Diapositivas Tecnicas de Archivo Archivos de correspondencia por asuntos- Archivo general

1. Modulo III : TECNICAS DE ARCHIVO
Tema 1: ARCHIVOS DE CORRESPONDENCIA
POR ASUNTOS
Tema 2: ARCHIVO GENERAL

2.  Identificar los diferentes métodos y
técnicas para llevar acabo el resguardo
de los documentos que se generan en el
área de trabajo.

3. Este método consiste en agrupar los documentos
adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando
en cada pieza de correspondencia .

4.  El titulo de la correspondencia se denomina
por la materia tratada en el documento.
 Este método es útil cuando existe la necesidad
de relacionar el expediente con
alguna actividad en particular, con
algún departamento o con un producto
especifico.
 Los asuntos pueden archivarse bajos arreglos
alfabéticos o arreglos numéricos.

5. 1.- Con arreglo alfabético:
 De diccionario, se sigue rigurosamente el orden de
las reglas del alfabeto.
 De enciclopedia, se agrupan de acuerdo a la
relación que tengan entre si.
2.- Con arreglo numérico:
 Decimal, consiste en agrupar los asuntos o temas
aplicando el sistema Dewey.
 Dúplex, los asuntos se agrupan lógicamente,
asignándole a los títulos principales numeración
secuencial y a las divisiones y subdivisiones se le
asignan números auxiliares, letras o ambas cosas.

6.  Alfabético.
 Numérico.
 Alfanumérico
La forma en que se deben de clasificar los
documentos depende del tipo de empresa y de
la manera en que se soliciten los documentos.
No se recomienda usar un único sistema de
archivo, ya que cada archivo tiene sus
necesidades.

7. LA ALFABETIZACIÓN
Son nombres de personas se realiza colocando
primero los apellidos y después el nombre y
los nombres de corporaciones, sociedades e
instituciones como aparecen registrados.
ALFANUMÉRICOS.
El sistema alfanumérico de clasificación es uno
de los más antiguos, sencillos e indiscutibles.
Numérico
El índice numérico contiene guías primarias,
secundarias y especiales y carpetas
individuales.

8.  ALFANUMÉRICOS.
 NUMÉRICO.

11. • Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha,
forma y soporte
• Material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
• Conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio.
• La información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.

12. 1. Fines de los archivos
2. Importancia de los archivos
3. Institucionalidad e instrumentalidad.
4. Responsabilidad
5. Dirección y coordinación
6. Administración y acceso
7. Racionalidad
8. Modernización
9. Función de los archivos
10. Manejo y aprovechamiento de los archivos.
11. Interpretación

13.  Es un proceso técnico archivístico que consiste
en identificar, analizar y evaluar las series
documentales generadas en una institución.
 Este proceso permite programar las
transferencias de documentos, además de la
eliminación periódica de los documentos
innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de
acuerdo al siguiente detalle:

14.  A través de este proceso archivístico evitamos
que los documentos que se producen a diario
se acumulen en los primeros niveles de archivo
en forma indefinida. Esto permite además
disponer de un mayor espacio físico, equipos y
materiales, garantizando la integridad y la
conservación del Patrimonio Documental. Se
recomienda verificar que los documentos a
transferirse hayan sido debidamente foliados.

15. Este proceso archivístico consiste en la
destrucción de los documentos considerados
innecesarios, previa autorización del Archivo
General de la Nación o los Archivos Regionales
en el ámbito de su competencia. IMPORTANTE.-
Para proponer una eliminación de documentos se
requiere:
- Acta del CED
- Inventarios de eliminación
-Muestras de las series documentales a
eliminarse.