistemas de información sistemas de información orientadas a personas. dentro de la fuera de la organización. organización. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 18 ADMINISTRATIVOS
  • 19. SALIDAS, POR EL TIPO DE INFORMACION QUE PROPORCIONAN:  Detalladas  Resumen  De excepción  Analíticos (generalmente resúmenes)  Comparativos  Históricos  Reporte de estado  Formas Multipartes  Formas preimpresas  Catálogos  Documentos  Mensajes  Formato gráfico o gráficas COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 19 ADMINISTRATIVOS
  • 20. Elaboración de manuales de procedimientos. Tomando como base su DFD NORMA ASME Operación Inspección o revisión Desplazamiento o transporte Retraso. Deposito provisional o espera Almacenamiento permanente COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 20 ADMINISTRATIVOS
  • 21. NORMA ANSI PARA DIAGRAMACION ADMINISTRATIVA SIMBOLO DESCRIPCION Inicio o fin. Indica el inicio o fin del diagrama. Puede identificar a una unidad administrativa o persona. Actividad Documento: Representa cualquier documento generado o utilizado dentro del procedimiento. Documento multiparte: para representar un documento son sus copias. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 21 ADMINISTRATIVOS
  • 22. SIMBOLOGIA DESCRIPCION Operación Inspección Desplazamiento o transporte Decisión: Se efectúa una selección o se decide por una alternativa especifica de acción. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 22 ADMINISTRATIVOS
  • 23. Demora o retraso. Deposito provisional o espera Entrada de bienes Almacenamiento: Depósito o resguardo de bienes o información. Operación e inspección . Decisión. Quitar decisión de este cuadro COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 23 ADMINISTRATIVOS
  • 24. CLIENTE TECNICO TALLER INICIO Revisa solicitud de servicios llena forma NO Decisión si FIN llena o no requerimientos SI Revisa solicitud Registra datos de servicios A Elaborado por: Autorizado por: PROCESO: Fecha de elaboración: José Aragón Graciela Velásquez CONSULTA DE 03/08/08 SERVICIO COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 24 ADMINISTRATIVOS
  • 25. CLIENTE TECNICO TALLER A Revisa solicitud Registra datos de tarifas Prepara respuesta Registra datos de atendidos B Elaborado por: Autorizado por: PROCESO: Fecha de elaboración: José Aragón Graciela Velásquez CONSULTA DE 03/08/08 SERVICIO COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 25 ADMINISTRATIVOS
  • 26. CLIENTE TECNICO TALLER B Recibe reporte Genera reporte de servicios de servicios FIN Recibe reporte de servicios FIN Elaborado por: Autorizado por: PROCESO: Fecha de elaboración: José Aragón Graciela Velásquez CONSULTA DE 03/08/08 SERVICIO COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 26 ADMINISTRATIVOS
  • 27. NARRATIVA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS SECUENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Revisa Revisa la solicitud de servicios y llena todos los Cliente datos de la forma, proporcionada para el efecto. 2. Decisión Decide si llena o no requerimientos de servicio. Técnico 3. Revisa solicitud Revisa solicitud de servicios Técnico 4. Registra datos Registra datos en almacén de servicios Técnico 5. Revisa solicitud Revisa solicitud de tarifas Técnico 6. Registra solicitud Registra datos en almacén de tarifas Técnico 7. Prepara respuesta Prepara respuesta de solicitud de servicios Técnico 8. Registra datos Registra datos sobre clientes atendidos Técnico 9. Genera reporte Elabora y genera reporte de servicios Técnico 10. Traslada copia de Taller recibe copia de reporte de servicios Taller reporte de servicios 11. Traslada copia de Cliente recibe copia de reporte de servicios Cliente reporte de servicios COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 27 ADMINISTRATIVOS
  • 28. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 28 ADMINISTRATIVOS
  • 29. Propuesta de solución de la implementación del caso. 1 A Estudio del problema 2 B Estudio de factibilidad 3 C Requerimientos del sistema 4 D Especificaciones funcionales del sistema 5 E Especificaciones de la lógica del sistema 6 F Programación 7 G Entrenamiento de los usuarios 8 H Prueba del sistema 9 I Planteamiento de la instalación del sistema 10 J Documentación 11 K Instalación COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 29 ADMINISTRATIVOS
  • 30. Matriz para listar las actividades de la propuesta de solución para la implementación TABLA DE DATOS TIEMPOS OCURRENCIAS RUTA HOLGURA No. A C T IV ID A D D ESC R IPC ION A N T EC ED EN T E C ON SEC U EN T E To Tm Tp T iemp o " t " EI EJ LI LJ CRTICA T OT A L LIB R E IN D EPEN D IEN T E 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 FUENTE: LIBRO DE CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS I; Capitulo 4
  • 31. FORMULAS FÓRMULA A UTILIZAR EN EL CALCULO DE TIEMPO t = (a + 4c + b) / 6 Holgura Total Holgura Libre Holgura Independiente HT= Lj-(Ei+Dij) HL= Ej-(Ei+Dij) HI= Ej-(Li+Dij) Correncia Tardia Ocurrencia temprana Ruta Crítica Final Inicial Ei&Ej si y solo si Li & Lj, son iguales entonces es VERDADERO Ej=Ei+T Li=Lj+T COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 31 ADMINISTRATIVOS
  • 32. RED CPM-PERT EJERCICIO 1 E 7 11 1 C 7 F fi 0 12 G J K 3 13 17 21 23 A 6 2 8 D 8 8 fi 1 0 H I B 9 15 19 3 1 4 fi 5 0 COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 32 ADMINISTRATIVOS
  • 33. RED CPM-PERT EJERCICIO 1 15 16 E 7 11 1 F fi 0 8C 7 12 27 A 33 35 43 G J K 3 13 17 21 23 0 A 6 2 8 D 8 8 16 19 20 fi 1 0 H I B 9 15 19 3 1 4 4 fi 5 0 COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 33 ADMINISTRATIVOS
  • 34. RED CPM-PERT EJERCICIO 1 15 16 E 7 11 1 27 15 F fi 0 8C 7 12 27 A 33 35 43 G J K 3 13 17 21 23 0 A 6 2 8 D 8 8 27 33 35 1 8 16 19 20 fi 0 H I 0 B 9 15 19 3 1 4 31 34 35 4 fi 5 0 COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 34 ADMINISTRATIVOS
  • 35. RED CPM-PERT EJERCICIO 1 15 16 E 7 11 1 27 15 F fi 0 8C 7 12 27 A 33 35 43 G J K 3 13 17 21 23 0 A 6 2 8 D 8 8 27 33 35 43 1 8 16 19 20 fi 0 H I 0 B 9 15 19 3 1 4 31 34 35 4 fi 5 0 43 COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 35 ADMINISTRATIVOS
  • 36. CALCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS Y TARDIAS EN EL CPM/ PERT Y CALCULO DE HOLGURA 1 2 DESCRIPCION Nodos ES EF LS LF HOLGURA Act. PRECEDENCIA Conse. "t" SI Ei = Li si Ej = Lj RUTA CRITICA ACTIVIDAD ACTIVIDAD i j Ei Ej Li Lj Total Libre Indepen. 1 Estudio del problema A - C,D 8 1 3 0 8 0 8 0 0 0 V V RUTA CRITICA 2 Estudio de factibilidad B - 0 4 1 5 0 4 39 43 39 0 -39 F F NO 3 Requerimientos del sistema C A C, F 7 3 7 8 15 8 15 0 0 0 V V RUTA CRITICA 4 Especificaciones funcionales del sistema D A H 8 3 9 8 16 23 31 15 0 -15 F F NO 5 Especificacines de la logica del sistema E C G 1 7 11 15 16 26 27 11 0 -11 F F NO 6 Programacion F C G 12 7 13 15 27 15 27 0 0 0 V V RUTA CRITICA 7 Entrenamiento de los usuarios G F,E J 6 13 19 27 33 27 33 0 0 0 V V RUTA CRITICA 8 Prueba del sistema H D I 3 9 17 16 19 31 34 15 0 -15 F F NO 9 Planteamiento de la instalacion del sistema I H K 1 17 21 19 20 34 35 15 0 -15 F F NO 10 Documentacion J G K 2 19 23 33 35 33 35 0 0 0 V V RUTA CRITICA 11 Instalacion K J,I FIN 8 23 25 35 43 35 43 0 0 0 V V RUTA CRITICA 1 haav.colex1 COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 36 ADMINISTRATIVOS
  • 37. Estudio de factibilidades. Factibilidad económica, tiene que demostrar esta factibilidad, por medio punto de equilibrio, flujo de efectivo, o retorno de inversión. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 37 ADMINISTRATIVOS
  • 38. Costos Operativos y Punto de Equilibrio El departamento de contabilidad de Spirit S.A. ha genera la boleta de costos del servicio que prestan con los datos siguientes: Costos Costos Ventas Servicios Precio Fijos Variables Prestados Unitario Q Q Q 14,175.45 13,973.92 50,400.00 35,000 Q 1.44 INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS PROBLEMAS: Los pronósticos del área de operación son que se venderá la totalidad de los servicios, para efectos de cálculos el incremento de los servicios se manejan en rangos de 5,000 unidades. Se requiere: •Encontrar el punto de equilibrio en unidades y valores •Elaborar la gráfica correspondiente COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 38 ADMINISTRATIVOS
  • 39. FORMULAS: CONTRIBUCIÓN MARGINAL: Ventas – Costos Variables MARGEN DE CONTRIBUCIÓN: Contribución Marginal/Ventas PUNTO DE EQUILIBRIO EN VALORES: Costos Fijos/Margen de Contribución PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES: Punto de Equilibrio en Valores/Precio COSTO VARIABLE UNITARIO: Costos Variables/ Servicios Prestados COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 39 ADMINISTRATIVOS
  • 40. A B C D E= D* C F= B*C G= A+ F CostO Fio Costo Varibale Unidades Producidas Precio Ingresos Costos Costos Unitario Venta Totales Varibles Totales Produccion 14,175.45 0.399254857 0 1.44 0.00 0.00 14,175.45 14,175.45 0.399254857 5000 1.44 7,200.00 1,996.27 16,171.72 14,175.45 0.399254857 10,000 1.44 14,400.00 3,992.55 18,168.00 14,175.45 0.399254857 13,620 1.44 19,613.49 5,438.04 19,613.49 14,175.45 0.399254857 15000 1.44 21,600.00 5,988.82 20,164.27 14,175.45 0.399254857 20,000 1.44 28,800.00 7,985.10 22,160.55 14,175.45 0.399254857 25000 1.44 36,000.00 9,981.37 24,156.82 14,175.45 0.399254857 30,000 1.44 43,200.00 11,977.65 26,153.10 14,175.45 0.399254857 35000 1.44 50,400.00 13,973.92 28,149.37 14,175.45 0.399254857 40,000 1.44 57,600.00 15,970.19 30,145.64 14,175.45 0.399254857 45000 1.44 64,800.00 17,966.47 32,141.92 14,175.45 0.399254857 50,000 1.44 72,000.00 19,962.74 34,138.19 14,175.45 0.399254857 55,000 1.44 79,200.00 21,959.02 36,134.47 90000 80000 70000 60000 50000 Ingresos Totales 40000 30000 Costos Totales 20000 10000 0 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 40 ADMINISTRATIVOS
  • 41. Retorno de la Inversión y Flujo de Efectivo La compañía Spirit S.A. brinda servicios de entrega de documento, y para mejorar el control de sus costos y así incrementar sus rendimientos ha decidido implementar un Sistema de Costeo por Procesos, el proyecto generara la inversión y gastos siguientes: No Descripción Monto . 1 Costo de implementación del sistema de costeo Q 12,473.57 2 Compra del Servidor para la instalación del sistema de costeo Q 9,782.69 3 Capacitación al personal de contabilidad y costos Q 3,570.76 4 Compra de equipo de protección del nuevo servidor Q 2,321.98 Inversión inicial estimada Q 28,149.00 1 Sueldo del personal administrativo, gasto anual /4 Q 8,990.63 2 Sueldo del contador de costos y 2 auxiliares, gasto anual /4 Q 9,272.05 3 Soporte técnico al sistema de costeo, gasto anual, pago semestral Q 7,330.21 4 Sueldo del Gerente de Operaciones, gasto anual /4 Q 7,582.56 5 Costos de papelería y útiles necesarios, gasto anual, pago semestral Q 846.90 Gasto anual estimado Q 34,022.35 Con la implementación del Sistema de Costeo la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, l os costos operativos serán de Q 7,900.00, y que tendrá incrementos sucesivos del 12% trimestre hasta llegar al cuarto trimestre, periodo en el que finaliza la proyección del proyecto. El departamento financiero ha realizado pronósticos de los beneficios que se obtendrán producto de la optimización de los costos, considerando porcentajes especulativos sobre los costos acumulados de la manera siguiente. COMITE DEL AREA DE 41 AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
  • 42. RETORNO DE INVERSION Bimestre % de Ganancia 1 20% 2 40% 3 60% 4 80% X Y Y Costos Beneficios % beneficio Periodos COSTOS Acumulados BENEFICIOS Acumulados especulativo 0 Q 28,149.37 28,149.37 0 0 1 Q 7,900.00 36,049.37 7,209.87 7,209.87 20% 2 Q 8,848.00 44,897.37 17,958.95 25,168.82 40% 3 Q 9,909.76 54,807.13 32,884.28 58,053.10 60% 4 Q 11,098.93 65,906.06 52,724.85 110,777.95 80% 120000 100000 Valores 80000 Y Costos 60000 Acumulados 40000 Y Beneficios Acumulados 20000 0 Trimestres 0 1 2 3 4 5 COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 42 ADMINISTRATIVOS
  • 43. FLUJO DE EFECTIVO F L U J O DE E F E C T I V O Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre 1 2 3 4 SALDO INICIAL Q - Q (11,239.99) Q (8,590.35) Q 3,834.30 ( + ) INGRESOS Q 7,209.87 Q 17,958.95 Q 32,884.28 Q 52,724.85 ( - ) EGRESOS Sueldo proporcional del Personal Administrativo /4 Q 8,990.63 Q 2,247.66 Q 2,247.66 Q 2,247.66 Q 2,247.66 Sueldo proporcional del Contador de costos y los 2 Auxiliares de contabilidad /4 Q 9,272.05 Q 2,318.01 Q 2,318.01 Q 2,318.01 Q 2,318.01 Soporte del nuevo sistema /2 Q 7,330.21 Q 3,665.11 Q 3,665.11 Sueldo proporcional del Gerente de Producción /4 Q 7,582.56 Q 1,895.64 Q 1,895.64 Q 1,895.64 Q 1,895.64 Costo de papeleria y útiles necesarios /2 Q 846.90 Q 423.45 Q 423.45 Costos Operativos Q 7,900.00 Q 8,848.00 Q 9,909.76 Q 11,098.93 TOTAL DE EGRESOS Q 18,449.87 Q 15,309.31 Q 20,459.63 Q 17,560.24 SALDO FINAL Q (11,239.99) Q (8,590.35) Q 3,834.30 Q 38,998.91 COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 43 ADMINISTRATIVOS
  • 44. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 44 ADMINISTRATIVOS
  • 45. Analizar los puntos de riesgo y control en el sistema Analizar todos los puntos de riesgo en los sistemas que ya fueron creados en la fase anterior, y deberá de definir, enumerar e implementar todos los puntos de control. En la copia del Diagrama de Flujo de datos (Gane-Sarson) identificar tanto los puntos de riesgo como los puntos de control con la simbología que considere oportuna. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 45 ADMINISTRATIVOS
  • 46. ANALISIS DE PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA Categoría del nivel de gravedad Categoría Nombre Descripción Catastrófic Perdida total del proceso. I o Muerte del sistema. Crítico y/o Daños severos al proceso. II grave Muerte parcial del sistema. Menores daños al proceso. III Leve Daños ocupacionales. Poco daño al proceso. IV Marginal Daños insignificante. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 46 ADMINISTRATIVOS
  • 47. DIAGRAMA (0) CONSULTA DE SERVICIOS P1.1 P1.2 P1.3 f1 f3 f5 f7 REGISTRA REGISTRA PREPARA CLIENTE CLIENTE CONSULTA CONSULTA RESPUESTA SERVICIOS TARIFAS f6 f8 f2 f4 TALLER A dat_servicios B dat_tarifas C dat_atendidos COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 47 ADMINISTRATIVOS
  • 48. Categoría de los Controles Función Subdivisión Características Evitar Prevé un daño o peligro, Preventivos anticipándose al evento Controlar Determina si el evento está Defectivos sucediendo y notifica o emite señal de advertencia Subsana una situación generada al ocurrir un evento de riesgo. Reduce la amenaza, reduce la Eliminar Correctivos vulnerabilidad del sistema, reduce el impacto, detecta un incidente y se recupera del impacto COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 48 ADMINISTRATIVOS
  • 49. DIAGRAMA (0) CONSULTA DE SERVICIOS P1.1 P1.2 P1.3 f1 f3 f5 f7 REGISTRA REGISTRA PREPARA CLIENTE CLIENTE CONSULTA CONSULTA RESPUESTA SERVICIOS TARIFAS C1 f6 f8 f2 f4 TALLER A dat_servicios B dat_tarifas C dat_atendidos C2 Control Tipo: Función Descripción Para verificar que no se han ingresado C1 Correctivo datos incorrectos, corregir los datos mal ingresados en la tabla fichero Para registrar el préstamo del libro, C2 Detectivo detectar que se están ingresando correctamenteDE datos del préstamo COMITE DEL AREA los AUTOMATIZACION DE PROCESOS 49 ADMINISTRATIVOS
  • 50. Rastreo de Auditoria Paso del Sistema P11 P12 P13 Punto de Riesgo PR1 PR2 PR3 Punto de Control C1 C2
  • 51. Manual de contingencia Tomando como base su diagrama de flujo de datos del sistema que utilizó para identificar sus puntos de riesgo y de control, ahora desarrolle el Manual de Contingencia. Asuma que en todos los puntos de control que estableció, puede existir falla o error. COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 51 ADMINISTRATIVOS
  • 52. Tabla de Análisis de Contingencia Paso Descripción Contingencia Solución Tipo No se registran Error de registro de adecuadamente los P1.2 Verificar datos I tarifas (AA) datos de las tarifas (XA) Verificar datos de No se emite respuesta Falla en los datos de respuesta con P1.3 con datos correctos al LL atendidos (AB) responsable de cliente y al taller (XB) taller Nota: las siglas entre paréntesis (AA), (XA), etc., u otros, son marcas de auditoria que nos sirven en el diagrama de contingencia para no saturarlo.
  • 53. DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS AA SI AB P1.2 XA P1.3 XB SI fin NO INST. No.XL- NO Llamada. 25 No.T-002 COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 53 ADMINISTRATIVOS
  • 54. TABLA DE LLAMADA COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 54 ADMINISTRATIVOS
  • 55. TABLA INSTRUCTIVO COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS 55 ADMINISTRATIVOS
  • 56. Lic. Hugo Girón tutordistancia1.idea@galileo.edu Lic. Humberto Ajcú tutor00343@galileo.edu COMITE DEL AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 56