Modulo 1 Marco normativo en materia de archivos de trámite

Módulo 1
Marco normativo en materia de
archivos de trámite

UNIDAD 1 .1
Reforma Constitucional al Artículo 6o (2007)

3
1.1 Reforma Constitucional al Art. 6º
(Reforma del 20-07-2007)
….
1.1.1 Carácter público de la información y funciones del archivo de
trámite
● Según la Reforma del Artículo 6o, Fracción Primera: “Toda la
información en posesión de los órganos del Estado es pública”. Así
también: “Todo individuo tendrá acceso a la información” (Fracción
Tercera).
● Los órganos públicos almacenarán la información en archivos de
trámite, que se definen como “unidades de resguardo documental,
constituidas por expedientes que están en constante uso y cuyo
resguardo es necesario, desde el inicio hasta el final de un trámite”
(Constanza, 2001: 12).

1.1.2 Atributos del sujeto obligado
4
Deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que derive
del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones.
Preservar sus documentos en archivos administrativos
actualizados.
Publicar, a través de los medios electrónicos disponibles, la
información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos
públicos.
1.1 Reforma Constitucional al Art. 6º
(Reforma del 20-07-2007)
….

UNIDAD 1.2
Ley Federal de Archivos (2012)

1.2.1 Objetivos de la Ley Federal de Archivos
6
❑ Asegurar el acceso oportuno a la información
contenida en los archivos y con ello la rendición de
cuentas (…) ❑ Regular la organización y conservación del sistema
institucional de archivos de los sujetos obligados, a
fin de que éstos se preserven actualizados (…)
❑ Garantizar la correcta conservación, organización y
consulta de los archivos, (…) para hacer eficiente la
gestión pública y el acceso a la información (…)
❑ Contribuir a la promoción de una cultura de valoración
de los archivos y su reconocimiento como eje de la
actividad gubernamental.
Art. 6.-
Objetivos:
Publicada el 23-01-2012
1.2 Ley Federal de Archivos

Artículo 14. En cada unidad administrativa de los
sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el
que se conservarán los documentos de uso cotidiano
necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las
unidades administrativas.
7
1.2.2 Definición del archivo de trámite

Los responsables de los archivos de
trámite serán nombrados por el
titular de cada unidad administrativa,
quien deberá ser debidamente
capacitado para cumplir con las
actividades inherentes a sus funciones
(Artículo 14).
1.2.3 Funciones del encargado del archivo de trámite

Artículo 14: … Las funciones del titular del área administrativa son:
▶ I. Integrar los expedientes de archivo;
▶ II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla
que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, mientras conserve tal carácter;

III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración
del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de
disposición documental y el inventario general;
IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que
contengan documentación clasificada; y
V. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás
disposiciones aplicables. 10

UNIDAD 1.3
Reglamento de la Ley Federal de Archivos (2014)

¿Qué integra el Sistema Institucional de Archivos
(SIA)?
Artículo 2, fracc. VI-. Unidades de Archivos de
Trámite, de Concentración, en su caso, Histórico y
Área Coordinadora de Archivos que interactúan
desde que se producen los documentos hasta su
Destino Final [en una institución pública];
12
1.3 Reglamento de la Ley Federal de Archivos
Publicado el 13-05-2014
1.3.1 Composición del Sistema Institucional de Archivos

Artículo 11. Además de las funciones a que se refiere el artículo 14 de
la Ley, corresponde a los responsables de los Archivos de Trámite de
las Dependencias y Entidades:
I. Planificar y promover la correcta Administración de los
Documentos que se encuentran en el Archivo de Trámite;
13
1.3.2 Funciones adicionales del encargado del archivo de trámite

II. Asesorar a su Unidad Administrativa Productora en materia de
Archivos, así como colaborar con ésta para la correcta
organización y tratamiento uniforme de la documentación del
Archivo de Trámite;
III. Implementar los servicios de consulta, préstamo y
reproducción de documentos del Archivo de Trámite, conforme a
las disposiciones jurídicas aplicables;

IV. Representar a su unidad administrativa en materia de Archivos
ante el Área Coordinadora de Archivos;
V. Detectar las necesidades en materia de servicios archivísticos,
de conformidad con lo que establezca el Área Coordinadora de
Archivos;

VI. Mantener informada al Área Coordinadora de Archivos respecto a
los avances y cumplimiento de los programas en materia de Archivos
de su unidad administrativa;
VII. Registrar y controlar la documentación dirigida a la unidad
administrativa a que se encuentra adscrito el Archivo de Trámite, a fin
de integrarlos en los Expedientes correspondientes;

VIII. Aplicar las disposiciones internas en materia de
Archivos;
IX. Ejecutar acciones de seguimiento que garanticen la
recuperación y Conservación de la documentación del
Archivo de Trámite;
17

X. Instrumentar las medidas necesarias para evitar la
acumulación de Expedientes que ya no se encuentran
activos para su localización;
XI. Mantener debidamente organizados los
Expedientes activos para su ágil localización;

XII. Facilitar a los servidores públicos autorizados en términos
de las disposiciones jurídicas aplicables, los Expedientes que
obran en el Archivo de Trámite;
XIII. Garantizar el tratamiento adecuado de la documentación
del Archivo de Trámite, de conformidad con la normativa en
materia de disposición documental;
19

XIV. Llevar un control efectivo de la documentación desde su ingreso
hasta su Transferencia primaria, verificando la correcta aplicación de
las normas que resulten aplicables en el ámbito de su competencia;
XV. Coordinar con el área responsable del registro de entrada y salida
de correspondencia la implementación de los mecanismos para
regular la producción documental, y
20

XVI. Propiciar la correcta Valoración Documental que
permita disponer de manera adecuada y oportuna de la
documentación que se encuentre en el Archivo de
Trámite que así lo amerite.
21

UNIDAD 1.4
Ley General de Archivos (2018)

Artículo 11. Los sujetos obligados deberán:
I. Administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos
de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o
posean, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o
funciones, los estándares y principios en materia archivística, los términos de
esta Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables;
II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y
llevar a cabo los procesos de gestión documental;
III. Integrar los documentos en expedientes;
23
1.4 Ley General de Archivos
1.4.1 Nuevas obligaciones del encargado del archivo de trámite

IV. Inscribir en el Registro Nacional la existencia y ubicación de archivos bajo
su resguardo;
V. Conformar un grupo interdisciplinario en términos de las disposiciones
reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental;
VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación
necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus
archivos;
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión
documental y administración de archivos;
24

IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos
de archivo;
X. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y
conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que
guardan y el espacio para su almacenamiento; así como procurar el resguardo
digital de dichos documentos, de conformidad con esta Ley y las demás
disposiciones jurídicas aplicables,
y XII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones
jurídicas aplicables
25

Artículo 64. El Sistema Nacional es un conjunto orgánico y
articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos,
normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios
tendientes a cumplir con los fines de la organización y
administración homogénea de los archivos de los sujetos
obligados.
26
1.4.2 Definición del Sistema Nacional de Archivos

Artículo 74. El Sistema Nacional estará coordinado con el Sistema Nacional de
Transparencia y el Sistema Nacional Anticorrupción y deberá:
I. Fomentar en los sistemas, la capacitación y la profesionalización del
personal encargado de la organización y coordinación de los sistemas de
archivo con una visión integral;
II. Celebrar acuerdos interinstitucionales para el intercambio de
conocimientos técnicos en materia archivística, transparencia, acceso a la
información y rendición de cuentas;
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1.4.3 Funciones del Sistema Nacional de Archivos, coordinado con el Sistema
Nacional de Transparencia y Sistema Nacional Anticorrupción

III. Promover acciones coordinadas de protección del patrimonio documental
y del derecho de acceso a los archivos,
y IV. Promover la digitalización de la información generada con motivo del
ejercicio de las funciones y atribuciones de los sujetos obligados, que se
encuentre previamente organizada, así como garantizar el cumplimiento de
los lineamientos que para el efecto se emitan.
28
1.4.3 Funciones del Sistema Nacional de Archivos, coordinado con el Sistema
Nacional de Transparencia y Sistema Nacional Anticorrupción

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