ESPAP Lab. Workshop temático. Gestão Documental Desafios para a Administração Pública. A Experiência da Gestão Documental em Espanha. La experiencia de la gestión documental en España, en la Administración.

1. Gestão Documental Desafios para a
Administração Pública
A Experiência da Gestão Documental em
Espanha
Lisboa, 10 de julio de 2015
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC
Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

2. 1. Documento electrónico y
transformación digital
2. Un marco legal exhaustivo
relativo al documento-e
3. Dónde estamos
4. Qué hacer, 5 acciones claves
5. Retos y conclusiones

3. 1. Documento-e
y transformación
digital

4. Documento-e y transformación digital
Proporción creciente
del soporte electrónico:
 Documento electrónico
 Expediente electrónico
 Archivo electrónico
 Registro electrónico
 Factura electrónica
 Receta electrónica
 Contratación electrónica
 Notificación electrónica
 ...
La gestión de los
documentos electrónicos
es clave para la
transformación digital de
la Administración (para la
tramitación interna por medios
electrónicos).

5. DTIC y transformación digital

6.  Reglamento UE 910/2014 (eIDAS): artículo 46, efectos jurídicos de los documentos-e.
 Mercado Único Digital (DSM): promoción del documento-e en la UE.
En la Unión Europea
http://ec.europa.eu/isa/actions/02-interoperability-architecture/2-15action_en.htm
Marco Europeo de Interoperabilidad Acción 2.15 del Programa ISA

7. Una oportunidad que había que aprovechar.
2. Un marco
legal exhaustivo
relativo al
documento-e

8. Gestión de la
información
Servicios
Públicos
Protección
de datos
de
carácter
personal
Seguridad
Interopera
bilidad
Accesibilidad
Transparencia
Reutilización
de la
información
Gestión
documental
Ley 30/1992
Ley 11/2007
…
LO 15/1999
RD 1720/2007
…
RD 3/2010 ENS
…
RD 4/2010 ENI
Normas técnicas de
interoperabilidad
Ley 37/2007
RD 1495/2011
Norma técnica de
Interoperabilidad
RD 1708/2011
RD 4/2010 ENI
…
RD 1494/2007
Ley 19/2013
(Fuente: Elaboración propia)
Principio de
seguridad jurídica

9. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos:
 Incluye entre las piezas de la administración-e al
documento-e, expediente-e y archivo-e.
Y crea:
 el Esquema Nacional de Interoperabilidad, regulado por el RD 4/2010.
 el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el RD 3/2010.
Más lo que establece el RD 1671/2009 sobre metadatos, copias, imágenes aportadas
por los ciudadanos, destrucción, referencia temporal, expediente-e, archivo-e, …
El documento-e en la administración-e

10. El Esquema Nacional de Interoperabilidad

11.  Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con el fin de
garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los
documentos-e a lo largo de su ciclo de vida.
 Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los
archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos-e.
 Aplicarán medidas de seguridad (ENS - RD 3/2010).
 Formatos de los documentos: se aplicarán según lo previsto en el ENI.
 Digitalización de documentos en soporte papel, según la norma técnica de
interoperabilidad correspondiente.
 + Normas técnicas de interoperabilidad
ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e

12.  Política de gestión de documentos electrónicos:
Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.
 Documento electrónico:
Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para su intercambio.
Condiciones relativas al acceso al documento.
 Expediente electrónico:
Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para el intercambio de expedientes-e.
 Digitalización de documentos:
Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e.
Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad.
Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
 Procedimientos de copiado auténtico y conversión:
Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e.
Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.
Fuente: Elaboración propia
Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar
conceptos y requisitos generales y de
detalle.
Esfuerzo en materia de documento electrónico

13. http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
 Normas técnicas
Guías de aplicación
Esquemas
 Modelos
 Otros documentos

14. + Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica:
+ Guías de aplicación
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html

15. El principio de seguridad jurídica ha presidido los
desarrollos de las normas relativas al documento
electrónico.
Las normas técnicas de interoperabilidad:
 son ‘resoluciones’ publicadas en el Boletín Oficial del Estado
de aplicación a todas las AA.PP.
 Reflejan prácticas habituales para el tratamiento de cuestiones
técnicas en otros sectores como son, por ejemplo,
telecomunicaciones, edificación y obra civil.
son el resultado de un esfuerzo colectivo de
todas las AA.PP. multidisciplinar (expertos de tecnología,
administración, archivos, normativa...)
Seguridad jurídica y esfuerzo colectivo
multidisciplinar

16. Punto focal de información de archivo-e
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html

17. Refuerzo por el Real Decreto 1708/2011 de Archivos

18. ENI, RD 4/2010, art. 22:
 Se aplicará lo previsto en el ENS
en cuanto a cumplimiento de:
Principios básicos y requisitos
mínimos.
Medidas de seguridad adecuadas a
los medios y soportes en los que se
almacenen los documentos.
 Se aplicarán medidas con el fin
de garantizar la integridad, autenticidad,
confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad,
calidad, protección, accesibilidad y
conservación física y lógica de los
documentos-e, sus soportes y medios,
atendiendo a los riesgos a los que
puedan estar expuestos
y a los plazos durante los cuales
deben conservarse los documentos.
ENS, RD 3/2010
Art. 7. Prevención, reacción y
recuperación
...
5. ..., el sistema garantizará la conservación
de los datos e informaciones en soporte
electrónico.
…, a través de una concepción y procedimientos que
sean la base para la preservación del patrimonio
digital.
Art. 21. Protección de información
almacenada y en tránsito.
...
2. Forman parte de la seguridad los
procedimientos que aseguren
la recuperación y conservación a largo
plazo de los documentos-e producidos por las
AA.PP. en el ámbito de sus competencias.
...
+ Seguridad adecuada a riesgos y plazos

19. 3. ¿Dónde estamos?

20. La gestión del documento-e: ¿dónde estamos?
El soporte normativo y documental es muy completo y exhaustivo;
sin embargo…
Fuente: Comisión Europea

21. 4. ¿Qué hacer?
5 acciones claves

22. Responsables
Expertos
en
archivos
Expertos
en TIC
Usuarios
[1] Implicar a los actores interesados
Tratamiento
horizontal y
multidisciplinar

23. [2] Elaborar y aprobar la política de
gestión de documentos-e

24. Guía de aplicación de la NTI de Política de gestión de
documentos-e

25. Fuente:
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_E
strategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_d
e_documentos_electronicos.html
Modelo de Política de gestión de documentos-e

26. Ej.: Política de gestión de documentos-e del MINHAP
Política Ponencias complementarias

27. [3] Aplicar los metadatos para la
gestión del documento-e
 Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de
algunas características del documento y facilitan la disponibilidad, el acceso, la conservación
y la interoperabilidad del propio documento.
 Sirven para identificar, autenticar y contextualizar
documentos, y del mismo modo a las entidades, los procesos y los sistemas que los
crean, gestionan, mantienen y utilizan.
 Proporcionan información estructurada o semi-estructurada
que hace posible la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo.
 Mínimos obligatorios y complementarios.
 Se articulan en un ‘esquema de metadatos’.
 Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico
(e-EMGDE) que podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la
adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión
de documentos.

28. Esquema de metadatos para la gestión del documento-e (e-EMGDE)

29. [4] Utilizar herramientas
adecuadas
 Contemplar los aspectos de archivo
en la concepción de los sistemas de
información (junto con implicaciones relativas a
reutilización y transparencia).
 Herramientas de soporte a la
gestión diaria de los documentos (control,
almacenamiento y gestión de la documentación de los
archivos de oficina). Ej.:
 Herramientas orientadas a
proporcionar un repositorio seguro a
los documentos (conservación permanente).

30. [5] Formación
 Marco legal
 Política
 Normas y procedimientos
operativos
 Herramientas
De los distintos agentes implicados.
Y también de los ciudadanos.
Para vencer el vértigo a la
transición desde el soporte papel
al soporte electrónico:

31. 5. Retos y
conclusiones

32. Retos y conclusiones
 La transformación digital requiere abordar la gestión de los
documentos-e.
 El soporte normativo, teórico y documental es muy completo y exhaustivo.
 Es necesario un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique
a responsables, expertos en gestión documental y archivos, en TIC y usuarios.
 Continuar el esfuerzo de desarrollo: revisión del Esquema de Metadatos
para la Gestión del Documento-e (e-EMGDE); tratamiento de los metadatos
complementarios, protocolos para intercambio de expedientes, bases de datos,…
 Avanzar en la provisión de servicios y herramientas para la gestión de
documentos-e. También de medios adecuados al trabajo diario con documentos-e.
 Vigilar lo que pueda consolidarse en la UE sobre el documento-e.
 [Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias
entidades.

33. Muchas
gracias
Portal de la Administración
Electrónica:
http://administracionelectronica.gob.es