Esta es una carta tipo que va dirigida a una comunidad de condominios en el proceso de ofrecer los servicios de Administración como empresa/persona individual. Además se agrega la minuta que describe la presentación en Ppt que puedes ver en (Gestión Encomunidad http://www.slideshare.net/GeorginaRomo/gestin-encomunidad)

1. Aplicación a la Gestión de Condominios
Santiago, 30 de Junio de 2015
Señores
Comité de Administración y Copropietarios
Edificio Zeta, Vitacura 123
Santiago
PRESENTE
EnComunidad es la empresa de administración de condominios que se ha
propuesto establecer una gestión Clara y Eficaz con Calidad, pilares que
sustentan su diseño, plan de acción y estrategias conducentes al logro de los
objetivos que aspira una comunidad.
Desarrollar una gestión a su medida será una oportunidad y un desafío.
Un diagnóstico inicial nos indicará si las condiciones del lugar son
sustentables y propicias. Si es así, esta situación se transformará en la
oportunidad de establecer indicadores claros y a su medida. El desafío será
ser eficaz con calidad porque esto dependerá del cambio que logremos en
conjunto. Vivir en comunidad también significa convivir juntos en
situaciones normales, amistosas y en otras adversas.
¿Como desarrollamos nuestra acción?
Paso 1
Para comenzar, realizamos el
diagnóstico 1 que mide las
condiciones actuales a nivel laboral,
técnico y financiero. Estas
variables, al involucrar
cumplimiento con un cuerpo legal y
normativo, nos indicarán el nivel de
congruencia con nuestros objetivos
y la posibilidad de prestar nuestros
servicios.
Paso 2
Llegar al paso dos significa que la
comunidad nos eligió y nosotros
aceptamos prestar nuestros
servicios. En este paso realizamos
el diagnóstico 1 en profundidad,
agregando el diagnóstico 2 que
medirá el ‘clima local’ de la
comunidad (relaciones,
participación, expectativas, entre
otros).
Paso 3
Luego de obtener la información,
redactaremos informes que serán
entregados al comité y a la
asamblea para su estudio y
determinar la prioridad en las
acciones futuras. Las formas de
comunicación para este evento

2. Aplicación a la Gestión de Condominios
serán por mail a sus correos y
reforzadas por comunicaciones
breves si no hay respuestas a corto
plazo.
Paso 4
La Administración tomará acción
basándose en la información
recopilada luego de la primera
quincena de su publicación,
elaborando un programa que será
también publicado con acceso local
y sujeto a eventuales variaciones.
El avance de las acciones
implementadas será publicado en la
Página Web de la comunidad
donde, además, todos los
residentes podrán expresar su
opinión y aportar.
Del mismo modo, el informe sobre
gastos comunes será publicado
mensualmente junto con los
debidos documentos que lo
respalden. De esa manera
estaremos difundiendo el derecho
a saber con nitidez
¿Cómo sabrá qué sucede a su alrededor?
Cada programa Implementado para: actualizar y optimizar al personal,
promover buenas prácticas en las relaciones locales, ampliar la
comunicación, actualizar y optimizar en el ámbito técnico, serán de
conocimiento de todos los residentes y nos encargaremos de privilegiar las
formas de comunicación más eficaces que dispongamos.
¿Cuándo tendrá que participar activamente?
Esperamos que siempre lo haga, e insistiremos enfáticamente cuando su
seguridad y la de los suyos estén en juego: Desarrollo y Práctica de los
Planes de Emergencia, Prevención de Riesgos y uso adecuado de la
tecnología (en su unidad y en la zona común).
Visión y Misión
En la optimización de los Recursos, creemos que el SER HUMANO juega el rol
principal cuando esperamos altos estándares de calidad en los servicios. Por
tal razón los empleados deben ser capacitados respecto a todas las
instalaciones con las que conviven, deben saber manipularlas eficientemente
para que su actividad cotidiana esté protegida de la ignorancia, la cual en
situaciones críticas cobra vidas. Aquí no hay distinciones de género, edad o
preparación académica. Es un asunto de supervivencia. Es así que deben

3. Aplicación a la Gestión de Condominios
estar protegidos de riesgos innecesarios y por acciones legales (Mutual-
Reglamento Interno, Leyes Sociales).
Otorgarles el trato cordial que todos merecemos y el uso del ingenio para
crear estímulos reconociendo su labor nos garantizarán la calidad que
esperamos. Dicha calidad, si la reconocemos, se tornará en la estabilidad y
protección que ellos necesitan.
Atentos a su respuesta,
Gestión EnComunidad
Georgina Romo Quezada
Directora

4. Aplicación a la Gestión de Condominios
MINUTA (Presentación Ppt)
Hola a todos, soy Georgina Romo, Directora de Gestión en Comunidad y
tengo el placer de dirigirme a Uds. para dar a conocer nuestro enfoque de
gestión, valores que lo sustentan y las estrategias dirigidas a su comunidad.
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En general, este enfoque esta ejemplificado en una escala ascendente de 5
peldaños, destacando la meta a lograr en cada uno de ellos:
1. OPTIMIZAMOS LOS RECURSOS (humanos y materiales)
2. AMPLIFICAMOS LA COMUNICACIÓN
3. PROMOVEMOS SU PARTICIPACIÓN
4. REFORZAMOS LA CORDIALIDAD
5. AMPLIAMOS SU HORIZONTE
Slide 2
Para resguardar una toma de decisiones acertada, procedemos a realizar un
diagnóstico general en los ámbitos Laboral, de Instalaciones, y Finanzas. La
información obtenida es analizada y se realiza un informe que es entregado
al Comité de administración y a la Asamblea con el fin de programar, en
conjunto, las acciones a seguir. Para efectos de visualización, control y
difusión se usará una carta Gantt.
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Conjuntamente, Se llevará a cabo un Diagnóstico Compartido que medirá el
‘Clima Local’ dirigido a toda la comunidad (habitantes y empleados). La
información obtenida nos guiará en el diseño de estrategias conducentes a la
participación de la comunidad para concretar acciones acordes a las
necesidades de la mayoría.
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En nuestro enfoque, la Optimización de los recursos comienza por el Recurso
Humano, la cual no se agota en el’ Saber cómo manipular los equipos’,
esperamos que también Sepa Relacionarse Adecuadamente con las personas
que tiene acceso y desarrolle sus potencialidades en beneficio de lo que
espera la comunidad y en un ambiente propicio donde las variables de

5. Aplicación a la Gestión de Condominios
connotación legal (en rojo) se suman a las variables abstractas y subjetivas
(en verde).
Los Recursos Materiales responden a una realidad mecánica que puede ser
mejorada, adaptada o alterada por un humano. Por lo tanto, más allá de
mantener un funcionamiento óptimo, es necesario tener personas
capacitadas y conscientes de los alcances de hacerlo bien, a medias, o no
hacerlo.
Por supuesto que no todo dependerá del personal, también hay una
responsabilidad compartida en cuanto a financiar ciertos proyectos de parte
de la comunidad y en forma oportuna, donde una gestión pro-activa puede
evitar el caos (Fondos de Mejoras, de Reservas, de Finiquitos). De igual
forma en lo que concierne a cada unidad.
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Nuestro concepto de comunicación está figurado en la ‘Amplificación del
sonido’ que la rige el principio activo de: a MAYOR FIDELIDAD, MENOR
DISTORCIÓN.
Las vías para lograr esta fidelidad son el uso racional de diferentes medios
(página Web, Texto impreso, mensajes de texto, whatsapp, e-mail, teléfono,
intercomunicadores, instrumentos sonoros), con el fin de llegar a todas las
personas involucradas.
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La participación En Comunidad es un factor clave y un desafío a lograr y
creemos que la base para impulsarlo es EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN.
Partimos de la base que las personas ‘tienen derecho a saber’, por lo tanto
les ‘acercamos la información’ y como esta información implica tomar
decisiones, beneficios o pérdidas para el usuario, en el corto y/o largo plazo,
es que los invitamos a participar para proyectar soluciones y/o vías de
crecimiento.
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La nave que está pronta a despegar tiene una ruta definida y para que su
viaje sea un éxito se proveyó de todos los recursos que le aporta el saber
para aplicarlos y bajo un enfoque organizacional determinado que muy bien
puede variar en caso de necesidad.