Este documento analiza los beneficios de la facturación electrónica y cómo puede llevar a una mayor eficiencia en los procesos de facturación de las empresas. La facturación electrónica reduce costos al eliminar el uso de papel, tinta, franqueo y almacenamiento físico de documentos. También puede integrarse mejor con otros sistemas de gestión de una empresa y facilitar la comunicación entre aplicaciones. Aunque la facturación electrónica ofrece estas ventajas, el documento señala que queda trabajo por hacer para que funcione de manera totalmente

1. Factura electrónica: ¿Hacia dónde nos lleva?
El proceso de facturación es una tarea que todas las empresas asumen como
imprescindible y al que se otorga una importancia alta. Pero, ¿realmente las empresas
se han parado a pensar qué coste tiene la emisión de facturación en el global de su
gestión? La facturación conlleva una serie de costes que asumimos como necesarios
(tiempo, búsqueda de información, comunicación interna correcta, software, papel,
tinta, franqueo, etc.), pero, ¿y si esos costes necesarios los podemos reducir en una
cantidad considerable? La facturación electrónica nos lleva hacia ese punto: La
eficiencia en el proceso.
La facturación en formato electrónico es la opción que las Administraciones
Públicas nos plantean como necesaria para disminuir parte de los costes que soporta
una empresa, para contribuir al sostenimiento del medio ambiente y para trabajar con
criterios de unificación de gestiones comunes a las empresas. Poco a poco se van
introduciendo estos cambios en las empresas: La gestión de tributos se resuelve
electrónicamente en un alto porcentaje del proceso, flecos por aunque siempre
quedan adaptar que ahora se convierten en molestos y hace pocos años formaba parte
de las gestiones administrativas destinar unas horas casi fijas al año para la
presentación de documentación en la Delegación de por ejemplo; el sistema RED de la
Seguridad Social nos facilita el trámite de presentación de TC2, altas, bajas, cambios en
Hacienda, los datos de afiliación de los trabajadores y la gestión de bajas y altas de
baja médica de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (con lo que
también podemos hablar del servicio delt@); el sistema contrat@ que emplea el
Ministerio de Trabajo e Inmigración posibilita la formalización de contratos de trabajo
on‐line. Estos son algunos ejemplos de los servicios que las Administraciones Públicas
han ido poniendo en marcha y que poco a poco ha supuesto un proceso de adaptación
en las empresas.

2. El sistema de facturación electrónica es uno más en esa lista de paso de
proceso de gestión tradicional a electrónico. Y es un proceso que no viene sólo, sino
que es inseparable de la firma electrónica y enlazable con la gestión documental
digital. Por medio de la facturación electrónica podemos emitir y recibir facturas
prescindiendo del papel, la tinta, el franqueo, espacio físico para almacenar los
documentos, etc., con lo que ya podemos comenzar a percibir una de las grandes
ventajas que se aprecian: Reducción de los coste de material de oficina y reducción del
uso de papel.
Pero además de estos mejora en los procesos de facturación, requiere un flujo
de comunicación más beneficios más de la inmediatos, podemos hablar adecuado que
las empresas intentan través de la conseguir siempre a marketing, unificación o
conectividad de los diferentes software que se necesitan en las ventas, diferentes
áreas de gestión: Stock, contabilidad, producción… La pretensión de formar un sistema
de gestión integrada (pudiendo llegar a hablar de ERP en la medida de las
funcionalidades finales que se logren en esa unión de aplicaciones) es el objetivo de
muchas empresas; para ello no es necesario realizar inversiones cuantiosas, sino que
es posible buscar esa aplicación final que satisfaga las necesidades de las empresas por
medio del desarrollo de “módulos de conectividad” entre diferentes programas que,
bien desarrollados e implantados ofrezcan las mismas soluciones evitando la fuerte
inversión que conllevaría el proceso de cambio de sistemas informáticos de gestión.
En la práctica el proceso de emisión de facturas en formato electrónico implica
la elaboración de la factura a través de una aplicación que permita general el fichero
en formato digital que cumpla con los estándares establecidos por la Administración
Pública; hasta aquí el proceso no supone grandes cambios respecto al método
tradicional, pero en este momento de envío de la factura si encontramos cambios. En
el proceso tradicional nos encontramos ante la posibilidad de imprimir el documento,
firmarlo manuscritamente, sellarlo y enviarlo por correo postal (mensajería…) o
escanearlo para enviar un correo electrónico con el archivo adjunto. Puede darse el

3. caso de que algunas empresas tengan escaneada la firma de la persona encargada de
ese trámite y el sello de la empresa y no necesiten imprimir el documento sino insertar
firma y sello (aunque esto puede restar seguridad, ya que el uso de la firma autorizada
se amplía a todas aquellas personas que tengan acceso al documento).
Al emitir facturas electrónicas, no se produce una impresión, firma, sellado…,
sino que se utiliza la firma electrónica que autoriza y valida a una persona a realizar ese
trámite y aporta mayor seguridad genera un documento, generalmente encriptado, y
se envía al proceso; vía correo electrónico al receptor de la factura, que debe contar
con una aplicación que le permita igualmente enviar y recibir facturación electrónica, y
el cual deberá comprobar la validez de la firma para aceptar el documento y descargar
la factura en su aplicación para, a partir de ahí continuar con la mecánica habitual,
revisar, autorizar pago, contabilizar, etc.
Por lo tanto la generación y recepción de facturas en formato electrónico
parece que sí cumple con los objetivos perseguidos: eficiencia del proceso y por lo
tanto reducción de costes, unificar formatos de gestión y uso de la gestión electrónica.
Pero, el camino se ha iniciado recientemente y queda mucho trabajo por hacer por
parte de todas las partes implicadas para que el funcionamiento de esta nueva
metodología de trabajo ofrezca unos resultados totalmente satisfactorios.
Irene Muñoz Serrulla
Coordinadora de Proyectos.
Red Experta para el Desarrollo Económico y Social, S.A.