Guía Base de Datos OOo

Guía de estudio
Manual 55
Base de Datos:
El componente de Bases de Datos de OpenOffice.org
OpenOffice.org

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Derechos de autor
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Attribution License) versión 3.0 o posteriores (http://creativecommons.org/licenses/
by/3.0/deed.es_PE).
Todas las marcas mencionadas en esta guía pertenecen a sus propietarios legítimos.
Autores
Modificado y ampliado por Meridian S.A.
Colaboración
José Ignacio Apaza, Walter Mamani, Henry Romero.
Editor
Jorge L. Tupac-Yupanqui
Realimentación
Mantenedor: Jorge L. Tupac-Yupanqui
Por favor dirija cualquier comentario o sugerencia sobre este documento a:
Jorge.Tupac@moquegua.edu.pe
Fecha de publicación
Publicado el 30 de Abril del 2009.
Basado en OpenOffice.org 3.0
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Manual 5
Manual 5 Base de Datos iv

Manual 5
Contenido
Manual 5
Base de Datos:...................................................................................................................1
Derechos de autor...................................................................................................iii
Autores....................................................................................................................iii
Colaboración...........................................................................................................iii
Editor......................................................................................................................iii
Realimentación.......................................................................................................iii
Fecha de publicación..............................................................................................iii
Capítulo 1: Entender Base de Datos............................................................................13
Objetivo General....................................................................................................13
Objetivos Específicos.............................................................................................13
Tema A: Conceptos claves...............................................................................................15
Base de Datos..............................................................................................................15
Términos usados en una base de datos...................................................................16
Objetos de una base de datos.................................................................................17
Base de datos relacionada......................................................................................20
Grandes bases de datos...........................................................................................21
Administración de una base de datos.....................................................................22
Actividad 1-1..........................................................................................................25
Tema B: Explorando el entorno de Base.........................................................................27
El asistente de Base.....................................................................................................27
Ventana de la aplicación Base................................................................................28
Actividad 1-2..........................................................................................................31
Actividad 1-3..........................................................................................................32
Actividad 1-4..........................................................................................................34
Uso de funciones de ayuda.........................................................................................35
Actividad 1-5..........................................................................................................37
Lección 1................................................................................................................38
Capítulo 2: Diseñando una base de datos....................................................................39
Tema A: Proceso de diseño..............................................................................................41
Proceso de diseño para una base de datos relacional..................................................41
Actividad 2-1..........................................................................................................42
1- Determinar la finalidad de la base de datos............................................................43
2- Examinar los datos existentes.................................................................................43
Actividad 2-2..........................................................................................................44
3- Determinar campos.................................................................................................45
Actividad 2-3..........................................................................................................46
4- Organizar los campos en tablas..............................................................................47
5- Introducir datos de ejemplo,...................................................................................48
6- Designar claves primarias y foráneas.....................................................................48
Elegir clave principal.............................................................................................49
Actividad 2-4..........................................................................................................50
7- Determinar las relaciones entre tablas....................................................................51
Relación uno a uno.................................................................................................51
Manual 5 Base de Datos v

Manual 5
Relación uno a muchos .........................................................................................52
Relación muchos a muchos....................................................................................52
Lección 2................................................................................................................53
Capítulo 3: Usando la aplicación..................................................................................54
Tema A: Trabajar con Base..............................................................................................56
Crear una Base de Datos.............................................................................................56
Actividad 3-1.........................................................................................................60
Abrir y Cerrar una Base de Datos...............................................................................61
Tema B: Tareas comunes.................................................................................................64
Realizar tareas comunes..............................................................................................64
Abrir tabla/consulta/formulario/reporte.................................................................64
Guardar y Cerrar tabla/consulta/formulario/reporte...............................................65
Diferentes Vistas....................................................................................................66
Ordenar registros en una tabla/consulta/formulario...............................................68
Borrar tabla/consulta/formulario/reporte...............................................................69
Actividad 3-2..........................................................................................................70
Lección 3................................................................................................................72
Capítulo 4: Tablas..........................................................................................................73
Tema A: Introducción a tablas.........................................................................................75
Trabajando Tablas.......................................................................................................75
Tipo de campo........................................................................................................76
Tema B: Creación de tablas.............................................................................................78
Crear una tabla en Vista Diseño..................................................................................78
Grabar o guardar una tabla.....................................................................................80
Crear clave principal..............................................................................................81
Reglas de Validación..............................................................................................82
Indexar un campo (con o sin permiso de duplicados)............................................83
Actividad 4-1..........................................................................................................85
Ingresar datos en una tabla..........................................................................................86
Registros.................................................................................................................86
Agregar data a una tabla.........................................................................................86
Modificar, borrar data en un registro......................................................................87
Eliminar registros en una tabla...............................................................................87
Actividad 4-2..........................................................................................................89
Modificar Diseño de una tabla...............................................................................90
Cambios de nombre o descripción del campo........................................................91
Cambiar el tamaño del campo................................................................................91
Cambiar el tipo de dato del campo.........................................................................92
Cambiar el formato del campo...............................................................................93
Agregar campos a una tabla...................................................................................95
Actividad 4-3..........................................................................................................97
Actividad 4-4..........................................................................................................99
Crear Relaciones entre tablas....................................................................................100
Integridad Referencial..........................................................................................100
Manual 5 Base de Datos vi

Manual 5
Ventana de Relaciones..........................................................................................101
Crear Relaciones..................................................................................................102
Eliminar Relaciones ...........................................................................................103
Actividad 4-5........................................................................................................104
Lección 4..............................................................................................................106
Capítulo 5.....................................................................................................................107
Objetivo General..................................................................................................107
Objetivos Específicos...........................................................................................107
Tema A: Operaciones Principales..................................................................................109
Modificar datos en una tabla.....................................................................................109
Comando de Búsqueda.........................................................................................110
Aplicar filtros a una tabla/formulario...................................................................111
Actividad 5-1........................................................................................................114
Lección 5-A..........................................................................................................116
Tema B: Consultas.........................................................................................................117
Creación de consultas ...............................................................................................117
Creación de consultas usando Vista Diseño.........................................................121
Creación de consultas sobre una tabla utilizando el asistente..............................122
Actividad 5-2........................................................................................................124
Creación de consultas sobre varias tablas............................................................125
Campos calculados...............................................................................................126
Modificar la consulta............................................................................................128
Actividad 5-3........................................................................................................130
Lección 5-B..........................................................................................................131
Capítulo 6: Objetos......................................................................................................132
Tema A: Formularios.....................................................................................................134
Trabajar con un formulario.......................................................................................134
Barra de Navegación............................................................................................134
Controles de formularios......................................................................................135
Sub-formulario ....................................................................................................136
Actividad 6-1........................................................................................................138
Crear un formulario usando el asistente...............................................................139
Crear un subformulario basado en relación existente..........................................141
Crear formulario en vista diseño..........................................................................144
Actividad 6-2........................................................................................................145
Utilizar el formulario para ingresar datos en un nuevo registro ..........................146
Utilizar el formulario para modificar datos en un registro...................................147
Utilizar el formulario para borrar registros..........................................................147
Actividad 6-3........................................................................................................148
Agregar, modificar texto en cabecera y pie de sección en un formulario............149
Lección 6..............................................................................................................150
Capítulo 7: Salidas.......................................................................................................151
Tema A: Informes..........................................................................................................153
Reportes o Informes..................................................................................................153
Manual 5 Base de Datos vii

Manual 5
Crear un Reporte basado en una tabla o consulta.................................................153
Actividad 7-1........................................................................................................158
Modificar los elementos de un informe...............................................................159
Secciones de un informe......................................................................................159
Editar campos ......................................................................................................160
La barra de herramientas tabla.............................................................................160
Actividad 7 -2.......................................................................................................162
Presentar un campo calculado en un Informe......................................................164
Actividad 7-3........................................................................................................166
Actividad 7-4........................................................................................................167
Añadir, modificar texto en encabezado y pie de página en un informe..............169
Exportar una tabla/Consulta a otro formato.........................................................169
Exportar un informe.............................................................................................169
Tema B: Impresión........................................................................................................171
Cambiar características de impresión.......................................................................171
Impresión de tablas o consultas............................................................................172
Impresión de formularios.....................................................................................174
Impresión de informes..........................................................................................175
Actividad 7-5........................................................................................................176
Lección 7..............................................................................................................177
Repaso..................................................................................................................178
Bibliografía...............................................................................................................179
Enlaces:................................................................................................................179
Manual 5 Base de Datos viii

Introducción
La mayoría de organizaciones administran grandes cantidades de datos
utilizando Base de Datos relacionales.
OpenOffice Base es una aplicación que las Instituciones Educativas podrían
utilizar para administrar de forma eficiente su información, manteniendo
actualizados los datos del personal y de los alumnos, así como el inventario
de todo lo tangible dentro de la Institución.
Manual 5 Base de Datos 9

Descripción
OpenOffice Base le permitirá organizar su información en una base de
datos utilizando las diferentes herramientas que le brinda el programa.
A quiénes está dirigido
El curso está diseñado para profesionales que desean iniciarse en el uso de
bases de datos para mejorar su productividad. Además, prepara para el
examen Base de datos de la certificación ICDL.
Pre-requisitos
El curso está diseñado para estudiantes que tengan conocimiento de
software de productividad de oficina.
Metodología
El enfoque que se utiliza es el constructivismo, por lo que se privilegia la
interacción participante – docente – participante, dentro de un ambiente
basado en la confianza, el respeto y la tolerancia.
El curso Base de Datos enseña los conceptos básicos de cómo organizar y
operar bases de datos. Los manuales, el CD multimedia y el uso del Portal
Educativo permiten familiarizarse con los contenidos del curso. El curso se
desarrolla a lo largo de 16 horas de participación activa y dos sesiones
virtuales posteriores donde el alumno podrá reforzar sus conocimientos y
resolver las evaluaciones y simulaciones.
El curso maneja las siguientes estrategias:
1. Cada tema se inicia con la presentación y discusión de los conceptos.
Facilitada por el instructor.
2. Desarrollo de actividades de laboratorio paso a paso, para conocer los
procedimientos. (Apoyo práctico con el uso del manual).
3. Intercambio de experiencias al responder las preguntas de las lecciones al
finalizar cada capítulo.
4. Uso de rutas de aprendizaje (Portal) y/o CD multimedia como guía de
autoestudio y autoevaluación.
5. Desarrollo de trabajos prácticos individuales y grupales, supervisados a
distancia con ayuda del Portal.

Objetivo del Curso
Comprender los conceptos de una base de datos y demostrar competencias
usándolas
Objetivos Específicos
 Comprender qué es una base de datos, cómo se organiza y opera.
 Crear base de datos simples y ver su contenido de diferentes modos.
 Crear una tabla, ingresar y editar datos de una tabla.
 Crear, modificar y correr consultas para obtener información específica
desde una base de datos.
 Comprender qué es un formulario y crearlos para ingresar, modificar y
eliminar registros y datos en un registro.
 Ordenar y filtrar una tabla o formulario.
 Crear reportes o informes y prepararlos para su distribución.

Capítulo 1: Entender
Base de Datos
Objetivo General
Comprender qué es una base de datos.
• Comprender conceptos claves.
• Conocer la organización y el entorno de una base de datos.
• Conocer las operaciones en una base de datos.
• Conocer la opción de ayuda en Open Office Base.

Tema A: Conceptos claves
Tema A: Conceptos
claves
En la mayoría de empresas o negocios es necesario trabajar con gran cantidad de
datos diariamente. Entender la composición de bases de datos y en particular, el
programa OpenOffice Base, le dará la capacidad de usar Base para organizar sus
datos.
En esta lección, usted recibirá una introducción de conceptos de base de datos.
Base de Datos
Una base de datos es una colección de datos que están relacionados con un tema en
particular o un objetivo, como una lista o colección de direcciones de clientes o
detalles de entrada y salida de productos de un almacén.
Las bases de datos le permiten organizar la información de una manera lógica a
través de tablas, consultas, formularios e informes, de modo que pueda acceder a los
datos fácilmente. Por ejemplo: La información contenida en la RENIEC..Los datos
contenidos en una base de datos pueden ser texto, números o gráficos.
Base de datos
Información relacionada y organizada
Datos tipo texto
Datos númericos

Base de Datos
Términos usados en una base de datos
Dato
Conjunto de caracteres con algún significado, pueden ser numéricos, alfabéticos, o
alfanuméricos.
Información
Es un conjunto ordenado de datos los cuales son manejados según la necesidad del
usuario, y que se encuentran almacenados en archivos. Los datos pueden
considerarse como la materia prima de la información.
Su procesamiento consta, básicamente, de tres fases:
1. El ingreso en el sistema (datos de entrada).
2. Su manipulación.
3. La producción de un resultado (información de salida).
La información es, por lo tanto, el resultado de un proceso de transformación de
datos que es interpretado por el ser humano. Sin embargo, en el lenguaje cotidiano
no se hace esta distinción y suelen usarse como sinónimos. Aplicado a la teoría de
comunicación, el término información se refiere a todo lo que es comunicable,
pueda interpretarse o no.
Tipos de datos
Texto [VARCHAR]
Texto fijo [CHAR]
Número [NUMERIC]
Decimal [DECIMAL]
Integer [INTEGER]
Float [FLOAT]
Real [REAL]
Double DOUBLE]
Si/No [BOOLEAN]
Fecha [DATE]
Hora [TIME]

Base de Datos
Campo
Es la unidad más pequeña a la cual uno puede referirse en un programa. Desde el
punto de vista del programador representa una característica de un individuo u
objeto.
Propiedades del Campo
Longitud: Define el número máximo de caracteres en los tipos de texto y el
valor mayor que se puede representar en los tipos numéricos.
Decimales: Disponible para datos numéricos y determina el número de
posiciones decimales para almacenar y representar.
Valor predeterminado: se puede introducir el valor por omisión.
Entrada requerida: Hace obligatoria o no la introducción de un valor en el
campo.
Valor automático: Al activar, el campo incrementa su valor automáticamente.
Expresión incremento automático: Relacionada con la propiedad anterior,
define el valor de incremento del valor automático.
Registro o fila
Colección de datos acerca de una persona o cosa.
Objetos de una base de datos
Tablas:
Son estructuras formadas por grupos de registros ordenados en filas y columnas, que
van a permitir almacenar la información. Las columnas contienen la misma
categoría de información para cada objeto en la tabla. La información acerca de
cada objeto está contenida en una fila.

Base de Datos
Consulta:
Es la solicitud de información que se hace a las tablas de una base de datos, requiere
los nombres de las tablas y columnas para generar la salida. Además de buscar
información pueden realizar cálculos y mostrar sus resultados. Las consultas
pueden ser guardadas para su reutilización.
Columna
Igual categoría de información
Fila
Encabezado
Información relacionada

Base de Datos
Formularios:
Es una interfaz gráfica de la base de datos que se utiliza para visualizar y editar
datos. Los formularios pueden ser personalizados de acuerdo a las necesidades de
visualización del usuario. Facilitan principalmente la tarea de introducir
información en las tablas.
Informes o Reportes:
Es una pantalla de salida de datos dispuestos en un orden especificado por el
usuario. Contiene la información recuperada de tablas o consultas A menudo se
crean para obtener copias impresas de nuestros datos.

Base de Datos
Base de datos relacionada
En forma simple, una base de datos es una colección de información. Una base de
datos relacionada es una base de datos que almacena la información en múltiples
tablas interrelacionadas. Cada tabla almacena una categoría específica de
información. La base de datos relacionada puede tener acceso a estas tablas y
extraer, reorganizar, y mostrar la información contenida dentro de ellos de muchos
modos diferentes sin cambiar las estructuras de las tablas originales.
Una base de datos relacionada ofrece muchos beneficios:
• Evita la redundancia, no necesita tener la misma categoría en varias tablas, si no
crear una nueva tabla para esa categoría.
• Simplicidad, tener más tablas con menos categorías ahorra tiempo al trabajar con
base de datos.
• Flexibilidad y facilidad de manejo, permite actualizar la información en una tabla
y se transmite a las que están relacionadas.
• Fuerza para obtener información y realizar consultas de varias tablas.
Base de datos Relacionada
Información recuperada
Tabla Empleado
Tabla Departamento
Tablas relacionadas

Base de Datos
Grandes bases de datos
Las organizaciones hoy en día utilizan bases de datos para guardar su información,
independientemente del tipo de información que necesiten almacenar tienen el
mismo propósito que es tener a salvo su información para acceder a ella en el
momento adecuado.
Algunos ejemplos de las más grandes bases de datos:
Biblioteca del Congreso de EEUU.
Esta biblioteca almacena datos sobre cosas tan variadas como libros de cocina,
tarjetas de béisbol o periódicos de la época colonial. La base de datos incluye el
catálogo y material digitalizado.
Amazon.
Amazon es la tienda más grande del mundo. Empezaron vendiendo libros y ahora se
puede encontrar hasta llantas para autos. Su base de datos incluye información
personal (direcciones, tarjetas de crédito, etc.) de más de 59 millones de clientes,
recetas, listas compras, y páginas que los clientes pueden revisar de más de 250 mil
libros. Además almacena millones de ítemes de su inventario y del inventario de sus
tiendas asociadas.
YouTube.
En menos de dos años, YouTube ha conseguido tener la biblioteca de video más
grande del mundo (lo que lleva a tener una de las bases de datos más grandes del
mundo). Actualmente sus visitantes ven más de 100 millones de videos diariamente.
Se calcula que si cada video subido tiene en promedio unos 10 MB, mensualmente
su base de datos crece unos 18.6 TB (ya que diariamente se suben unos 65 mil
videos).
Google.
Google aproximadamente recibe unos 91 millones de consultas al día y almacena
absolutamente todas las consultas que sus usuarios realizan. En todos estos años eso
debe de dar como resultado unos 33 billones de entradas en la base de datos.
Dependiendo de su arquitectura, esto puede significar cientos de terabytes de
información. A eso hay que sumarle la información guardada de cada usuario (por
las cookies), Google Video, YouTube (que fue comprado por Google), Gmail, la
publicidad (Ad Sense) y más.

Base de Datos
AT&T.
Es también una de las compañías de telecomunicaciones del mundo, tal como
Sprint, pero es la más antigua de EEUU. AT&T almacena datos sobre el número
marcado, la duración de la llamada, facturación, etc. Almacenan datos de llamadas
realizadas hace décadas.
World Data Centre for Climate El WDCC (Centro Mundial de datos para el
clima) es la base de datos más grande del mundo. Almacena unos 220 terabytes de
información y 6 petabytes de información adicional, incluyendo datos sobre el
clima, predicciones y simulaciones.
Administración de una base de datos
Diseño y creación de la base de datos
El diseño y creación de una base de datos está a cargo de un profesional o un equipo
de personas profesionales. Estos profesionales pueden ser:
Administrador de Base de Datos (DBA): su trabajo es crear e implementar los
procedimientos y controles necesarios para el buen funcionamiento de la BD.
Analista- programador de Base de datos: es un profesional que se encarga de
diseñar y programar las aplicaciones informáticas personalizadas para cada empresa
o usuario.
Diseñador de Base de datos: es la persona que se encarga de identificar los datos
que se almacenarán en la base de datos y elegir las estructuras apropiadas para la
misma. Determinan los requerimientos de las personas que usarán está base de
datos.
Programadores multimedia: este profesional se encarga de convertir la
información de cualquier formato a versión digital. Es una persona que domina la
programación de diseño, tratamiento de gráficos y sonidos, así como formatos de
vídeo.
Ingreso, mantenimiento y recuperación de datos
Una vez diseñada, la base de datos es puesta en práctica procediéndose entonces a la
creación de los datos (captura inicial).

Base de Datos
El Administrador de la base de datos participa en el desarrollo de procedimientos y
controles para asegurar la calidad y la alta integridad de la BD. Dado que la base de
datos es un recurso compartido, el DBA debe proporcionar estándares, guías de
acción, procedimientos de control y la documentación necesaria para garantizar que
los usuarios trabajen en forma cooperativa y complementaria al procesar datos en la
bases de datos.
Usuarios de las bases de datos
Podemos definir a los usuarios como toda persona que tenga todo tipo de contacto
con el sistema de base de datos desde que éste se diseña, elabora, termina y se usa.
Los usuarios que accedan una base de datos pueden clasificarse como:
Programadores de aplicaciones
Son los profesionales en computación que interactúan con el sistema por medio del
Lenguaje de Manipulación de Datos, el cual está incorporado en un programa
escrito en un lenguaje de programación (Por ejemplo, COBOL, Visual Basic, Java,
C#, etc.)
Usuarios sofisticados
Los usuarios sofisticados interactúan con el sistema sin escribir programas. En
cambio escriben sus preguntas en un lenguaje de consultas de base de datos (SQL)
Usuarios finales
Los usuarios finales interactúan con el sistema invocando a uno de los programas de
aplicación permanentes que se han escrito anteriormente en el sistema de base de
datos. El usuario final utiliza el sistema de base de datos sin saber nada del diseño
interno del mismo por ejemplo: un cajero.
Acceso a datos específicos
El administrador debe especificar los privilegios del usuario, regular las partes de las
bases de datos que van a ser accedidas por varios usuarios, restringir el acceso a los
procedimientos para ciertos usuarios de acuerdo a la actividad que desempeñen
relacionada a la base de datos.
Los usuarios pueden tener varios tipos de autorización para diferentes partes de la
base de datos. Entre ellas están las siguientes:
La autorización de lectura: permite la lectura de los datos, pero no su
modificación
La autorización de inserción: permite la inserción de datos nuevos, pero no la
modificación de los existentes.

Base de Datos
La autorización de actualización: permite la modificación de los datos, pero no su
borrado.
La autorización de borrado: permite el borrado de los datos.
Los usuarios pueden recibir todos los tipos de autorización o ninguno de ellos, o una
combinación determinada de los mismos
Por ejemplo un programador de aplicaciones podrá interactuar directamente con el
sistema y acceder a la base de datos para ejecutar procedimientos almacenados,
crear o actualizar objetos, consultar y actualizar datos entre otras actividades.
Mientras que un usuario final, podrá acceder a la base de datos para consultar o
ingresar información, pero sin modificar el diseño de la base de datos
Un mecanismo utilizado para proteger la base de datos es el uso de contraseñas o
password, lo que permite identificar al usuario y determinar sus privilegios de
acceso.
Recuperación de la base de datos
El profesional responsable de la recuperación de la base de datos, es el DBA
El respaldo y recuperación consiste en contar con un mecanismo que permita la fácil
recuperación de los datos en caso de ocurrir fallos lógicas o físicas en el sistema de
la base de datos, por ejemplo un corte inesperado de luz o una falla de componentes
del equipo.
Si se da algún error en los datos, debe existir un plan de recuperación adecuado, este
incluye una descarga o vaciado periódico de la base de datos en un medio de
almacenamiento de respaldo de manera que se minimice el riesgo de daño o pérdida
de los mismos. Después se realizan procedimientos para volver a cargar la base de
datos a partir del respaldo más reciente.

Base de Datos
Actividad 1-1
Examinando Conceptos de Base de Datos
Usted está tratando de entender qué es una base de datos y cómo funciona. Además
comprender lo que es una base de datos relacional y en qué se diferencia de otros
tipos de bases de datos. Revisar ejemplos y las características de las bases de datos
le ayudarán a comprender estos conceptos.
1. Marcar Verdadero o Falso. Una base de datos es una colección de datos
relacionados arreglados en filas y columnas.
__ Verdadero
__ Falso
2. Marca la respuesta correcta ¿Qué objeto de base de datos es usado como
interfaz gráfica para visualizar y editar datos?
__ Formulario
__ Reporte
__ Consulta
__ Tabla
3. Marca la respuesta correcta ¿Qué objeto de base de datos es creado con el
propósito de imprimir datos?
__ Formulario
__ Consulta
__ Reporte
__ Tabla
4. Marcar Verdadero o Falso. Un registro se compone de tablas.
__ Verdadero
__ Falso

Base de Datos
5. Emparejar el tipo de objeto con la descripción de la función que realiza.
__ Reporte a) Muestra datos para editar.
__ Tabla b) Arregla datos para imprimir.
__ Consulta c) Muestra datos seleccionados.
__ Formulario d) Almacena datos de una sola categoría.

Tema B: Explorando el entorno de Base
Tema B: Explorando el
entorno de Base
Luego de examinar los conceptos de bases de datos y sus componentes, está listo
para trabajar con una aplicación de base de datos. OpenOffice Base es una
aplicación fácil de usar, sin embargo debe estar usted familiarizado con los diversos
elementos de su interfaz. En este tema explorará el interfaz de Base.
Si usted desea conocer una nueva ciudad, primero deseará saber algo del lugar antes
de viajar, del mismo modo será más fácil trabajar con Base si primero conoce y
entiende las utilidades de los diversos elementos y la ubicación de los comandos
respectivos.
El asistente de Base
El asistente para base de datos es una utilidad que le permite crear fácilmente una
nueva base de datos. También puede abrir una base de datos existente e importar
una base de datos creada en otra aplicación de base o datos almacenados en una hoja
de cálculo o una libreta de direcciones. El asistente se muestra cuando se inicia
OpenOffice Base.

Ventana de la aplicación Base
Esta ventana se muestra cuando se crea una base de datos, al abrir una existente o
importar una base de datos.
El entorno de trabajo de Base se divide en 4 zonas:
De forma predeterminada esta ventana se abre con el objeto formularios
seleccionado
Barra de Herramientas
En la barra de herramientas se encuentran los distintos menús de opciones junto con
los iconos más importantes de acceso directo que le permiten realizar las tareas que
con mayor frecuencia utiliza al trabajar en la aplicación Base. Al desplazar el ratón
por esta barra observará etiquetas con el nombre del botón.
El botón Formulario puede ser usado para crear no sólo formularios si no también
otros objetos de base de datos incluyendo tablas, consultas e informes. Para crear
formularios haga clic en este botón Para comenzar la creación de cualquiera de los
demás objetos, haga clic en en la flecha para lista desplegable y elija la opción
deseada.
Panel de Tareas
Barra de Herramientas
Panel de Base Panel de Objetos

Panel de Base
En este panel tenemos para elegir entre cuatro tipos principales de objetos: tablas,
consultas, formularios e informes. Usando este panel podrá navegar entre los
objetos de la base de datos seleccionando el que desee y a continuación serán
mostrados las tareas correspondientes y los documentos existentes.
Panel de Tareas
En este panel están las tareas que podemos realizar con el tipo de objeto de base de
datos seleccionado y al costado se muestra una descripción de cada tarea En la
figura, el tipo de objeto seleccionado son las tablas, y las tareas a realizar son las
relacionadas con este tipo de objetos.
Tareas para el objeto
seleccionado
Documentos para el
objeto seleccionado
Descripción de la
tarea seleccionada
Objeto
seleccionado
Tareas para el objeto
seleccionado

Panel de Objetos,
Este panel muestra una lista de los documentos existentes para cada tipo de objeto
seleccionado, en orden alfabético. Al costado de este panel podremos tener una
vista previa del documento si lo deseamos, seleccionando Documento en la lista
desplegable.
Opciones de Vista Previa
En el panel de objetos, la vista previa de documentos provee diferentes opciones.
La opción Ninguno y Documento están disponibles para todos los objetos de la base
de datos y permiten tener una vista previa de lo que contienen las tablas o consultas.
Mientras que la opción Información del documento está disponible sólo para
formularios y reportes.
Vista previa del documento
seleccionado
Objeto
seleccionado
Documentos existentes para el
objeto seleccionado

Actividad 1-2
Identificar los elementos de la ventana inicial de Base
Usted desea actualizar una base de datos usando OpenOffice Base. Antes de usar la
aplicación, desea medir sus conocimientos sobre las funciones de los diversos
componentes de la interfaz.
1. Por defecto, la ventana de la aplicación Base abre con la opción seleccionada
__ Tablas
__ Reportes
__ Formularios
2. ¿Qué elemento de la ventana inicial de Base muestra los objetos de la base
de datos?
__ El panel de base de datos
__ El panel de tareas
__ El panel de objetos
3. Marque Verdadero o Falso. El panel de tareas muestra una lista de tareas
disponibles para todos los objetos de la base de datos.
__ Verdadero
__ Falso
4. Marque Verdadero o Falso. El botón de formulario de la barra de
herramientas permite crear cualquier objeto de la base de datos.
__ Verdadero
__ Falso
5. ¿Para qué objetos de la base de datos está disponible la opción vista previa
de Información del Documento?
__ Formularios
__ Tablas
__ Reportes
__ Consultas

Actividad 1-3
Explorando el entorno de Base
OpenOffice está instalado en su computadora. Como Usted trabajará con Base
frecuentemente, es hora de iniciar la aplicación y explorar sus características
básicas.
1. Inicie la aplicación Base.
a) Vaya a Inicio  Todos los programas OpenOffice.org 3.0
OpenOffice.org Base.
b) Se abre la ventana del asistente, seleccione: Abrir una base de datos
existente.
c) En la ventana de diálogo, vaya a Documentos/ Base/ Colegio.odb
d) Haga doble clic para abrir.
e) Observe que la ventana que se abre muestra el objeto Formularios
seleccionado.
2. Examine los menús de la barra de Menú
a) Hacer clic en Menú Archivo, ir desplazando el puntero del ratón sobre
cada comando, se iluminarán los comandos activos y se va mostrando su
contenido.
b) En la barra de Menú Archivo, los comandos son similares a los de otras
aplicaciones.
c) Mover el puntero del ratón sobre los otros botones en la barra de Menú,
uno por uno.
d) Hacer clic en un área blanca de la pantalla para salir del menú abierto.
3. En la barra de herramientas, lea las etiquetas para conocer la utilidad de cada
botón.
a) Poner el puntero del ratón sobre el primer botón de la izquierda para que
nos muestre la etiqueta.

b) Mover de izquierda a derecha para ver la etiqueta de cada botón.
Cierre la aplicación: Archivo  Terminar.

Actividad 1-4
Explorando la ventana inicial de Base
Usted desea conocer el contenido de los diversos paneles en las ventanas de Base.
Vuelva a abrir la base de datos Colegio.odb para observar los diversos paneles.
1. Vaya a Documentos Base  Colegio.odb” y abra la base de datos.
2. En el panel de Base de datos, clic en Tablas.
a) En el panel de tareas, observe que a la izquierda hay tres tareas para las
tablas.
b) Poner el puntero del ratón sobre Crear tabla en vista Diseño, para ver a la
derecha su descripción.
c) Observe que en la barra de Título del Panel de objetos, el texto “Tablas”
aparece desde que seleccionó el objeto Tablas en el Panel de base de
datos.
d) A la izquierda, en el panel de objetos, la lista de tablas que existen es
mostrado en orden alfabético. También a la derecha, hay la opción
Documento para mostrarnos una vista previa del documento.
3. En el panel de base de datos, seleccione Consultas.
4. En el panel de Tareas observe que hay tres tareas para las consultas.
5. Proceder como el punto anterior para conocer más de las consultas.
6. Cierre la base de datos.

Uso de funciones de ayuda
Trabajando en Base usted puede encontrar herramientas y opciones con las que no
este familiarizado y podría necesitar ayuda para descubrir cómo utilizarlas.
Cuando prueba un nuevo equipo, usted utiliza el manual para aprender acerca de las
características y funcionalidades. Del mismo modo, como un nuevo usuario de
Base, tal vez quiera probar algunas nuevas tareas. El sistema de Ayuda le
proporciona ayuda fuera de línea y enlaces para responder a sus preguntas.
Menú Ayuda
Al hacer clic en este botón de la barra de menú, se muestran las distintas opciones
de ayuda.
Ayuda de Openoffice.org abre la página principal de la Ayuda de OpenOffice
correspondiente a la aplicación actual.
¿Qué es esto? Activa la información de ayuda ampliada bajo el puntero del ratón
hasta que se vuelva a hacer clic y permite que se muestre una pequeña información
sobre el objeto que tengamos situado el cursor.

Asistencia, muestra información sobre cómo obtener ayuda; y nos da links para
encontrar ayuda online.
Registro, accede a la página web de OpenOffice para registrar la copia de la
aplicación.
Buscar actualizaciones, busca si la versión en uso está actualizada.
Acerca de OpenOffice.org, muestra la información sobre el paquete OpenOffice
así como la versión e información de derechos de autor.
La ventana de Ayuda
Proporciona un modo fácil y rápido de encontrar información acerca de diferentes
herramientas y opciones de la aplicación. Si es necesario usted puede imprimir
información que seleccione usando la barra de herramientas en la misma ventana.
Con el panel de navegación podrá buscar información y ver cualquier página
favorita.
El botón Contenidos muestra el contenido del manual del usuario.
El botón Índice se utiliza para buscar información, ya sea mediante la selección
de un tema de la lista de términos o mediante la especificación de un tema.
El botón Buscar se utiliza para buscar información específica sobre un tema
escribiendo en la caja de texto y si fuera necesario, marcar los requisitos para la
búsqueda.
El botón Marcadores se utiliza para ver y mostrar una página que se ha
marcado.

Actividad 1-5
Obteniendo Ayuda
Usted necesita crear una nueva tabla para guardar la información de los empleados
de su empresa, como no está muy familiarizado con esta labor, usará el ayudante de
OpenOffice para ver la información necesaria.
Vaya a Documentos  Base  “Colegio.odb” y abra la base de datos.
1. En la ventana de ayuda de OpenOffice.org Base, en el panel de navegación,
¿cuál pestaña es usada para buscar información seleccionando un tema en la
lista desplegable?
a) Contenido
b) Índice
c) Buscar
d) Marcadores
2. Buscando información.
a) Haga clic en el menú Ayuda / Ayuda de OpenOffice.org para entrar a la
ventana de ayuda.
b) En el panel de navegación, verifique que el botón Índice este
seleccionado.
c) En la caja de texto de búsqueda de términos, escriba Tablas.
d) En la lista que se muestra, hacer doble clic a: “tablas de base de datos”,
observe que se muestra la página “trabajar con tablas”.
3. Hacer clic sobre el botón. ¿Qué es esto? Y mueva el cursor sobre los
diferentes iconos para ver la información de ayuda ampliada.
4. Cerrar la base de datos.

Lección 1
Conceptos
En esta lección usted examinó los conceptos básicos que se utilizan en una base de
datos. Llegar a conocer las bases de datos y los objetos del entorno de Base le
ayudarán a utilizar la aplicación con facilidad.
1. ¿Qué información va a almacenar en su base de datos?
-------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------
2. ¿Qué objeto de la aplicación Base cree usted que utilizará con más
frecuencia en el trabajo? ¿ Por qué?
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-------------------------------------------------------------------------------------
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Capítulo 2: Diseñando
una base de datos
Objetivo General
Diseñar la estructura de una base de datos que permita obtener acceso a
información exacta y actualizada.
• Conocer el proceso de diseño de una base de datos relacional.
• Definir el propósito de la base de datos y aplicar los pasos para un buen
diseño de bases de datos.
• Designar claves primarias y foráneas.
• Determinar las relaciones entre las tablas.

Tema A: Proceso de diseño
Tema A: Proceso de
diseño
En el capítulo anterior, examinó los diversos objetos de la interfaz de Base, pero
antes de crear su primera base de datos es importante que considere los aspectos
necesarios par un buen diseño.
Así como usted no intentaría construir una casa sin planos, tampoco debe crear una
base de datos sin un diseño previo. En este tema usted conocerá los pasos necesarios
para diseñar una base de datos.
Proceso de diseño para una base de datos
relacional
La estructura y diseño de una base de datos difiere dependiendo del propósito para
que fue creada y los datos que contendrá. Sin embargo la mayoría de base de datos
bien diseñada se crea utilizando un proceso de diseño establecido.
El proceso de diseño de una base de datos relacional es un proceso secuencial que
consta de 7 etapas:
1. Identificar el propósito o la finalidad de la base de datos.
2. Examinar los datos existentes.
3. Crear una lista preliminar de los campos necesarios.
4. Organizar los campos en tablas.
5. Introducir datos de ejemplo, revisar posibles problemas de mantenimiento de
datos y revisar el diseño de las tablas según sea necesario.
6. Designar claves primarias y foráneas que se pueden utilizar para establecer
relaciones entre tablas.
7. Determinar el cuadro de relaciones.

Proceso de diseño para una base de datos relacional
Actividad 2-1
Proceso de diseño
Usted está diseñando una base de datos para su institución y quiere asegurarse que
la base de datos que está creando se adapte a sus necesidades y sea fácil de utilizar y
mantener..
1. En el diseño de una base de datos relacional, ¿qué tarea se realiza después que la
revisión de los datos existentes es completada?
a) La organización de los campos en tablas.
b) Designar las claves primaria y claves foráneas.
c) Determinar el propósito de la base de datos.
d) Crear una lista preliminar de los campos.
2. ¿Por qué debería ingresar datos de muestra en las tablas después de su creación?
a) Para comprobar los posibles problemas de mantenimiento de datos.
b) Identificar las claves primarias y claves foráneas.
c) Para crear una lista preliminar de los campos
d) Revisar los datos existentes.
3. Marcar Verdadero o Falso. En un proceso de diseño de bases de datos
relacionales, el último paso sería determinar las relaciones de tablas
__ Verdadero
__ Falso

1- Determinar la finalidad de la base de datos
1- Determinar la finalidad de la base de datos
En el tema anterior examinó los pasos para el diseño de base de datos. Ahora
aplicará el primer paso en el proceso de diseño.
Como ocurre en cualquier actividad si no tiene un propósito claro corre el riesgo de
crear algo que no satisfaga sus necesidades. Definir el propósito de su base de datos
le ayudará a reducir estos riesgos y a resolver preguntas que pudieran surgir.
Definir claramente el alcance de una base de datos contribuye a orientar su diseño.
Se debe indicar el tipo de datos que se incluirán, pero no la ubicación específica en
una tabla o los nombres de los campos. Puede describir el tipo de usuarios pero no
especificar qué consultas o informe se harán.
A veces es útil incluir una declaración de lo que la base de datos no hará.
Para una pequeña base de datos como la de un colegio, podría escribir algo como:
“ La base de datos de la institución contiene una lista de la información de los
alumnos para el envío masivo de correo y la generación de informes”.
Si la base de datos es más compleja podría incluirse cuándo y cómo va a utilizar
cada persona la base de datos.
2- Examinar los datos existentes
Una vez identificada la finalidad de la base de datos, el siguiente paso es examinar
los datos existentes y determinar cuáles son necesarios para cumplir con ese
objetivo.
Al considerar pre existentes fuentes de datos, tales como formularios de papel y
hojas de cálculo, puede reducir el riesgo de perder datos esenciales. Además, si
alguno de los datos está disponible en formato electrónico, puede utilizarlos
directamente en la base de datos.
Una fuente de datos también puede contener información que está fuera del
propósito de su proyectada base de datos. Use su declaración de finalidad a fin de
determinar que datos son necesarios.

2- Examinar los datos existentes
Actividad 2-2
Primeros pasos para el diseño
Usted está diseñando una base de datos para su institución educativa y desea hacer
una revisión de los pasos que ha venido realizando para el diseño.
1. ¿Qué hay de malo con la siguiente declaración de finalidad de la base de datos?:
la base de datos tendrá tablas para alumnos, computadoras, personal, horarios,
etc.
a) El propósito de la base de datos no debe incluir tablas específicas.
b) La declaración de propósito es demasiado específica.
c) No hay nada malo con la declaración de propósito.
d) La declaración no incluye lo que la base no hará.
2. ¿Qué hay de malo con la siguiente declaración de finalidad de la base de datos?:
La base de datos permitirá al usuario generar informes, que muestren las
computadoras que usa cada empleado, así como consultas que ordenen por fecha
de ingresó para cada alumno.
a) No se discute el alcance de la base de datos.
b) No menciona ni implica la forma en que se relacionan las distintas entidades.
c) Se analizan las características específicas(consultas e informes)que usaría con
mayor frecuencia.
d) No hay nada malo con la declaración de propósito.
3. Marcar Verdadero o Falso. ¿Los datos existentes pueden estar disponibles en
papel o de forma electrónica?
__ Verdadero
__ Falso

3- Determinar campos
Si ha revisado los datos existentes, usted debe tener ya una lista de campos , el
siguiente paso es determinar la lista de campos o columnas que hay que añadir para
cumplir con la finalidad de la base de datos.
Los campos son los elementos básicos de las tablas que almacenan los datos
relacionados, identificar los campos ayuda a determinar la estructura de las tablas en
su base de datos.
Si no dispone de formularios imagine que tiene que diseñar uno para para registrar
la información necesaria. ¿Qué información incluiría en el formulario?¿Qué casillas
crearía? Identifique cada elemento y haga una lista, cada uno de estos elementos
representa una columna posible de una tabla.
Luego considere el tipo de informes o documentos que desea producir con la base
de datos, piense en la información que necesitaría y haga una lista.
Campo
Un campo es una columna de datos en una tabla, que contiene una categoría de
información. Una tabla puede contener uno o más campos y cada campo es
identificada por un único nombre de campo. Un campo es también conocido como
un atributo.
Un campo es identif icado por un único nombre
Columna de
datos
conteniendo
distinta
inf romación

Actividad 2-3
Determinar campos
Usted desea crear una base de datos para la biblioteca, con la finalidad de guardar
información de los libros, de los alumnos que solicitan libros, y poder hacer
reportes de los libros en préstamo. Siguiendo con los pasos para el diseño, quiere
determinar los campos necesarios.
1. ¿Qué datos debe incluir sobre los libros?
a) Título
b) Nombre del autor
c) Precio del libro
d) Número de páginas.
2. ¿Cuáles son los campos principales para obtener un informe de los libros en
préstamo?
a) Precio de compra
b) Título del libro
c) Nombre del alumno
d) Fecha de préstamo

4- Organizar los campos en tablas.
4- Organizar los campos en tablas.
En esta parte del proceso de diseño, necesita organizar los campos en grupos para
crear tablas. Las tablas son los objetos básicos de cualquier base de datos. Se
utilizan para almacenar datos y, por lo tanto, son insumos para las consultas,
formularios e informes. En gran medida, la estructura de las tablas determina la
eficiencia de las operaciones de la base de datos. También puede cambiar la
estructura de las tablas después de ser creadas.
Pasos para agrupar campos dentro de tablas
Agrupar campos en tablas le permitirá relacionar de manera eficaz la información en
su base de datos, encontrará a continuación algunas directrices:
a) Una tabla debe contener información sobre un solo tema.
b) No se preocupe si crea demasiadas tablas, es mejor que no tener suficientes.
c) Trate de identificar las tablas que corresponden a objetos tangibles, como
personas u objetos físicos, estas entidades tiene atributos que constituyen los
campos de la tabla.
d) Para los temas intangibles, trate de identificar información lógica con
características comunes.
e) No incluya datos calculados, esto lo puede obtener con una consulta.
f) Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas.
Identif icar sujetos tangibles
Lista de campos
identif icados
Alumnos Libros
Nombre Título
Apellidos Autor
Fecha de nacimiento Año de publicación
Nombre
Apellidos
Título
Autor
Fecha de nacimiento
Año de publicación

5- Introducir datos de ejemplo,
5- Introducir datos de ejemplo,
Rellenar las tablas con datos de ejemplo le servirá para encontrar posibles
problemas, como la necesidad de agregar una columna adicional que olvidó insertar
durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos
duplicados.
Revise si alguna columna no contiene información sobre el tema de la tabla, en ese
caso debe pertenecer a otra tabla.
Si una tabla tiene muchos campos y muchos campos vacíos en cada registro,
considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos
campos.
6- Designar claves primarias y foráneas
Usted ha modificado el diseño de las tablas de modo que ahora está seguro de que
los datos se pueden mantener adecuadamente.
El siguiente paso en el diseño de bases de datos es identificar los campos que
pueden utilizarse para relacionar estas tablas. En este tema, identificará los campos
que puede usar como clave principal y clave foránea.
Como en cualquier otro sistema de gestión de bases de datos relacionales, Base tiene
un gran poder de consulta, en parte porque las tablas pueden estar formalmente
relacionadas entre si. La correcta asignación de claves primarias y foráneas es
esencial para crear relaciones útiles entre las tablas. Sin ellas no podrá utilizar
plenamente el poder de las consultas y la presentación de informes.
Clave Primaria
Una clave principal es un campo o combinación de campos que contiene un valor
único para identificar un registro. La clave primaria se utiliza para establecer
adecuadamente las relaciones entre tablas. Los campos de la clave primaria:
• Nunca tiene valores en blanco
• Los valores rara vez (o nunca) cambian.
• Incluye los campos mínimos necesarios.
• No permite duplicados
• Puede ser cualquier tipo de datos.

Ejemplo: EmpleadoID como clave primaria
El campo EmpleadoID es un buen candidato para ser clave primaria en una tabla de
empleados.
Los campos EmplNombre, EmplApellidos o DeptCódigo no son una buena opción
para clave primaria porque puede haber valores duplicados. Un campo de e-mail
tampoco es una buena clave primaria porque este puede permitir valores en blanco y
podría cambiar.
Clave Foránea
Una clave foránea es un campo o combinación de campos que contiene un valor que
se relaciona con un campo principal. Una clave foránea es una referencia a una
clave en otra tabla. El tipo de dato debe coincidir con la clave principal.
Pueden aparecer valores duplicados en la clave foránea. La combinación de clave
primaria y clave foránea da al programa OpenOffice Base su poder de relacionar.
Elegir clave principal
Es imprescindible tener en la mayoría de las tablas de una base de datos un campo
cuyo valor sirva inequívocamente para diferenciar una fila de cualquier otra.
Este campo debe cumplir dos condiciones: la primera es que ese campo siempre
tiene que tomar un valor para cada fila de la tabla y la segunda, que dicho valor no
puede repetirse en ninguna fila.
Nunca valor en blanco
Nunca valores duplicados
duplicados
Valores que no cambian

Actividad 2-4
Clave principal y clave foránea
1. Marcar Verdadero o Falso. Una clave primaria es un campo o una combinación de
campos que contiene un valor único.
__ Verdadero
__ Falso
2. Marcar con una X las condiciones de una clave primaria:
__ Tener valores en blanco
__ No permitir duplicados
__ Puede ser cualquier tipo de dato
__ Los valores nunca cambian
3. Marcar Verdadero o Falso ¿Es necesaria la clave foránea para establecer
relaciones entre tablas?
__ Verdadero
__ Falso
4. De las siguientes tablas, marque Ud. qué campos podrían ser claves principales
(CP) o claves foráneas (CF)

7- Determinar las relaciones entre tablas
Usted ya ha determinado la clave primaria y foránea para sus tablas, el siguiente
paso será establecer las relaciones apropiadas entre las tablas.
No se podría utilizar todo el poder de un sistema de gestión de base de datos
relacional como base sin establecer las relaciones entre tablas y la utilización de
integridad referencial.. En conjunto, estas características contribuyen a garantizar la
exactitud de los datos y permitir la amplitud de las consultas y los informes que
podrán mostrar información de varias tablas a la vez y usted probablemente desea
utilizar para recuperar, mostrar e imprimir sus datos.
Relaciones entre tablas
Representan la asociación entre los datos contenidos en las tablas. Las relaciones se
logran colocando campos comunes en las tablas que se relacionan
Relación uno a uno
Una relación uno-a-uno es una relación entre dos tablas donde ambas, la clave
primaria y la clave foránea, son únicas. Por cada registro en la primera tabla, se
debe tener uno y sólo un registro en la segunda tabla.
Relación uno a uno entre dos tablas, usando el campo NumActivo como clave.

Relación uno a muchos
Una relación uno-a-muchos es una relación entre dos tablas donde la clave primaria
es única, pero la clave foránea permite valores duplicados. Por cada registro en la
tabla de clave primaria, puede haber múltiples registros en la tabla de clave foránea.
Relación uno a muchos entre dos tablas, usando el campo DepCódigo como clave.
Relación muchos a muchos
Una relación muchos-a-muchos entre tablas, se puede observar cuando muchos
registros en una tabla pueden relacionarse con muchos registros en otra tabla.
Por ejemplo, si había una tabla para los empleados y otro para los proyectos, es
posible encontrar una relación muchos-a-muchos si cada empleado puede trabajar
en muchos proyectos y cada proyecto podría implicar muchos empleados. Esta
relación no puede ser aplicada directamente en Base y será resuelta con la creación
de una tabla de intersección, por ejemplo, una tabla que sólo tuviera EmpleadoId o
ProyectoNúmero como campos. Esta tabla tendría una relación muchos-a-una con
las otras tablas.

Lección 2
Diseño de una base de datos
En este capítulo, examinó las medidas necesarias para planificar y diseñar una
simple base de datos en OpenOffice. Ha seguido un proceso que garantiza que su
base de datos resultante tendrá en cuenta los datos actuales, cumplirá con las
necesidades de los usuarios, y será a la vez robusto y fácil de mantener.
Usted puede confiar en que el diseño que tienen ahora se puede implementar como
una base adecuada para sus objetivos.
1. ¿Por qué es importante crear un plan antes de construir su base de datos?
-------------------------------------------------------------------------------------
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-------------------------------------------------------------------------------------
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2. ¿Qué campos incluiría en la primera base de datos que necesita construir en su
trabajo? ¿Cómo los agruparía dentro de tablas?
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-------------------------------------------------------------------------------------

Capítulo 3: Usando la
aplicación
Objetivo General
Crear base de datos simples y ver su contenido de varias formas.
• Crear una base de datos
• Realizar tareas comunes para los objetos de Base.

Tema A: Trabajar con Base
Tema A: Trabajar con
Base
En a lección anterior, usted ha diseñado una base de datos y le servirá como una
guía estricta para no apartarse del propósito de su base de datos.
Mediante el uso de Base, podrá crear y modificar tablas, consultas, formularios e
informes, recuperar rápidamente la información requerida así como su actualización.
También puede mostrar datos ordenados, filtrados y los datos agrupados. Además,
Base le permite importar y exportar datos de aplicaciones externas y de la web.
Crear una Base de Datos
Usted desea crear una base de datos para comenzar a ingresar datos. Con la ayuda
del asistente podrá crear una nueva base fácilmente en pocos y simples pasos.
Si tenemos instalado el paquete OpenOffice y trabajamos con el sistema operativo
de Microsoft Windows XP, para iniciar Base: Ir al botón Inicio Todos los
programas  OpenOffice.org 3.0 y elegir OpenOffice.org Base”

Se abrirá la ventana del Asistente para la base de datos, elegiremos la primera
opción para crear una base de datos, pero una vez que esté creada y volvamos a
entrar a Base tendremos que marcar la segunda opción y elegir la base de datos que
deseemos abrir haciendo clic en el botón Abrir que nos mostrará las bases
existentes.
Al elegir la opción de crear una nueva base de datos, en la ventana que aparece
podemos elegir entre:

Registrar o no registrar la base de datos: sirve para indicar a OpenOffice
dónde localizar los datos y cómo se organizan. Es decir, debemos registrar nuestra
base de datos si queremos que los datos que guardemos sean localizables desde otras
aplicaciones por ejemplo, si en Writer quiero mostrar una tabla con datos guardados
en mi base de datos debo registrarla antes.
Abrir o no abrir la base de datos para editarla y crear tablas usando el
asistente: La opción “Abrir la base de datos para editar” es necesario seleccionar
porque de no hacerlo, después de crear la base de datos se cerraría Base. La opción
“Crear tablas usando el Asistente para tablas” la seleccionamos si queremos que un
asistente de Base nos ayude a crear nuestra primera tabla al terminar la creación de
la base de datos.
Para finalizar debemos elegir el directorio donde guardaremos nuestra base de
datos y el nombre que le pondremos a la base creada. Seguidamente se mostrará la
ventana de la aplicación de OpenOffice Base.

Actividad 3-1
Crear una base de datos
Usted desea crear su primera base de datos para luego continuar con su
implementaciòn.
1. Vaya a Inicio Todos los programas OpenOffice.org 3.0 y elegir
OpenOffice.org Base.
2. Seleccione Menú Archivo  Nuevo  Base de Datos.
a) En el asistente, verifique que la opción “Crear nueva base de datos”
esté seleccionada y hacer clic en siguiente.
b) Verifique que estén seleccionados “Si, registrar la base de datos” y
“Abrir la base de datos para editar”. Hacer clic en Finalizar
c) En la caja de texto de la ventana Guardar Como, navegue hasta
Documentos / Base
d) En la caja de Nombre, escriba Nueva y verifique que en Tipo diga Base
de datos ODF.
e) Clic en guardar.
f) Observe que se ha creado una nueva base de datos y en la barra de título
dice Nueva.odb, además tiene seleccionado Formularios. Cierre la base
de datos dando clic en el botón de la esquina superior derecha del
documento o en Archivo Cerrar.

Abrir y Cerrar una Base de Datos
Para abrir una base de datos, estando en la aplicación OpenOffice Base, usamos la
opción Menú Archivo Abrir, navegamos hasta la carpeta donde tenemos la base
guardada y hacemos clic en Abrir.
Para cerrar una base de datos, usamos la opción Menú Archivo Cerrar, cierra el
documento actual sin salir del programa, pero si queremos salir completamente de la
aplicación, seleccionamos Menú Archivo  Terminar o hacemos clic en el botón
Cerrar de la esquina superior derecha. Otra opción es con las teclas Control + Q.

Botones Minimizar y Restaurar.
Cuando la ventana ha sido minimizada o reducida en tamaño, se activa el botón
Restaurar, al centro de los tres botones de la esquina superior derecha y permite
volver al tamaño inicial de la ventana.

Activar y ocultar la Barra de herramientas
Las barras de herramientas, se pueden activar o desactivar en Menú Ver 
Barras de herramientas, como se observa en la siguiente figura. Al tenerlas
seleccionadas, se muestran en la barra de herramientas y podemos tener un acceso
más rápido.

Tema B: Tareas comunes
Tema B: Tareas
comunes
Al utilizar las diversas herramientas y objetos de Base, hay actividades que realizará
siempre y de manera similar, como abrir y cerrar una tabla o un formulario, por ello
a continuación explicaremos los procedimientos necesarios.
Realizar tareas comunes
Abrir tabla/consulta/formulario/reporte
Si estamos trabajando en una base de datos, para abrir ya sea una tabla, consulta ,
formulario o reporte, usamos pasos similares.
Vayamos a Documentos / Base / “Colegio.odb”.
En el Panel de base, seleccionar el tipo de objeto de base de datos que deseamos
abrir, en este caso Tablas, se muestra en la ventana de objetos los documentos que
tenemos creados, hacemos clic derecho en uno de ellos y se abre una ventana con
dos opciones para abrir :
Abrir: Permite abrir la tabla y poder insertar o modificar datos.
Editar: Nos permite abrir para cambiar el diseño de la tabla.

Guardar y Cerrar tabla/consulta/formulario/reporte
Cuando estamos trabajando en un documento de base de datos, ya sea tabla,
consulta, formulario o reporte, si ingresamos o modificamos datos, se activa el
botón para guardar los cambios, como podemos observar en la figura, donde
se está trabajando con la tabla Computadoras de la base de datos Colegio.odb
Otra opción es en el Menú Archivo  Guardar registro actual.
Para Cerrar el documento en que estamos trabajando, luego de guardar los
cambios, Seleccionamos: Menú Archivo Cerrar

Para cerrar el documento también podemos hacer clic en el botón cerrar, esquina
superior derecha de la ventana y sale un aviso para preguntar si desea guardar los
cambios
Diferentes Vistas
Vista Diseño
La vista Diseño se muestra cuando el usuario hace clic derecho en la tabla/ consulta/
formulario o reporte seleccionada y escoge Editar.
En vista diseño, el usuario puede modificar la estructura de la tabla.
Los nombres de campo, tipos de datos del campo y sus propiedades se establecen en
vista diseño, también se puede poner una descripción del contenido de los campos.

Vista Hoja de Datos
La vista hoja de datos es la vista predeterminada que un usuario ve cuando se abre
una tabla o ejecuta una consulta. En esta vista se puede ingresar o modificar datos
del documento.
Por ejemplo en una tabla los datos se organizan en filas y columnas y el formato se
asemeja a una hoja de cálculo Excel.
El indicador aparece a la izquierda de cada registro, lo que permite a los usuarios
seleccionar todo un registro para copiar, borrar o modificar los datos.
La barra de navegación permite al usuario navegar a un registro específico.
Navegar entre registros en una tabla/consulta/formulario/reporte
Cuando estamos dentro de la aplicación se activa la barra de navegación en la parte
inferior de la ventana de un documento que contiene campos vinculados a una base
de datos.
Puede utilizar la barra de herramientas Navegación para desplazarse al objeto
siguiente o anterior de una categoría concreta.

Ordenar registros en una tabla/consulta/formulario
Localizar un registro específico en un documento puede ser difícil y requerir mucho
tiempo sobretodo cuando hay muchos datos, para simplificar el proceso de búsqueda
podemos ordenar los registros de varias maneras.
Seleccionando uno de los botones y el nombre del campo, podemos
ordenar los registros en una aplicación, ya sea en forma ascendente o descendente.
Con el primer botón podemos indicar en base a que criterio queremos dar el orden.

Borrar tabla/consulta/formulario/reporte
Los procedimientos son similares en cada caso:
Al lado izquierdo de la ventana de base de datos, seleccionar la tabla u objeto
que desea borrar.
Hacer clic derecho: Eliminar.
En el mensaje, confirmar que desea eliminar el objeto.

Actividad 3-2
Explorando las tareas comunes
Las opciones que hemos visto anteriormente aplicadas a una tabla, las puede realizar
de modo parecido para los demás objetos de la base de datos.
Vaya a la carpeta Documentos Base  “Colegio.odb”
1. Trabajando con las consultas
a) Seleccione el objeto Consulta en el panel de base.
b) En el panel de objetos, seleccione la consulta Empleados por
departamento y hacer clic derecho Abrir, para tener una vista de los
resultados de la consulta. Estará en la vista modo hoja de datos, pero en
este caso no puede ingresar o modificar datos como en la tabla.
c) Navegue entre los registros de la consulta usando los botones de
navegación.
d) Ordene la columna EmplNombre en orden ascendente.
e) Cierre y seleccione ahora Editar para ver la estructura de la consulta.
f) Hacer clic en el botón ejecutar la consulta para ver los resultados en una
ventana que se abre en la parte superior.
g) Haga algunos cambios en la consulta.
h) Cierre la consulta.

2. Trabajando con formularios
a) Seleccione el objeto Formulario en el panel de base
b) En el panel de objetos, seleccione el formulario Empleados Nuevos y
hacer clic derecho Abrir, para tener una vista del formulario. Estará en la
vista modo hoja de datos, en este caso puede ingresar datos y también ver
los datos guardados.
c) Navegue entre los registros del formulario usando los botones de
navegación.
d) En el formulario sólo está activo el botón de ordenar y al seleccionarlo
nos muestra la ventana que nos permite escoger el campo sobre el cual se
va a ordenar los datos.
e) Cierre y seleccione ahora Editar para ver el diseño del formulario.
f) Puede hacer cambios en el diseño.
g) Cierre el formulario.
3. Trabajando con los Reportes o Informes
a) Seleccione el objeto Informe en el panel de base
b) En el panel de objetos, seleccione el informe Empleados por
departamento y hacer clic derecho Abrir, para tener una vista de los
resultados del informe. Estará en la vista modo hoja de datos, que le
muestra los resultados del informe listo para imprimir.
c) Navegue entre las hojas del informe usando los botones de navegación.
d) Cierre y seleccione ahora Editar para ver el diseño del informe.
e) Hacer clic en alguno de los campos de texto y aparecerá una tabla con
botones para modificar el diseño.
f) Haga algunos cambios en el informe
g) Cierre el informe.

Lección 3
Usando Base

Capítulo 4: Tablas
Objetivo General
Crear una tabla, definir y modificar campos y sus propiedades, ingresar y
editar datos de una tabla.
• Conocer una tabla, campos y tipo de datos.
• Trabajar con registros en una tabla.
• Diseñar y crear una tabla.
• Asignar claves primarias.

Tema A: Introducción a tablas
Tema A: Introducción a
tablas
Ahora está familiarizado con la creación de una base de datos en blanco. Sin
embargo para ser capaz de almacenar datos en ella necesita crear tablas.
Trabajando Tablas
Como ya vimos en el Capítulo 1, se puede definir una Base de Datos como una
colección de datos relacionados entre sí. Cada colección de datos relacionados se
almacena en una Base de Datos en forma de tablas, donde dichas tablas guardan
información sobre un grupo de cosas con las mismas características o atributos
Por ejemplo, en una Base de Datos puede tener una tabla con información acerca de
todos sus libros : el título, nombre del autor, año de publicación, etc., es decir,
diferentes propiedades o atributos comunes a todos los libros, y también puede tener
una tabla con la información de contacto de sus amigos, por ejemplo, nombre y
apellidos, número de móvil, e-mail,etc.. Pero no puede mezclar información de sus
libros y sus amigos en una única tabla porque la información (los atributos de cada
una de las cosas sobre las que guardó información) no es la misma.
Columna
Igual categoría de información
Fila
Encabezado
Información relacionada

Trabajando Tablas
Debe también conocer el tipo de datos a almacenar en los campos, para lo cual hay a
continuación un resumen.
Tipo de campo
Un tipo de campo es una especificación para el tipo de datos que pueden
almacenarse en un campo. Cada campo puede tener un solo tipo de campo
Dentro de Base en particular podríamos clasificar los distintos tipos de datos en
cuatro grandes grupos:
Alfanuméricos.
Se utilizan para almacenar textos que pueden contener letras y números, pero
teniendo en cuenta que los números serán tratados como un caracter más. El más
utilizado es el tipo Texto [VARCHAR].
Nombre del Tipo (Nombre SQL) Descripción
Nota [LONGVARCHAR] Campo para texto muy grande (2GB)
Texto (fijo)[CHAR] Texto de tamaño fijo
Texto [VARCHAR] Texto de tamaño variable
Texto [VARCHAR_IGNORECASE]
Texto de tamaño variable que no diferencia
entre mayúsculas y minúsculas
Numéricos, enteros y reales.
Se utilizan para almacenar valores numéricos sobre los que, al contrario que en los
tipos alfanuméricos, se podrán realizar operaciones aritméticas. En las propiedades
de los reales hay que indicar cuántas de las cifras del tamaño asignado serán
decimales (se conoce también como la escala). Los más utilizados son Integer
[INTEGER] y Número [NUMERIC].
TinyInteger [TINYINT] Entero de 3 cifras.(Soporta valores entre -128 y 127)
Small Integer [SMALLINT]
Entero de 5 cifras.(Soporta valores entre -32768 y
32767)
Integer [INTEGER]
Entero de 10 cifras.(Soporta valores entre -2147483648
y 21473647)
Bigint [BIGINT] Entero de 19 cifras.

Trabajando Tablas
Tipos de datos enteros
Número [NUMERIC] Real que trabaja sólo con los decimales fijados
Decimal [DECIMAL]
Real que puede trabajar con más decimales que los
fijados
Float [DOUBLE] Tipo numérico en punto flotante de precisión simple
Real [REAL] Tipo numérico en punto flotante
Double [DOUBLE] Tipo numérico en punto flotante de precisión doble
Tipos de datos reales
Temporales. Se utilizan para guardar fechas y/o horas.
Fecha [DATE] Almacena valores del tipo día, mes y año
Hora [TIME] Almacena valores del tipo hora, minuto y segundo
Fecha/Hora [TIMESTAMP]
Almacena valores del tipo día, mes, hora, minuto y
segundo
Especiales Tipos de datos que no entran en ninguna de las clasificaciones anteriores.
El más utilizado es el tipo Sí/No [BOOLEAN]
Si/No [BOOLEAN] Tipo lógico (verdadero/falso)
Imagen [LONGVARBINARY] Tipo imagen
Campo Binario [VARBINARY] Tipo binario
Campo Binario (fijo) [BINARY] Tipo binario de tamaño fijo
OTHER [OTHER] Tipo objeto
Si necesita cambiar un tipo de campo después de haber almacenado los datos en una
tabla, sólo puede cambiar a una categoría similar o relacionada del tipo de campo. Si
desea cambiar a una categoría no vinculada, tendrá que borrar el campo y a
continuación, crear uno nuevo, así como ingresar los datos para el campo
nuevamente.

Tema B: Creación de tablas
Tema B: Creación de
tablas
Para crear una tabla debe hacerlo dentro de una base de datos, las tablas le permiten
organizar su información y puede también actualizar sus contenidos. En este tema,
va a crear una tabla para almacenar datos.
Crear una tabla en Vista Diseño
Usted desea crear una tabla, usando vista diseño deberá especificar los nombres de
campo y las propiedades, así como los tipos de datos.
1. Vaya a Documentos Base y abra Nueva.odb, en el panel de base de datos
hacer clic a tablas.
2. En el panel de tareas seleccione Crear tabla en vista diseño.
A continuación aparece una pantalla para definir las columnas que tendrá la tabla.

3. En la columna Nombre del campo, para cada fila o registro, escriba el
nombre de cada campo de la tabla.
4. En la columna Tipo de campo escoger el tipo de dato con el que trabajará el
campo.
5. En la columna Descripción puede detallar algún aspecto importante del
campo.
6. El proceso se repite para cada campo o columna que tendrá la tabla.
En la parte inferior. Propiedades de campo, hay una ventana que nos va a permitir
establecer algunas propiedades para el campo que está creando.
Además, dependiendo del tipo de dato, podemos tener hasta seis propiedades que se
pueden configurar para mantener la consistencia y el formato de la información
introducida. Éstas son:
Valor automático: Si se pone afirmativo permite que el programa OpenOffice Base
dé automáticamente un valor secuencial a este campo. Se suele utilizar cuando la
clave primaria de nuestra tabla va a ser un entero al que iríamos dando valores
consecutivos cada vez que introducimos una nueva fila. Sólo está disponible con los
tipos Integer y BigInt.

Entrada requerida: Sirve para indicar si será obligatorio o no introducir un valor
en este campo para cada fila de la tabla. Cualquier campo que definamos como
clave primaria automáticamente exige la introducción de un valor siempre.
Tamaño o longitud: Especifica la longitud máxima permitida.
Decimales: Sirve para especificar cuántas cifras del tamaño asignado serán
decimales.
Valor Predeterminado: Permite asignar un valor por defecto para este campo a
todas las filas que se vayan introduciendo. Es posible modificar posteriormente este
valor en cada fila.
Ejemplo de formato: Permite especificar el formato del campo. Muy útil sobre
todo para los campos de tipo Fecha y Hora para indicar el formato de introducción
de los mismos y también para los campos de tipo real donde vayamos a guardar
valores monetarios indicando la moneda que se usará.
Grabar o guardar una tabla
Una vez creados todos los campos con sus propiedades, debemos guardar la tabla.
Para ello pulsamos sobre el icono en forma de disquete de la esquina superior
izquierda.
A continuación nos aparece una ventana que nos pide que introduzcamos el nombre
de la tabla. En dicha ventana introducimos el nombre deseado y pulsamos el botón
Aceptar.

En caso no hallamos asignado un campo como clave principal, aparecerá una
ventana avisándonos que nuestra tabla no tiene una clave principal por lo que nos
pedirá crearla. Si deseamos que se cree una clave presionamos el botón Si, caso
contrario debemos presionar el botón No para que no se cree un campo clave en
nuestra tabla.
Si hemos seguido todos los pasos correctamente, nuestra tabla creada debe aparecer
dentro del apartado Tablas en la parte inferior de la ventana principal de la
aplicación Base que estemos usando.
Crear clave principal
1. Hacer clic derecho en el nombre de la tabla para la cual se creará la clave
principal y luego elegir la opción editar como se muestra en la figura.
2. Nos debe mostrar la tabla en vista diseño; en ella debemos ubicar el campo que
será la clave principal.

3. Hacer clic derecho sobre el área indicada con la flecha y seleccionar la opción
Llave primaria.
Reglas de Validación
Para crear una regla de validación simple para un Texto, el Número, la
Fecha/Tiempo, o el campo Monetario:
1. Abrir la tabla en modo Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, pulse en el Texto, el Número, la
Fecha/Tiempo, o el campo Monetario para el cual usted quiere definir
una regla de validación.
3. En el panel de Propiedades del campo, hacer clic en la caja de texto de la
Regla de Validación e ingrese la regla de validación deseada.
4. Si fuera necesario, ingrese en el Texto de Validación y escriba el mensaje
de error que usted quiere mostrar cuando se ingrese un valor equivocado
según la regla de validación.
Clave
Principal

Indexar un campo (con o sin permiso de duplicados)
Un índice permite el acceso a la base de datos rápidamente, cuando la consulta de
los datos sea a través de los campos definidos en el índice
En la vista modo diseño de la tabla deseada, se puede agregar índices a los campos,
para ello seleccionar el campo que desea indexar y hacer clic en el símbolo
marcado en la figura:
Un índice le permite encontrar y clasificar registros más rápido basados en valores
claves y puede hacer cumplir la unicidad sobre las filas en una tabla. Similar a usar
índices en un libro para encontrar datos.
Usted puede crear índices basados en un solo campo o en múltiples campos en una
tabla. Índices de campos múltiples le permiten distinguir entre registros en los
cuales el primer campo puede tener el mismo valor.
Por defecto, la llave primaria de una tabla automáticamente es incluida en un índice
(indexada).
Para crear un índice de un solo campo para una tabla:
1. Abrir una tabla en modo Diseño o hacer clic en Editar.
2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo con el cual usted
quiere crear un índice y luego clic en el símbolo de índices.

Seleccionando la casilla de opción “Único” en la ventana de índices, definimos si el
índice acepta sólo valores únicos.
Luego podemos elegir entre: crear un índice nuevo, borrar o cambiar el nombre del
índice actual

Actividad 4-1
Crear tabla en Vista Diseño
Usted desea implementar su base de datos Nueva para guardar información sobre
los colegios de Moquegua, para lo cual va a crear la tabla tblColegios donde
guardará los datos de los Colegios de nivel inicial.
1. Vaya a Documentos / Base , archivo “Nueva.odb” y hacer doble clic para
abrir la base de datos.
2. Seleccione en el panel de tareas Crear Tabla en Vista Diseño.
a) En la columna de Nombre del campo escriba ColegioID
b) En tipo de campo, seleccione Integer [INTEGER].
c) Seleccione este campo como clave primaria.
3. Agregue un campo llamado ColegioNombre que permita 30 caracteres de
texto.
a) En el segundo campo de la columna Nombre escriba ColegioNombre.
b) El tipo de texto Texto[VARCHAR] aparece por defecto.
c) En el cuadro de Longitud escriba 30.
4. Agregue el campo Teléfono
a) Escriba ColegioTeléfono, Tipo de texto Integer [INTEGER].
5. Agregue el campo NúmeroAlumnos
a) Escriba NúmeroAlumnos, Tipo de dato Número[NUMERIC].
6. Guardar la tabla y cerrar la vista diseño.
a) Hacer clic en guardar en la barra de herramientas.
b) Guardar con nombre tblColegios
c) Seleccione Archivo  Cerrar
d) En la pantalla de Nueva.odb, vaya al menú Archivo  Guardar como
para guardar la base de datos con el nombre Nueva1 en la carpeta Base

Ingresar datos en una tabla
Usted está ahora familiarizado con la creación de tablas. Después de haber creado
una tabla usted querrá guardar datos en ella.
De manera similar a como usted abre una cuenta en el banco para guardar sus
ahorros regularmente, usted crea tablas en su base de datos con el propósito de
guardar datos en ella, especialmente si planea tener una gran base de datos.
Las tareas más comunes que se realizan en una tabla son agregar, modificar o
suprimir información. En esta parte del curso usted verá cómo hacer esto fácilmente.
Registros
Un registro es la información acerca de una sola persona, tema o asunto que figura
en una fila de una tabla. Cada valor de campo está contenido en una sola celda en la
fila. La celda de la clave primaria debe tener siempre un valor, las de los otros
campos pueden no estar lenas siempre. Un registro puede ser modificado o incluso
ser suprimido.
En el gráfico vemos las características que debe tener un registro.
Agregar data a una tabla
Para agregar datos a una tabla:
1. Abra la tabla en modo hoja de datos, clic derecho sobre la tabla elegida y
seleccionar Abrir. Vemos que al final de los registros hay una estrella
amarilla que nos indica donde se agregará el nuevo registro.
Llave primaria nunca
en blanco Información sobre un
solo tema
Registro

2. Verificar que el botón Editar este activo y escribimos la data deseada
en los registros, de acuerdo al tipo de dato en cada campo, al terminar dar
enter o con las flechas de dirección para pasar al siguiente campo.
3. Guarde los cambios.
Modificar, borrar data en un registro
Para modificar o borrar data en un registro:
1. En la vista hoja de datos de la tabla deseada, seleccione el valor que desea
modificar.
2. Ingrese el nuevo valor en el campo.
Eliminar registros en una tabla
Para eliminar registros en una tabla:
1. En la vista hoja de datos de la tabla deseada, seleccione el registro que desea
eliminar.
2. Hacer clic derecho y escoger eliminar filas
3. En la ventana que aparece, confirme que Si desea eliminar.

Actividad 4-2
Agregar, modificar y eliminar registros
Algunos colegios han cambiado su número de teléfono, otros de dirección y un
colegio ha tenido que cerrar sus puertas por falta de alumnos. Usted necesita
entonces actualizar su tabla colegios.
1. Vaya a Documentos/ Base, archivo “Nueva3.odb” y abra la tabla
tblColegios2 en modo hoja de datos.
2. Agregue un registro con los datos del colegio:
a) Nombre: San Martín de Porras
b) Teléfono: 397736
c) Número de Alumnos: 21
d) Dirección: Calle Manuel C de la Torre S/N
3. Observe que en el campo ColegioID no necesito escribir nada porque es un
campo de llenado automático.
4. Presione Enter para guardar el registro.
5. Modifique los registros que tienen los datos del colegio Belén y Los
Ángeles.
a) Vaya al registro 2 del colegio 152 Belén y cambie su número de teléfono
a: 473089
b) En el registro 14 del colegio 164 Los Ángeles, cambie la dirección: Calle
Villa San Antonio.
6. Borre el registro 5 correspondiente al colegio 155 Santa Teresita.
8. Cierre la tabla y vuelva a abrir para observar las modificaciones realizadas.

Modificar Diseño de una tabla
Una vez que comience a almacenar datos en sus tablas, podría necesitar realizar
algunos cambios para alcanzar sus objetivos.
Puede trabajar con las propiedades para hacer que la entrada de datos sea más
precisa. Por ejemplo, si necesita que siempre se ingrese datos en un campo, puede
establecer que se exija el ingreso, en las propiedades de campo, de igual manera
puede restringir la entrada de datos y eliminar errores en sus tablas y consultas.
Más importantes para la integridad de la tabla y en algunos casos más complejas de
realizar, son las operaciones que contemplan el cambio de tipo de datos o el cambio
de las propiedades del campo.
El primero de estos cambios es asignar si un campo es o no clave primaria. Hacer
este cambio es muy sencillo, tal y como vimos antes, cuando fijamos la columna
EmpleadoID como clave primaria de la tabla Empleados.
Pero las consecuencias que conlleva dicho cambio para nuestra tabla pueden ser
críticas. Primero, Base no nos va a permitir introducir datos en una tabla que no
tenga clave primaria por lo que en caso de quitar la clave primaria a una columna
debemos asignárselo a otra, pero con cuidado, ya que una vez que nuestra tabla
contiene datos es muy difícil encontrar otra columna que cumpla las condiciones
necesarias para ser clave primaria (recordemos que la primera es que ese campo
siempre tiene que tomar valor para cada fila de la tabla y la segunda, que dicho valor
no puede repetirse entre ninguna fila) y nos podemos encontrar un aviso como el
que aparece en la figura siguiente, si por ejemplo en la base de datos Colegio, en la
tabla Empleados, intentamos fijar el campo EmplNombre como clave primaria y
damos a guardar la tabla.

Este error se produce porque hemos incumplido la segunda condición de una clave
primaria (no repetir valor) porque el valor Rosa aparece en más de una fila en esa
columna.
Cambios de nombre o descripción del campo
Basta con situarse en la celda del Nombre de campo o descripción que queramos
modificar y cambiar el contenido del texto.
Cambiar el tamaño del campo
La propiedad Tamaño del campo está disponible para texto y número.
Su base de datos trabajará de manera más eficiente y ocupando menos espacio de
almacenamiento si establece el tamaño del campo ajustándose a la longitud real de
los datos que almacenará en el campo.
Si intenta convertir un campo de una longitud a otra más pequeña, puede perder los
datos que tuviera guardados, o los números fraccionarios podría ser redondeadas y
en algunos casos podría obtener un valor nulo.
Tener en cuenta que, no se puede deshacer los cambios a los datos que resultan de
un cambio en la propiedad Tamaño del campo después de guardar los cambios
Para cambiar el tamaño de un campo:
1. Abra la tabla en vista diseño.
2. En la parte superior del panel hacer clic en el Texto o Número, en el campo
para el que desea cambiar el tamaño.
3. En el panel de propiedades del campo, escriba el valor en el cuadro de
texto: Longitud del campo.
4. Introduzca el nuevo tamaño del campo.
5. Guardar los cambios.

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