Procedimientos Corregidos

VICE RECTORIA ACADEMICA

CENTRO DE ADMISIONES,
REGISTRO Y CONTROL

PROCESOS DE ADMISION

El Centro de Admisiones , Registro y Control
de La Corporación Politécnico de la Costa
Atlántica, es el departamento encargado de
los diferentes procesos relacionados con el
ingreso , certificación y registro de
estudiantes que se inscriban y matriculen en
los diferentes programas ofrecidos por la
Institución.

ADMISIONES , REGISTRO Y CONTROL

ORGANIZACION

COMITE DIRECTOR COMITE

SECRETARIA

ADMINISTRADOR RECEPCION
RED ACADEMICA MONITOR


PROCESOS
1.ADMISIONES
 INSCRIPCION
2.REGISTRO
 MATRICULA
 TIPOS DE INGRESO
 HORARIOS
 NOTAS
 EXPEDICION DOCUMENTOS
 PLANES DE ESTUDIO
 EGRESADOS Y GRADUADOS.
3.CONTROL
 SITUACIÓN ACADÉMICA ESTUDIANTE
 VERACIDAD INFORMACIÓN
 HISTORIA ACADEMICA
 GRADOS
 PLANES DE ESTUDIO
 ESPACIOS FISICOS Y RECURSOS EDUCATIVOS

5. INFORMACION
 LISTA DE ESTUDIANTES ASISTENTES POR PROGRAMA A INDUCCION
 LISTA DE ESTUDIANTES NUEVOS MATRICULADOS POR PROGRAMA
 LISTA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS PROYECTADO POR PROGRAMA
 LISTA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS MATRICULADOS POR PROGRAMA


COMITE CENTRO DE COMITÉ
PLANES DE ADMISIONES, HOMOLOGACION Y
ESTUDIO REGISTRO Y CONTROL EQUIVALENCIAS
PROPEDEUTICOS

ADMISIONES REGISTRO
CONTROL

PLANES
TIPO DE EXPEDICION EGRESADOS Y
INSCRIPCION MATRICULA HORARIOS NOTAS DE
INGRESO DOCUMENTOS
ESTUDIO
GRADUADOS

REINGRESO CERTIFICACIONES CONSTANCIAS
ACADEMICA

TRANSFERENCIA
EXTERNA

VERACIDAD
FINANCIERA ESPACIOS
TRANSFERENCIA SITUACION DE LA HISTORIA PLANES
GRADOS FISICOS Y
ACADÉMICA INFORMACIÓN ACADEMICA DE
INTERNA Y RECURSOS
ESTUDIANTE ACADÉMICA ESTUDIANTE ESTUDIO
EDUCATIVOS

NUEVOS

NUEVOS
EGRESADO


ADMISIONES
Es el conjunto de normas y métodos que
con base en criterios cualitativos y
cuantitativos permite seleccionar de
manera objetiva los aspirantes a ingresar
a la Institución, y le otorga el derecho a
matricularse en un programa académico
determinado

INSCRIPCION

Es el acto mediante el cual el aspirante solicita
admisión por primera vez a un programa
académico ofrecido por la Corporación.


PASOS

 Diligenciar formulario de Inscripción.
 Cancelar los derechos de Inscripción.
 Recolectar documentos requeridos para
Inscripción:
 Fotocopia de documento de identidad
autenticado.
 2 fotos
 Dirigirse al Centro de Admisiones, registro y control
, con documentación.
 Programación de entrevista.


REGISTRO
Acción mediante la cual la Corporación
utiliza normas , procedimientos e
instrumentos, con el propósito de mantener
actualizada la información académica de los
estudiantes.


 MATRICULA FINANCIERA
Acto mediante el cual el estudiante cancela los
derechos de matricula en los plazos previstos
en el calendario Académico.


PASOS

 Dirigirse a Crédito y Cartera
 Reclamar recibo de matricula financiera.
 Realizar el pago de acuerdo al banco asignado.
 Notificación del pago por parte del Banco a la
Institución.
 Emisión de la matricula Académica por parte de
Admisiones.
 Entrega de matricula académica a Dirección de
Programa


MATRICULA

 MATRICULA ACADEMICA
Acto mediante el cual el estudiante, dentro de
un plazo fijado por el calendario Académico
inscribe las asignaturas y/o créditos que ha
de cursar en dicho periodo.


PASOS

 Realizar matricula financiera
 Dirigirse a la dirección de programa
 Verificar las asignaturas proyectadas en la
matricula académica.
 Señalar las asignaturas a matricular en el
semestre a cursar.
 Realizar verificación por parte del estudiante de
las asignaturas matriculadas.
 Firma por parte del estudiante de la matricula.
 Entrega a admisiones de las matriculas.


TIPOS DE INGRESO

ESTUDIANTE NUEVO

Es aquel que cumpliendo los requisitos legales y
reglamentarios desea ingresar por primera vez,
a un programa ofrecido por la institución.


PASOS
 Inscribirse en un programa Académico.
 Presentar la siguiente documentación:
 Copia del Diploma de Bachiller autenticada
 Copia de acta de Grado de Bachiller autenticada.
 Pruebas ICFES
 Registro Civil de Nacimiento
 Copia de libreta militar autenticada ( hombres)
 Certificado medico.
 Generación del código estudiantil.
 Programación entrevista
 Dirigirse a crédito y cartera para emisión de recibo matricula.
 Cancelación derechos de matricula.
 Notificación de pago de matricula.
 Activación del estudiante en el sistema.
 Generación de matricula académica.
 Firma de matricula académica.
 Emisión y entrega del carnet
 Legalización del estudiante


ESTUDIANTE NUEVO EGRESADO

Es aquel que cumpliendo los requisitos legales y
reglamentarios desea ingresar al Ciclo
Universitario, una vez se ha graduado como
Tecnólogo de un programa ofrecido por la
institución


PASOS
 Dirigirse a Admisiones y Registro.
 Diligenciar el formulario de Inscripción.
 Anexar fotocopia del titulo de Tecnólogo.
 Generación del código del Ciclo profesional.
 Dirigirse a crédito y Cartera y obtener recibo de matricula
financiera.
 Realizar pago de acuerdo al banco asignado.
 Notificación por parte del banco del pago.
 Activación del estudiante en el sistema
 Generación de matricula académica por parte de Admisiones.
 Entrega a la dirección de programa de matricula.
 Emisión (Admisiones) y entrega del carnet ( Dirección de
Programa)
 Legalización del estudiante

REINGRESO

Se entiende por Reingreso , la autorización
otorgada al estudiante por la autoridad
académica correspondiente para que continué
regularmente sus estudios en la Corporación,
después de su retiro o de haber cumplido con
las sanciones que le hubiesen sido impuestas.


PASOS
 Diligenciar formulario para reingreso.
 Entregar una carta mediante la cual se solicita el reingreso.
 Haber cursado con notas aprobatorias por lo menos un ( 1) periodo
académico.
 Estudio de solicitud de reingreso por parte del Director de
Programa.
 Una vez aprobado, llevar documentos admisiones, y dos fotos.
 Generación de código.
 Obtener recibo de matricula crédito y Cartera.
 Cancelación de derechos de matricula.
 Legalización del estudiante.


TIPOS DE INGRESO

TRANSFERENCIAS EXTERNA

Los estudiantes que habiendo adelantado
estudios en otras Instituciones de Educación
Superior y en un programa debidamente
autorizado, desean ingresar a la Institución
para continuar sus estudios.


PASOS
 Diligenciar formulario
 Cancelar derechos de Inscripción.
 Anexar documentos para inscripción, como estudiantes nuevos.
 Adicional agregar los siguientes documentos:
 Certificado de estudio original expedido por la Institución de donde procede el
cual debe incluir la totalidad de las asignaturas cursadas, sus calificaciones e
intensidad horaria o su equivalencia en créditos académicos..
 Certificado de los contenidos programáticos de las asignaturas cursadas.
 Certificado de buena conducta.
 Titulo de Tecnólogo ( ciclo Universitario)
 Programación entrevista
 Una vez aprobada la transferencia, se procede a realizar las homologaciones
correspondientes.
 Generación código estudiantil.
 Obtener recibo de matricula crédito y Cartera.
 Cancelación de derechos de matricula..
 Firma de matricula académica

TIPOS DE INGRESO

TRANSFERENCIA INTERNA

Son las que realizan los estudiantes de la
Corporación entre programas académicos
ofrecidos por ésta.


PASOS

 Diligenciar formulario
 Estudio por parte de la Dirección de programa
 Una vez aprobada la transferencia, se procede a realizar las
homologaciones correspondientes.
 Generación código estudiantil.
 Obtener recibo de matricula en la oficina de Crédito y Cartera.
 Cancelación de derechos de matricula.


HOMOLOGACIONES

Es una acción mediante la cual se realiza una
comparación de planes de estudio y de
asignaturas que en sus contenidos
programáticos y el número de créditos sean
significativamente similares a los establecidos
en la Corporación.


PASOS

 Estudio técnico por parte del programa.
 Revisión por parte del Comité de Homologación
 Notificación de resultados al Centro de Admisiones y al
Director de Programa.
 Registro en el sistema de la homologación y en la
historia académica del estudiante.
 Notificación al estudiante.


NOTAS

Proceso mediante el cual se registra en el
sistema el resultado de las evaluaciones,
homologaciones, equivalencias y demás
acciones relacionadas durante un periodo
académico.


PASOS
 Emisión de planillas de estudiantes matriculados
académicamente 3 días antes de exámenes parciales y finales,
por parte de admisiones.
 Entrega a las direcciones de programa.
 Verificación por parte de las direcciones de programa de los
listados.
 Entrega a los docentes.
 Diligenciamiento por parte de los docentes de las planillas de
notas.
 Entrega de planillas y adiciones de estudiantes a las
direcciones de programa con su correspondiente soporte,
máximo los tres días hábiles siguientes a la evaluación.
 Remisión al Centro de Admisiones y Registro, por parte de la
dirección de programa máximo dos días hábiles después de la
entrega de la planilla de notas por parte del docente con sus
correspondientes adiciones , si fuere necesario.
 Revisión de planillas por parte de Admisiones y Registro.
 Registro de notas en el sistema.


CERTIFICACIONES

CERTIFICACIONES DE NOTAS

Es el documento oficial* mediante el cual se
certifica que el estudiante ha cursado un
periodo académico y en él constan las
asignaturas cursadas con sus
correspondientes notas, promedio semestral
y acumulado.

*Significa que debe llevar la firma de la persona autorizada que tiene la firma
registrada, y el sello seco de la Institución.


PASOS

 Cancelar valor de la certificación
 Llenar formato de solicitud.
 Búsqueda en el sistema de historia académica
 Elaboración de la Certificación
 Firma por parte del Director del Centro.
 Entrega al estudiante dos días hábiles, después
de la solicitud.


CONSTANCIA DE ESTUDIO

Documento emitido por Admisiones y Registro
en el cual consta de acuerdo a la solicitud del
estudiante, el programa que cursa, periodo
académico, intensidad horaria y/o créditos; y
demás condiciones académicas.


PASOS

 Cancelar valor de la constancia
 Llenar formato de solicitud.
 Búsqueda en el sistema de historia académica
 Elaboración de la Constancia.
 Firma por parte del Director del Centro.
 Entrega al estudiante 2 días después de la
solicitud


HORARIOS

Organización académica mediante la cual se
establece las horas, salones y grupos en los
cuales se van a dictar las diferentes
asignaturas de las que consta un plan de
estudio


PASOS

 Coordinación del Director de programa, según el
numero de estudiantes y el plan de estudio los
espacios disponibles.
 Reunión directores de programa con el fin de
optimizar espacios y coordinar asignaturas ,
grupos comunes y horarios disponibles.
 Entrega a admisiones para registrar los horarios
correspondientes.
 Depuración por parte de admisiones de horarios.(3
días finalizado el plazo máximo de entrega)
 Cambios de horarios de docentes fuera de las
fechas correspondientes, necesitan visto bueno de
la Vice – Rectoría Académica.


PLANES DE ESTUDIO

Es una estructura académica que posee un
programa, organizada a través de
asignaturas, que se encuentran distribuidas
por semestre y por ciclo, y que conllevan a la
obtención del título que se otorga.


PASOS

 Coordinación del Director de Programa, con su
comité académico con el fin de establecer la
secuencia de asignaturas en el Plan.
 Apoyo del Director de Programa del Comité de
Planes de estudio.
 Aprobación de planes de estudio en Consejo
Académico.
 Remisión de planes a Admisiones.
 Registro de planes de estudio en el Sistema.


EGRESADOS Y GRADUADOS

 Egresados
 Son aquellas personas que han culminado
satisfactoriamente su plan de estudio y les queda
pendiente cursar una opción de grado.

 Graduados
 Son aquellos estudiantes que culminaron tanto su
plan de estudio como su opción de grado,
cumpliendo con los requisitos indispensables para la
entrega del titulo que les confiere la Institución.


CONTROL

Es la confirmación y verificación de la correcta
realización de las actividades y procesos, con
que cuenta el centro de admisiones, de
acuerdo a las normas y políticas establecidas.

SITUACIÓN ACADÉMICA DEL ESTUDIANTE

Consulta realizada en el Sistema Académico
Aries, en la cual se observa las asignaturas
cursadas por parte del estudiante y asignaturas
pendientes por cursar.


VERACIDAD INFORMACIÓN

Verificación de la información registrada y
solicitada por los estudiantes.


HISTORIA ACADÉMICA

Es el documento que arroja el sistema
académico Aries, mediante el cual se pueden
observar las asignaturas cursadas por el
estudiante, en los diferentes periodos durante
los cuales estuvo matriculado ; el plan de
estudio que cursa o cursó al momento de
matricularse en la Institución y la forma como
curso dichas asignaturas.


GRADOS

Ceremonia que se cumple con el objetivo de
otorgar el título de Tecnólogo o Profesional a
los estudiantes que hayan cumplido con
todos los requisitos , académico y
administrativos exigidos por la Institución,
para tal efecto.


PASOS
 Solicitud de grado, diligenciada por parte del estudiante en las
diferentes Direcciones de programa.
 Entregar a Admisiones:
 Fotocopia ampliada al 150% de la cédula de ciudadanía (ambas
caras)
 Fotocopia ampliada al 150% de la Libreta Militar (Únicamente).
Para varones menores de 50 años.
 Fotocopia del titulo de Tecnólogo. ( Graduandos profesionales)
 Documentación pendiente.
 Verificación de la situación académica del estudiante por parte
de admisiones.
 Obtener:
 Paz y salvo de Admisiones y Registro.
 Paz y salvo de Biblioteca.
 Paz y salvo de la oficina de Créditos y Cartera
 Consignación del valor correspondiente a los Derechos de
Grado.
 Reclamar tarjetas de invitación
 Alquilar toga y Birrete
 Asistir a ceremonia ADMISIONES , REGISTRO Y CONTROL

ESPACIOS FISICOS Y RECURSOS

Son todos los recursos y espacios destinados a la
función académica, tales como:

 Salones
 Laboratorios
 Salas de computo.
 Salones audiovisuales


GRACIAS


Procedimientos Corregidos

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (15)

Destacado

Destacado (7)

Similar a Procedimientos Corregidos

Similar a Procedimientos Corregidos (20)

Último

Último (20)

Procedimientos Corregidos