Módulo 1_ Tema2 Espacio30_ Biblioteca documentos

Herramientas de comunicación y
colaboración: espacio 3.0, blogs y redes
sociales
Módulo 1. Espacio 3.0
Tema 2. Gestión de los documentos
(Mayo 2016)

2Agenda
Agenda
1. La Biblioteca de documentos
2. Tipos documentales
3. Acceso y navegar por la Biblioteca
4. Crear, mover o eliminar carpetas
5. Añadir documentos
6. Trabajar con documentos
7. Características avanzadas

3Agenda
¿Dónde estamos?

4Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos
• Biblioteca de documentos
– Herramienta principal de un Sitio
– Permite almacenar documentos y gestionarlos de manera
colaborativa
– Dependiendo de los permisos del usuario, podrá:
• Consumir contenido, subirlo, verlo, borrarlo, …
– Toda actividad que se realice dentro de la biblioteca de
documentos podrá seguirse fácilmente por todos los
miembros del sitio
– Incluye tareas adicionales que no se pueden realizar en un
sistema de ficheros
• Versionado, bloqueo de documentos, reglas, …

5Agenda
¿Dónde estamos?

2. Tipos Documentales
• ¿Qué es un tipo documental?
– Definición:
• “Unidad Documental producida por un organismo en el desarrollo
de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son
homogéneos”
– En la práctica
• Tipo de documento que tiene un conjunto de propiedades
definidas

• Tipos documentales y Espacio 3.0.
– En Espacio 3.0. disponemos de varios tipos documentales
definidos, que pueden asignarse a cualquiera de los
documentos que almacenemos
– El asignar un tipo documental a un documento u otro, lo
que significa es que cambian las propiedades asociadas al
documentos
• Permitiendo luego hacer búsquedas por estas propiedades

• Tipos documentales disponibles (I)
– Documento Genérico
• Tipo por defecto
• Cualquier documento que se suba a Espacio 3.0 es de este tipo
• Propiedades básicas:
– Nombre, Título, Descripción, formato, Autor, etiquetas
– Acta
• Representa un acta de una reunión
• Propiedades:
– Todas las que tiene un documento genérico, más
– Fecha de la reunión, Fecha del acta, Fecha de la aprobación

• Tipos documentales disponibles (II)
– Normativa
• Representa una ley, norma, regulación, etc
• Propiedades
– Todas las de un Documento genérico, más
– Tipo de Norma (Ley Orgánica, Real Decreto, Real Decreto-Ley,
Decreto, Orden, Acuerdo, Normativa, Otra)
– Categoría

• Cambiar el tipo de documento
– Se hace clic sobre el documento, y en la pantalla de
detalle, o pasar el ratón sobre el documento y aparecerá el
icono Más ; luego hacer clic sobre el icono Cambiar Tipo
– Una vez cambiado el tipo, no es posible volver a cambiarlo
• Habría que borrar el documento y volver a subirlo

11Agenda
¿Dónde estamos?

3. Acceso y navegar por la biblioteca
• Acceso a la biblioteca (I)
– En todos los sitios, habrá un enlace llamado Biblioteca de
documentos

• Acceso a la biblioteca (II)
– Iconos para las tareas básicas de la gestión de
documentos:
• Crear contenido directamente en la biblioteca
• Crear una nueva carpeta
• Subir un nuevo documento
• Subir un nivel. Subir a la carpeta contenedora de la actual.
• Cambiar el campo por el que se ordenan carpetas y
documentos
• Iconos para la vista de documentos y carpetas

• Navegar en la Biblioteca de documentos
Panel de
navegación lateral
Acceso rápido
Búsqueda por
categorías

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¿Dónde estamos?

• Creación de carpetas
– Se pulsa sobre el botón
– Datos que hay que rellenar de una carpeta
• El nombre de la carpeta (obligatorio)
• Un título
• Una descripción

• Acciones sobre la carpeta
– Se mueve el ratón por encima de la carpeta y aparecerán
las acciones disponibles sobre la carpeta
• Si no aparece la opción, se pulsa el icono Más
– Acciones posibles:
• Ver los detalles
• Editar propiedades
• Copiar a
• Mover a
• Eliminar carpeta
• Administra permisos

18Agenda
¿Dónde estamos?

• Formas de añadir documentos (I)
1. Contenido externo
• desde el pc que se está accediendo
• A su vez, existen dos formas
• Subir contenido con el botón Subir
• Arrastrar el contenido a la ventana:

• Formas de añadir documentos (II)
2. Contenido creado directamente desde Espacio 3.0
• Se permite crear texto sencillo, HTML y XML
• Soporte del concepto de “plantilla de documentos”
• Se pulsa sobre el botón Crear contenido

21Agenda
¿Dónde estamos?

• Ver el documento
– Opción 1. Visualización previa en el navegador
• Algunos tipos de documentos (PDF, texto, …) se pueden visualizar
directamente en el navegador
• Se pulsa sobre el documento, y se abre la vista de documento, y se
muestra a la izquierda
– Opción 2. Descarga del documento
• Para visualizarlo en el PC local, hay que pulsar sobre Descarga
documento

• Editar el contenido
– Se edita pulsando sobre Editar fuera de línea
– Esto bloquea el documento, evitando que cualquier otro
usuario pueda modificar el documento original
– Al resto de usuarios, le aparecerá un mensaje similar a este
– Con el documento bloqueado, se dispone de las opciones
• Ver el original
• Subir una nueva versión
• Cancelar la edición

• Editar las propiedades
– Propiedades comunes a cualquier documento
• Nombre
• Título
• Descripción
– Para editarlas, se pulsa sobre Editar Propiedades

25Agenda
¿Dónde estamos?

• Visualización completa de acciones sobre el
documento (I)
– Hay que estar en la vista de detalle del documento
– Se pulsa sobre el documento, y todas las acciones
aparecen a la derecha

• Visualización completa de acciones sobre el
documento (II)
– Grupos de opciones habilitados
• Acciones sobre el documento
• Etiquetas
• Compartir
• Propiedades
• Permisos
• Flujos de trabajo
• Histórico de versiones

• Acciones sobre el documento (I)
– Copiar, mover o eliminar documentos
• Permiten incluso copiar documentos entre distintos Sitios en los
que somos miembros

• Acciones sobre el documento (II)
– Versionado de documentos
• Se pulsa sobre Versionar documento

• Acciones sobre el documento (III)
– Cambiar el tipo
• Se pulsa sobre el botón Cambiar Tipo
• Dependiendo del tipo del documento, se tendrán mas o menos
propiedades del mismo

• Acciones sobre el documento (IV)
– Añadir aspectos
• Concepto de Aspecto: Grupo de propiedades adicionales que se
pueden añadir a cualquier documento
• Actualmente solo disponible 1 aspecto: Publicable
• Representa que ese documento es publicable en la web de la UMU

• Acciones sobre el documento (V)
– Añadir una regla
• Reglas: Facilitan el trabajo repetitivo sobre las carpetas de la
biblioteca
• Para asociar una regla a una carpeta, pulsamos sobre Gestionar
Reglas
•

• Acciones sobre el documento (VI)
– Iniciar Flujo de trabajo
• Se inician desde la pantalla de detalle
• Este icono abre la pantalla de inicio de flujo:
– Flujo a iniciar
– Mensaje para la persona destino
– Fecha de vencimiento
– Prioridad
– Persona que asigna
– Documento asociado a la tarea
Icono para iniciar
un flujo de trabajo

• Acciones sobre el documento (VII)
– Iniciar Flujo de trabajo
• La persona de destino, verá en sus tareas (una vez iniciado)

Preguntas
¿Preguntas?
Jesús Damián Jiménez Re (jesusjr@um.es)

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