Este documento resume la visita de investigación de tres estudiantes a la biblioteca de la Universidad de Puerto Rico en Arecibo. El director asociado Víctor Maldonado les dio un recorrido por las instalaciones y respondió preguntas sobre la administración de documentos. Los estudiantes observaron cómo se archivan y organizan revistas, periódicos, tesis y otros documentos. Aprendieron sobre los sistemas de clasificación y códigos utilizados así como los procedimientos para préstamos y protección de documentos. La experiencia les permit

1. Trabajo
Investigativo de
la Biblioteca
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN ARECIBO
Departamento de Sistemas de Oficina
Gina Lama
María Pérez
Félix Ramos
SOFI 4417-L10
Profa. Miriam Cruz
11 de mayo de 2016

2. Introducción
En este trabajo investigativo visitamos a la biblioteca de la Universidad de Puerto
Rico en Arecibo el 3 de mayo de 2016 en el área de revistas. Entrevistamos a Víctor
Maldonado, Director Asociado, en la que nos enseñó el área que nos fue asignada para
realizar la entrevista y nos contestó todas las preguntas de investigación. Nos enseñó
los distintos lugares en el cual guardan los periódicos y las revistas que contienen
ediciones antiguas en casetts en formas horizontales y ordenadas por años, tarjeteros,
archivos de micropelículas. También nos presentó el equipo donde se colocan las
revistas y periódicos de la biblioteca. Nos habló sobre como se función el sistema de
archivo, cómo lo codifican, si lo archivan en el archivo vertical u horizontal. El propósito
del archivo de todas tarjetas de los libros de la biblioteca y también de las revistas.
Observamos el índice de revistas en español y el índice de periódicos de Puerto
Rico. Tuvimos la oportunidad de ver el lugar donde queda ubicado el archivo Histórico
de nuestra Universidad, archivo que contiene documentos de la región de Arecibo,
archivo de biografías, entre otros. Por otro lado, observamos algunas de las tesis de
los profesores y explicaron la razón por la cual están expuestas en la biblioteca.
También, nos mostraron las distintas certificaciones de la Junta de Síndicos y
Certificaciones de Justa Administrativa de la Universidad, en donde se guardan esos
expedientes.

3. Preguntas
1- ¿Ha tomado el curso de Administración de Documentos (Archivo)? ¿Qué
importancia ha tenido este curso en el desempeño de su trabajo?
“No tuve la oportunidad de tomar ningún curso de Administración de
Documentos. Sin embargo, considero fundamental el tomar un curso
especializado en la Administración de Documentos, ya que como parte del
personal de la Biblioteca, archivo documentos de mucho valor y organizo
distintos mecanismos de información para todo público que lo solicite”,
comentó Víctor Maldonado.
2- ¿Conoce el personal encargado de la administración de documentos las
leyes que regulan el uso de la información contenida en los documentos y
la conservación de documentos?
El personal encargado de la administración de documentos de la
Biblioteca sí conoce las leyes que regulan el uso de la información contenida en
los documentos y la conservación de los mismos. Por otro lado, nos comentó
que el Senado Académico emitió una certificación con respecto al procedimiento
y normas que deben regirse todos los archivos institucionales. Esta política
también establece los parámetros para la preservación y conservación de los
documentos que se administran.

4. 3- Investigue el uso que le dan a los formularios comerciales.
Los formularios comerciales se utilizan en la oficina del Director de la
Biblioteca para la requisición de equipos y materiales que la biblioteca adquiera,
órdenes de compra y/o cualquier otro servicio que la biblioteca requiera para sus
usuarios.
4- ¿Qué clase de archivos de tarjetas usan y cómo los organizan?
El área de revistas y periódicos conservan el fichero de tarjetas donde se
desglosa la información bibliográfica de las revistas y periódicos en formato
impreso. Estos ficheros se organizan por autor, materia y título.
5- ¿Mantienen los registros en sistemas computadorizados? Si es así, ¿qué
programa de computadoras usan para ello? Explique.
Sí, se mantienen registros bibliográficos autorizados a través del
programa “Horizon” que ofrecen la información de los recursos que se
encuentran ubicados en el área de circulación, referencia, colecciones
especiales y colección juvenil. Por otro lado, también se puede acceder a los
registros mediante sistemas computadorizados de revistas electrónicas y los
índices de revistas puertorriqueñas (Conuco) y periódicos puertorriqueños PCIP
(Proyecto Corporativo de Indización de Periódicos de Puerto Rico).
6- ¿Qué reglas siguen al codificar para su archivo los nombres de los
individuos? Compare con las reglas discutidas en los capítulos 4 y 5 en
términos de similitudes y diferencias.

5. “Utilizamos la lista de encabezamiento por materia para la biblioteca
cuando son artículos de revistas tanto de Puerto Rico como extranjeras“,
comentó Maldonado. De igual forma, utilizan el mismo sistema de clasificación
para asignar los epígrafes o materias a los artículos de periódico. En cuanto a
los libros, se utiliza el sistema de clasificación decimal “Dewey“, además se
utiliza el encabezamiento de materia de la Biblioteca del Congreso. Por otro
lado, se hace uso de las tablas de “Culler“ para que se le asigne el número
correspondiente para asignar los autores de recursos de información. Las reglas
que utilizan para archivar son en orden alfabético (nombres de autores o
individuos), numérico y por asunto.
7- Describe el equipo utilizado. ¿Utilizan carpetas, archivos verticales, otros?
¿Hacen uso de los colores en sus archivos, cómo los usan?
En la biblioteca utilizan el sistema de archivos verticales y estos quedan
localizados en el área de las colecciones especiales donde se utilizan carpetas
para guardar documentos sueltos. Por ejemplo, las certificaciones que emiten
los distintos cuerpos de la Universidad y cartas circulares. No se utiliza un
sistema de colores en el archivo. Sin embargo, dentro de cada expediente se
escribe la materia o el autor correspondiente en el documento (marbetes).
8- Si utiliza el sistema numérico, ¿Cómo está organizado este sistema?
El sistema Dewey se organiza en la relación de las materias y en sistema
decimal, por lo que a cada cifra se le puede añadir una subdivisión de la anterior
con lo que se pueden hacer múltiples subdivisiones. En la biblioteca,
exclusivamente para los libros, hacen uso del sistema de clasificación Dewey.

6. 9- Si utilizan el sistema de archivo por asunto, ¿cómo están organizadas las
gavetas del archivo por asunto y de cuántas partes consta el sistema?
Las gavetas de archivo que se encuentran en los dos pisos de la
biblioteca se organizan por asunto o epígrafe y el sistema cuenta de 3 a 5
partes. Por ejemplo, las gavetas de archivo por asunto si es de diccionario, se
siguen rigurosamente el orden de las reglas del alfabeto. Si son de enciclopedia,
se agrupan de acuerdo a la relación que tengan entre sí. Por otro lado, cuando
hay números involucrados, este consiste en agrupar los asuntos o temas
aplicando el sistema Dewey. Si son duplicados, los asuntos se agrupan
lógicamente, asignándole a los títulos principales numeración secuencial y a las
divisiones y subdivisiones se le asignan números auxiliares, letras o ambas
cosas. Sin embargo, en el Archivo Histórico de UPRA archiva documentos
sobre que poseen información sobre el escudo, bandera e historia de la
Universidad. Los documentos se encuentran en este archivo histórico se
organizan de manera alfabética y por asunto.
10-Si utilizan el sistema geográfico, ¿por qué utilizan este sistema?, ¿cómo
organizan las gavetas?, ¿cómo están rotuladas las guías y las carpetas?,
¿cómo está organizado el tarjetero índice?
No utiliza el sistema geográfico en la biblioteca. Sin embargo, dentro del
archivo de la región de Arecibo se puede encontrar documentos relacionados a
temas e individuos de los pueblos que pertenecen al distrito de Arecibo. Los
archivos de micropelículas se organizan por orden alfabético por nombre del

7. periódico, de revista y por año. Las carpetas y las guías están rotuladas y
organizadas alfabéticamente y de igual forma el tarjetero índice. Por otro lado, la
biblioteca cuenta con un topográfico, que es un archivo de información
bibliográfica lleno de tarjetas que contienen información básica de cada uno de
los libros que se encuentran archivados. En el almacén de la oficina del director
se encuentra un archivo donde se almacenan documentos de comité, senado,
órdenes de compra. Además, se encuentra otro archivo con actas de las
reuniones, hoja de asistencia de las reuniones y con información de las
reuniones.
11- ¿Qué procedimientos siguen al prestar documentos? ¿Por cuántos días
los prestan? ¿Qué sistema de seguimiento utilizan?
En el área de la colección de Arecibo es donde se prestan los
documentos, la persona llena una boleta de servicio donde indica el tipo de
documento que solicita en calidad de préstamo. El material no puede salir fuera
de la biblioteca, se utiliza en la sala de la biblioteca y sin un tiempo límite. Se le
retiene la tarjeta de identificación de estudiante y si este no entrega el libro
prestado se procede a comunicarse con el estudiante. Siempre se coteja en el
sistema “Horizon” si el estudiante ha sacado o ha tomado prestado libros del
área de circulación.
12-¿Qué procedimientos se siguen en la transferencia, retención y
disposición de documentos?
Según el Senado Académico de la Universidad, el senado establece los
procedimientos por el cual debe regirse todo departamento de la institución para

8. la retención o préstamo de documento y también para el propio manual de la
oficina del archivo institucional.
13-¿Qué medios utilizan para mantener sus documentos inactivos: papel,
medios electrónicos o micro imágenes y por qué los utilizan?
El medio que utilizan para mantener los documentos inactivos de la
biblioteca son los periódicos, cuyos no solo se guardan impresos sino también
se mantienen en micropelículas y por razones de espacio0 y conservación, de
igual forma con las revistas.
14-¿Qué medios y procedimientos siguen para proteger sus documentos?
Los medios y procedimientos que siguen para proteger sus documentos
son materiales, libros de ácido (acid free) para proteger los documentos.
Incluyen: cartapacios, marcadores y cubiertas libres de ácido, entre otros.
15- ¿Usa la empresa un manual de procedimientos para el sistema de
archivo? ¿Quién o quienes lo prepararon y qué importancia tiene?
La Biblioteca utiliza en todas las áreas un manual de procedimientos para
el sistema de archivo. Lo prepara una persona a cargo del área de archivo y los
encargados de las demás áreas. El personal que labora en el área lleva una
guía de las operaciones que se llevan a cabo en el área, de cómo realizar los
procesos y como canalizar situaciones dentro del lugar de trabajo.

9. Conclusión
Gina Lama
“Mi experiencia al realizar la entrevista junto con mis compañeros
al señor Víctor Maldonado, director asociado de la Biblioteca, fue muy
gratificante. Él nos llevó a realizar un recorrido completo por toda la Biblioteca,
parte por parte, fue explicándonos la función de cada área y de cada empleado.
Nos mostró todos los diferentes archivos que posee la Universidad, comenzando
desde el más antiguo hasta el más reciente. Pudimos apreciar los archivos de
micropelículas, los tarjeteros antiguos de madera hasta los más recientes,
archivos de periódicos y revistas, entre otros. Por otro lado, tuvimos acceso al
área donde se encuentran las tesis que varios profesores de esta institución han
autorizado publicar para la universidad para que estudiantes los utilicen con fines
educativos. También, tuvimos acceso a ver la sala de colecciones, los archivos
laterales, horizontales, móviles, entre otros. En fin, conocimos todo sobre como
dirigen la administración de documentos de la biblioteca. Me siento muy
satisfecha con el trato que nos dieron, el director Maldonado nos trató con
mucha cortesía, nos respondió todas las preguntas y hasta nos proveyó
información adicional. Nos contó un poco sobre la historia de la biblioteca, ya
que ha dedicado años laborando en este departamento y ha estudiado a fondo la
historia de la Biblioteca de la UPRA. Sin duda, para mí resultó ser una
experiencia que amplió mi conocimiento en base a la administración de
documentos”.

10. María Pérez
“En este proyecto aprendí más sobre la biblioteca del conocimiento que ya
tenía. No sabía que ellos archivaban revistas y periódicos de la manera que lo
hacen. Allí se pueden apreciar revistas y periódicos antiguos y me gustó mucho
esa experiencia. En la sala de Colecciones donde nos mostró las ilustraciones
antiguas, me quede sorprendida por los años que tienen y todavía están en
buenas condiciones. Lo más que me sorprendió fue las tesis de los diferentes
profesores de la universidad porque no sabía que hasta se podía utilizar como
referencia para trabajos de la universidad. También, el lugar donde colocan las
tarjetas de todos los libros de la biblioteca en un archivo bastante grande y
antiguo, pero nos dijeron que ya no se utiliza, ya que hoy día lo tienen en forma
electrónica. También, quedé sorprendida al conocer el proceso en como
conservan esas revistas y periódicos, pero fue una excelente experiencia”.
Félix Ramos
“Mi experiencia sobre la visita a la biblioteca resultó muy enriquecedora
para mi persona. Ya que pude apreciar las diferentes formas en que se archiva.
También, visite las diferentes salas donde se almacenan documentos
importantes y/o tales como, las órdenes de compras de libros y otros materiales
de la biblioteca, revistas y periódicos antiguos, entre otros. Además, pudimos
visitar la oficina del Director de la Biblioteca. Para finalizar estuvo muy
interesante la visita a la biblioteca por que pude adquirir conocimientos
adicionales sobre cómo funciona la Administración de Documentos”.

11. APENDICES