Este documento proporciona instrucciones sobre cómo configurar y utilizar el módulo de compras en un sistema de gestión. Explica cómo registrar y modificar formas de pago, tiempos de entrega, autorizadores y plantillas de orden de compra. También cubre los procesos de solicitud de cotización, orden de compra, recepción de compras, registro de compras con y sin orden, y generación de reportes de compras.

1. Guia de Usuario
Compras

2. Introduzca su Usuario y Clave

3. Presione “Aceptar”

4. Este es el Menú Principal

5. Configuración Básica
Forma de Pago

6. Seleccionemos Módulo de Compras

7. Seleccionemos la opción “Forma de Pago”

8. En la pantalla actual se pueden registrar o modificar las diferentes
formas de pago utilizadas.
Para agregar una nueva forma de pago haga clic en el botón
Para modificar las formas de pago haga clic en el botón

9. La Pantalla de Formas de Pago se permite modificación de los datos
Forma de Pago: Identificador (solo lectura)
Nombre: Nombre de la Forma de Pago
Días Vencimiento: Días a transcurrir para vencimiento del pago.
Omitir CxP: Evita la Creación de Cuentas por Pagar
Anulado: Desactiva la Forma de pago para Futuras Compras.
Presione Aceptar para Guardar los Cambios, Volver para Ignorar los
cambios o Anular para desactivar la forma de pago

10. Luego de realizar la modificación, se muestra esta pantalla con los
datos actualizados
Una forma de pago anulada, puede ser reactivada haciendo clic en el
botón y luego la opción “Activar”

11. Configuración Básica
Tiempo de Entrega

12. Seleccionemos Módulo de Compras

13. Seleccionemos la opción “Tiempo de Entrega”

14. Muestran los tiempos de entrega permitidos. Puede crear o modificar
los tiempos de entrega
Para agregar un nuevo Tiempo de Entrega haga clic en el botón
Para modificar los Tiempo de Entrega haga clic en el botón

15. La Pantalla de Tiempos de Entrega permite la modificación de los datos
Tiempo de Entrega: Identificador (solo lectura)
Nombre: Nombre del Tiempo de Entrega
Presione Aceptar para Guardar los Cambios, Volver para Ignorar los
cambios o Anular para desactivar el Tiempo de Entrega

16. Luego de realizar la modificación, se muestra esta pantalla con los
datos actualizados
Un Tiempo de Entrega, puede ser reactivado haciendo clic en el botón
y luego la opción “Activar”

17. Configuración Básica
Autorizador

18. Seleccionemos Módulo de Compras

19. Seleccione la opción “Autorizador”

20. Representa el Perfil o Cargo del Responsable de realizar las Compras.
Puede existir más de un autorizador
Para agregar un nuevo Autorizador haga clic en el botón
Para modificar un Autorizador haga clic en el botón

21. La Pantalla de Autorizador permite la modificación de los datos
Autorizador: Identificador (solo lectura)
Nombre: Nombre/Cargo del Autorizador
Presione Aceptar para Guardar los Cambios, Volver para Ignorar los
cambios o Anular para desactivar el Autorizador

22. Configuración Básica
Plantilla de Orden de Compra

23. Seleccionemos Módulo de Compras

24. Seleccionemos la opción “Plantilla de Orden de Compra”

25. Las plantillas de Orden de Compra se utilizan para pre-cargar un
conjunto de productos que pueden incluirse en una Orden de compra,
permitiendo esto una gestión más rápida de este proceso
En esta pantalla se muestra el listado de las Plantillas de Orden de
Compra Existentes.
Seleccione el botón nuevo.

26. En el recuadro 1 se registra la información básica de la plantilla.
En el recuadro 2 se utiliza para realizar búsquedas de productos que
se desean agregar a la plantilla, así como para ejecutar las acciones de
guardar o volver.
En el recuadro 3 se visualizarán, modificarán o eliminaran los
productos de la plantilla
Ingrese Datos básicos para la plantilla
1
2
3

27. Agregue los productos a la plantilla utilizando el filtro de producto o si
lo conoce, el código del producto

28. Como ejemplo, se utilizo el filtro “AGUA” para la búsqueda de AGUA
OXIGENADA. Seleccione los productos deseados y presione aceptar.
Repita el paso anterior hasta completar lo requerido para la plantilla.

29. A continuación se muestra la lista de productos.
De ser requerido puede modificar las cantidades, o eliminar alguno de
los productos
Si desea eliminar un Producto de la lista, marque la casilla y presione
Aceptar.
Presione el boton Procesar cuando finalice las modificaciones.

30. Luego de procesada la operación, se muestra la Plantilla en la pantalla.
Si desea modificar la plantilla haga clic en el botón cuando lo
requiera

31. Compras
Solicitud de Cotización

32. Seleccionemos Módulo de Compras

33. Seleccione la opción “Solicitud de Cotización”

34. Las Solicitudes de Cotización se utilizan para solicitar a proveedores
información de los productos, requerida para la elaboración de las
Ordenes de Compra.
En la pantalla se muestran las Solicitudes de Cotización generadas.
Presione el botón Nuevo para generar una Solicitud de Cotización

35. Introduzca los Datos necesarios para crear la solicitud de Cotización
• Proveedor: A quien va dirigida la Cotización
• Autorizador: Personal de Compras que Autoriza la Cotización
• Observaciones: Texto libre para la justificación de la Cotización
• Plantilla: (Opcional) Carga los datos de una Plantilla existente
• Productos: Permite adición, modificación, eliminación de los
productos.

36. Seleccione el Proveedor al cual se dirige la Solicitud de Cotizacion

37. Seleccione el Autorizador de la Cotización.

38. Introduzca las Observaciones

39. Ingrese el listado de productos utilizando los filtros de búsqueda o
cargando una plantilla existente.

40. Modifique el listado de productos.
Al finalizar presione el botón “Generar”

41. Luego de procesarse, la solicitud no se puede Modificar.
En el botón Anular la Solicitud de cotización es anulada. Esta
operación no se puede revertir.
El botón imprimir genera un archivo el cual puede ser impreso o
enviado vía correo electrónico para realizar la Solicitud al Proveedor

42. Documento versión imprimible para ser enviado al proveedor vía
correo electrónico o impreso.

43. Compras
Orden de Compra

44. Seleccionemos Módulo de Compras

45. Seleccione la opción “Orden de Compras”

46. En esta pantalla se muestra el listado de Ordenes de Compra creadas.
Para crear una orden de compra presione el botón “Nuevo”

47. En esta pantalla deben ingresarse todos los datos necesarios para la
creación de la Orden de Compra

48. Proveedor: A quien va dirigida la Orden de Compra.
Seleccione el Proveedor.

49. Autorizado Por: Personal responsable que autoriza la emisión de la
Orden de Compra
Seleccione el Autorizado.

50. Forma de Pago: Representa la forma de pago a utilizar. Se define por
la vigencia en días para hacer efectivo el Pago.
Seleccione la Forma de Pago.

51. Tiempo de Entrega: Representa el tiempo requerido para la entrega de
los productos solicitados en la Orden de Compra
Seleccione el Tiempo de Entrega: INMEDIATO

52. Enviar: Casilla de Verificación que indica si se requiere el envío de los
productos.
Al marcar “Enviar” se registrará la dirección de la empresa para que el
proveedor envíe los productos, utilizando el campo “Entregar A”.
Si es requerido el campo “Entregar A” puede ser modificado.

53. Observaciones: es texto libre utilizado para registrar información
adicional de la Orden de Compra. Este campo es Opcional.
Monto ODC, Monto Ítems, Monto IVA: Estos campos son los Montos
Totales calculados en base a los productos que se registren en la
Orden de Compra

54. Plantilla: Se muestra un listado de las Plantillas de Orden de Compra
existentes. Si se desea se puede utilizar, haciendo clic en el vínculo
Cargar, para así facilitar la selección de los productos.

55. Solicitud de Cotización: Muestra un listado de las Solicitudes de
Cotización creadas. Permite seleccionar los productos ya registrados
en la Cotización.
Haga clic en el vinculo Cargar para utilizar la Solicitud de Cotización.

56. El Sistema cargara los productos con la información del costo unitario
registrado en el sistema. Verifique las cantidades y Precios de los
Productos. Si lo requiere Elimine o agregue nuevos productos.

57. Para eliminar seleccione la casilla de verificación y presione aceptar.

58. Si desea agregar nuevos productos ingrese el nombre en el campo
Ítem para ir a la pantalla de busqueda.

59. Puede modificar el criterio de búsqueda hasta encontrar el producto
deseado.
Seleccione el producto deseado y presione “Aceptar”

60. Verifique nuevamente las Cantidades y Precios si lo desea y presione
“Generar” para crear la Orden de Compra.

61. Al generar la Orden de Compra, esta no puede ser modificada.
Para visualizar el reporte de la orden de compra presione el botón
Imprimir.

62. Si desea imprimir la Orden de Compra presione el botón “Imprimir”, si
sólo desea visualizarla presione “Ver Pantalla”
Presione “Imprimir” para visualizar en nueva ventana.

63. Para visualizar el reporte de la orden de compra presione el botón
Imprimir.
La Orden de Compra debe ser enviada al Proveedor.

64. Compras
Órdenes de Compra Recibidas

65. Seleccionemos Módulo de Compras

66. Para ejecutar el proceso de Ordenes de Compras Recibidas se requiere
que la Orden de Compra haya sido previamente enviada al Proveedor y
este a su vez haya enviado el Lote de Productos.
En el módulo de Inventario se debe procesar la recepción en
inventario de la Orden de Compra al recibir los Productos
Seleccione la opción “Orden de Compras Recibidas”

67. En la pantalla se muestran las Ordenes de Compras Recibidas. Esta
recepción se realiza en el modulo de Inventario.
Seleccione la orden de compra 20132 correspondiente al proveedor
“PRAMET, C.A.”

68. Se muestra en pantalla los datos de la Orden de Compra.
El estado de la Orden de Compra es “FINIQUITADA” debido a que se
reciben del proveedor todos los productos requeridos.

69. Compras
Registrar Compra

70. Seleccionemos Módulo de Compras

71. Seleccionemos la opción “Registrar Compra”

72. En pantalla se visualizan las compras registradas
Para Registrar una nueva Compra, presione el botón “Nuevo”

73. En pantalla se muestran los campos requeridos para registrar la
compra

74. Proveedor: Empresa a la que se le genera la Compra. Se pueden
generar Compras o Pagos de Servicios
Seleccione el Proveedor “PRAMET, C.A.”

75. Proveedor Medico: Se utiliza para indicar que se registra una compra a
un Personal Medico.
No seleccione Proveedor Medico

76. Recepción: Representa la recepción de los productos i el ingreso al
inventario.
Una orden de Compra puede tener mas de una recepción, por lo que
se debe registrar una compra por cada recepción.
Seleccione la Recepción. El sistema carga los datos relacionados

77. Ingrese los Datos de la Factura del Proveedor: # Factura , # Control,
Fecha Emisión.

78. Seleccione la Clasificación de la Compra.

79. Seleccione el Centro de Costo.

80. Registre las Observaciones. Opcional.

81. Verifique las Cantidades y Montos. Presione Generar cuando finalice la
carga de datos. Luego presione Confirmar

82. La Compra se Registro exitosamente.
Para visualizar y/o imprimir Compra presione Imprimir
Para visualizar y/o imprimir Retenciones de ISLR presione Retenciones
Si desea anular Compra presione Anular.

83. Si desea imprimir la Compra presione el botón “Imprimir”, si sólo
desea visualizarla presione “Ver Pantalla”
Presione “Imprimir” para visualizar en nueva ventana.

84. Se genero exitosamente el reporte de la Compra.
Imprima Registro de Compra para su control.

85. Compras
Registrar Compra – Sin Orden

86. Seleccionemos Módulo de Compras

87. Seleccionemos la opción “Registrar Compra”

88. En pantalla se visualizan las compras registradas
Para Registrar una nueva Compra, presione el botón “Nuevo”

89. En pantalla se muestran los campos requeridos para registrar la
compra

90. Proveedor: Empresa a la que se le genera la Compra. Se pueden
generar Compras o Pagos de Servicios
Seleccione el Proveedor “PRAMET, C.A.”

91. Proveedor Medico: Se utiliza para indicar que se registra una compra a
un Personal Medico.
No seleccione Proveedor Medico

92. Ingrese los Datos de la Factura del Proveedor: # Factura , # Control,
Fecha Emisión.

93. Seleccione un Personal Autorizador.

94. Seleccione la Clasificación de la Compra.

95. Seleccione el Centro de Costo.

96. Seleccione el la Forma de Pago.

97. Registre las Observaciones. Opcional.

98. Cargue los productos que requiere la compra utilizando las
herramientas de búsqueda.

99. Seleccione los productos requeridos y presione “Aceptar”

100. Verifique las cantidades y montos. Al finalizar presione “Generar”
Confirme para generar el registro de Compra.

101. La Compra se Registro exitosamente.
Para visualizar y/o imprimir Compra presione Imprimir
Para visualizar y/o imprimir Retenciones de ISLR presione Retenciones
Si desea anular Compra presione Anular.

102. Compras
Registrar Compra – Honorarios

103. Seleccionemos Módulo de Compras

104. Seleccionemos la opción “Registrar Compra”

105. En pantalla se visualizan las compras registradas
Para Registrar una nueva Compra, presione el botón “Nuevo”

106. En pantalla se muestran los campos requeridos para registrar la
compra

107. Seleccione la Casilla de Verificacion “Proveedor Médico” para listar el
Personal Medico Existente

108. Seleccione la Casilla de Verificación “Proveedor Médico” para listar el
Personal Medico Existente

109. Seleccione al Personal Médico requerido de la lista de Proveedores

110. Ingrese los Datos de la Factura del Proveedor: # Factura , # Control,
Fecha Emisión.

111. Seleccione un Personal Autorizador.

112. Seleccione la Clasificación de la Compra.

113. Seleccione el Centro de Costo.

114. Seleccione el la Forma de Pago.

115. Registre las Observaciones. Opcional.

116. Cargue los productos que requiere la compra utilizando las
herramientas de búsqueda.

117. Seleccione los productos requeridos y presione “Aceptar”

118. Verifique las cantidades y montos. Al finalizar presione “Generar”
Confirme para generar el registro de Compra.

119. La Compra se Registro exitosamente.
Para visualizar y/o imprimir Compra presione Imprimir
Para visualizar y/o imprimir Retenciones de ISLR presione Retenciones
Si desea anular Compra presione Anular.

120. Compras
Reportes Administrativos

121. Seleccionemos Módulo de Reportes

122. Seleccionemos la Opción “Reportes Administrativos”

123. Seleccione
• Grupo Reportes: Compras
• Sub-Grupo Reportes: Compras
Seleccione la fecha Deseada y la opción Ver Pantalla para visualizar
reporte. Si desea imprimir presione el botón Imprimir

124. COMPRAS POR PRODUCTO:
Muestra un resumen del rango de fechas seleccionado con las
cantidades, precios y totales agrupados por cada producto adquirido

125. COMPRAS POR PROVEEDOR Y PRODUCTO:
Muestra un resumen del rango de fechas seleccionado con las
cantidades, precios y totales agrupados por proveedor y producto

126. LIBRO DE COMPRAS:
Muestra en Detalle todas las Compras realizadas

127. REGISTRO DE COMPRAS GENERAL:
Muestra un resumen de las compras, con los datos mas importantes:
Forma de Pago, Monto y Vencimiento de Cuenta por Pagar

128. REGISTRO DE COMPRAS POR PROVEEDOR:
Muestra un resumen de las compras, con los datos mas importantes:
Forma de Pago, Monto y Vencimiento de Cuenta por Pagar agrupado
por Proveedor