Google Drive y Google Documentos (2022)

Manual Google Drive (2022 – Guadalinfo Peligros)
Google Drive y
Documentos de Google
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Unidad 1. ¿Qué es Google Drive?
Cloud computing (nube) se refiere al almacenamiento y procesamiento
masivo de datos en servidores que alojan la información del usuario en
Internet.
Tener toda nuestra información en la nube facilita, entre otras cosas,
poder compartirla entre nuestros distintos dispositivos (smartphone, tablet,
portátil y otros dispositivos con acceso a Internet) e incluso con otros usuarios
de manera sencilla.
Google Drive es un servicio en la nube que ofrece un espacio de 15
Gigabytes de forma gratuita al usuario (ampliables mediante pago), para que
pueda crear, almacenar, modificar, compartir y acceder a sus archivos y
documentos.
Google Drive es actualmente compatible con casi todos los formatos de
documentos, dibujos, grabaciones, imágenes y vídeos:
Y además tiene una aplicación propia para los dispositivos móviles, tales
como smartphone o tablet, que permite compartir estos archivos entre
nuestros dispositivos.
El 21 de abril de 2012, Google incorporó
dentro de Drive el servicio Google Docs, por
lo que ahora se pueden usar las aplicaciones
ofimáticas en la nube para la creación de
textos, hojas de cálculo y presentaciones,
entre otras.
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Puesta en funcionamiento de Drive
A) ACCEDER MEDIANTE UNA CUENTA DE GOOGLE:
Para poder acceder a Google Drive debemos disponer de una cuenta
de Google. Es totalmente gratuita y podremos acceder a multitud de
servicios ofrecidos por Google, como por ejemplo, Gmail, Maps o Youtube.
Si disponemos ya de una cuenta de Google, accederemos mediante
nuestro usuario y contraseña.
B) INSTALAR GOOGLE DRIVE EN DISPOSITIVOS MÓVILES:
Podemos configurar Google Drive en nuestro dispositivo móvil. Para
ello, tenemos que descargar la app de Google Drive accediendo a la tienda de
aplicaciones de nuestro proveedor (Play store de Android, App store de
Apple u otros), y buscando la aplicación Drive. Una vez que hayamos instalado
la aplicación, el servicio sincronizará nuestro dispositivo con nuestra cuenta y
tendremos acceso a toda nuestra información.
Unidad 2. El entorno general de Drive
En esta unidad conoceremos el entorno general de la plataforma Drive,
las diferentes secciones en las que se estructura la información y
aprenderemos a realizar las actividades y operaciones más básicas: subir o
descargar ficheros entre nuestro equipo o dispositivo y Drive, crear nuevos
tipos de documentos o compartirlos con diferentes usuarios. La interfaz
general de Google Drive presenta el siguiente aspecto:
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1.- MENÚ LATERAL IZQUIERDO:
•"Nuevo": Este botón nos permite crear o subir nuevas carpetas o
documentos a nuestra unidad de Drive.
•“Prioritario”: vista que muestra los archivos importantes y los que usas
con más frecuencia. Además muestran los espacios de trabajo creados.
•"Mi unidad": Este botón presentará en el área principal de la pantalla
todos nuestros documentos, archivos y carpetas que hayamos creado o
subido a Drive.
•"Compartido conmigo": Mostrará en el área principal todos aquellos
archivos y carpetas que han sido compartidos con nosotros.
•"Reciente": Presentará en el área principal de la pantalla todos los
archivos que se hayan abierto o editado recientemente.
•“Destacados”: Este botón listará en el área principal todos aquellos
archivos y carpetas marcadas como destacadas, para poder encontrarlos
fácilmente más adelante.
•"Papelera": Mostrará los archivos, carpetas y documentos eliminados
previamente, desde donde se podrán restaurar a su ubicación anterior o
eliminarlos de manera definitiva.
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2.- ÁREA PRINCIPAL:
Se encuentra en el centro de la interfaz general de Drive, a la derecha
del menú lateral izquierdo explicado anteriormente. En esta zona podremos
ver diferentes archivos, carpetas y documentos en función del botón pulsado
en alguno de los menús.
3.- MENÚ SUPERIOR:
•"Cuadro de búsqueda": Desde este cuadro, se puede hacer una
búsqueda de archivos, carpetas y documentos. Para ello es posible utilizar
varios criterios de búsqueda, como el nombre, tipo de archivo específico,
aplicación que abre el documento o el propietario.
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• "Vista de lista o cuadrícula": Este botón
permite alternar la vista de los elementos del
área principal, entre forma de lista o forma de
cuadrícula.
•"Visualizar detalles": Despliega un panel en la
parte derecha de la pantalla que nos dará una
mayor información sobre los detalles del
elemento seleccionado y la actividad del usuario.
•"Configuración": Este botón nos permite
acceder a las opciones de configuración que
permite opciones avanzadas, como por ejemplo,
definir si los archivos cargados deben ser
convertidos al formato de Google Docs o no, la
elección del idioma o la sincronización de los
archivos entre los diferentes dispositivos con
Drive que poseamos.
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2. Gestión de la información en Drive
Tipos de archivo admitidos en Google Drive:
Archivos generales
Archivos de almacenamiento (.ZIP
, .RAR, tar y gzip)
Formatos de audio (MP3, MPEG, WAV, .ogg y .opus)
Archivos de imagen (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP
, .TIFF y .SVG)
Marcado o código (.CSS, .HTML, .PHP
, .C, .CPP
, .H, .HPP
, .JS, .java y .py)
Archivos de texto (.TXT)
Archivos de vídeo (WebM, .MPEG4, .3GPP
, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV
y .ogg)
Archivos de Adobe
Autodesk AutoCad (.DXF)
Illustrator (.AI)
Photoshop (.PSD)
Formato de documento portátil (.PDF)
PostScript (.EPS y .PS)
Gráficos vectoriales escalables (.SVG)
Tagged Image File Format (.TIFF) (mejor con imágenes .TIFF RGB)
TrueType (.TTF)
Archivos de Microsoft
Excel (.XLS y .XLSX)
PowerPoint (.PPT y .PPTX)
Word (.DOC y .DOCX)
Especificación de papel XML (.XPS)
Archivos de Microsoft Office protegidos por contraseña
Archivos de Apple
Archivos de editor (.key, .numbers)
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2.1. ¿Cómo subir un archivo o carpeta?
Para subir a Drive un archivo o carpeta, seguiremos estos pasos:
1. - Pulsar el botón "Nuevo" y a continuación "Subir archivo" o "Subir carpeta"
en función de lo que queramos realizar.
2. - En la ventana que aparece, seleccionar el archivo o carpeta a subir y a
continuación en "Abrir".
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3. - Para finalizar, ya podremos visualizar el archivo o carpeta en el área
principal de Drive:
2.2. Crear un nuevo documento
Para crear en Drive un nuevo documento, seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar el botón "Nuevo" y, a continuación, una de las siguientes opciones:
"Documentos", "Hojas de Cálculo", "Presentaciones" o “Formularios”, en
función de lo que queramos realizar.
A través del botón "Más", aparecen otros tipos de documentos como,
por ejemplo, "Dibujos", "Mapas",....
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2.- En función de la opción elegida, aparecerá la aplicación necesaria para
trabajar con un nuevo documento de texto, una hoja de cálculo, una
presentación o un formulario que se muestran en las siguientes imágenes.
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Para poner un nombre al documento, bastará con pulsar sobre el
nombre por defecto (documento sin título) que aparecerá en la parte
superior izquierda y cambiarlo por otro.
Una vez creado, la información que agreguemos como contenido se va
guardando de forma automática mientras vamos trabajando. Estos
documentos creados ya estarán accesibles desde nuestra unidad de Drive.
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2.3. Otras acciones en Google Drive
Una vez que tenemos un archivo, carpeta o documento seleccionado en
el área principal de Google Drive, podremos llevar a cabo las siguientes
acciones:
• "Obtener enlace": Permite compartir un enlace al elemento y
determinan qué permisos tendrán todas aquellas personas que lo reciban.
La opción Restringido sólo permiten a las personas añadidas abrir el
enlace.
Con la opción Cualquier persona con el enlace podremos permitir
las operaciones: ver, editar o comentar, que podrán hacer las personas que
reciban el enlace.
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•"Compartir": Parecida a la opción anterior; pero, en lugar de compartirlo
con aquellos que reciban el enlace, lo haremos con usuarios concretos, que
determinaremos introduciendo su nombre (si tienen cuenta en Google) o
correo electrónico. Aquí podemos añadir restricciones para compartir,
controlando quién podrá ver, descargar, copiar e imprimir este archivo.
Para ello, pinchamos en la rueda.
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•"Vista Previa": Esta opción ofrecerá una vista previa del archivo
seleccionado si su formato es compatible con Drive.
•"Quitar": Manda a la Papelera los archivos que hayamos seleccionado
previamente.
•“Más acciones”: En este desplegable tenemos más acciones a realizar
sobre el archivo seleccionado. Algunas de estas opciones sirven para abrir
el archivo con un determinado programa, moverlo a otra carpeta o
marcarlo como destacado. También es posible cambiar el nombre, hacer
una copia y descargarlo desde Drive a nuestro equipo o dispositivo.
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Unidad 3. Trabajar con el procesador de
textos
La aplicación Documentos de Drive es un procesador de textos que
nos permitirá elaborar cualquier escrito, incluyendo en él varios tipos de
contenidos que lo enriquezcan, como imágenes, enlaces, dibujos o tablas. A
continuación, para mejorar su presentación, aplicaremos formato y atributos
visuales a dichos elementos. Para finalizar, se tratará el manejo de opciones
avanzadas de corrección y traducción de textos a otros idiomas y la revisión
de las diferentes versiones del documento.
1. Configuración de las propiedades
del documento
El primer paso, antes de elaborar el contenido del documento, será
configurar adecuadamente las propiedades de página del documento donde
vamos a trabajar.
Para acceder a dichas propiedades seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Archivo" del menú superior:
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2.- Seleccionar la opción "Configuración de página" para acceder a la
siguiente pantalla:
a) Para cambiar la orientación de la página, seleccionaremos entre
los botones "Vertical" y "Horizontal".
b) Para definir el tamaño del papel usaremos la lista y
seleccionaremos uno de los estándares de tamaño mostrados:
c) El color de la página puede ser elegido desde colores
preestablecidos o personalizar a nuestro criterio.
d) Es posible fijar los márgenes superiores, inferiores y laterales
de la página rellenando en formato centímetros cada uno de los
valores en las cajas de texto asociadas.
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2. Creación y edición de contenido
En este apartado aprenderemos a crear y editar diferentes tipos de
contenido dentro del documento: imágenes, enlaces, dibujos y tablas.
2.1. Imágenes
Para poder insertar una imagen en nuestro documento, debemos pulsar
en la parte del área de trabajo donde queremos incluirla. Una vez realizada
esta acción, llevaremos a cabo los siguientes pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar" del menú superior:
2.- A continuación, seleccionar la opción "Imagen" para acceder a la
siguiente pantalla:
Aparecerán varias posibilidades de incorporar imágenes según su fuente
de origen:
a) Podemos seleccionar una imagen, desde una carpeta o escritorio de
nuestro equipo, pinchando en la opción "Subir del ordenador", que
nos permitirá navegar hacia la ubicación donde se encuentra
almacenada la imagen.
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b) Búsqueda en la Web: Realiza una búsqueda en Internet sobre un
término que escribamos y nos devuelve las imágenes resultantes para
insertarlas, justo a la derecha
c) Google Drive: Nos ofrece en un panel a la derecha buscar las
imágenes dentro de nuestra unidad de Drive para insertarlas.
d) Fotos: Nos ofrece en un panel a la derecha buscar las imágenes en
Google Fotos.
e) Desde una URL, si la imagen procede de Internet. Podemos copiar
la dirección del enlace a la foto y pegarla en el cuadro
correspondiente:
f) Cámara: Tomar una instantánea desde la cámara de nuestro
equipo. Para ello debemos darle a Drive el permiso de acceso a nuestra
cámara cuando lo solicite.
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2.2. Enlaces
Para poder insertar un enlace en nuestro documento, debemos
previamente seleccionar qué parte del documento determinará el enlace.
Puede ser desde una parte de texto, una imagen u otro recurso. Seguiremos
los siguientes pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar"
del menú superior.
2.- A continuación, seleccionar la
opción "Enlace" para acceder a la
siguiente pantalla:
En ella indica, como texto del
enlace, el que se había
seleccionado previamente en el
documento; mientras que en el
cuadro del enlace se puede
escribir una dirección de Internet o
hacer una búsqueda mediante palabras y enlazar con aquellos resultados
que deseemos.
Para modificar o eliminar un enlace, bastará con volver a
seleccionarlo y aplicar una de las tres opciones disponibles: copiar, editar
o quitar.
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2.3. Dibujos
Para poder insertar un dibujo en nuestro documento, debemos pulsar en
la parte del área de trabajo donde queremos incluirlo. Después seguiremos
estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar" del menú superior.
2.- A continuación, seleccionar "Dibujo" y luego pinchar en Nuevo.
Aparecerá la siguiente pantalla:
En ella disponemos de un lienzo en blanco, con un menú superior
formado por diferentes herramientas y acciones, como por ejemplo:
a) Herramientas:
•Selector con forma de flecha para desplazar los diferentes
elementos del dibujo.
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•Líneas, conectores, flechas y otras formas.
•Cuadros de texto: Para añadir texto a nuestro dibujo.
•Imágenes: Para añadir a nuestras composiciones.
b) Acciones:
•Opciones de deshacer y rehacer la última operación.
•Zoom: Para ajustar las opciones de vista del dibujo.
•WordArt: Para crear textos estilizados y con efectos.
•Descargar el dibujo en diversos formatos.
3.- Para finalizar, seleccionar la opción "Guardar y cerrar" para
incorporar el dibujo al documento.
2.4. Tablas
Para enriquecer nuestro documento añadiendo una tabla, deberemos
seguir estos pasos:
1.- Pulsaremos en la opción "Insertar" del menú superior:
2.- A continuación, seleccionaremos la opción "Tabla" y, en el siguiente
desplegable, podremos elegir el tamaño (en filas y columnas) de la tabla
que deseamos incorporar: por ejemplo 3x3.
Una vez seleccionado, veremos la nueva tabla en el documento:
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3.- Para insertar o eliminar filas y columnas, tendremos que seleccionar
una celda de la tabla y pulsar en la opción "Formato" del menú superior, y
luego colocar el ratón sobre la opción “Tabla”:
A través del menú que aparece, seleccionaremos una de las opciones, en
función del aspecto que queramos modificar de la tabla.
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3. Aplicando formato al documento
En este apartado aprenderemos a dar formato al contenido de un
documento, utilizando las siguientes opciones: fuente, párrafo y listas.
3.1. Fuente
Para aplicar el formato de tipo de fuente, debemos seleccionar el texto
sobre el que queremos aplicarlo y seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Formato" del menú superior y luego colocamos el
ratón sobre la opción “Texto”:
2.- Aplicar una de las siguientes opciones de formato de fuente que
muestra el desplegable:
En el caso de querer aplicar otras opciones de formato como tipo de letra,
tamaño,color o estilos, lo haremos directamente desde los iconos de la
barra de herramientas:
a) Tipo de letra: En Drive podemos aplicar los tipos de letra
convencionales y las nuevas "Google Fonts" (Tipos de letra de Google)
con un aspecto más actual pinchando en “Más fuentes” .
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b) Tamaño de letra.
c) Color del texto o del resaltado: El color puede ser elegido desde
un cuadro cromático con colores preestablecidos o lo podemos
personalizar a nuestro criterio:
El color seleccionado se aplicará al texto o fondo del texto, en función de
si marcamos la opción "color del texto" o "color del resaltado".
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3.2. Párrafo
Para aplicar el formato al tipo de párrafo, debemos seleccionarlo y
seguir estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Formato"
del menú superior:
2.- Aplicar una de las siguientes
opciones de formato de párrafo
que muestra el desplegable:
Con los Estilos de texto es posible aplicar
diferentes estilos como títulos, subtítulos y cuerpo del
documento.
Al alinear un párrafo, lo que hacemos es
ajustarlo respecto al margen del documento,
consiguiendo estos distintos tipos de alineación:
También podemos aumentar y reducir la sangría, que es la
separación (al principio del texto o después del texto) entre el margen y el
párrafo.
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El espaciado de un párrafo puede determinar la separación entre cada
una de sus líneas o añadir espacio antes y después de cada párrafo. En el caso
de la separación de las líneas (Interlineado), existen valores preestablecidos;
aunque cabe la posibilidad de usar unos personalizados:
También podemos dividir nuestro párrafo en 1, 2 o 3 columnas e incluso
configurar la separación entre columnas y si queremos incluir una línea de
separación entre ellas. Para ello, debemos pinchar en
Formato>Columnas>Más opciones.
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3.3. Listas
Si deseamos aplicar formato de lista de elementos, debemos seleccionar
el texto a convertir. Una vez realizada esta acción, llevaremos a cabo estos
pasos:
1.- Pulsar en la opción "Formato" del menú superior.
2.- Seleccionar la opción "Viñetas y numeración" y aplicar una de las
opciones del desplegable:
Las listas se pueden usar con números o viñetas en función del tipo
elegido. Para poder organizar los elementos en diferentes niveles de
organización, haremos uso de la tecla de tabulación.
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4. Corrección y traducción de
documentos
A) CORRECCIÓN DE DOCUMENTOS:
Para corregir un documento debemos seguir estos pasos:
1.- Pulsar sobre la opción "Herramientas" del menú superior de
Documentos:
2.- Seleccionar de la lista desplegable la opción "Ortografía y
gramática" y luego “Comprobación ortográfica y gramatical”.
3.- En la ventana que aparecerá, se nos mostrarán los errores
ortográficos que hayamos cometido y se nos propondrán opciones de
corrección:
•Aceptar: Nos permite aceptar la modificación sugerida por el corrector
ortográfico.
•Ignorar: Nos permite omitir la modificación sugerida por el corrector
ortográfico, sin que se produzca ningún cambio.
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Estas opciones son las mismas que si intentamos nosotros corregir los
términos de forma independiente, con las propiedades que aparecen al
pulsar sobre ellos.
B) TRADUCCIÓN DE DOCUMENTOS:
Para traducir un documento seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar sobre la opción "Herramientas" del menú superior de
Documentos:
2.- Seleccionar de la lista desplegable la opción "Traducir
Documento".
3.- En la ventana que aparecerá, realizaremos lo siguiente:
Proporcionaremos un nuevo titulo a la copia y seleccionaremos el idioma
al que debe ser convertido. Por último, pulsaremos sobre el botón "Traducir"
para convertir el texto.
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5. Revisión de versiones
Para revisar el historial de versiones de un documento concreto
seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar sobre la opción "Archivo" del menú superior de Documentos:
2.- Seleccionar de la lista desplegable la opción "Historial de
revisiones" y luego “Ver historial de versiones”.
3.- En la nueva ventana aparecerá una
sección con una lista de las versiones y
si pinchas en alguna de ellas se
mostrará el documento con todos los
cambios realizados y quién lo llevó a
cabo, es decir, si vamos pulsando sobre
las entradas del historial de revisiones,
tendremos acceso al documento tal y
como estaba en ese preciso instante.
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