Características principales de excel

1. Escuela Superior
Politécnica De
Chimborazo
INFORMÁTICA
GABRIELA SUPE
Ambato, 4 de julio del 2016
Microsoft Excel

2. I
Contenido
Tabla de ilustraciones.......................................................................................................... II
EXCEL ..................................................................................................................................1
1. AMBIENTE DE TRABAJO.............................................................................................1
1.1. Barra de títulos:.................................................................................................1
1.2. Barra de menús:.................................................................................................1
1.3. Barra de herramientas:.......................................................................................2
1.4. Títulos de las columnas:......................................................................................2
1.5. Títulos de las filas:..............................................................................................2
1.6. Cuadro de nombres:...........................................................................................3
1.7. Barra de fórmulas:.............................................................................................3
1.8. Celda:................................................................................................................3
1.9. Botones de navegación y etiquetas de las hojas:..................................................3
2. LISTAS PERSONALIZADAS...........................................................................................3
2.1. ¿Cómo utilizarlas listas personalizadas ya existentes?..........................................3
2.2. ¿Cómo crear nuevas listas personalizadas?..........................................................5
3. FORMATO CONDICIONAL...........................................................................................7
3.1. Crear reglas condicionales..................................................................................7
4. VALIDACIÓN DE DATOS..............................................................................................8
4.1. Como aplicar la validación de datos en Excel:......................................................9
5. TIPOS DE DATOS......................................................................................................10
6. TIPOS DE OPERADORES Y PRECEDENCIA ...................................................................10
6.1. Precedencia de operadores ..............................................................................10
6.2. Uso de paréntesis con operadores aritméticos...................................................11
BIBLIOGRAFIA:...................................................................................................................13

3. II
Tabla de ilustraciones
Ilustración 1: ventana de Excel ........................................................................................ 1
Ilustración 2: lista personalizada ...................................................................................... 4
Ilustración 3: lista personalizada ...................................................................................... 4
Ilustración 4: ejemplo de lista personalizada ................................................................... 4
Ilustración 5: ejemplo de como insertar listas personalizadas ........................................ 5
Ilustración 6: como insertar listas personalizadas ........................................................... 5
Ilustración 7: como insertar listas personalizadas ........................................................... 6
Ilustración 8: lista personalizada ya creada ..................................................................... 6
Ilustración 9: lista personalizada ya creada ..................................................................... 6
Ilustración 10: como crear reglas condicionales.............................................................. 7
Ilustración 11: como crear reglas condicionales.............................................................. 8
Ilustración 12: validacion de datos ................................................................................... 8
Ilustración 13: como aplicar validación de datos ............................................................. 9
Ilustración 14: fórmulas de Excel ................................................................................... 11
Ilustración 15: fórmulas de Excel ................................................................................... 12

4. Excel
1
EXCEL
Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office system. Permite crear y
aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar
decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar
para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir
fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas
maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.
(«Introducción a Excel 2010 - Excel», s. f.)
1. AMBIENTE DE TRABAJO
Ilustración 1: ventana de Excel
1.1. Barra de títulos: La barra de títulos muestra el nombre de la aplicación y el
nombre de la hoja de cálculo.
1.2. Barra de menús: La barra de menús muestra todos los menús que se
encuentran disponibles en Excel 2003. El contenido de cualquier menú puede
verse al hacer clic en el nombre del menú con el botón izquierdo del ratón.
(Bryan_i897, 2012)
1.2.1. Pestaña de inicio: Esta opción contiene comandos para formatear y
modificar datos, el manejo del portapapeles, cambios de estilo, insertar o

5. Excel
2
eliminar filas, editar hojas entre otras opciones. («Barras del menú de
Excel 2010 | CiberTareas», s. f.)
1.2.2. Pestaña de Insertar: Desde este menú se puede insertar tablas,
imágenes, diagramas, formas, gráficos. Hipervínculos o texto
1.2.3. Pestaña de Diseño de página: Esta pestaña determina la apariencia
general de la página, así como podemos darle formato para ver cómo
será impresa.
1.2.4. Pestaña de Formula: Esta es una de las pestañas principales de Excel,
ya que en esta pestaña vamos a poder insertar nuestras fórmulas para
poder realizar nuestros cálculos.
1.2.5. Datos: En esta pestaña podemos escoger que datos son los que
vamos a usar en nuestra hoja de cálculo, así como obtenerlos, definirlos,
si son datos externos, ordenarlos, filtrarlos y varias opciones más
relacionadas con el manejo de la información.
1.2.6. Revisar: Está opción está relacionada con la revisión del texto que
utilicemos, la ortografía, traducirlo, agregar los cometarios a las celdas,
proteger los libros o las hojas de nuestro archivo, compartir, etc.
1.2.7. Vista: En esta opción determinamos como podemos ver la hoja que
estamos utilizando, como o de qué manera se pueden organizar, ver
macros, etc.
1.2.8. Programador: Esta es una opción que nos permite utilizar el código
para programar o crear objetos en visual Basic, realizar macros, crear
objetos, nos da la opción de trabajar con archivos de formato XML, entre
otras opciones.
1.2.9. Complementos: Esta pestaña contiene comandos complementarios
que nos sirven para personalizar el libro que estemos usando. («Barras
del menú de Excel 2010 | CiberTareas», s. f.)
1.3. Barra de herramientas: Algunos comandos de los menús tienen imágenes o
iconos asociados. Estas imágenes también pueden aparecer como atajos en
la barra de herramientas.
1.4. Títulos de las columnas: Una hoja de cálculo de Excel tiene 256 columnas
en total, cada una de las cuales está identificada por una letra o combinación
de letras.
1.5. Títulos de las filas: Una hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total,
cada una de las cuales está identificada por un número.

6. Excel
3
1.6. Cuadro de nombres: Muestra la dirección de la selección actual o de la celda
activa.
1.7. Barra de fórmulas: Muestra información ya ingresada, o a medida que se va
ingresando, en la celda activa o actual. En la barra de fórmulas también puede
editarse el contenido de una celda.
1.8. Celda: Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda
tiene su propia dirección. En la figura anterior, la dirección de la celda
seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda seleccionada se
denomina indicador de la celda.
1.9. Botones de navegación y etiquetas de las hojas: Estos botones le permiten
desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel. Se
utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última hoja de cálculo de un
libro. Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo
específicas. El libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe tener por lo
menos una hoja de cálculo. (Bryan_i897, 2012)
2. LISTAS PERSONALIZADAS
Todos hemos utilizado alguna vez la opción de escribir los meses del año escribiendo
Enero y a continuación arrastrando (clicando con el botón izquierdo del ratón en la
cruz que se muestra al pasar por la esquina de la celda inferior derecha) al resto de las
celdas para obtener el resto de los meses. Esta es una de las listas que trae el
programa pero se pueden realizar tantas listas como se desee para aquellos datos que
se utilicen con frecuencia. («Excel 2010 – Creación de listas personalizadas | Blog de
Nostrum», s. f.)
2.1. ¿Cómo utilizar las listas personalizadas ya existentes?
La hoja de cálculo Excel incluye ya una seria de listas personalizadas
correspondientes a los meses del año y los días de la semana. La ventaja de
estas listas es que puedes introducir sus datos, de manera automática. Esto te
permite ahorrar mucho tiempo y evitarás tener que ir tecleando, manualmente,
cada uno de los elementos que forman estas series.
Para introducir en la hoja de cálculo una de estas listas predeterminadas, sólo
deberás introducir uno de sus términos. Por ejemplo, en el caso de los meses del
año, basta con que teclees el nombre de uno de ellos. En este caso, el valor a
introducir corresponde con el primer mes, pero no tiene que ser así siempre.

7. Excel
4
Sin dejar se seleccionar esa celda, sitúa el puntero del ratón en el recuadro de su
esquina inferior derecha (el cursor tomará forma de cruz) y pincha y arrastra hasta
llegar a la última celda que deseas rellenar con la lista.
Ilustración 2: lista personalizada
En este caso, necesitamos que parezcan los doce meses del año, así que
arrastramos hasta la celda A12.
Ilustración 3: lista personalizada
Nada más soltar el ratón, en ese rango aparecerán ya escritos los doce meses del
año. Ten en cuenta que, si sigues arrastrando, se volverán a repetir los valores de
la serie, es decir, después de diciembre, volverá a aparecer enero.
Ilustración 4: ejemplo de lista personalizada

8. Excel
5
2.2. ¿Cómo crear nuevas listas personalizadas?
Además de las series predeterminadas, Excel te da la posibilidad de crear las
tuyas propias. Para generarlas, puedes empezar por teclear y seleccionar esos
términos que formarán parte de esa serie. Hazlo en la misma hoja de cálculo.
Seguidamente, si versión de Excel es anterior a Office 2007, accede a los menús
Herramientas, Opciones y Listas personalizadas. Si se trata de una versión
posterior, pincha en la ficha Archivo y escoge el apartado Opciones. Continúa
luego con un clic en el apartado Avanzadas y, finalmente, pulsa en el icono
Modificar listas personalizadas.
Ilustración 5: ejemplo de como insertar listas personalizadas
Como ya tenías seleccionada la serie, lo único que te queda por hacer es pulsar el
botón Importar y la lista quedará incluida entre las predeterminadas. Por último
pulsa el botón Aceptar.
Ilustración 6: como insertar listas personalizadas
Para usar esta lista, repite lo que te hemos explicado al principio de este artículo
con las listas predeterminadas. El resultado será el mismo

9. Excel
6
Ilustración 7: como insertar listas personalizadas
Por último un consejo extra, prueba a introducir un término de una lista y, tras
seleccionarlo, haz doble clic sobre su recuadro de la esquina inferior derecha.
Ilustración 8: lista personalizada ya creada
Excel rellenará esa columna con el resto de términos de esa serie, pero sólo
para un número de celdas igual al de valores contenidos en la columna adyacente,
una que ya contenga datos.(«Excel 2010 – Creación de listas personalizadas |
Blog de Nostrum», s. f.)
Ilustración 9: lista personalizada ya creada

10. Excel
7
3. FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional es una herramienta útil para identificar patrones o tendencias en
una hoja de cálculo. Por ejemplo, una regla podría ser Si el valor es mayor que 5.000,
que la celda sea amarilla. Así, podrás ver de un vistazo las celdas cuyo valor es
superior a 5.000 («Microsoft Excel 2010 - ¿Qué es un formato condicional?», s. f.)
3.1. Crear reglas condicionales
3.1.1. Paso 1: Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato.
3.1.2. Paso 2: En la ficha Inicio, haz clic en el comando Formato condicional.
Un menú desplegable aparecerá.
3.1.3. Paso 3: Selecciona Resaltar reglas de celdas o Reglas superiores e
inferiores. Aquí, vamos a
elegir la primera opción.
Verás un menú con varias
reglas.
3.1.4. Paso 4: Selecciona la
regla que quieras (Mayor
que, por ejemplo).
3.1.5. Paso 5: En el cuadro de
diálogo, introduce un valor
en el espacio
correspondiente. En este
ejemplo, queremos dar
formato a las celdas cuyo
valor es superior a $
3.500.000, así que vamos
ingresar ese número. Si quieres, hacer clic en una celda en lugar de
digitar un número.
3.1.6. Paso 6: Selecciona un estilo de formato en el menú desplegable. Verás
que éste se aplica a las celdas que seleccionaste
Ilustración 10: como crear reglas condicionales

11. Excel
8
Ilustración 11: como crear reglas condicionales
4. VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos en Excel o lista desplegable en Excel como algunos le llaman
permite restringir el tipo de dato que se debe ingresar en una celda, dichos datos son
aceptados o rechazados con base a
una configuración previa realizada
por el usuario.
La validación de datos en Excel es
útil cuando se requiere evitar errores
de escritura o valores fuera de un
rango determinado, esto se hace
comparando el dato ingresado con
determinada condición, que puede
ser:
 El dato ingresado debe encontrarse incluido en una lista de Excel
Ilustración 12: validacion de datos

12. Excel
9
 El dato ingresado debe ser un número
 El dato ingresado debe ser una fecha y encontrarse en determinado rango
 La cantidad de caracteres ingresados no debe superar determinada cantidad
En el caso que no se cumpla la condición que se implementó en la validación de datos
en Excel se puede configurar un mensaje para que presente el error, al mismo tiempo
se puede configurar un mensaje para que aparezca en el momento en el que se está
posicionado en la celda, a este se le llama mensaje de entrada. («Validación de Datos
en Excel», 2012)
4.1. Como aplicar la validación de datos en Excel:
Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte
de seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas
de Datos > Validación de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de
celdas, deberás seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación
de datos y eso hará que se aplique el mismo criterio para todo el conjunto de
celdas.
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel,
puedes seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de validación de
datos.
Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el
encabezado de la columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear
la validación de datos la cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.
(«Validación de Datos en Excel», 2012)
Ilustración 13: como aplicar validación de datos

13. Excel
10
5. TIPOS DE DATOS
Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:
 Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda.
Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor
constante se lo modifica manualmente.
 Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones u
operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores
existentes. (nlm48, 2010)
Excel permite ingresar diferente tipos de datos:
 Texto:
 Números
 Fechas
 Horas
 Valores Lógicos (Verdadero y Falso)
 Fórmulas y funciones
 Valores de error
 Mandatos u Órdenes.
6. TIPOS DE OPERADORES Y PRECEDENCIA
Un operador es un símbolo que especifica el tipo de cálculo matemático que se
desea realizar en una fórmula, por ejemplo la suma o la multiplicación. Si una
fórmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos cálculos en un orden
predeterminado.
6.1. Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer
después del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia
de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el
siguiente:
 Porcentaje [%]
 Exponenciación [^]

14. Excel
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 Multiplicación [*] y división [/]
 Suma [+] y resta [-]
Seguramente el concepto quedará claro con un ejemplo. Considera la siguiente
fórmula: =5+3*4-6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obteniendo el siguiente
resultado: =5+12-3
El número 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la
división 6/2. Finalmente se realizará la suma y la resta dando como resultado 14
que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:
Ilustración 14: fórmulas de Excel
6.2. Uso de paréntesis con operadores aritméticos
Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir
en la precedencia de operadores al utilizar paréntesis los cuales tendrán la
preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente fórmula:
=(5+3)*4-6/2
Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un paréntesis
para la suma (5+3), la cual será calculada antes que cualquier otra cosa dejando el
siguiente resultado:
=8*4-6/2
Ahora que ya no hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado
empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado:
=32-3

15. Excel
12
Finalmente se hará la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cómo
Excel efectivamente obtiene este resultado:
Ilustración 15: fórmulas de Excel
Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y
debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear fórmulas ya que
definitivamente influirán en el resultado obtenido. (Ortíz, 2011)

16. Excel
13
BIBLIOGRAFIA:
Barras del menú de Excel 2010 | CiberTareas. (s. f.). Recuperado 30 de junio de 2016,
a partir de http://cibertareas.info/barras-del-menu-de-excel-2010.html
Bryan_i897. (2012, Octubre 1). Excel - Guía de Uso y Funciones - Bryan 7-5.
Recuperado a partir de http://melasudamasivamentexd.blogspot.com/
Excel 2010 – Creación de listas personalizadas | Blog de Nostrum. (s. f.). Recuperado
30 de junio de 2016, a partir de http://www.nostrum.es/blog/2011/07/06/excel-
2010-%E2%80%93-creacion-de-listas-personalizadas/
Introducción a Excel 2010 - Excel. (s. f.). Recuperado 30 de junio de 2016, a partir de
https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-Excel-2010-
d8708ff8-2fbd-4d1e-8bbb-5de3556210f7
Microsoft Excel 2010 - ¿Qué es un formato condicional? (s. f.). Recuperado 30 de junio
de 2016, a partir de
http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_excel_2010/agregar
_reglas_condicionales_a_los_datos/1.do
nlm48. (2010, Diciembre 2). Tipos de datos. Recuperado a partir de
https://nlmexcel.wordpress.com/2010/12/02/tipos-de-datos/
Ortíz, M. (2011, junio 16). Precedencia de operadores aritméticos. Recuperado a partir
de https://exceltotal.com/precedencia-de-operadores-aritmeticos/
Validación de Datos en Excel. (2012, Enero 3). Recuperado 30 de junio de 2016, a
partir de http://especialistasenexcel.com/validacion-de-datos-en-excel/