1. DOCUMENTOS COMERCIALES
MARÍA CAMILA GÓMEZ GIRALDO
10°A

2. ¿QUÉ SON?
 Los documentos comerciales son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la
ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado
control de todas las acciones que se realizan en una compañía o
empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la
relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación. También ayudan a demostrar la
realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones
practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de
los asientos de contabilidad.

3. LA MISIÓN QUE CUMPLEN LOS DOCUMENTOS COMERCIALES ES
DE SUMA IMPORTANCIA, CONFORME SURGE DE LO SIGUIENTE:
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las
partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para
demostrar la realización de los actos de comercio
· Constituyen también el elemento fundamental para
la contabilización de dichas operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas
por la empresa o el comerciante y la comprobación
de los asientos de contabilidad.

4.  Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Clasificación:
Externos
Internos De uso interno
De uso externo
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y
luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de
compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa
que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.:
facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales:
los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de
una registración contable, es fuente de información (planillas de
sueldos, informes).

6. ¿QUÉ TIPOS DE DOCUMENTOS
EXISTEN?

7.  Cotización:  Pedido :
 La cotización es aquel documento  el pedido es un encargo hecho a
que el departamento de compras un fabricante o vendedor de
usa en una negociación. También géneros de su tráfico.
se denomina cotización a las  El pedido es un contrato de
cuantías que los trabajadores compraventa, y cualquier
deben ingresar al zapamp incumplimiento del mismo puede
del estado en concepto de perjudicar a alguna de las partes.
aportación a la seguridad social. Hay diferentes formas de hacer un
Este tipo de aportación en algunos pedido; por teléfono, por carta, por
países recibe el nombre fax, por correo electrónico, con un
de cotización previsional, y es la formulario de pedido, a través de
fracción, usualmente mensual, de agente comercial, etc.
un sueldo o salario depositado por Generalmente, el pedido será un
el empleado o empleador documento que redactará el
(mediante retención) en un sistema comprador y se lo enviará al
de seguridad social. vendedor. Pero, a veces, puede
ocurrir que el comprador haga el
pedido utilizando fórmulas como la
de devolver “aceptado” un
presupuesto que anteriormente
había sido confeccionado y
remitido por el vendedor, etc.

9. FACTURA DE VENTA
 Es un documento tributario de compra y venta que registra la
transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este
comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros
afectos, porque con ella queda concluida la operación.

 La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia
de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando
la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las
Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el
comprador o usuario lo solicite a fin de
sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de
operaciones de exportación.
 Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que
posea número de Registro Único de Contribuyentes -
RUC, exceptuándose este requisito en operaciones

10. CHEQUE
 es un documento contable de Valor en el que la
persona que es autorizada para extraer dinero de
una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra
persona una autorización para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta la
cual se expresa en el documento, prescindiendo de
la presencia del titular de la cuenta bancaria.
 Jurídicamente el cheque es un título valor a la
orden o al portador y abstracto en virtud del cual
una persona, llamada librador, ordena
incondicionalmente a una institución de crédito, que
es librado, el pago a la vista de una suma de dinero
determinada a favor de una tercera persona
llamada beneficiario.

11. EXISTE UNA CLASIFICACIÓN PRIMARIA DE LOS
CHEQUES:
 Cheques comunes: son pagaderos el día de su presentación (que no puede
exceder de 30 días contados desde su emisión).
 Cheques de pago diferido: es una orden de pago librada a días vista, a
contar desde su presentación para registro en una entidad autorizada, contra
esta u otra entidad en la cual el librador, a la fecha de vencimiento, debe
tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o
autorización para girar en descubierto, dentro de los límites de registro que
autorice el banco girado.
 Cheque cancelatorio: es un medio para la cancelación de obligaciones de
dar sumas de dinero. A diferencia de los demás tipos de cheques, los
cancelatorios son emitidos por el Banco de la República de
Colombia (quien los entrega a los bancos comerciales en consignación a
medida que las entidades registran pedidos del público).Tienen una validez
de 30 días corridos desde la fecha que figura en el documento, y pueden
tener hasta dos endosos.

13.  Letra De Cambio  Factura de Compra:
 La letra de cambio es "el título  es un documento mercantil
de crédito o de valor formal y que refleja toda la información
completo que contiene una de una operación
orden incondicionada y decompraventa. La información
abstracta de hacer pagar a su fundamental que aparece en
vencimiento al tomador o a su una factura debe reflejar la
orden una suma de dinero en entrega de un producto o la
un lugar provisión de un servicio, junto a
determinado, vinculando solida la fecha de devengo, además
riamente a todos los que en de indicar la cantidad a pagar.
ella intervienen.”

14.  Libranza:
 La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza
a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una
suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una
entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas
sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el
adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la
entidad financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del
deudor-empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad
empleadora en donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones
del convenio.
 Recibo de caja:
 El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
enefectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta caja, y el crdito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de
los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

15. COMPROBANTE DE EGRESO
 El recibo de caja es un soporte de
contabilidad en el cual constan los
ingresos enefectivo recaudados por
la empresa. El original se entrega al
cliente y las copias se archivan as: Una
para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con dbito
a la cuenta caja, y el crdito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago
recibido. Generalmente es un soporte de
los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que
para ellas el soporte es la factura.

16.  Pagaré:  Vale:
es un documento que contiene es un documento comercial,
la promesa incondicional de para pagar un producto, ya
una persona -denominada sea bien o servicio. Puede
suscriptora-, de que pagará a representar el pago total o
una segunda persona - parcial (descuento inmediato
llamada beneficiaria o en el momento de la compra
tenedora-, una suma por la cantidad que aparece
determinada de dinero en un en el vale). Lo más habitual
determinado plazo de tiempo. es que los establecimientos
Su nombre surge de la frase comerciales proporcionen
con que empieza la vales a sus clientes para
declaración de obligaciones: fidelizarlos.
"debo y pagaré".

18.  Nota Debito: Es un  Nota crédito: Es el
comprobante que una empresa comprobante que una empresa
envía a su cliente, en la que se envía a su cliente a su cliente,
le notifica haber cargado o con el objeto de informar la
debitado en su cuenta una acreditación en su cuenta un
determinada suma o valor, por valor determinado, por el
el concepto que se indica en la concepto que se indica en la
misma nota. Este documento misma nota. Algunos casos en
incrementa el valor de la deuda que se emplea la nota crédito
o saldo de la cuenta, ya sea por pueden ser por: avería de
un error en la facturación, productos vendidos, rebajas o
interés por mora en el pago, o disminución de precios,
cualquier otra circunstancia que devoluciones o descuentos
signifique el incremento del especiales, o corregir errores
saldo de una cuenta. por exceso en la facturación. La
nota crédito disminuye la deuda
o el saldo de la respectiva
cuenta.

19. KARDEX
 Antiguamente KARDEX era conocido como un mueble con
diferentes gavetas que permitía el acomodo y clasificación de las
tarjetas físicas de almacén que son donde verdaderamente se
registraba y controla la mercancía, desde que aparecieron los
sistema computarizados o virtuales donde no existia información
física (cartones donde escribiamos), este término no perdio
vigencia, y aun en la actualidad se entiende como KARDEX a un
sistema de control de inventarios no necesariamente
definido, sino que debe ser adoptado por una empresa
brindando una amplia gama de soluciones de
almacenamiento, clasificacion y puesta a disposicion que se
realicen de manera automatizadas.

21. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
 se debe elaborar con base en los soportes de orden
interno o externo, en idioma español en forma manual
o informatizada. El comprobante de contabilidad debe
tener numeración consecutiva dejándose constancia
de las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha,
origen, descripción, cuantía de las operaciones,
cuentas afectadas con el registro con su código y
nombre correspondiente en el PUC. El comprobante de
contabilidad de acuerdo al volumen de las
transacciones puede resumir las operaciones de un
día, varios días, una semana, varias semanas, pero el
período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la
empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar
varios comprobantes correspondientes a un día.

 El comprobante de contabilidad debe permitir el
asiento en los libros de primera entrada, de registro
cronológico o diario y en los auxiliares para que exista
debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo
establecido en el artículo 59 del Código de Comercio y
124 del Decreto 2650 de 1993.

22. CONCILIACION BANCARIA
 La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y
conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una
cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.
 Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual
registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta
bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas
debito, notas crédito, anulación de cheques y
consignaciones, etc.
 La entidad financiera donde se encuentra la respectiva
cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada
movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

23.  Recibo de caja menor:
El concepto de fondo fijo, es
porque siempre debe aparecer
en la contabilidad por su valor,
independientemente se
encuentre en efectivo o
combinado con gastos, por esta
razón es muy importante
depurar el fondo, esto es,
reembolsarlo para que
efectivamente sea fijo y en
efectivo al momento de
presentar el balance general.

24. NÓMINA
 Una nómina es una lista o un catálogo de nombres de personas o cosas.
En la antigüedad, según explica el diccionario de la Real Academia
Española (RAE), una nómina era una reliquia donde estaban escritos
nombres de santos. Hoy existen ciertosamuletos supersticiosos que
también reciben este nombre.
 Por otra parte, esta palabra que tiene su origen en el término
latino nomĭna también permite referirse a la relación nominalde los
individuos que, en una oficina, perciben haberes y deben justificar con su
firma que los han recibido.
 Se trata, por lo tanto, de un sistema de contabilidad manual que incluye la
preparación de cheques de nómina, una función que generalmente está
separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, el
cargo, el tiempo de trabajo, las deducciones y el resto de los datos
relacionados con el personal. La nomina presenta la lista de personas que
trabajan en una oficina con su respectivos sueldos.

25.  El procedimiento de nómina, en definitiva, consiste en
determinar el valor bruto devengado por cada
trabajador, efectuar las deducciones correspondientes, calcular
el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y llevar
adelante el registro individual de lo devengado por cada
empleado.
 Las empresas requieren de un resumen de nómina para cada
periodo. También suelen necesitar de una distribución de los
costos de nómina por departamento, por producto o por
clasificación, en función de los diferentes procesos productivos.
 Aunque en cada empresa puede variar el mecanismo para
contabilizar la nómina, existen ciertos pasos comunes a
todas, como la preparación de la nómina con los nombres y las
remuneraciones de los trabajadores.

27. CONTRATO DE TRABAJO
 l trabajo que regula este código es toda actividad humana
libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que
una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de
otra, y cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efectúe
en ejecución de un contrato de trabajo. (Art. 5 C.S.T)
 Definición de contrato de trabajo.
 1. Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona natural
se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o
jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la
segunda y mediante remuneración.
2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo
recibe y remunera, patrono, y la remuneración, cualquiera que
sea su forma, Salario. (Art. 22 C.S.T).