3. Planificación Informática
La Estrategia de Información se basa en dos principios:
La Información es un recurso de la empresa.
Las Ventajas Competitivas pueden aumentar y mejorar
con el aprovechamiento de este recurso.
Para ayudar a la gestión del uso de la Información
debemos definir un “Plan Estratégico de Información
(P.E.I.)”. Un Plan Estratégico de Información ayuda a la
gestión del uso de la Información y a Planificar la
implementación de los sistemas informáticos que
resuelvan las necesidades de Información de la empresa
y su empleo, como cualquier otro recurso, para lograr
los objetivos corporativos.
4. Planificación Informática
En un proyecto de Planificación de la Estrategia de
Información se refleja una visión de alto nivel de los
requerimientos de Información de una organización o de
una unidad de negocio y se prepara un Plan para
satisfacerlas.
Las tareas de planificación han de ajustarse a las
características particulares de la empresa o unidad en
estudio, con especial sensibilidad en aquellos aspectos que
pertenecen a su cultura organizativa.
La realización de un Plan de la Estrategia de Información
para asegurar su aceptación e implementación debe, por
una parte, ajustarse a las expectativas de la dirección y a la
realidad de la organización, y por la otra, definirá la
infraestructura para el desarrollo del sistema con rigor e
independencia.
7. Arquitectura de la Estrategia de
Información.
Su objetivo principal es
definir la estructura en la
que se basará el desarrollo
futuro y consiste en
identificar los
componentes básicos
siguientes:
8. Arquitectura de la Estrategia de
Información.
Arquitectura de Información: define las actividades
realizadas por la entidad y la información necesaria para
desarrollarlas.
Arquitectura de Sistemas: describe la previsión de
sistemas y datos necesarios para soportar la
Arquitectura de Información. Proporciona una primera
aproximación de las aplicaciones y sistemas informáticos
que se precisan en la entidad.
Arquitectura Técnica: describe el entorno de hardware y
software necesarios para soportar la Arquitectura de
Sistemas.
10. Gráficamente
Estas tres arquitecturas forman un esquema a partir del
cual la empresa puede construir un sistema de
información con visión de largo plazo. Es el diseño de la
estructura de información hacia la que la empresa debe
dirigirse para el óptimo aprovechamiento de sus
recursos de información y de sus objetivos estratégicos
generales.
11. Objetivos del P.E.I.
En el sentido más general, se deben destacar dos
principios propios de la planificación de sistemas de
información
12. Consideraciones del P.E.I.
Se debe evitar los planes y desarrollos aislados, ya
que derivan en:
Rápidos incrementos de costos e
inversiones sobre sistemas, que
normalmente no cubrirán totalmente
las necesidades de la empresa.
Redundancia de datos y procesos.
Inconsistencias e incompatibilidades de
la información y de sistemas.
Falta de estandarización en interfaces.
13. Consideraciones del P.E.I.
Para no caer en estos errores, y lograr el máximo de
ventaja de las tecnologías de información, se recurre a
la planificación de sistemas a largo plazo que contemple
lo más ampliamente posible a toda la organización,
incluyendo las distintas unidades de negocio o entidades
de la corporación, independientemente de su ubicación
geográfica, actividad o rango de autonomía en sus
propias operaciones.
14. Consideraciones del P.E.I.
Excepciones a esta regla se hace cuando se trata de
grandes empresas, que tienen filiales en distintos países
y continentes.
Este es un proceso de definición que debe empezar en el
más alto nivel de la organización y terminar en los
puntos de la estructura organizativa cuyas actividades
son simples dentro del proceso productivo en que se
realizan.
15. Beneficios de la P.E.I.
Establecer una relación de las oportunidades de los
sistemas de información y las nuevas tecnologías.
Ventajas competitivas que pueden derivarse.
Coordinación de la estrategia corporativa con las tendencias
de las nuevas tecnologías en los próximos años.
Evaluación de la contribución de los sistemas de
información a los objetivos corporativos y de unidades de
negocios y en los F.C. de E.
Medios en que los sistemas de información pueden
contribuir al control de la implementación de la estrategia.
Aprovechamiento de las inversiones en sistemas de
información.
16. Beneficios de la P.E.I.
En consecuencia la informática deja de ser un puro
centro de costos, para convertirse en motor de la
actividad de la empresa y generador de riqueza.
17. Tareas para la elaboración del P.E.I.
Preparar (tareas preparatorias)
Definición del ámbito del proyecto.
Determinar el equipo humano.
Descripción de objetivos y Plan del Proyecto.
18. Tareas para la elaboración del P.E.I.
Desarrollo del Proyecto de Planificación
Determinar la Arquitectura de Información.
Definir la situación actual
Establecer la Arquitectura de Sistemas en la Empresa.
Establecer la Arquitectura Técnica
Redactar el documento y presentar los resultados del Plan.
19. Tareas para la elaboración del P.E.I.
Delimitado por:
Unidades Organizativas
Tecnologías de la Información
Plazo
Descripción de los objetivos y de los resultados del estudio
20. Unidades Organizativas
Consiste en determinar que partes de la empresa van a
ser consideradas durante el proceso de planificación,
cuando no sea posible tomar a toda la organización.
Se trata de evitar duplicidad de tareas y posibles
contradicciones.
Hacer el proyecto más manejable, permitiendo alcanzar
mayor detalle en las especificaciones.
21. Tecnología de la información
La idea es no colocar límites en los aspectos
tecnológicos, pero se deben definir para obtener
resultados en el corto plazo, en tecnologías tales como:
Sistema de gestión en tiempo real.
Automatización de oficinas (ofimática).
Soporte a la toma de decisiones.
Intercambio electrónico de datos
Tablero de mando.
Etc.
22. Plazos
Es el parámetro que permitirá definir el grado de detalle
del proyecto.
Este plazo debe ser razonable. Si el plazo es muy corto, las
conclusiones serán superficiales.
Por el contrario, si el plazo es muy largo, sus resultados no
serán relevantes.
La experiencia generalizada indica entre cuatro y seis
meses.
23. Determinar el equipo humano
El número de integrantes y tamaño de los equipos estará en
directa relación al tamaño de la empresa, pudiendo ser:
Comité de Sistemas de Información: Órgano de máxima
responsabilidad y debe estar constituido por el
Administrador General y todos los responsables de las
áreas funcionales o Unidades de Negocio y el Jefe de
Informática.
Funciones: Establece el compromiso de la entidad con la
ejecución del trabajo.
Supervisa el desarrollo del proyecto de planificación.
Establece prioridades
Asigna recursos
Aprueba el Plan
24. Determinar el equipo humano
Equipo de Trabajo: Realiza el trabajo operativo,
dirigido por un Jefe de Proyecto nombrado por el
responsable de la función informática.
Debe estar constituido por especialistas y usuarios
relacionados con la planificación. Además sus
conocimientos y experiencias deben estar orientados a la
aplicación y estado de la tecnología informática de la
entidad y su sector.
25. Determinar el equipo humano
Comité Técnico: Integrado por consultores internos o
externos.
Realizan el seguimiento del proyecto y supervisan su
desarrollo, aportando sugerencias.
Dirimen controversias entre usuarios y equipo de
trabajo.
26. Determinar el equipo humano
Los consultores externos: Normalmente detectan
oportunidades de las nuevas tecnologías de información,
que no ven las personas internas.
También pueden ver los problemas con más claridad que
las personas internas.
Tienen mucha experiencia que puede ser aprovechada.
27. Descripción de objetivos y Plan de
Trabajo
Descripción del proyecto, motivo, objetivos y
metodología. Unidades organizativas que serán
estudiadas.
Relación de tecnologías que se tendrán en cuenta.
Cronograma y Plan de Trabajo.
Recursos humanos y materiales que serán empleados.
Relación de los productos que se presentarán al término
del trabajo: Relación de documentos e informes que
serán obtenidos, sus respectivos rangos temporales de
validez.
Este documento será aprobado por el C. de S.I.
28. Determinar la arquitectura de
Información
Crear matriz relación de objetivos y problemas /
Conjuntos de Información.
Extraer de la anterior la matriz objetivos y problemas /
Necesidades de Información.
Análisis de los Factores Críticos de Éxito
Obtener relación Conjuntos de Información / Factores
Críticos de Éxito.
Obtener relación Proceso T. de D. / F. C. E.
29. Determinar la arquitetura de
Información
Análisis del Impacto de la Tecnología
Elaborar relación de tecnologías, posibles cambios y
tendencias.
Elaborar matriz de relación de oportunidades por funciones
de la empresa / Tecnologías y tendencias.
Determinar las necesidades inmediatas.
30. Determinar la arquitetura de
Información
Elaborar el Estudio de Sistemas de Información Estratégicos
Contrastar con el Plan Estratégico Corporativo
Análisis de relación de las alternativas estratégicas y las
tecnologías actuales y las tendencias.
Relacionar las tecnologías con las oportunidades para conseguir
los objetivos estratégicos.
Presentar y contrastar con la Alta Dirección.
Determinar necesidades de acción inmediata.
Elaboración del Documento Final
Establecer prioridades de desarrollo por áreas funcionales o
líneas de negocios.
Presentación del Documento de la Arquitectura de Información.
31. Determinar la arquitetura de
Información
Elaborar el Estudio de Sistemas de Información Estratégicos
Contrastar con el Plan Estratégico Corporativo
Análisis de relación de las alternativas estratégicas y las
tecnologías actuales y las tendencias.
Relacionar las tecnologías con las oportunidades para conseguir
los objetivos estratégicos.
Presentar y contrastar con la Alta Dirección.
Determinar necesidades de acción inmediata.
Elaboración del Documento Final
Establecer prioridades de desarrollo por áreas funcionales o
líneas de negocios.
Presentación del Documento de la Arquitectura de Información.
