Estas diapositivas tienen con tenido sobre los pasos a seguir para la planificación de un evento social, de trabajo , etc.

1. ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS

2. • DETERMINA EL OBJETIVO DEL EVENTO. TENER EN MENTE UNA O DOS FRASES TE AYUDARÁ A LLEVAR EL
EVENTO EN LA DIRECCIÓN CORRECTA. ¿PLANEAS REALIZARLO PARA EDUCAR A TU COMUNIDAD?, ¿PARA
PERSUADIR A POTENCIALES CONTRIBUYENTES CON EL FIN DE OBTENER FONDOS?, ¿PARA HOMENAJEAR A
UNA PERSONA O GRUPO EN ESPECÍFICO? LIMITA TU OBJETIVO LO MÁS QUE PUEDAS. LO QUE SEA QUE VAYAS
A HACER (YA SEA PARA EDUCAR, PERSUADIR, HOMENAJEAR, ETC.), ¿POR QUÉ LO HACES?PIENSA EN ELLO
COMO TU PRINCIPAL MISIÓN. TU ESQUEMA PARA EL ÉXITO. CUANDO SEPAS EXACTAMENTE LO QUE QUIERES
HACER, ¡TE SERÁ MÁS FÁCIL LLEVARLO A CABO!

3. • ESTABLECE METAS. ¿QUÉ ES EXACTAMENTE LO QUE QUIERES LOGRAR? NO SE TRATA DE LA CANTIDAD DE
PERSONAS QUE QUIERES QUE ASISTAN, TAMPOCO DEL HECHO DE QUE EN VERDAD SE LLEVARÁ A CABO EL
EVENTO; ¿QUÉ QUIERES OBTENER DE TODO ESTO? ¿5 PERSONAS PARA QUE FORMEN PARTE DE TU
ORGANIZACIÓN?, ¿UNA RECAUDACIÓN DE $ 1000?, ¿UN CAMBIO DE MENTALIDAD?, ¿QUE LA GENTE SE
ENTUSIASME?PIENSA EN LAS TRES COSAS MÁS IMPORTANTES QUE TE GUSTARÍA QUE OCURRAN COMO
RESULTADO DE ESTE EVENTO Y PIENSA EN ELLAS HACIÉNDOSE REALIDAD. QUIZÁS TU OBJETIVO SEA
FINANCIERO, SOCIAL Y PERSONAL. ¡DEPENDE DE TI!

4. REÚNE VOLUNTARIOS. ES NECESARIO CONTAR CON UN BUEN EQUIPO QUE POSEA DISTINTAS HABILIDADES.
ELLOS PUEDEN AYUDARTE CON DIVERSAS TAREAS TALES COMO LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS Y
PRESUPUESTOS, LA CREACIÓN DE INVITACIONES Y CARTELES, RECEPCIÓN DE LOS INVITADOS Y CON LA
LIMPIEZA AL TÉRMINO DEL EVENTO. EN OTRAS PALABRAS, ELLOS PUEDEN AYUDARTE A TERMINAR EL TRABAJO.
ASIMISMO, SI ES POSIBLE, ¡CONSIGUE VOLUNTARIOS DE CONFIANZA!ASEGÚRATE DE QUE LOS MIEMBROS DE
TU EQUIPO Y SUPERVISORES “ESTÉN AL TANTO” DE TUS PLANES. LA COLABORACIÓN PUEDE FACILITARTE
MUCHO EL TRABAJO. ASÍ QUE CUANDO LES PIDAS AYUDA, INFÓRMALES DESDE EL PRINCIPIO TODAS TUS
EXPECTATIVAS CON RESPECTO A ELLOS Y A SU NIVEL DE PARTICIPACIÓN.
SI NO TE ES POSIBLE ENCONTRAR VOLUNTARIOS, ¡CONTRATA A UN EQUIPO! TODO DEPENDE DEL TIPO DE
EVENTO QUE ORGANICES. EL LUGAR DONDE LO REALICES PODRÍA PROPORCIONARTE UN EQUIPO DE TRABAJO O
PUEDES SOLICITAR LOS SERVICIOS DE UNA AGENCIA DE EMPLEOS EXTERNA.

5. PREPARA UN PRESUPUESTO. DEBES INCLUIR TODOS LOS POSIBLES GASTOS, LOS
INGRESOS, LOS PATROCINADORES E INCLUSO LOS GASTOS SUPEDITADOS. SI NO
REALIZAS UN PRESUPUESTO, TERMINARÁS CON UNA GRAN CANTIDAD DE
FACTURAS SIN PAGAR, UNA BILLETERA VACÍA Y SIN TENER IDEA DE LO QUE
SUCEDIÓ. ¡SÉ REALISTA DESDE EL PRINCIPIO PARA EVITAR SORPRESAS
INESPERADAS EL DÍA DEL EVENTO!ENCUENTRA MANERAS DE REDUCIR LOS
COSTOS. ¿PUEDES CONSEGUIR PERSONAL QUE TRABAJE GRATIS?
¿CONSIDERASTE CONSEGUIR UN LUGAR MÁS ECONÓMICO PARA TU EVENTO
(COMO LA CASA DE UN AMIGO)? RECUERDA: UNA FIESTA PEQUEÑA Y SENCILLA
QUE SALGA BIEN SIEMPRE SERÁ MÁS IMPRESIONANTE QUE UNA OSTENTOSA QUE
TERMINE SIENDO UN FIASCO.

6. DECIDE EL LUGAR Y LA HORA PARA TU EVENTO. ESTO ES LO MÁS IMPORTANTE AL MOMENTO DE
ORGANIZAR UN EVENTO. ¿QUÉ HORA Y QUÉ LUGAR HARÁ QUE LA GENTE DIGA “SÍ, ¡CLARO QUE
ASISTIRÉ!”? DEBERÁ SER UNA HORA EN LA QUE TODOS ESTÉN DISPONIBLES Y UN LUGAR AL
QUE TODOS PUEDAN LLEGAR. ¡ADEMÁS TIENE QUE SER ALGO QUE PUEDAS RESERVAR!REVISA EL
CALENDARIO DE TU COMUNIDAD Y CONSIDERA EL TIPO DE PÚBLICO QUE INVITARÁS. SI TU
OBJETIVO ES INVITAR A UN GRUPO DE AMAS DE CASA, REALIZAR EL EVENTO DURANTE EL DÍA Y
EN EL VECINDARIO ES TU MEJOR OPCIÓN (¿QUIZÁS CON ALGÚN SERVICIO DE CUIDADO DE
NIÑOS INCLUIDO?). POR OTRO LADO, SI TU OBJETIVO SON ESTUDIANTES, REALIZA EL EVENTO
DE NOCHE Y EN EL CENTRO DE LA CIUDAD. DE SER POSIBLE, VE A DONDE TU PÚBLICO SE
ENCUENTRE.
DESDE LUEGO, ALGUNOS LUGARES REQUIEREN UNA RESERVACIÓN. PONTE EN CONTACTO LO
MÁS PRONTO POSIBLE CON LOS RESPONSABLES DEL LUGAR QUE PIENSAS UTILIZAR COMO
LOCACIÓN PARA EL EVENTO. ¡ES POSIBLE QUE ESTÉN MÁS OCUPADOS QUE TÚ!

7. • PIENSA EN LA LOGÍSTICA. LA LOGÍSTICA ES NECESARIA PARA TODO. ¿CUÁL SERÁ TU SISTEMA DE
ESTACIONAMIENTO?, ¿CUÁLES SON LAS VÍAS DE ACCESO PARA LOS DISCAPACITADOS?, ¿QUÉ PUEDES
HACER CON LAS DIMENSIONES DEL LUGAR?, ¿QUÉ EQUIPOS NECESITARÁS?, ¿QUÉ ELEMENTOS
ADICIONALES (AGUA POTABLE PARA LOS ORADORES, DISTINTIVOS, FOLLETOS) DEMANDARÁN UN GASTO
EXTRA?, ¿CUÁNTAS PERSONAS SE NECESITAN PARA HACER QUE EL EVENTO SE LLEVE A CABO SIN
PROBLEMAS?ES IMPORTANTE SENTARTE POR UN MINUTO CONTIGO MISMO (Y CON TU EQUIPO) Y PENSAR
EN TODOS LOS ASPECTOS DEL ASUNTO. ¿HAY ALGÚN OBSTÁCULO QUE PUEDAS ANTICIPAR Y EVITAR?,
¿ALGÚN INVITADO ESPECIAL QUE TENGAS QUE HOSPEDAR?, ¿ALGUNAS EXCEPCIONES QUE DEBAS HACER?
•

8. • PIENSA EN EL MARKETING Y EN LA PUBLICIDAD DE TU EVENTO. MIENTRAS TE ENCUENTRAS EN TODO EL
PROCESO DE ORGANIZACIÓN, DISEÑA UN AFICHE. ESTE DEBE INCLUIR UNA FECHA TENTATIVA, HORA,
LUGAR, INVITADO DE HONOR, NOMBRE Y EL TEMA O ESLOGAN DEL EVENTO. DADO QUE AÚN ESTÁS A
TIEMPO PARA EL EVENTO, PUEDES TOMARTE TU TIEMPO PARA CREAR LOS AFICHES, ¡PERO LO MEJOR ES
PREPARAR UNA VERSIÓN PRELIMINAR AL PRINCIPIO PARA VISUALIZAR TODO EL CONJUNTO DE TU
PROYECTO!PIENSA EN OTRAS MANERAS DE DAR A CONOCER TU EVENTO. ¿CORREOS ELECTRÓNICOS?,
¿CORREO CONVENCIONAL?, QUIZÁS FACEBOOK, TWITTER U OTRAS DECENAS DE SITIOS WEB PARA
EVENTOS QUE EXISTEN (MÁS SOBRE ESTO EN LOS PASOS POSTERIORES).

9. • ORGANÍZATE. ES POSIBLE QUE JUSTO AHORA TE SIENTAS MUY CONFUNDIDO, PERO TRANQUILÍZATE Y ABRE
EXCEL. ELABORA UNA LISTA DE LAS ACTIVIDADES QUE HABRÁ EN EL EVENTO. CREA ALGUNAS HOJAS DE
CÁLCULO PARA ORGANIZAR TUS PENSAMIENTOS. PODRÍA PARECER INNECESARIO POR AHORA, PERO EN
DOS MESES ESTARÁS SUMAMENTE AGRADECIDO CONTIGO MISMO POR HABERLO HECHO CON
ANTELACIÓN.PREPARA UN CRONOGRAMA (CON FECHAS LÍMITE) PARA CADA ACTIVIDAD. ANOTA LOS
NOMBRES DE TODOS Y EL LUGAR Y MOMENTO EN EL QUE SON REQUERIDOS. DE ESA MANERA, PUEDES
ORGANIZARTE Y CONTESTAR CUALQUIER DUDA FUTURA.

10. Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu
equipo y voluntarios. Verifica que todos estén presentes y que todo el
equipo electrónico funcione correctamente. ¿Alguna pregunta de
último minuto? Si hay tiempo, reparte unas bebidas, dales una charla
para motivarlos ¡y tomen un descanso! Se lo merecen, están bien
preparados.Asegúrate de que los organizadores utilicen un emblema
distintivo o algún otro elemento notorio para que los participantess
puedan solicitar su ayuda si es necesario. A veces los uniformes no
son suficiente.

11. •
¡TOMA FOTOS! ES POSIBLE QUE QUIERAS TENER ALGÚN RECUERDO DEL EVENTO. ADEMÁS, VER A ALGUIEN
CAMINANDO POR EL LUGAR CON UNA CÁMARA EN MANO PUEDE ENTUSIASMAR A LOS INVITADOS. NO
OLVIDES LOS BANNERS DE LOS PATROCINADORES, LOS TUYOS, LA ENTRADA, LA RECEPCIÓN, ETC. ¡QUIZÁS
PUEDAS UTILIZARLOS EN EL PRÓXIMO EVENTO!DE SER POSIBLE, HAZ QUE UN AMIGO O UN FOTÓGRAFO
PROFESIONAL SE ENCARGUE DE ESTO. ¡YA TIENES SUFICIENTES COSAS QUE HACER! TENDRÁS QUE
SOCIALIZAR Y BEBER ALGUNOS TRAGOS CON TUS INVITADOS, ASÍ QUE PERMITE QUE ALGUIEN MÁS SE
ENCARGUE DE TOMAR LAS FOTOS.

12. • DALES A TUS INVITADOS ALGO PARA LLEVARSE. PROBABLEMENTE SEMBRASTE UNA IDEA EN SUS MENTES Y
QUIERES QUE CUANDO SE VAYAN, LO HAGAN PENSANDO EN ALGO, PREGUNTÁNDOSE ALGO O QUERIENDO
TOMAR ALGUNA MEDIDA. ASÍ QUE DISTRIBUYE UN FOLLETO O ALGO QUE PUEDAN LLEVARSE A CASA Y QUE
LES BRINDE IDEAS QUE PUEDAN LLEVAR A CABO DESPUÉS DEL EVENTO.PARTE DE ESTO PODRÍA SER EL
CREAR UN FORO PARA RECIBIR COMENTARIOS. OFRÉCELES UNA MANERA DE ANALIZAR Y DAR SUS
OPINIONES ACERCA DE LAS MEJORAS QUE HARÍAN Y LO QUE LES GUSTARÍA VER LA PRÓXIMA VEZ. Y, POR
SUPUESTO, ¡CÓMO LES GUSTARÍA PARTICIPAR!

13. • ¡LIMPIA TODO EL LUGAR! REVISA EL MEDIDOR DE ELECTRICIDAD, QUITA LOS CARTELES, LAS MESAS, ETC.
QUERRÁS DEJAR EL LUGAR TAN LIMPIO COMO LO ENCONTRASTE, ESPECIALMENTE SI PAGASTE POR ÉL Y
QUIERES VOLVER A USARLO EN OTRA OCASIÓN; ES POSIBLE QUE LOS DUEÑOS QUIERAN COBRARTE
MONTOS QUE HUBIERAS PODIDO EVITAR DEJANDO LIMPIO EL LUGAR. REPARTE EL TRABAJO ENTRE LOS
MIEMBROS DE TU EQUIPO PARA QUE TERMINEN LO MÁS PRONTO Y FÁCIL POSIBLE.ASEGÚRATE DE QUE LOS
INVITADOS NO HAYAN OLVIDADO NADA VALIOSO. SI ESE ES EL CASO, COLOCA UN PUNTO DE OBJETOS
PERDIDOS.
• SI HAS ROTO ALGO, CUÉNTASELO AL PROPIETARIO DEL INMUEBLE. ES MEJOR SER HONESTO Y DIRECTO.
• ENCÁRGATE DE LA BASURA LO MEJOR QUE PUEDAS. EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO SE HARÁ CARGO DEL
RESTO.

14. • ENCÁRGATE DE TODAS LAS TAREAS POSTERIORES AL EVENTO. DEPENDIENDO DE TU EVENTO, PUEDE QUE NO
TENGAS QUE HACER ABSOLUTAMENTE NADA O QUE DEBAS CUMPLIR CON UNA EXTENSA LISTA DE
AGRADECIMIENTOS Y FACTURAS. AQUÍ TE DAMOS ALGUNAS IDEAS PARA QUE PUEDAS COMENZAR:AGRADECE A
TODOS LOS MIEMBROS DEL EQUIPO, ESPECIALMENTE A LOS PATROCINADORES Y VOLUNTARIOS. ¡NO LO
HUBIERAS PODIDO LOGRAR SIN ELLOS!
• FINALIZA Y CANCELA LAS DEUDAS. DEBES HACERLO LO MÁS PRONTO POSIBLE. MIENTRAS MENOS CABOS
SUELTOS DEJES, MEJOR.
• REALIZA UNA FIESTA DE AGRADECIMIENTO PARA AQUELLOS QUE TE AYUDARON. QUERRÁS QUE TU EQUIPO SE
SIENTA APRECIADO Y QUE LOS CONTRIBUYENTES PIENSEN QUE HAN HECHO LA DIFERENCIA EN PRO DE UNA
BUENA CAUSA.
• DISTRIBUYE RECUERDOS U OTRAS PUBLICACIONES A LAS PERSONAS RELEVANTES.
• ENVÍA LOS RECIBOS A LOS PATROCINADORES Y A OTROS CONTRIBUYENTES.
• PUBLICA LAS FOTOS EN EL SITIO WEB DE TU EVENTO.