Conducción de Comunidades de Práctica Metodología OPS Versión 1.0

1. Conducción de Comunidades de Práctica – Metodología OPS
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Conducción de Comunidades de Práctica
Metodología OPS
Versión 1.0
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ÁREA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y COMUNICACIÓN
OFICINA DE LA DIRECTORA ADJUNTA
Washington, D.C., febrero 18, 2009
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2. Conducción de Comunidades de Práctica – Metodología OPS
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Resumen Ejecutivo
El objetivo de este documento es presentar la metodología de la OPS para conducir Comunidades
de Práctica. Las comunidades de práctica son grupos sociales creados con el fin de desarrollar
conocimientos especializados, compartiendo aprendizajes en función de reflexión compartida
sobre experiencias prácticas 1. Un ejemplo de una comunidad de práctica podría ser un grupo de
empleados con un solo interés o conocimiento que comparte problemas e inquietudes dentro de
una institución.
Otra posibilidad puede ser una comunidad médica en la cual se discuten
determinados desarrollos clínicos entre médicos y la industria farmacéutica.
La Metodología de la OPS para Conducir Comunidades de Práctica abarca una descripción
detallada del proceso, que incluye tres fases: Diseño, Implementación y Evaluación. Además,
incluye documentos de referencia sobre cómo identificar CdP potenciales, cómo promover la CdP,
mejores prácticas para moderadores y facilitadores de CdP, e identificación de herramientas
potenciales para las CdP.
Proceso
1
Etienne Wenger (1998) Comunidades de práctica: aprendizaje, significado e identidad.
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Fase I - Diseño
La Fase de Diseño de una Comunidad de Práctica (CdP) comprende completar un formulario de
registro en el Portal de CdP de la OPS, el cual incluye una serie de metadatos, con el fin de
ingresar a la CdP en el Portal de Comunidades de Práctica de la OPS. (Tabla 1)
Formulario de Registro de Comunidades de Práctica de la OPS
Título
Objetivo (s)
Resultado (s) Esperados
(s)
Líder(es)
Moderador(es)
Facilitador(es)
Audiencias Objetivo
Cooperación de KMC
Plazo
Plataforma/Espacio
de Trabajo en Equipo
de la CdP
EO1
EO2
EO3
Indicadores ER1
Indicadores ER2
Indicadores ER2
Fase
Diseño
Implementación
Evaluación
Fecha de Inicio
Sí
No
Fecha de Finalización
Sí
No
Tabla 1
i. Título
Defina el título de su Comunidad de Práctica
ii. Objetivo(s)
Describa o enumera brevemente el(los) objetivo(s) de su CdP
Si bien el objetivo principal de la creación de una CdP es compartir conocimientos tácitos y
ayudar a los miembros de la comunidad a compartir entre ellos los conocimientos adquiridos, los
objetivos de una CdP pueden estar dirigidos a características tales como resolución de
problemas, generación de ideas, distribución de conocimientos entre entidades, desarrollo de
mejores prácticas, entre otros. 2
Resolución de Problemas
Estas comunidades pueden hacer posible que los miembros de una CdP formulen preguntas o
planteen problemas y reciban respuestas de sus colegas dentro de un área determinada de
2
UOC (2008) Gestión del Conocimiento y Comunidades de Práctica.
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conocimientos. Además, el sistema de preguntas y respuestas ‘Justo a Tiempo’, entre miembros
en un entorno común permite una resolución más rápida de cualquier tema.
Creación de Ideas
Estas comunidades permiten que sus miembros estén en contacto con personas fuera de su
entorno de trabajo común, pero de la misma área de conocimientos (por ejemplo personas de
otras oficinas). Este mecanismo hace posible que los miembros de la comunidad trabajen en
formas más creativas y compartan ideas que pueden resultar en mayor innovación.
Distribución de conocimientos entre entidades
Estas comunidades crean un entorno fértil que genera más ideas y áreas de trabajo ya que
facilita los procesos de comunicación y colaboración entre entidades.
Desarrollo de las mejores prácticas
Estas comunidades permiten que las personas elegidas desarrollen modelos de mejores prácticas
en base a la resolución de problemas que se presentan en la comunidad de práctica. Si bien las
comunidades no están diseñadas específicamente para extraer las mejores prácticas en forma
automática, pueden proporcionar detalles importantes sobre conocimientos generales de las
mejores prácticas dentro de la Organización y permitir que los miembros les realicen mejoras
adicionales.
iii. Resultado(s) Esperado(s)
La CdP debe definir uno a tres resultados esperados que podrían usarse durante la fase de
evaluación.
Cada actividad debe estar orientada hacia esos resultados esperados y cada
miembro es responsable de controlar y evaluar estas actividades y hacerse responsable de su
realización.
iv. Indicador(es)
Cada Indicador debe definirse en relación con su resultado esperado.
v. Miembros
Identifique nombres y roles y responsabilidades del(los) Líder(es), Moderador(es) y
Facilitador(es) de la CdP dentro de la misma. Otros miembros de la comunidad pueden
identificarse inicialmente en la fase de diseño o implementación o en forma regular a medida que
la comunidad comienza a funcionar, sin embargo se los debe invitar sólo una vez completada la
fase de diseño.
Éstas son algunas de las responsabilidades asociadas con los miembros y los roles principales de
líder, moderador y facilitador en una CdP:
Líder
Brinda apoyo como líder pero no tiene que estar directamente involucrado en las actividades de
rutina de la CdP. El Líder de la CdP puede guiar al moderador durante la ‘fase de diseño’
proporcionando un punto de vista e identificando temas o áreas de prioridad alrededor de los
cuales puede desarrollarse la CdP. Asimismo, el líder puede contribuir a cultivar la CdP y a
motivar al moderador, al facilitador, y a los miembros de la comunidad, según sea necesario. Al
finalizar la fase de evaluación, el líder comparte las conclusiones y resultados de la CdP con todos
los miembros.
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Moderador
Desempeña un rol vital para impulsar actividad y participación en la comunidad mediante
información, discusiones, planteo de problemas e identificación de nuevos temas relacionados
que pueden ayudar a la comunidad a evolucionar y crecer. Modera discusiones, evalúa
comentarios e información y saca conclusiones para compartir con toda la comunidad y garantiza
que la CdP esté en consonancia con los objetivos definidos por la misma. El moderador puede
tener o no una comprensión completa de la metodología para implementar una CdP y recibe esta
orientación y este apoyo por parte del facilitador. El moderador puede debatir ideas u objetivos
planeados de la CdP con el facilitador para garantizar que los mismos sean tangibles y lo
suficientemente depurados como para poder ser alcanzados por los miembros de la CdP. Envía
invitación por correo electrónico a miembros potenciales para que asistan a la reunión inicial una
vez completada la fase de diseño. Envía actualizaciones sobre el progreso o resalta los temas de
interés a los miembros de la comunidad según sea necesario durante la fase de implementación
y de evaluación. El moderador promueve la CdP compartiendo su propósito y misión dentro y
fuera de la organización, según sea necesario. Por último, como parte de la fase de evaluación,
el moderador captura y compila información sobre repercusiones y resultados, que será
compartida por el líder con todos los miembros por correo electrónico.
Facilitador
Es la columna vertebral de una CdP y entiende totalmente la metodología para iniciar y
desarrollar una CdP. Brinda orientación y apoyo al moderador durante todas las fases: diseño,
implementación y evaluación, o según sea necesario. El facilitador ayuda al moderador a lograr
los resultados esperados brindando recomendaciones sobre la utilización de herramientas y
mecanismos asincrónicos y sincrónicos y planeando actividades y tareas alrededor de cada
objetivo para alcanzar los resultados esperados de la CdP. Además, proporciona orientación al
moderador, si es necesario, sobre aspectos técnicos de las herramientas seleccionadas en la fase
de implementación. En último lugar, el facilitador promueve la CdP al compartir el propósito y la
misión de la misma dentro y fuera de la organización según sea necesario.
Nota: Puede haber más de un moderador y facilitador en una CdP. El moderador y el facilitador
trabajan en equipo y pueden también ayudarse mutuamente para cumplir con sus roles y
responsabilidades si fuera necesario. Los objetivos de una CdP pueden ser determinados por el
líder y el moderador en conjunto y los miembros también pueden formar parte de este proceso o
proporcionar retroalimentación en relación a los objetivos.
Miembros
Desarrollan un repertorio de recursos compartido: experiencias, historias, herramientas, lecciones
aprendidas, mejores prácticas, formas de abordar problemas recurrentes—en resumen, una
práctica compartida. Esto implica tiempo e interacción sostenida. Se apoyan y motivan entre sí.
vi. Audiencias objetivo
Identifique y describa brevemente su audiencia objetivo. Defina a quiénes tiene como objetivo
atender la CdP y quiénes se pueden beneficiar con ella. (Descripción de 2 ó 3 líneas)
vii. Cooperación de KMC (Sí/No)
Establezca si se requiere cooperación de KMC en alguna fase en particular: Diseño,
Implementación, Evaluación.
viii. Plazo
Defina las fechas de comienzo y finalización en las cuales usted espera que funcione la CdP.
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ix. Plataforma/Espacio de Trabajo en Equipo de la CdP
Identifique si se necesita una plataforma o espacio de trabajo en equipo.
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Fase II - Implementación
i. Herramientas para respaldar su CdP
En el desarrollo de su CdP se puede utilizar cualquier combinación de herramientas según se
necesite. Defina las herramientas necesarias para respaldar su CdP entre los diferentes tipos
disponibles en la OPS, tales como comunicaciones sincrónicas, comunicaciones asincrónicas,
intercambio de conocimientos, y acceso a la información.
Función
Comunicaciones
sincrónicas
Comunicaciones
asincrónicas
Intercambio de
conocimientos
Acceso a la Información
Herramienta de KM
Reuniones presenciales
Herramientas virtuales de colaboración
Sistema de conferencia Web (Elluminate)
Llamadas en conferencia
Sistema de video conferencia
Correo electrónico
Foros de Discusión (URL)
Almuerzos rápidos de trabajo
Listserv
Sistema de Lecciones Aprendidas
Blogs
Sitio Web
BVS – Biblioteca Virtual de Salud
SciELO – Biblioteca Científica Electrónica en
Línea
Cochrane
Listserv
APQC
GIFT
ii. Ingreso de Metadatos
Ingrese el Formulario de Registro de Comunidades de Práctica de la OPS completo (tabla 1)
disponible en el Portal de CdP de la OPS como parte de la fase de diseño. Una vez que el
moderador de la CdP ingrese el formulario completo, esta información aparecerá
automáticamente en la lista de CdP de la OPS en el Portal de CdP de la OPS.
iii. Proceso de Lanzamiento
En esta etapa pueden identificarse miembros potenciales de la CdP para que se los pueda invitar
a la reunión inicial mediante una invitación por correo electrónico enviada por el líder y/o
moderador de la CdP, incluyendo una bienvenida, una presentación formal y breve propósito de
la CdP a todos los miembros. Los miembros invitados tienen la posibilidad de aceptar o rechazar
la invitación a la reunión inicial. Esta reunión requiere de la presencia del(los) líder(es),
moderador(es) y facilitador(es). Los objetivos y los resultados esperados de la CdP deben ser
compartidos por el moderador y/ o facilitador para garantizar que todos los miembros tengan una
clara visión de cómo funcionará la CdP. El líder o moderador de la CdP puede elegir presentar un
plan de acción recomendado o la próxima etapa inmediata/actividad planeada de acuerdo con los
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objetivos de la CdP a los miembros de la comunidad que servirá como base para el desarrollo de
la CdP. Los miembros tienen la opción de aceptar o rechazar la participación en la CdP durante la
reunión inicial. La participación de los miembros también puede ser continua a medida que más
y más personas conocen la CdP y desean unirse y participar en ella.
Nota: En el caso de una CdP que tiene una plataforma/espacio de trabajo en equipo desarrolla/o,
el moderador puede elegir el mecanismo para registrar la información de los miembros en esa
plataforma. El moderador puede ingresar los nombres y las direcciones de correo electrónico de
los miembros en un listado de miembros directamente en la plataforma o enviar el vínculo de la
lista de miembros a los miembros para que ellos mismos ingresen su información como
seguimiento de la reunión inicial.
iv. Proceso de Desarrollo
Es importante garantizar que la CdP funciona de acuerdo con sus objetivos. Los diferentes roles
identificados, tales como líder, moderador, facilitador y miembros, juegan en conjunto una parte
crucial en el proceso de desarrollo de la CdP. Un liderazgo sólido sirve como factor alentador y
motivador para toda la comunidad y crea un sentido general de unidad. El moderador y el
facilitador hacen las veces de columna vertebral de la comunidad al comprometerse plenamente
en las actividades y al ser la fuerza motriz que la impulsa a crecer y evolucionar. Es muy
importante el rol del moderador de analizar y sintetizar información para garantizar que los
miembros no pierdan el rumbo ni se desvíen del logro de los objetivos esperados. A su vez, la
orientación que brinda el facilitador al moderador con respecto a la implementación de la
metodología es también extremadamente crucial. A través de su participación y colaboración, los
miembros motivados y comprometidos certifican que la CdP está en actividad y enfocada a lograr
los resultados esperados. Finalmente, la interacción y la comunicación clara con los miembros de
la CdP es vital para mantener la actividad y la transparencia.
Participación de los miembros
El moderador debe prestar especial atención a la participación de los miembros en la comunidad
con el fin de que se puedan identificar los miembros activos en contraposición con los inactivos.
Es tarea del moderador acercarse a los miembros inactivos y recordarles que acordaron y se
comprometieron a participar en la CdP y motivarlos a integrarse a las actividades y discusiones.
Nuevamente, la membresía no es obligatoria entre los miembros; por lo tanto, si encuentran
valor agregado en este proceso seguirán siendo parte del mismo. Si los miembros no tienen
ninguna participación, esto es un indicio de que la CdP no está funcionando y deben volver a
evaluarse los objetivos y los resultados esperados.
Contribuciones y retroalimentación de los miembros
Las contribuciones y la retroalimentación de los miembros deben ser moderadas por el
moderador de la CdP en forma regular. Si los miembros están escribiendo en un tono negativo o
crítico, se les debe recordar mantener un tono positivo y una retroalimentación constructiva. Los
moderadores pueden enviar recordatorios a dichos miembros para que revean sus comentarios y
los vuelvan a enviar y tienen el derecho de suprimir los comentarios que violen las ‘Normas y
Reglamentaciones de la OPS para las CdP’. El moderador debe sintetizar la información y las
contribuciones de todos los miembros de manera sucinta y compartir con toda la comunidad
como actualizaciones regulares o como sea necesario.
Cuando la CdP logra sus resultados esperados alcanza su etapa de madurez. En este momento
ha completado su ciclo de vida y necesita ser evaluada.
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Fase III - Evaluación
Es necesario hacer evaluaciones periódicas en la CdP de acuerdo con su tiempo de vida y un
moderador puede elegir diferentes formas para hacerlo. Se puede realizar una encuesta de
satisfacción a los miembros para evaluar el funcionamiento de la comunidad de acuerdo con sus
objetivos y resultados esperados. Los moderadores pueden comunicarse en forma individual o
en grupos motivacionales con los miembros para abordar cualquier preocupación o tomar nota de
las sugerencias y la retroalimentación que puedan tener los miembros de la comunidad con
respecto a su experiencia en la CdP y su funcionamiento de acuerdo con los objetivos. Se debe
prestar especial atención a los plazos esperados para las actividades o tareas planeadas
relacionadas con cada objetivo. La fase de evaluación es una medida de los resultados esperados
en relación con cada objetivo y los hallazgos/resultados pueden formularse como conclusiones,
lecciones aprendidas, revisiones posteriores a la actividad y recomendaciones. Además,
compartir hallazgos y resultados de la CdP tales como sus logros, hitos, desafíos y asuntos, fuera
y dentro de la organización, es un paso fundamental para promover y preservar el intercambio
de aprendizajes y conocimientos. El moderador puede buscar una orientación especial por parte
del facilitador para seleccionar e implementar el mecanismo de evaluación apropiado para la CdP.
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