1. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL
GOBIERNO ELECTRÓNICO: AVANCES
Y PERSPECTIVAS. EL CASO ESPAÑOL
Ramon Alberch i
Fugueras
Director General de la
Escuela Superior de
Archivística y Gestión de
Documentos de la UAB

2. 1. Un ensayo de caracterización de los
cambios más relevantes
 La archivística como cóctel y fusión

3. 1. Un ensayo de caracterización de los
cambios más relevantes
 Una constelación de valores

4. 1. Un ensayo de caracterización de los
cambios más relevantes
 Un entorno en estrecha interdependencia

5. 1. Un ensayo de caracterización de los
cambios más relevantes
 La complementariedad legislativa
 -Leyes de archivos
 -Leyes de protección de datos
 -Leyes de transparencia y libertad de
información
 -Leyes de administración o gobierno
electrónico (firma digital, interoperabilidad,
seguridad)
 Legislación desconectada, en clave de
rompecabezas.

6. 2. Algunas dudas razonables
 Unas tecnologías y una legislación que van
por delante de la realidad.
 La preocupación tecnológica por el front-
office y la reivindicación profesional de una
mayor atención al back-office
 ¿Es una maratón o un esprint?.

7. 3. El contexto jurídico-legal y normativo
Complementariedad de directrices,
normas generales y normas específicas
que han permitido homologar y
consolidar las buenas prácticas,
Internacionalizar las soluciones y ofrecer
cobertura legal a las organizaciones más
renovadoras.

8. 3. El contexto jurídico-legal y normativo
 La normativa internacional, especialmente las
normas ISO relativas a :
 -Gestión de documentos
 -Preservación
 -Digitalización y migración
 -Procesos
 -Metadatos
 -Calidad
 -Seguridad y gestión del riesgo

9. 3. El contexto jurídico-legal y normativo
 La legislación sobre administración electrónica:
La ley 11/2007 de acceso electrónico de los
ciudadanos a los servicios públicos.
 La ley 59/2003, de firma electrónica.
 La ley 15/1999, de protección de datos de
carácter personal.
 Decreto 1708/2011 que establece el sistema
español de archivos.
 Esquema Nacional de Seguridad y Esquema
Nacional de Interoperabilidad. 2010.

10. 4. Una alianza interdisciplinaria y un
modelo institucional
Es imprescindible una interlocución
múltiple con los actores implicados
en el desarrollo de la administración
electrónica.

11. Una apuesta corporativa y transversal
Gestión Documental
Dirección de Archivos Centro de
Tecnologías
Modernización de la
Administración
Administración
Electrónica
Atención
Ciudadana
Agencia de
Certificación
Servicios
Jurídicos

12. 5. La metodología de gestión documental
y archivos
. La clasificación. Orgánica vs
funcional. La norma ISDF/ISDHIA
. La descripción (ISAD-G; ISAAR-CPF)
y los metadatos
. La valoración documental. La
evaluación funcional. La crisis del
modelo taxonómico de valoración

13. . La preservación
. La convivencia de diferentes aplicativos
. La integración de procesos y
herramientas
. La firma electrónica

14.  Diferentes aspectos emergen:
. Accesibilidad
. Valoración documental
. Legislación
. La formación y especialización
profesional

15. 6. Los ejes críticos
 Los cambios son estructurales, no
coyunturales. Es necesario estrategia,
no táctica.
 Estamos hablando de documentos
electrónicos de archivo cuyos valores
esenciales para asegurar su certeza,
completud y precisión son la fiabilidad,
la autenticidad, la integridad, la
identidad y la capacidad de uso a lo
largo del tiempo.

16. . La solidez y continuidad de los
soportes: la preservación digital y la
memoria histórica
. La autenticidad y la integridad de
los documentos
. La seguridad de la información
. La privacidad de las
informaciones

17.  La digitalización
 El establecimiento de un plan de
digitalización. Los requerimientos básicos
según informe de la UNESCO (proridades,
costes, condiciones técnicas).
 La doble faz de la digitalización: acceso y
preservación.
 Documentos históricos, documentos
esenciales y documentos en peligro de
degradación).
 Su preservación segura.

18. . Frecuente disociación entre los
aplicativos informáticos de
procedimiento y trámite
administrativo y los de gestión
documental y archivo.
. El necesario cambio de
ubicación orgánica de la función
archivística