Las nuevas tecnologías están transformando la gestión de documentos. Los documentos electrónicos ofrecen ventajas como seguridad, comodidad y rapidez. Para su uso legal deben garantizar la autenticidad, integridad y conservación de la información. Los documentos deben organizarse en formatos como TIFF y PDF dentro de carpetas individuales.

2. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ALISCIA GIRALDO URIBE SANDRA J. JARAMILLO CORREA VIVIANA MORENO CH. JHON FREDDY YULE D. Especialista DORIS ZULUAGA Tutora UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTOACIÓN; BIBLIOGTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CÁTEDRA: GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES 2011

3. CONTENIDO INTRODUCCION OBJETIVOS RESPONSABLES EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EXPEDIENTE MIXTO Ó HIBRIDO PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

4. INTRODUCCIÓN Las nuevas tecnologías están transformando todos los sectores de nuestra sociedad. Ese es un hecho cierto que se evidencia en el desarrollo de las ciencias experimentales (Física, biológicas y clínicas). El desarrollo de nuevas aplicaciones, nuevos formatos, nuevos medios y por ende las nuevas concepciones de lo que es documento, nos obligan a hacer referencia a lo que es el novísimo como aplicación, del documento electrónico y sus efectos legales que tiene en la rutina diaria judicial del país .

5. OBJETIVOS Permitir una gestión homogénea de los procedimientos, a través de los documentos electrónicos utilizando las nuevas TIC, independientemente de la naturaleza y origen de los documentos. Reducción (anulación) de las distancias espacio-temporales, e incluso, las barreras jerárquicas. Cambios sobre el modo de trabajar, socializar, organizar, enseñar... Conservar la autenticidad y la permanencia de la información en los soportes informáticos buscando optimizar dos características: Economía y Eficacia en todos sus procesos .

6. Los documentos se pueden clasificar en Públicos y Privados. Públicos: otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Debiéndose resaltar que cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un Notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública; reuniendo de esta manera característica de mayor seguridad, autenticidad, integridad y permanencia, otorgándoles el derecho el máximo valor probatorio. Procesalmente hablando los instrumentos públicos se prueban y se bastan por si mismos.

7. Privados: En lo que se refiere a los instrumentos privados, la Ley 446 de Julio 7 de 1998, en su artículo 11, se refiere a la autenticidad de los mismos, pues considera que los aportados por las partes para ser incorporados en un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con documentos emanados de terceros.

8. RESPONSABLES Las personas encargadas de manipular estos archivos y documentos, trabajaran sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la constitución política de Colombia, a la Ley General de Archivo ley 594 de 2000, en lo que reza el art. 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuaran siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar en cualquier medio, conservar y poner al servicio de la comunidad la información y la documentación

9. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.

10. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO VENTAJAS Seguridad: Hay un nombre de usuario y una contraseña Comodidad: Se puede consultar desde cualquier lugar Rapidez: Se revisa de manera directa Ecología: Se evita cualquier cantidad de hojas de papel y hace feliz a un árbol. La más eficiente gestión de la información para una mayor productividad y una significante reducción de costos.

11. Para una copia electrónica de un documento relativo a un expediente electrónico, es necesario que el proceso de digitalización se lleve a cabo garantizando su: AUTENTICIDAD INTEGRIDAD CONSERVACIÓN DEL DOCUMENTO IMAGEN. SELLADO ELECTRÓNICO DE LA COPIA

12. EXPEDIENTE MIXTO Ó HÍBRIDO Se define el expediente mixto o híbrido como “un conjunto de Documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA, y en parte como expediente tradicional.

13. EXPEDIENTE MIXTO Ó HÍBRIDO Y EL SGDEA Una de las funciones del SGDEA, es definir el modo en que los documentos electrónicos de archivo, una vez capturados en el sistema, se organizan en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes. Es decir, se les asignan códigos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificación a la que pertenecen, además una parte esencial del SGDEA es la capacidad para que el usuario recupere expedientes y documentos de archivo.

15. En términos simples, deben buscarse soluciones o aplicaciones que cumplan con los siguientes requerimientos: Amigable y fácil de usar Arquitetura abierta e interfaz gráfica De fácil mantenimiento Actualizable Personalizable y con herramientas para integración a otros sistemas.

16. Para el manejo documental electrónico se requiere claridad y profundidad en los siguientes aspectos: Cultura organizacional Redefinición y conceptualización el manejo documental Alternativas tecnológicas ofrecidas en el. Mercado Seguridad VALOR LEGAL A APROBATORIO IMPLEMENTACIÓN DEL PGE

17. Desarrollo de Sistemas de Archivo y de Recuperación de los mismos Gestión de los Expedientes, del correo y de las Telecomunicaciones Selección y Gestión de los Equipos Desarrollo y Mantenimiento de Programas de Documentos Vitales y de Planes de Seguridad y Prevención Aplicación de los Sistemas de Análisis, Automatización y Reprografía a todos estos procesos MANTENIMIENTO Y APLICABILIDAD DEL PGE

18. MANTENIMIENTO Y APLICABILIDAD DEL PGE

19. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO Es un conjunto de herramientas comunitarias, albergadas en un sitio , destinadas a facilitar el seguimiento de su información, incluso si las personas implicadas en ellos están alejadas las unas de las otras. Esta información pueden tener distintas finalidades (crear un recurso pedagógico, organizar un coloquio), siempre y cuando permanezcan en el campo de la enseñanza de las ciencias. Cada espacio de trabajo incluye dos partes distintas: Una parte pública: accesible a todos, Incluye la información mínima (título, resumen) que permita a los usuarios del sitio decidir si desean o no participar en este espacio de trabajo. Una parte privada: accesible únicamente a los miembros del espacio de trabajo

20. Organización de los Documentos Electrónicos Los documentos deben organizarse y almacenarse en formato TIFF y en formato PDF. El contenido que se almacena en la carpeta TIFF debe ser una copia fiel del contenido almacenado en la carpeta PDF (un espejo), sólo que almacenado en diferentes formatos de archivo. El contenido de un documento electrónico (archivo/s) debe almacenarse en una misma carpeta.

22. LAS NUEVAS TECNOLOGIAS ESTAN TRANSFORMANDO TODOS LOS SECTORES DE NUESTRA SOCIEDAD. PODEMOS DECIR QUE EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DEBE ENTENDERSE COMO TODA UNA EXPRESION EN LENGUAJE NATURAL O CONVENCIONAL Y CUALQUIER OTRA EXPRESION GRAFICA SONORA O EN IMAGEN, RECOGIDA EN CUALQUIER TIPO DE SOPORTE MATERIAL, INCLUSO SOPORTE INFORMATICO CON EFICACIA PROBATORIA. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DURAN MAS CON EL PASO DEL TIEMPO Y SON COMPARTIDOS CON MAYOR CANTIDAD DE PERSONAS. CONCLUSIONES

23. y disponen de ellos de una forma mucho mas cómoda, hoy en dia los documentos elctronicos se han ido trasnformando mas que en una moda, en una necesidad. la sociedad actual esta inmersa en la era de la revolucion informática, con este avance podemos acceder a todo tipo de información y obtener con ello el beneficio correspondiente. sin embargo su valor ha crecido de tal forma que se dirige a un futuro prometedor para unos e inciertos para otros. en este sentido y dado que estamos saltando de formato (del documento en papel al documento digital), se hace perentoria la implementación de estrategias que salvaguarden la información, que entre otras es frágil) y adoptar políticas de gestión de los documentos, a la par con los procesos archivísticos que se vienen adelantando a la luz de la LEY 594 DE 2000, como lo contempla la ISO 15489.

25. BIBLIOGRAFÍA Archivo General de la Nación. Comité de Gestión de Documentos. Lineamientos para el diseño de un proyecto de documentos electrónicos BANCO DE LA REPUBLICA. Proyecto de documentos electrónicos para el Banco de la República. Bogotá: El autor, 1997. (Presentación en Power Point) http://es.scribd.com/doc/6842770/Diseno-conceptual http://www.google.com.co/#q=Lineamientos+para+el+dise%C3%B1o+de+un+proyecto+de+documentos+electr%C3%B3nicos&hl=es&biw=1437&bih=603&prmd=ivns&ei=eSKJTczmJeux0QHNiLX-DQ&start=10&sa=N&fp=4920809c270e92b5