Este documento explica el proceso de combinación de correspondencia para generar documentos personalizados de forma masiva. El proceso involucra tres archivos: una tabla de datos en Excel con la información variable, un documento principal en Word que servirá de modelo y el archivo resultante fusionado con los datos insertados de forma personalizada. Se detallan los pasos a seguir como seleccionar la fuente de datos, insertar los campos variables y generar los documentos individuales de forma automática.

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Combinación de Correspondencia
Por: Ingeniero Jaime Alfonso Mojica Sepúlveda
AUTOR DE LOS LIBROS:
- Informática para Todos - Tic con Plastilina para Adultos - Analízate, Diviértete y Aprende
- Las cosas como son - Yo quiero ser Presidente…
CONFERENCISTA, MOTIVADOR
Asesor de Emprendimiento y Plan de Negocios.
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COMBINACIÓN DE CORRESPONDECIA
El proceso de combinación de correspondencia se utiliza para enviar la misma
información a diferentes personas, por ejemplo cuando queremos invitar a muchas
personas a una reunión, cuando queremos felicitar a los cuarenta profesores de un
colegio por celebrarse su día, para realizar los carnets de la empresa o las escarapelas de
una feria, entre muchos otros ejemplos. Lo interesante del proceso es que cada uno de
los documentos generados saldrá personalizado, es decir, con su propio nombre,
dirección, entre otros campos que deseemos insertar.
Se debe tener un conocimiento básico de Microsoft Word y Microsoft Excel antes de
estudiar este tema, ya que un error en el documento original ocasiona que este error se
multiplique en el resto de documentos, por ejemplo si damos mal la medida del papel,
no justificamos, seleccionamos mal la letra, no verificamos la correcta distribución de la
carta en la hoja, entre muchos otros problemas.
Este proceso involucra tres archivos, es importante que diferencia bien cada uno de ellos,
de esto depende el evitar cometer errores.
Los tres archivos son:

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Teniendo en cuenta el potencial que ofrece una hoja electrónica como Microsoft Excel
para el manejo de información en procesos como: ordenar, filtrar, organizar e imprimir,
hemos seleccionado este programa para desarrollar nuestra fuente de datos, es decir, el
documento principal o archivo primario lo haremos en Microsoft Word, la fuente de
datos o Tabla de datos la haremos en Microsoft Excel y por supuesto el archivo fusionado
Resultado del proceso se genera de manera automática en Microsoft Word.
COMO EJEMPLO supondremos que en nuestro barrio o en nuestro municipio se dictaran
dos talleres: ÉXITO ACADEMICO y LA FAMILIA BASE DE LA SOCIEDAD, cada taller tendrá
un costo de $10.000,oo (incluyen refrigerio) y tienen una duración de dos (2) horas, el
objetivo es recolectar fondos para dotar de instrumentos la escuela de música de nuestra
iglesia. Ya todas las personas de nuestro sector han adquirido sus boletas, por eso es
indispensable invitar a personas de otros barrios u otros municipios cercanos para que
se unan a esta noble causa, para ello utilizaremos el proceso de combinación de
correspondencia. Antes de conocer lo fácil que es el funcionamiento de este proceso con
claridad prepararemos dos (2) archivos:
El primero de ellos una tabla de datos en Microsoft Excel, recuerda que pondremos
nombres de amigos o conocidos en sectores diferentes a nuestra zona de influencia,
necesitamos que esta lista tenga un mínimo de 100 nombres (apóyate en tus contactos
de celular, correo electrónico, redes sociales, compañeros de estudio o trabajo,
familiares, compañeros de tus hobbies o deportes favoritos, entre otros).
I. PROCESO
1) Prepararemos en Microsoft Excel la Tabla o fuente de datos, guardaremos este
archivo. Una vez grabado este archivo podemos cerrar el programa:

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2) El segundo archivo se realizará en Microsoft Word, es el documento principal o
archivo primario, este documento debe estar perfecto, es decir, no debe tener
ningún tipo de error (papel, márgenes, letra, distribución, entre otros). Es
importante tener en cuenta que la información que varía entre los diferentes
documentos (los campos) como por ejemplo nombres y direcciones, NO SE
DEBEN COLOCAR (se deja el espacio):
Las características que aplicaremos a este documento son: Tamaño carta,
Márgenes: Izquierdo=3 cms, Derecho=4 cms, Superior=3 cms, Inferior=3 cms.
Utilizaremos letra Tahoma, Times New Roman o Book antigua. El espacio entre
líneas (interlineal) será de 1.5, la carta deberá estar justificada, el tema de la
conferencia deberá aparecer en Negrilla y en letra cursiva, se deben también
resaltar con negrilla la fecha y la hora de este taller. Es importante que no tenga
ningún error de ortografía, deberá estar bien distribuida en el papel (perfecta en
Presentación o Vista Preliminar) y deberá asegurarse que este escrita en una sola
página. Recuerda el tema de nuestro ejemplo cuando elabores este documento, los
talleres de ÉXITO ACADEMICO para elevar el rendimiento en las escuelas, colegio
y universidades; y LA FAMILIA BASE DE LA SOCIEDAD para mejorar la
convivencia o la vida en pareja. Nuestra carta principal será el modelo de todos
los otros documentos que se generen de allí la importancia de hacerla perfecta.
3) Seleccionamos la pestaña CORRESPONDENCIA.
4) Seleccionamos INICIAR COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA y CARTAS

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5) Seleccionamos la opción SELECCIONAR DESTINATARIOS y USAR LISTA
EXISTENTE…
6) Ahora procedemos a buscar nuestra Tabla o fuente de datos, este es el archivo que
hicimos en Microsoft Excel en el punto 1. Es importante tener en cuenta que no se
debe confundir con la carta principal, hasta que no seleccionemos este archivo no
podemos continuar con el proceso (recuerda que los iconos de los archivos de
Microsoft Excel son de color verde):

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7) Una vez hemos seleccionado el archivo obtendremos en nuestra pantalla la
siguiente ventana, sobre la cual marcaremos ENTER o ACEPTAR, luego de
verificar que está seleccionada la hoja correcta:
8) Ahora con el botón INSERTAR CAMPO COMBINADO procedemos a insertar en
nuestra carta los campos que necesitemos uno por uno. Primero se ubica el cursor
y luego se inserta el campo. Se aclara que no es necesario colocar todos los campos,
solo los que necesitemos.
9) Una vez se han insertado los campos utilizaremos el botón FINALIZAR Y
COMBINAR y la opción EDITAR DOCUMENTOS INDIVIDUALES, generalmente
marcamos la opción TODOS y nos aparecerán todas las cartas en un documento a
parte.

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Con este punto se finaliza ya el proceso de Combinación de Correspondencia, el
resultado final es un archivo como el siguiente:
Debe tenerse especial cuidado de no confundirlo con el documento principal o
archivo primario (el cual generalmente se compone de pocas páginas y en la
mayoría de los casos de una sola).
Si luego de terminar el proceso observamos cualquier tipo de erro debe cerrarse
este archivo sin guardar, realizar el respectivo cambio en el documento principal o
primario y proceder a volver a combinar (punto 9 del proceso).

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PARA TENER EN CUENTA
A. Los campos se pueden insertar más de una vez en diferentes lados, por ejemplo
para hacer el sobre en la misma hoja.
B. A los campos se les puede cambiar el tipo de letra, el tamaño, el color, entre otras
cosas, estos cambios se reflejaran en las todas las cartas finales:
C. Para hacer mantenimiento a los datos, es decir, agregar personas, quitar personas
o modificar la información de las personas, lo debemos hacer en Microsoft Excel.
D. No es recomendable guardar el archivo fusionado que se generó, se imprime y
luego se desecha, ya que este puede ocupar mucho espacio en el disco duro, no es
necesario ya que tenemos guardado el archivo primario el cual podemos combinar
cuando deseemos (recuperar el archivo principal y utilizar el punto 9 del proceso).
E. Se recomienda para evitar problemas con “algunas versiones” del programa el
nombre de los campos en Microsoft Excel no debe llevar espacios en blanco, por
ejemplo: ESTADO CIVIL se debe escribir ESTADOCIVIL.

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EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS
1. Por la participación en el evento organizado (conferencia de ÉXITO ACADEMICO)
se debe expedir un diploma de asistencia, debemos diseñar el diploma en
Microsoft Word y hacerle el tratamiento como si se tratase de una carta para
realizarle el proceso de Combinación de Correspondencia, utilizar la tabla de
datos que hemos venido trabajando.
2. El día del evento se le debe entregar a cada participante una escarapela para
identificarlos. De una hoja de papel carta saldrán cuatro (4) escarapelas.
Modifique en Microsoft Excel la tabla de datos de modo que pueda ser utilizada
para este ejercicio, la tabla de datos debe quedar similar a la siguiente:
De este modo cada fila en Microsoft Excel corresponde a una página de Microsoft
Word (cuatro escarapelas). En la escarapela solo colocaremos el nombre del
participante y su documento de identidad.
El archivo de Microsoft Word
tendrá una distribución similar a la
siguiente:
Si deseamos imprimir carnets con
este proceso, debemos acomodar
nuestra tabla de datos en
Microsoft Excel de acuerdo al
número de ellos que deseemos
colocar en una página.

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El botón VISTA PREVIA DE RESULTADOS es muy útil porque permite verificar una
sola página del proceso de Combinación de Correspondencia sin necesidad de
combinar todos los datos de la tabla, de este modo, se pueden corregir errores
antes de finalizar el proceso:
3. Realizar un diploma para 10 mamitas, por celebrarse su día. Utilizar imágenes y
diferentes tipos de letras. Se utilizará papel fotografía a la hora de imprimir, la
hojas están cortadas en tamaño carta, haremos dos diplomas por página.
4. Se debe entregar una constancia de participación en la semana cultural de la
universidad. Los alumnos se han integrado en los diferentes concursos
programados, la tabla de datos de Excel tendrá los siguientes campos: NOMBRE
DEL ALUMNO, NOMBRE DEL CONCURSO, FECHA DEL CONCURSO, PROFESOR
ENCARGADO.
5. Se requiere realizar las tarjetas de invitación a una fiesta de 15 años (el que desee
puede hacer el ejemplo con una tarjeta de grado o de matrimonio) utilizando el
proceso de Combinación de Correspondencia. Lo haremos de la siguiente manera:
Prepararemos la tabla de datos de Microsoft Excel con solo dos campos, para nuestro
ejercicio lo haremos con 20 invitados, recuerda guardar este archivo:

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Ahora prepararemos en Microsoft Word el diseño de la tarjeta, recuerda que es
especial porque lleva información por ambas caras, para facilitar nuestro ejercicio
especialmente a la hora de imprimir no haremos este documento en un archivo de
dos páginas, sino que haremos cada página por separado. La cara principal de este
archivo debe tener la siguiente distribución (decimos principal porque esta cara será
tomada como documento modelo para el proceso de Combinación de
Correspondencia):
Se debe imprimir por detrás de este archivo el contenido de la información de la
tarjeta, su distribución será más o menos así (para facilitar el proceso haremos este

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archivo por aparte), debes tener cuidado a la hora de imprimir porque es necesario
hacerlos por detrás pero también se debe girar el papel 180 grados.
Lo demás ya es un poco de iniciativa, imaginación, colores, diseños, adornos, entre
otros…