Manual gestplus OKEYMAS

1. MANUAL BÁSICO DE USO
GESTPLUS
*FALTA COMPLETAR. A LA ESPERA DE ACTUALIZACIÓN GESTPLUS PARA ROUND + APP CLIENTE

2. CONTENIDOS
1. CONCEPTUALIZACIÓN
2. MÓDULO CLIENTES
3. MÓDULO CURSOS
4. MÓDULO RECIBOS
5. MÓDULO TPV
6. MÓDULO ÍTEMS
7. INCIDENCIAS
8. MÓDULO INFORMES

3. 1. CONCEPTUALIZACIÓN
INICIO DE
SESIÓN
URL: https://gestplus.okmas.net/GestPlus/

4. GestPlus es el programa de gestión de clientes desarrollado por Grupo Deporocio.
Definimos su funcionalidad en los siguientes módulos interrelacionados:
○ Clientes: gestión de altas-bajas, cursos, recibos y clientes potenciales
○ Cursos: gestión de abonos, cursos y grupos del centro.
○ Recibos: gestión de recibos pendientes de cobro, devoluciones y
modificaciones.
○ TPV: terminal de caja.
○ Informes: cuentacursos y listados de personas en cursos.
1. CONCEPTUALIZACIÓN

5. ○ Barra de búsqueda: Espacio que nos permite buscar al cliente por
nombre, apellidos, DNI, etc… Por ejemplo, busco Rodríguez, me
aparecerán todos los clientes que tengan ese apellido. Para seleccionarlo y
que se visualice abajo tendré que pulsar en:
2. MÓDULO DE CLIENTES | GESTIÓN

6. ○ Visualización de cliente: Espacio para ver los datos principales que
rellenamos en el alta y las siguientes pestañas donde tendremos los
cursos, recibos, modificaciones, compras, familiares o cliente asociado,
datos significativos (aficiones, objetivos, …)
2. MÓDULO DE CLIENTES | GESTIÓN

7. ○ Visualización de cliente: Podremos personalizar las columnas que
queramos que se muestren para exportar en cualquiera de las tablas que
se visualicen. Podemos pulsar cualquier botón de configuración de
columna para acceder al menú de elegir columnas. Usaremos show o
hide con los campos que queramos mostrar u ocultar.
2. MÓDULO DE CLIENTES | GESTIÓN
La confirmación es para
guardar la visualización
de las columnas (para
cada usuario)

8. — ALTA DE CLIENTE
— BAJA DE CLIENTE
— DATOS DE PAGO
— SELECCIONAR COMO EMPLEADO
— DENEGAR ACCESO *Para centros con torno.
— MOSTRAR/OCULTAR TABLA
— EXPORTAR A EXCEL LA TABLA QUE SE ESTÁ MOSTRANDO
2. MÓDULO DE CLIENTES | GESTIÓN
○ Botones laterales: Solo pueden usarse al tener un cliente seleccionado.

9. 1. Nuevo curso.
2. Cambio de curso.
3. Baja de un curso.
4. Hoja de inscripción.
5. Cambiar la periodicidad de pago.
6. Pasar a cuota de mantenimiento.
7. Informe de baja.
8. Exportar a Excel la tabla mostrada.
2. MÓDULO DE CLIENTES | GESTIÓN
○ Botones en la ficha del cliente

10. ● TIPO: normal o temporal (nos pide fechas de baja)
● TIPO DE PAGO: efectivo o tarjeta, en terminal saldrá como C o T.
● PAGO: según el tipo de pago se genera el recibo desde la fecha
del alta hasta el último día del mes pagado. Si cobro mensual, se
genera un recibo hasta el final del mes. A la hora de generar el
siguiente recibo, el programa comprueba que tenga un curso en
alta y que el recibo acabe en el mes corriente, así genera el
recibo en función de la forma de pago que tenga en ese
momento.
2. MÓDULO DE CLIENTES | GESTIÓN
○ Alta cliente: Selecciona el número de altas, rellena TODOS los datos y “aceptar”. Nos llevará al pago
donde tendremos el nombre del cliente arriba y seguidamente el curso.

11. 1. Imprimir la hoja de inscripción para que nos la firme el cliente por delante (orden SEPA) y por
detrás (consentimiento inequívoco para la recogida de datos personales con envío de
publicidad).
2. Nos preguntará si queremos imprimir el ticket generado (siempre podremos imprimirlo
desde el terminal de caja).
3. El recibo generado se mostrará en la ficha del cliente una vez cerrada la caja del día.
2. MÓDULO DE CLIENTES | GESTIÓN
○ Alta cliente: Una vez finalizada el alta podremos:

12. 2. MÓDULO DE CLIENTES | GESTIÓN
○ Alta cliente: El alta en alguno de los cursos/abonos tienen de límite el día 25 de mes (incluido) para
corresponder a ese mes en curso. En caso de realizar un alta el día 26 del mes, ya será con fecha del mes
siguiente, este dato lo podrá modificar soporte informático. Siempre podremos comprobar el recibo
generado en la pestaña de recibos de la ficha de cliente.

13. 2. MÓDULO CLIENTES
➢ GESTIÓN
• Alta de Cliente:
Al finalizar el alta tomaremos la foto del cliente a través de la APP para
Android.
Dentro de la ficha del cliente pulsamos añadir foto, elegimos la APP y el
número de Tablet.
Enlace descarga APP:
https://www.dropbox.com/s/oc4ij9tknjpaysv/GestPlusPro%20%281%29.apk?dl=0
Para la configuración, en el menú de arriba a la izquierda de la APP (código
0002) tan sólo tendremos que añadir la letra de la instalación y el número de
Tablet (por defecto 1)

14. 2. MÓDULO CLIENTES
➢ GESTIÓN
• CLIENTE POTENCIAL:
Gestionaremos a los clientes que puedan llegar con invitación para tener sus datos y poder
interactuar en un futuro con ellos.
REVISAR videotutorial CRM:
https://www.youtube.com/watch?v=1FVH4gCSjMY&feature=youtu.be
• PAGADORES:
Desde aquí podremos gestionar a todos los
pagadores del centro. Para los menores sin
número de cuenta, tendremos previamente que
crear a un nuevo pagador con los datos del
padre/madre y seguidamente en el alta,
pulsando la casilla de “DNI contratante”,
buscamos y seleccionamos al padre/madre.

15. 3. MÓDULO CURSOS
➢ GESTIÓN
Se podrán crear los cursos que sean necesarios siempre y cuando la nomenclatura
esté supervisada por el departamento informático. Podremos crear uno nuevo o
editar los existentes pulsando en el lateral al igual que en todas las tablas.
Pulsar
para
editar
Crear nuevo
curso

16. 3. MÓDULO CURSOS
➢ CREACIÓN DE NUEVO CURSO.

17. 3. MÓDULO CURSOS
➢ CREACIÓN DE NUEVO CURSO.
Nomenclatura será para los Round Training: para un grupo de lunes y miércoles a las 16h:
RT LX 1600
Muy Importante respetar los espacios “RT(ESPACIO)LX O MJ(ESPACIO)LA HORA SIN
DOS PUNTOS.

18. 4. MÓDULO RECIBOS
➢ COBRO DE RECIBOS POR CAJA. Nos mostrará los recibos pendientes de pago de
los clientes, ya sea porque se han generado sin número de cuenta o porque se han
procesado como devueltos. Para cobrar tan solo tendremos que seleccionar y
rellenar los datos que nos pide.
➢ GENERACIÓN DE RECIBOS MENSUAL. Se encarga departamento informático.
➢ DEVOLUCIONES (revisar PR013 en la intranet)
a) “Seleccionar”. Para localizar el archivo Excel con las
devoluciones
b) “Cargar”. Aparecerá la tabla completa.
c) “Procesar”. Es en este momento cuando GestPlus
pone los recibos que se han enviado al banco (que en
teoría están cobrados) en No Cobrados, añade la fecha
de devolución y cierra el acceso al cliente.
d) Podremos acceder al informe de
devoluciones en cualquier momento
filtrando por la fecha que queramos.

19. 4. MÓDULO RECIBOS
➢ GENERAR RECIBO MANUAL. Si a la hora de dar un alta, hemos tenido un error en
las cantidades que teníamos que cobrar, podremos generar un recibo manual desde
la pestaña recibos del cliente pulsando en + abajo a la izquierda. Mucha atención al
poner las fechas del recibo para que no exista error en futuras emisiones.
Una vez generado, el recibo ya estará en los recibos pendientes para cobrar.

20. 4. MÓDULO RECIBOS
➢ DEVOLUCIONES MANUALES
Pulsando en la mano, tendremos
acceso a todos los recibos cobrados
en la instalación. Para devolverlo
manualmente, buscaremos el recibo
del cliente y en la columna de la
derecha pulsamos “click”
y pasará el recibo a la tabla de abajo “recibos a devolver”.
Para procesar las devoluciones seleccionadas, tan sólo tendremos que pulsar el
botón de abajo a la izquierda “DEVOLVER” y el recibo ya aparecerá en los recibos
pendientes para cobrar.

21. 4. MÓDULO RECIBOS
➢ MODIFICACIONES. Pueden existir varios motivos para hacer esta modificación: Que le
hayamos cobrado de más o de menos en el recibo del mes anterior y en vez de
devolverlo por caja, le hacemos una modificación para el mes siguiente. Otro motivo
puede ser que el cliente haya sufrido una lesión y tenga que dejar de venir cuando ya le
hemos cobrado el recibo, entonces le hacemos una modificación para compensar el
recibo cuando el cliente pueda volver a asistir a nuestro centro.
Podremos crear una nueva modificación desde esta pestaña (buscando y seleccionando al
cliente) o desde la misma pestaña de modificaciones dentro de la ficha del cliente.
Fecha desde y fecha hasta: Si queremos
que no se le genere marzo, pondremos
fecha desde marzo y fecha hasta marzo.
Si hemos hecho alguna promoción con
dos meses de regalo pondremos fecha
desde marzo fecha hasta abril.

22. 4. MÓDULO RECIBOS
➢ MODIFICACIONES.
Podemos editar una modificación realizada pulsando en la columna de selección al
igual que en las anteriores tablas, editamos precio o fechas, y le damos a aceptar.
EJEMPLOS:
• Si damos a un cliente de alta un día 15 con forma de pago mensual, tendrá un
recibo pagado hasta el último día del mes en curso. Si le queremos cobrar también
el mes siguiente tendremos que hacerle una modificación ( si el curso que tiene
activo tiene un precio de 22€ la modificación será de -22€) para que el programa
no le cobre el mes que ya le hemos cobrado junto con el recibo del mes corriente al
darse de alta.

23. 4. MÓDULO RECIBOS (actualización 20 noviembre 2018)
➢ ANULAR UN RECIBO
Se añade esta nueva funcionalidad para poder anular un recibo en el caso de que el
cliente tenga el recibo generado y posteriormente, ya sea porque el recibo es de caja
y se da de baja fuera de plazo o porque el recibo es devuelto y el cliente causa baja
por impago, queramos anularlo para que desaparezca del listado de recibos
pendientes. Una vez que queda anulado no se puede activar de nuevo, tendríamos
que generar el alta de nuevo para generar el recibo y poder cobrarlo.
Encontramos el botón para anular en la pestaña recibos de la ficha del cliente:
Podemos mostrar la
columna “anulado” para
poder ver la confirmación
del recibo anulado. Una
vez anulado el recibo no
aparecerá en recibos
pendientes.

24. 5. TPV
➢ TERMINAL DE CAJA
— NUEVA VENTA. Tenemos acceso desde el terminal o desde el menú principal.
— SACAR TICKET. Pulsando control hacemos selección múltiple para mostrar
varios.
— ATÍPICOS. Explicación en página siguiente.
— PRODUCTOS. Nos dirige al menú principal de ITEMS.
— COBRO DE RECIBOS. Acceso a “cobro de recibos por caja”.
— CIERRE DE CAJA. Cuando estén cuadrados los pagos en efectivo y por tarjeta.
— HISTÓRICO DE CAJA. Filtros de fechas que queramos exportar (acceso según permisos).
— EXPORTAR A EXCEL la tabla mostrada.
— GUARDAR COLUMNAS con los filtros que nos interesen.

25. 5. TPV
➢ TERMINAL DE CAJA
— ATÍPICOS:
▪ INGRESO: nos crea un movimiento en
positivo en la caja. Podemos elegir el
concepto.
▪ PAGO: nos crea un movimiento negativo
en la caja.
En cantidad hay que poner las unidades que se
pagan/ingresan. Pulsando en la casilla cliente
podremos seleccionar al cliente al que
queramos vincular el pago/ingreso.

26. 6. ITEMS
— Podemos editar o crear productos para que estén disponibles para ventas.

27. 7. INFORMES PARA GESTIÓN
CUENTACURSOS
PERSONAS EN CURSOS
RECIBOS DE CAJA IMPAGADOS

28. 9. INCIDENCIAS
● En el menú superior tenemos el apartado de incidencias para comunicar
cualquier error de tornos, duchas, cobros o recibos.
● El director de la instalación solicita una nueva cuenta y decidirá quién tendrá
cuenta para comunicar la incidencia.
● REVISAR PR011 https://bit.ly/2PjaKrv