1. SISTEMA DE GENERACION Y
VALIDACION DE
PLANILLAS PREVISIONALES (SGVPP)

2. COMO OPERAR EL SISTEMA
OPERATIVO
El sistema presenta una primera ventana en
donde se solicita la información del usuario y
contraseña. La contraseña por defecto es:
“sgvpp” (minúsculas).

3. Luego, se presenta la pantalla de Bienvenida , en la cual se
presentan dos opciones; el sistema tiene
marcada la opción “Iniciar el Sistema”, la cual permite
iniciar o seguir con el proceso de
elaboración de planillas.
La opción “Actualizar tablas de mantenimiento”, se utiliza
para:
a) Mantenimiento a Instituciones Previsionales.
b) Instituciones Recaudadoras (Bancos).
c) Usuarios: Crear nuevos usuarios y Cambio de
contraseña.

4. PASO 1. EMPLEADOR
Selección, ingreso o modificación de Empleadores.
Agregar un Nuevo Empleador: Permite agregar un
nuevo registro diferente a los que ya están
guardados, no permite el ingreso del NIT iguales.
Esto solo es necesario hacerlo una sola vez.
Al completar la información de la Empresa, se
presiona el botón aceptar, para lo cual el sistema
solicita doble confirmación.

5. PASO 2. SELECCIÓN DEL PERIODO DE
DECLARACIONES
En esta pantalla se selecciona el periodo de la
planilla (mes de devengue a declarar) así
como las planillas en proceso y las cerradas.
Una vez se selecciona el periodo, se presiona el
botón siguiente, para iniciar el proceso de
importación de datos.

6. Tipos de planillas:
· Nueva: si se quiere crear una nueva planilla.
· En proceso: aquellas planillas que ya han sido
iniciadas pero aún no están cerradas.
· Complementaria: aplica para planillas ya
cerradas.
· Complementaria en proceso: planillas
complementarias que aún no han sido cerradas.

7. PASO 3. IBC MINIMO Y MAXIMO
Pantalla que muestra los valores vigentes de Ingreso
Base de Cotización (IBC). Permite editar estos
valores adicionando uno nuevo o modificando el
actual.

8. PASO 4. TASAS DE COTIZACIÓN,
COMISIÓN
Se presenta la pantalla de verificación de tazas
activas de comisión y cotización (paso 4) de las
AFPs, el ISSS y el INPEP.
Entre el paso 4 y el paso 5 se despliega una pantalla
con el resumen de los datos a ser procesados.
Si la información es correcta, se presiona “Si” para
seguir al Paso 5, caso contrario presionar “No” y
automáticamente lo regresa al paso 1.

9. PASO 5. OBSERVACIONES
Opciones de Menú:
Buscar: afiliado por el nombre, NUP o documento
de identidad.
Editar: la ficha del afiliado (nombre, documento de
identidad, sector laboral, fecha de ingreso, etc.)
Borrar afiliado: de la planilla o de la base (ficha).
En este último casos es posible siempre que no
existan dentro de una planilla anterior.

10. Nuevo ingreso: agregar nuevo empleado a la
planilla.
Nota: en algunas versiones de Windows es
necesario regresar al paso 4 y luego ir al paso 5 a
fin de visualizar los nuevos registros que han sido
ingresados.
Retiro: ingreso de fecha de cese laboral. Se asigna
el código 2 en automático.
Licencia o incapacidad: ingreso del respectivo
código de observación y los días laborados.
Traspaso: movimiento entre AFPs. Se sugiere
validar contra la base de la AFP.

11. Variación IBC: permite modificar en la planilla o
de manera permanente, el salario devengado por
un Empleado. Es recomendable su uso en el caso
de salarios fijos mensuales. El IBC puede ser
modificado también desde la pantalla haciendo
doble clic sobre el campo “Ingreso en $”.
Cotizaciones voluntarias: modificar, agregar,
suprimir cotizaciones voluntarias del Empleado
y/o Empleador.

12. PASO 6. VALIDACIÓN
Caso 1. Traspasos y rezagos: identifica afiliados
que se han traspasado de AFP e indica la
Institución a la que le corresponde la cotización
según la fecha de entrada en vigencia, es decir
aquella fecha a partir de la cual fue o será
efectivo el traspaso.
Caso 2. Afiliados mal reportados: afiliados
reportados a otra Institución Previsional al que
corresponde.

13. Caso 3. Afiliados no identificados en la Institución
Previsional. Empleados reportados a un
Institución Previsional no registrados en dicha
Institución.
Caso 4. Afiliados faltantes en planilla del
Empleador. Afiliados que según los registros de
la Institución Previsional tienen relación laboral
con el Empleador y no son reportados en la
Planilla.
Caso 5. Error en el número de documento de
identificación. Identifica diferencia entre los
datos del Empleador y los de la AFP.

14. Caso 6. Afiliado Cotiza voluntariamente en la AFP,
falta cotización.
Caso 7. Afiliados con Cotización Voluntaria sin
notificar a la AFP.
Caso 8. Sector Laboral Incorrecto. El afiliado
reportado tiene un sector laboral diferente al
registrado en la Institución Previsional.
Caso 9. Validación de Pensionado. Mecanismo por
el cual la AFP notifica al Empleador la
modalidad de pensión que goza a alguno de sus
empleados.

15. PASO 7. PRECALCULO
Este procedimiento lo hace automáticamente el programa,
solamente se presiona el botón “Calcular”. Al finalizar
permite imprimir los reportes preliminares, tanto detalle
como resúmenes, y por centro de trabajo o acumulado.
Una vez finalizado el pre calculo se muestra la pantalla
para la impresión de Reportes de Planilla, en donde se
procede a imprimir el Resumen preliminar y el Detalle
preliminar. Se recomienda la impresión del “Detalle
Preliminar”.

16. Al presionar el botón “Imprimir”, se selecciona la
Institución Previsional deseada, y se presiona el
botón “Imprimir”, para desplegar una vista
previa del reporte a ser impreso. Para mandarlo
a imprimir a la impresora establecida por
omisión, se debe dar clic en el icono de impresión.

17. PASO 8. TIPO DE DECLARACIÓN
Es aquí donde se selecciona el tipo de declaración para la
planilla; se debe dar clic en “Editar Tipo Declaración”,
los tipos de declaración son:
1. Declaración y Pago. Cuando el Empleador va a pagar la
planilla en el termino establecido.
2. Declaración y No Pago. Cuando el Empleador solo
presenta declaración y no paga la planilla.
3. Planilla complementaria. Planilla de complemento a una
normal dentro de un mismo periodo.
4. No definida.

18. PASO 9. CALCULO FINAL
Para imprimir el Detalle Final requisito para
el pago de planillas, se hace clic en el botón
“Imprimir Detalle Final”, se mostrara una
vista previa del reporte.