Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos clave como gestión documental digital, construcción de documentos digitales, principios y software de gestión documental. También cubre temas como cero papel, gobierno en línea y la normatividad colombiana aplicable a documentos digitales. El objetivo es analizar los parámetros a tener en cuenta para gestionar documentos digitales en una organización y afianzar conocimientos sobre este tema.

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES – DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
UNIDAD 2
LEYDIS ANDREA LEAL JOVES
Docente:
RICARDO A. BOTERO RÍOS
Documentos Digitales
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIA HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
5 SEMESTRE
BUCARAMANGA, COLOMBIA
2017

2. TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL?
4. CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
5. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
6. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
7. CERO PAPEL – GOBIERNO EN LÍNEA
8. NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN COLOMBIANA
9. CONCLUSION
10. BIBLIOGRAFÍA

3. INTRODUCCIÓN
• En este taller se realizará una profundización sobre el tema de la gestión documental
digital, en la cual se conocerán sus principios, las bases fundamentales para crear y/o
construir y gestionar documentos digitales, del mismo modo se conocerá la
normatividad vigente que recae sobre este proceso.

4. OBJETIVO
• Realizar un análisis a cada uno de los parámetros que se deben tener en cuenta al
momento de tratar, elaborar y gestionar con documentos digitales dentro de una
organización, profundizando en la temática y así afianzar conocimientos.

5. ¿QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL
DIGITAL?
• Proceso de creación, almacenamiento y utilización de los documentos digitales, que
incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación,
reproducción y diseminación, a partir de dispositivos electrónicos.

6. Construcción y Gestión de Documentos Digitales
- Dispositivos de almacenamiento:
Son herramientas que permiten el registro,
almacenamiento y acceso eficiente de la información.
- Registro:
Información relativa al trabajo de una organización en
soporte físico o electrónico. Ej. Formularios,
correspondencia, órdenes, entre otros.
- El contenido:
Información implícita en el documento.
- La estructura:
Apariencia física o el tipo del documento.
- El contexto
Lo determinan cuestiones como el uso que se le otorgue
al documento, sus propósitos y a quien esté dirigido.

7. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
- Identificable, el programa
debe ser identificable desde
otros programas.
- Soportado en políticas, las
cuales deben estar
documentadas, autorizadas
divulgadas institucionalmente.
- Planeado, es decir debe
obedecer a un plan en dos
niveles: estratégico y
operativo.

8. - Debe estar asignado a un
responsable, que tenga la
función específica de
planearlos, desarrollarlo y
monitorearlo.
- Localizado: esto quiere decir
que el programa debe ser
ubicado adecuadamente dentro
de la estructura organizacional
de la entidad.
- Organizado de acuerdo de
las necesidades y la
estructura de la institución,
la naturaleza del negocio y
el ambiente tecnológico.

9. - Debe ser manejado por
personas con habilidades y
conocimientos adecuados en el
campo de la información, la
gestión de documentos y la
informática.
- Debe ser implementado en
toda la organización de manera
sistemática y bajo la dirección
de un gerente con autoridad y
autonomía.
- Mesurable regularmente a
través de procedimientos de
auditoria de información

10. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
• Aplicación informática que permite el manejo, gestión, conservación,
publicación y trabajo sobre documentos electrónicos.
• Pueden ser Procesados: estos son los documentos escaneados.
• Documentos creados originalmente en medio digital.

11. Selección del
programa
• Amerita el análisis en profundidad de las opciones comerciales teniendo en cuenta
los requisitos de la empresa, aquí se detallaran las características, proveedores,
facilidad de uso, necesidades, entre otras
Funciones que debe
tener un gestor
documental
• Integración con otros sistemas empresariales, trazabilidad documental,
colaboración entre usuarios, flujos de trabajo, archivo de documentación,
categorización y estructuración.
Un software de
gestión documental
debe poseer:
• Flexibilidad y escalabilidad, patente buscador, facilidad de uso, tecnología
worklow, integración con terceros, versiones, seguridad, soporte técnico y
formación, avisos y alarmas, movilidad.

12. ALGUNOS PROGRAMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

13. CERO PAPEL
• Nuevo modelo de gestión de la información; Es la sustitución de los documentos en
físico por soportes y medios electrónicos, se concibe como un mejor gobierno, más
allegado a las necesidades de los ciudadanos y de las empresas.
• Permite la interoperabilidad entre organizaciones, se logra la reducción del uso del
papel en cada una de las actividades.

14. BENEFICIOS
• Procesos y servicios más eficaces.
• Uso óptimo de los recursos.
• Mejorar el acceso a la información dentro y entre las
entidades.
• Mayor control y seguridad en el manejo de información.
• Eliminar la duplicidad de documentos.
• Disminuir los tiempos de localización de los archivos.
• Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento.
• Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación en las
entidades.

15. BENEFICIOS
• Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de
las entidades.
• Disminuye tiempos de espera y atención.
• Evita traslados a los puntos de atención presencial,
permitiéndoles ahorrar tiempo en sus trámites.
• Ahorro de papel
• Reducción de emisión de residuos contaminantes como
tóner, cartuchos de tinta, etc.
• Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable
de recursos que no comprometa el desarrollo social y
ambiental de las generaciones futuras.

16. GUIAS CERO PAPEL
• Guía 1. Buenas prácticas.
• Guía 2. Primeros pasos.
• Guía 3. Documentos Electrónicos.
• Guía 4. Expediente Electrónico.
• Guía 5. Digitalización certificada de documentos.
• Guía 6. Sistemas de Gestión de Documentos
Electrónicos

17. GOBIERNO EN LÍNEA
• Busca construir un Estado más eficiente, transparente y participativo haciendo uso de
las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones –TIC.
• Permite mejorar:
La Gestión Pública obteniendo eficiencia, eficacia y transparencia.
El Servicio al Ciudadano brindando participación y mejorar el servicio.

18. CORRECTAAPLICACIÓN: Esto se logra teniendo en
cuenta los principios de la gestión.

19. Ciudadanos/Organizac
iones
Otras Entidades
Entidad/Funcionario
Establecen comunicación con las entidades a través
del canal presencial tradicional, o del canal
electrónico que contempla una sede electrónica para
ofrecer servicios en línea.
Sistemas de información en sí mismos,
deberían ser interoperables con los sistemas
de otras entidades.
Se contemplan las áreas de Gestión documental,
Gestión de trámites y Procesos, y de Sistemas de
Información, que deben ser interoperables entre sí,
es decir, que puedan comunicarse, intercambiar y
usar información.
GRUPOS DE USUARIOS

20. COMPONENTES DE APOYO
• Los procesos y
procedimientos
•LA CULTURA
ORGANIZACIONAL:
Busca reducir el consumo
de papel en las
organizaciones,
aprovechando el uso de
las herramientas
tecnológicas
• El componente normativo
y de gestión documental
• El componente de
tecnología

21. Ley 527 de 1999:por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
• LEY 1581 DE 2012: LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
• Circular 002 de 2012; Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.
• Circular 005 de 2012; Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el
marco de la iniciativa cero papel.
Ley 1437 De 2011; En su Capítulo IV Trata sobre la Utilización de medios electrónicos en el procedimiento
administrativo.
NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN COLOMBIANA

22. - Decreto 1151
- Decreto 2693
El cual define los
lineamientos generales
de la Estrategia de
Gobierno en Línea,
principios y fases
-Elementos Transversales,
información en línea,
interacción en línea,
transacción en línea,
transformación en línea y
democracia en línea.
Visión unificada del Estado,
Acceso equitativo y multi-
canal, Protección de la
información del individuo,
Credibilidad y confianza en el
Gobierno en línea.
En el cual evolucionan
las fases establecidas en
el decreto 1151.
Principios
Fases

23. CONCLUSIÓN
• Con el desarrollo de esta actividad se logró realizar el análisis a cada uno de los parámetros
que recaen en los procesos y procedimientos de la gestión de documentos digitales. De esta
manera se profundizo en la temática, determinando que para los futuros profesionales en
ciencias de la información es importante afianzar conocimientos en este ámbito para
desarrollar en un futuro una labor con integralidad y eficiencia.

24. BIBLIOGRAFÍA
• ¿Qué es un sistema de gestión documental?. (2017). TIC Portal. Recuperado el 9 de Septiembre de
2017, desde https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-
documental
• Uniquindío. (9 de Septiembre de 2017). Obtenido de Gestión de Documentos Digitales -
Documentos Digitales y su Legislación. Universidad del Quindío.
• Conceptos Técnicos. (2017). Archivo General de la Nación - Colombia. Recuperado el 9 de
Septiembre de 2017, desde http://www.archivogeneral.gov.co/conceptos-tecnicos