Este documento contiene información sobre el registro mercantil y la matrícula de personas naturales y jurídicas ante las cámaras de comercio en Colombia. Explica los pasos para realizar la matrícula inicial, renovarla y modificar la información registrada. También define conceptos como registro mercantil, matrícula, inscripción de documentos y los tipos de personas y sociedades que deben matricularse.

1. REGISTRO MERCANTILAna Andrea Delgado MonterreyDiana Marcela Almeyda BalcarcelErika Jazmín Colmenares GilPaola Andrea Mariño Forero.Servicio Nacional de Aprendizaje SENARegional Norte de SantanderVilla del Rosario17 Mayo de 2011.

2. Registro MercantilDocumento que tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.

3. MatrículaLa matrícula hace pública la calidad de comerciante, en la medida que visualiza al comerciante frente a potenciales clientes que consulten el registro. Contiene información básica sobre los datos personales o empresariales y sobre la situación económica de las empresas legalmente constituidas. PERSONA NATURALSon personas todos los individuos de especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. Toda persona natural que se ocupe profesionalmente en actividades reputadas por la ley como mercantiles debe matricularse en la Cámara de Comercio como comerciante.

4. ¿QUÉ PERSONAS NATURALES SE DEBEN MATRICULAR EN LA CÁMARA DE COMERCIO?Se deben matricular todas las personas naturales que realicen en forma permanente o habitual actividades mercantiles. Por ejemplo: quien compra y vende mercancías o tiene un establecimiento de comercio. ¿CÓMO EFECTUAR LA MATRÍCULA?Ahora para matricularse en el Registro Mercantil debe diligenciar primero el Registro Único Tributario (RUT).De acuerdo con la nueva normatividad tributaria de la DIAN, La a partir del 1 de febrero de 2005 para matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Cúcuta, deberá inscribirse previamente en el Registro Único Tributario (RUT) Entre http://www.dian.gov.co/ opción "Nuevo RUT". Entre a la opción "Nuevos Comerciantes que aún no cuentan con el NIT" y diligencie el formulario que allí aparece. Una vez diligenciado este formulario, deberá:Verificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio. Visite la página web http://www.rue.org.coAdquiera en las cajas de la Cámara de Comercio de Cúcuta, o en Centro de Atención de los Patios, el formulario para la matrícula de personas naturales.

5. Diligencie el formulario indicando con veracidad los datos solicitados. Evite tachones y/o enmendaduras.Presente el formulario en cualquiera de las cajas de la Cámara de Comercio junto con la original de la Cédula. Para extranjeros presente cédula de extranjería o visa.Cancele el valor que le liquide el cajero con base en sus activos.IMPORTANCIA DE LA MATRÍCULAPermite cumplir con los deberes del comerciante.El certificado expedido por la Cámara permite acreditar la condición de comerciante y la existencia y representación legal de las personas jurídicas.La matrícula es una fuente de información comercial a la cual pueden acudir quienes deseen conocer la actividad económica, referencias y solvencia económica del inscrito o matriculado.

6. Es un requisito para la admisión a concordato preventivo de la persona natural.Facilita el proceso de inscripción en el registro de proponentes.Acredita al comerciante el cumplimiento de su deber legal de matricularse en la Cámara de Comercio de Cúcuta.Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.¿CUÁNDO DEBE RENOVARSE LA MATRÍCULA?Entre los meses de enero a marzo de cada año debe renovarse la matrícula para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales.

7. PERSONA JURÍDICA Son sujetos diferentes a las personas naturales que por ficción jurídica están en capacidad de ejercer derechos, contraer obligaciones y ser representadas judicial y extrajudicialmente. Hay dos clases: Las personas jurídicas de derecho público como la nación y sus entidades descentralizadas. Las personas jurídicas de derecho privado como las compañías, fundaciones, asociaciones, corporaciones, cooperativas entre otras.¿QUE ES UNA EMPRESA UNIPERSONAL? Se entiende por Empresa Unipersonal aquella mediante la cual una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter comercial.

8. REQUISITOS PARA LA MATRICULAVerificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio. Visite la página web http://www.rue.org.coUna vez obtenida la aprobación del nombre comercial debe presentar documento privado o escritura pública de constitución mediante la cual se expresará por lo menos:Nombre, identificación, domicilio y dirección del empresario.Denominación o razón social, seguida de la expresión "Empresa Unipersonal" o de su sigla E.U. En caso de faltar ésta expresión el empresario responderá ilimitadamente.DomicilioEl término de duración, si éste no fuere indefinido. Enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que el empresario indique que la empresa podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.

9. Monto de capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados con la estimación de su valor.Número de cuotas de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la empresa. Forma de administración y facultades de sus administradores.Nombre y documento de identidad de los administradores.MATRICULADentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento del documento privado o escritura pública de constitución, el empresario, o su representante o apoderado deberá presentarse personalmente ante la Cámara de Comercio para la diligencia de solicitud de la matrícula, presentando en las ventanillas de atención al público:Una vez obtenida la aprobación del nombre comercial debe presentar documento privado o escritura pública de constitución mediante la cual se expresará por lo menos:

10. Nombre comercial.Copia notarial de la escritura pública o documento privado de constitución.Formularios diligenciados de matrícula mercantil de la Empresa y de sus Establecimientos de Comercio.Carta de aceptación de los administradores indicando documento de identidad.Carta de apertura del Establecimiento de Comercio.Una vez haya obtenido su inscripción puede solicitar:Certificado de Existencia y Representación LegalRegistro de Libros Mercantil (Actas, Registro de Socios, Caja Diario, Mayor y Balances e Inventarios)NIT ante la administración de Impuestos Nacionales

11. COMO EFECTUAR LA MATRICULA DE UNA SOCIEDAD COMERCIAL¿QUÉ ES UNA SOCIEDAD?Es un contrato o acuerdo que surge entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la empresa. Una vez constituida la sociedad por escritura pública, se forma una persona jurídica independiente de sus asociados, la cual debe matricularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar pactado como domicilio social.

12. ¿CÓMO EFECTUAR EL REGISTRO DE LA ESCRITURA Y LA MATRÍCULA DE LA SOCIEDAD? Ahora para matricularse en el Registro Mercantil debe diligenciar primero el Registro Único Tributario (RUT) De acuerdo con la nueva normatividad tributaria de la DIAN, La partir del 1 de febrero de 2005 para matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Cúcuta, deberá inscribirse previamente en el Registro Único Tributario (RUT) Entre http://www.dian.gov.co/ opción "Nuevo RUT". Entre a la opción "Nuevos Comerciantes que aún no cuentan con el NIT" y diligencie el formulario que allí aparece. Una vez diligenciado este formulario, deberá: 1. Verificar que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio. Visite la página web http://www.rue.org.co

13. 2. Elaborar la minuta de constitución y presentarla en la Notaria, con los siguientes datos básicos: Nombre, razón social, objeto social, clase de sociedad e identificación de los socios, nacionalidad, duración, domicilio, aportes de capital, representante legal, y facultades, distribución de utilidades, causales de disolución, entre otros. 3. Obtener escritura pública autenticada en la notaria (personas jurídicas). Empresas Unipersonal: Inscribir el documento privado ante el secretario de la Cámara de Comercio de Cúcuta o escritura pública ante notaria. 4. Matricular e inscribir la sociedad en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, requisitos: Presentar copia de la escritura pública de la constitución de la sociedad. Diligencia formulario de matricula mercantil para establecimientos de Comercio(si lo tiene), sucursales y agencias comerciales, según caso.

14. 5. Solicitar formulario adicional de registro para fines tributarios (NIT, Rut). Requisitos: Diligenciar formulario Documentos soportes exigidos por Cámara de Comercio para el registro, según el tipo de ente de que se trate. 6. Obtener Certificado de existencia y representación legal. Tenga en cuenta que:Recuerde que para quedar formalizado ante la DIAN deberá obtener el certificado del RUT que expide la DIAN. A partir del 1o. de noviembre de 2005, el certificado RUT puede ser obtenido por primera vez en cualquier sede de la Cámara de Comercio. Si requiere copias adicionales deberán ser solicitadas directamente en la DIAN.¿CUÁNDO SE DEBE REALIZAR LA MATRÍCULA MERCANTIL?La matrícula debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en la cual empezó a ejercer el comercio. ¿DÓNDE SE DEBE MATRICULAR?La persona natural debe presentar su solicitud de matrícula en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentre domiciliada.

15. RENOVACIÓNPara obtener los beneficios que de la matrícula se derivan y no incurrir en sanciones legales, ésta debe renovarse todos los años dentro de los tres primeros meses y sin importar la fecha en que se haya efectuado. ARTICULO 33 DEL CÓDIGO DE COMERCIOEntre Enero y Marzo de cada año debe renovarse la matricula, para obtener los beneficios que de el derivan y evitar sanciones legales.¿PARA QUE SE DEBE RENOVAR LA MATRICULA MERCANTIL?Tienen como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el que de quienes negocian con su empresa.

16. ¿QUE SE DEBE HACER PARA RENOVAR?Para la renovación de la matrícula se debe diligenciar el formulario Registro único empresarial correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras sedes y cancelar los derechos respectivos. Recuerde que la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA MATRÍCULA Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o renovación, debe solicitarse por escrito en las ventanillas de atención al público de cualquiera de las sedes. Cuando la modificación se refiera a la información financiera, deberá diligenciarse un nuevo formulario que contenga el estado actualizado de estos datos, y además, acompañar certificación o balance suscrito por el contador de la sociedad o el revisor fiscal. La solicitud de modificación se presentará en cualquiera de nuestras sedes y si es del caso, se reajustará y cancelará el valor de la matrícula

17. INSCRIPCIÓNTiene por objeto darle publicidad a los actos que la ley determina y que sólo surte efectos frente a terceras personas, desde el momento de la inscripción. De este modo la ley garantiza que los terceros conozcan aquellos actos realizados por los comerciantes, en los cuales tengan algún interés. ¿QUE ES LA INSCRIPCIÓN?Es una de las funciones de la Cámaras de Comercio a la cual se le denomina la inscripción o anotación de los diferentes actos u operaciones, libros y documentos que sean de carácter mercantil, o que afecten a la persona del comerciante, con el fin de darles publicidad y los efectos jurídicos que la ley señala.Dicha publicidad supone que cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que se lleva el registro, tomar anotaciones y obtener copias de los mismos. Así mismo, cualquier persona puede obtener prueba de la inscripción de un acto en el Registro Mercantil, mediante la solicitud del respectivo certificado a la Cámara de Comercio.

18. INSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOSReforma Estatutos. Prendas sin tenencia. Contrato de agencia. Compraventa de establecimiento comercial. Deposito de los Estados Financieros.Registro de libros de comercio. Disolución y Liquidación. INSCRIPCIÓN DE REFORMASToda reforma del contrato de sociedad debe constar en Acta que se reducirá a Escritura PúblicaAUMENTO DE CAPITALElaborar Acta con la respectiva reforma, indicando la forma como se distribuye a partir del aumento del nuevo capital. Elevarse a Escritura Pública y presentarla en la Cámara Comercio para registro.

19. Si se aportan inmuebles debe anexarse la boleta fiscal. Si se trata de un aumento de capital por ingreso de nuevos socios, en la escritura debe quedar constancia de su nacionalidad y documento de identificación e indicarse la nueva distribución de capital.CAMBIO DE NOMBRE O RAZÓN SOCIAL Verificar ante en la página web del RUE www.rue.org.co, que no exista nombre igual para evitar problemas de competencia desleal. El acta que contenga la modificación debe elevarse a escritura Pública y presentarse para registro en la Cámara de Comercio.

20. CESIÓN DE DERECHOS O CUOTASDeben comparecer al otorgamiento de la Escritura Pública los cedentes, Cesionarios y el representante legal de la sociedad.Cuando sea el caso debe acreditarse ante la Cámara de Comercio mediante certificación suscrita por el Representante Legal, que se ha dado cumplimiento al derecho de Preferencia y que media autorización de la Asamblea o junta de Socios.En caso de que los derechos a cederse se encuentren embargados, debe procederse a levantar dicha medida presentando el oficio del juzgado correspondiente.Acreditar el pago de retención en la fuente (1% del valor de la venta).Acreditar el pago del Impuesto de Timbre cuando la cesión efectuada por cada persona sobrepase los $ (0.5% del valor de la venta).

21. TRANSFORMACIÓNEn la escritura pública de transformación debe insertarse un Balance autorizado por contador público, debidamente aprobado por la Asamblea de Socios.Adecuar estatutos a la nueva forma de sociedad.En el Acta deben quedar consignados la totalidad de los nuevos Estatutos.Si se trata de una Sociedad Anónima, deben tenerse en cuenta que no debe tener Razón Social, sino Denominación SocialREQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓNDebe presentarse ante las ventanillas de atención al público:Copia del documento de prenda debidamente autenticado.El documento en que conste un contrato de prenda sin tenencia deberá contener, por lo menos, las siguientes especificaciones (Art. 1209 de C de Cio.).

22. Nombre y domicilio del deudor.Nombre y domicilio del acreedor.La fecha, naturaleza, valor de la obligación que se garantiza y los intereses pactados a su cargo.La fecha de vencimiento de dicha obligación.El detalle de las especies gravadas con prenda, con indicación de su cantidad y todas las demás circunstancias que sirvan para su identificación, como marca, modelo, número de serie o de fábrica y cantidad, si se trata de maquinaria; cantidad, clase, sexo, marca, color, raza, edad y peso aproximado, si se trata de animales; calidad, cantidad de matas o semillas sembradas y tiempo de producción si se trata de productos industriales, etc.

23. El Municipio en que deberán permanecer las cosas gravadas, con indicación de si el propietario de éstas es dueño, arrendatario, usufructuario o acreedor anticrético de la empresa, finca o lugar en donde se encuentren. Los bienes raíces podrán identificarse indicando el número de su matrícula. Necesariamente será uno de los municipios en que la Cámara de Comercio tiene jurisdicción.Debe indicarse si las cosas gravadas pertenecen al deudor o a un tercero que ha consentido en el gravamen.La indicación de la fecha, el valor de los contratos de seguros y el nombre de la compañía aseguradora, en el caso de que los bienes gravados estén asegurados.

24. REQUISITOS PARA LA CANCELACIÓNPresentar el original y copia del documento contentivo de la cancelación de la prenda, con firma autenticada del acreedoRECUERDELa prenda sobre vehículos automotores, se registra solamente en la Dirección de Tránsito respectiva. (Art. 1210 del Código de Comercio).CONTRATO DE AGENCIALa agencia comercial es un contrato por medio del cual una persona llamada "el empresario", encarga a otra denominada "el agente", para que promueva o explote sus productos o negocios en un determinado territorio, actuando en forma independiente y estable como representante o agente o como fabricante o distribuidor de uno o varios productos del mismo. El empresario puede ser nacional o extranjero.

25. REQUISITOSCopia autenticada del contrato suscrito por el empresario y el agente.Que el agente o representante figure matriculado en el Registro Mercantil.Si el contrato se elaboró por documento privado, debe venir reconocido ante notario o juez.Si el contrato fue celebrado en el exterior, debe autenticarse la firma ante el funcionario competente del respectivo país y/o por el respectivo agente consular, cuya firma debe abonarse por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.En caso de que el documento se extienda en idioma distinto al español, debe enviarse junto con la traducción oficial hecha por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o por funcionario debidamente autorizado.Cancelar el valor correspondiente al Impuesto de Registro.RECUERDEEl registro del contrato hace que el mismo surta efectos frente a terceros y permite a la Cámara certificar sobre los términos del mismo.

26. COMPRAVENTA CON RESERVA DE DOMINIO En la Cámara de Comercio sólo se inscribe el contrato de compraventa con reserva de dominio sobre los bienes muebles. Tratándose de la reserva de dominio relacionada con automotores, el contrato se registra solamente en la Dirección de Tránsito respectiva.EL CONTRATO CONTIENENombre, documento de identidad y domicilio del comprador y del vendedor.Precio de venta.Fecha de vencimiento de la obligación (última cuota).Detalle de los bienes vendidos y lugar donde permanecerán.

27. REQUISITOS DE INSCRIPCIÓNPresentar el contrato (Escritura pública o documento privado) suscrito por el comprador y vendedor.El documento privado deber ser reconocido ante notario o juez.Cancelar el Impuesto de Registro.RECUERDEToda modificación al contrato y su cancelación, debe inscribirse en la Cámara de Comercio, para lo cual se requiere que el documento que las contenga, esté suscrito y reconocido por el comprador y el vendedor.

28. COMPRAVENTA DE ESTABLECIMIENTO COMERCIALEn el Código de Comercio se define como "los establecimientos de comercio de una sociedad cuyos administradores carezcan de poder para representarla" (Art. 264).EL CONTRATO CONTIENENombre, documento de identidad y domicilio del comprador y del vendedor.Precio de venta.Fecha de vencimiento de la obligación (última cuota).Detalle de los bienes vendidos y lugar donde permanecerán.

29. REQUISITOS DE INSCRIPCIÓNPresentar el contrato (Escritura pública o documento privado) suscrito por el comprador y vendedor.El documento privado deber ser reconocido ante notario o juez.Cancelar el Impuesto de Registro.RECUERDEToda modificación al contrato y su cancelación, debe inscribirse en la Cámara de Comercio, para lo cual se requiere que el documento que las contenga, esté suscrito y reconocido por el comprador y el vendedor.

30. DEPOSITO DE LOS ESTADOS FINANCIEROSLEY 222 DE 1995 Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, las sociedades deberán depositar copia de los Estados Financieros de Propósito General, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere ante la Cámara de Comercio del domicilio social, firmados y certificados por el Representante Legal, contador público y/o Revisor Fiscal, si es el caso.ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL (DEC. 2649/93)Son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en la Situación Financiera, Estado de Cambios en el Patrimonio

31. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOSSon aquellos en los cuales el Representante Legal y el Contador Público declaran que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOSSon aquellos estados certificados que se acompañan de una opinión profesional del Revisor Fiscal o a falta de éste, del Contador Público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoria aceptadas en Colombia.SANCIONES PENALESArtículo 43 Ley 222 de 1995: Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas, serán sancionados con prisión de uno a seis años, quienes a sabiendas:Suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad.Ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los Estados Financieros o en sus notas.

32. REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIOQUIENES PUEDEN REGISTRAR LIBROSEl comerciante matriculado (persona natural o jurídica), las Entidades Sin Animo de Lucro y Empresas Asociativas de Trabajo. Si el comerciante es persona natural debe llenar la solicitud con su firma. En las personas jurídicas la solicitud debe ser firmada por el Representante Legal (gerente, presidente, subgerente) o revisor fiscal.REQUISITOS DE LA SOLICITUDNombre del propietario.Denominación de los Libros de Comercio.Número de hojas útiles de cada libro.

33. COMO DEBEN PRESENTARSE LOS LIBROSLos libros deben presentarse completamente en blanco.Las hojas deben estar numeradas en forma continua y sucesiva.Cuando se utilizan hojas continuas, hojas sueltas o tarjetas; cada hoja debe numerarse con indicación del nombre del propietario y denominación.Todo libro debe traer en la primera hoja escrito en lápiz el nombre del propietario y la destinación.Cuando se vayan a registrar libros por segunda vez, debe presentarse fotocopia del último folio utilizado en el libro anterior o certificado de Revisor Fiscal o Contador Público en el que se haga constar que al libro anterior le faltan pocos folios por utilizar. El libro presentado debe contener la secuencia de numeración continua según la última página del libro anterior.

34. Cuando se vaya a cambiar la forma de llevar la contabilidad (de manual a sistematizada) deberá presentar solicitud escrita firmada por el gerente o revisor fiscal solicitando la inscripción de dichos libros e informando sobre el cambio.Los libros de los establecimientos de comercio se deben presentar indicando el nombre del comerciante, seguido del nombre comercial del respectivo establecimientoCUANDO DEBE SOLICITAR EL REGISTRO DE LIBROSUna vez se encuentre matriculado o inscrito ante la Cámara de Comercio.CUANDO DEBE RECLAMAR LOS LIBROSAl día siguiente de la solicitud de la inscripción presentando el original del recibo de caja que contenga el valor pagado por su registro.

35. DESTRUCCIÓN DE LIBROS NO RECLAMADOSTranscurridos cuatros (4) meses del registro de los libros, si éstos no han sido reclamados por el interesado, la Cámara de Comercio tiene la facultad de destruirlos.PÉRDIDA, EXTRAVIO O DESTRUCCIÓN DE LIBROS DE COMERCIOEn los casos de pérdida, extravío o destrucción de un libro, deberá presentar a la Cámara de Comercio copia auténtica del denuncio correspondiente y cumplir con los requisitos exigidos para el registro del libro (No.2-3).Tratándose de Libros de Contabilidad, deberá avisar a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales sobre la pérdida, extravío o destrucción adjuntando copia del denuncio en su caso.

36. DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE SOCIEDADLa disolución de una sociedad o terminación de una empresa puede provenir de una causal; LEGAL (Arts. 218, 319, 333, 351, 370, 457 del Código de Comercio y Art. 71 Ley 222/95) o ESTATUTARIA; adoptada voluntariamente por los asociados o el empresario o de una orden de autoridad competente (Juez o Superintendencia de Sociedades).LIQUIDACIÓN:La sociedad puede disolverse por las siguientes causales:Por vencimiento del término de duración:La disolución proveniente del vencimiento del término previsto para duración de la sociedad se producirá, entre los asociados y respecto a tercero, a partir de la fecha de expiración del término de su vigencia, sin necesidad de formalidades especiales, y por tanto, no requiere de escritura pública.Por decisión de los socios, antes de vencerse la duración de la sociedad:Los socios deben decretar la disolución y en esa misma reunión, si consideran oportuno hacerlo, nombrarán al liquidador.

37. OBSERVACIONESTenga en cuenta que la sociedad declarada en disolución no podrá continuar desarrollando actividades excepto encaminadas a su liquidación.A partir de la declaratoria de disolución al nombre de la sociedad deberá adicionarse la expresión "en liquidación".Al solicitar la inscripción de un documento deben cancelarse los derechos correspondientes.La inscripción de todo documento causa un impuesto a favor del Departamento de Norte de Santander.LIQUIDACIÓNA partir de la declaratoria de disolución la sociedad entra en proceso de liquidación

38. OBLIGACIONES DEL LIQUIDADOREl liquidador deberá cumplir con lo ordenado en el Código de Comercio y especialmente con la publicidad a terceros, elaboración de inventarios, del balance final de la sociedad, el pago del pasivo externo y la distribución del remanente, si es del caso.Deberá someterse a consideración del órgano social correspondiente el proyecto de liquidación y elaborarse el acta en que conste la aprobación del mismo.Copia del acta aprobatoria de los inventarios y de las actuaciones judiciales, cuando éstas existieren, deben protocolizarse en una notaría del lugar del domicilio social.

39. COMO REGISTRAR LA LIQUIDACIÓN?Se puede registrar el acta contentiva de la cuenta final de liquidación.Esta acta debe contener, además de los requisitos señalados en el Código de Comercio (artículos 189 y 431), los siguientes: nombre de los asociados; valor de su correspondiente interés social (valor patrimonial); y, la suma de dinero o los bienes que reciba cada uno a título de liquidación.Debe enviarse para registro copia autorizada por el representante legal, por el secretario o debidamente autenticada, y con la constancia de su aprobación por parte de los socios. La fecha del acta debe ser posterior a la de la escritura pública de disolución o al vencimiento del término de duración de la sociedad.Se puede también proceder al registro de la escritura pública en que se protocolice: acta aprobatoria de la cuenta final de liquidación; diligencias de inventarios de los bienes sociales; actuaciones judiciales, si fuere el caso.

40. CERTIFICADOSLa Cámara de Comercio de Cúcuta emite certificados en donde da constancia de la existencia y representación legal de todos los negocios o entidades inscritas en los registros públicos. Igualmente suministra a quien lo solicite, certificados de las personas naturales y jurídicas inscritas en los registros públicos. CERTIFICADOS DE MATRÍCULA MERCANTILSe expiden respecto de los comerciantes, ya sean personas naturales o jurídicas. En el caso de las personas naturales, contienen la siguiente información:Nombre completo del comerciante y su identificaciónNúmero de matrícula mercantilDirecciónActividad económica que desempeñaSobre sus establecimientos: el nombre, matrícula, dirección, administradores y actividad económica de cada uno de ellos Información respecto de embargos, demandas y otras medidas cautelares.

41. En el caso de las personas jurídicas: Nombre o razón socialNúmero de matrícula mercantilDirecciónSobre sus establecimientos: nombre, dirección, matrícula, administradores y actividad económica de cada uno de ellos. Certificados de existencia y representación legal.Se expiden respecto de las personas jurídicas inscritas en el registro mercantil: Sociedades civiles y comerciales, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo. Contienen la siguiente información:Nombre o razón social.Número de matrícula.Referencia al documento de constitución, a su número y fecha de inscripción.Referencia de cada uno de los documentos contentivos de reformas estatutarias, así como de sus números y fechas de inscripción.Domicilio.Término de duración.

42. Forma de administración y representación legalNombre e identificación de los administradores, representante legal y revisor fiscal, si lo hubiere.Composición del capital y su distribución (En las sociedades por acciones no se certifica la distribución accionaria).Información referente a demandas, embargos y otras medidas cautelares o gravámenes inscritos.Certificados de matrícula de sucursales o agencias.En este tipo de certificados incluimos la siguiente información:Nombre de la sociedad.Ciudad de domicilio principal.Una relación completa de los establecimientos matriculados en esta Cámara de Comercio, que comprenda lo siguiente:Nombre del establecimiento.

43. Categoría (sucursal o agencia).Dirección, actividad económica.Valor comercial.Número de matrícula.Fecha de la última renovación de su matrícula.Dirección de notificaciones judiciales.Nombramientos.Poderes otorgados.Embargos.CERTIFICADOS ESPECIALESSon aquellos en los cuales se certifica sobre materias sujetas a registro mercantil y que no están comprendidas en ninguno de los certificados anteriormente enunciados. Por ejemplo, sobre un contrato de prenda, o sobre inscripciones de antiguos administradores de una sociedad, entre otros.Los certificados especiales se expiden por solicitud del interesado en la cual se especifiquen los aspectos que desea que contenga la certificación.

44. CERTIFICADOS DE OTRAS CÁMARAS DEL PAÍSEn cualquiera de nuestros puntos de atención, usted podrá solicitar certificados expedidos por las demás cámaras de comercio del país, para lo cual transmitiremos su solicitud a la Cámara correspondiente. El envío del certificado se efectúa, por regla general, mediante correo, de manera que a usted le será entregado, dentro del término de la distancia, en la oficina ante la cual elevó su solicitud.Como un servicio especial, usted podrá adquirir en 24 horas certificados expedidos por las Cámaras de Comercio de Bogotá, Medellín, Cali y Bucaramanga, los cuales llegan a nuestras oficinas a través de una red informática. Este servicio podrá ser solicitado en cualquiera de nuestros puntos de atención.

45. Para obtener un certificado de otra cámara de comercio, usted deberá suministrarnos la siguiente información:Nombre completo del comerciante.Identificación del comerciante (NIT, cédula de ciudadanía, pasaporte, etc.), si la conoce.Número de matrícula del comerciante, si lo conoce.Cámara de Comercio en la cual está inscrito el comerciante. FIN.