El documento describe las funciones y opciones relacionadas con la gestión de tareas en un sistema de gestión documental, incluyendo cómo asignar tareas a otros usuarios, acceder a tareas asignadas y pendientes, editar información de tareas, y administrar el progreso y estado de completado de tareas.

1. INTEGRANTES:
ASP. DÍAZ SEBASTIÁN
ASP. YARPAZ GUSTAVO
ASP. CHAMORRO ALEX
ASP. CÁRDENAS JOHAN

2. Opciones adicionales
Cuando se encuentra en “Datos del
Documento”, se puede realizar las siguientes
acciones:

3.  Anexos
 Cuando un documento va a ser enviado con archivos adjuntos.
Recorrido
 Permite visualizar el recorrido del documento por las diferentes áreas,
fechas, acciones, tiempos de elaboración, comentarios y cambios en el
texto del documento.

4.  Carpetas
 Permite visualizar los documentos que se encuentran almacenados en la
ubicación virtual, seleccionada en la sección de “Información de
Documentos”.
 Documentos asociados
 Permite asociar documentos relacionados al actual, así como la
visualización de los asociados automáticamente por el sistema.

5.  Tareas
 Introducción
 Acción que permite realizar reasignaciones a múltiples usuarios para que
tengan acceso de lectura sobre un documento.
 A diferencia de la acción “Reasignar” que permite pasar el documento a
un solo usuario con acceso completo.
 Asignación de tareas desde la bandeja recibidos

6.  Al realizar la acción “NuevaTarea” desde la bandeja de Recibidos, podrá
asignar tarea a más de un usuario
 Para realizar la acción “NuevaTarea”, se debe:
 Seleccionar el área en la cual esté el usuario a quien va a realizar la
asignación de la tarea,
 Seleccionar el usuario.
 Cambiar la fecha máxima de trámite.
 Agregar el texto de la tarea que está asignando.
 Presionar el botón “Aceptar”.

7.  Asignación de tareas desde un documento seleccionado
 Dando clic en el popud se selecciona un documento específico
recibido sobre el cual se desea asignar tareas.

8.  Bandeja tareas
 Todos los documentos que tienen tareas asociadas se encontrarán en
la Bandeja “Tareas Recibidas” o en “Tareas Enviadas”, que se encuentran
en el menú izquierdo.

9.  Bandeja de tareas recibidas
 En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Pendiente” que
muestra las tareas pendientes que debe realizar el usuario actual. Si
desea puede seleccionar en el criterio Estado “Todos“, para consultar
todos los estados en los que se encuentran las tareas.
 Bandeja de tareas enviadas
 En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Todos ” que
muestra todas las tareas que el usuario actual envío a otros usuarios.
 Desde cualquiera de las dos bandejas anteriores, también puede asignar
una tarea a un documento, para realizar esta acción seleccione el
documento y presione la acción “NuevaTarea”.

10.  Estructura de pestañas de tareas
 Desde la Bandeja deTareas Recibidas y Enviadas se puede seleccionar
un documento, al ingresar al documento se visualiza la pestaña de
“Tareas”.
 Al ingresar a la pestaña deTareas se presenta dos secciones una las
“TareasAsignadas al usuario” y “TareasAsignadas a otros usuarios”.

11.  Tareas Asignadas al usuario
 Es la sección en la cual se listará la tarea que le asignaron al usuario
actual.
 Tareas Asignadas a otros usuarios
 Es la sección en la cual se listarán todas las tareas que el usuario
actual asignó a otro(s) usuario(s).
 Cuando el usuario asigna tareas, el documento queda con todos
los permisos para el usuario que asignó la tarea. No pasa lo
mismo que en una reasignación, cuando el usuario que
reasigna queda con el permiso de lectura sobre el documento
reasignado.

12.  Iconos de acciones sobre una tarea asignada por el usuario
 Permite cancelar una tarea asignada.
 Editar la tarea.
 Agregar un comentario a una tarea.
 Re-abrir una tarea.
 Iconos sobre una tarea asignada al usuario
 Permite crear una tarea hija a partir de una tarea asignada.
 Permite finalizar la tarea.
 Permite registrar un porcentaje de avance.
 Se puede agregar un comentario a una tarea

13.  Acciones sobre un documento con tarea asignada por el
usuario
 Cuando un usuario asigna tareas a un documento, el documento se va a
la bandeja “Tareas Enviadas” y el usuario actual del documento sigue
siendo el mismo usuario que asignó las tareas, por ello el usuario puede
realizar todas las acciones sobre un documento recibido.
 Acción de reasignar
 Si se reasigna un documento con tareas, se reasignará el documento y
las tareas. El dueño de las tareas será el usuario al cual se reasignó el
documento.

14.  Acciones de responder, informar, archivar, comentar dar
físico
 Serán iguales a las que se realizan sobre un documento “Recibido”.
 Acciones sobre un documento con tarea asignada al usuario
 Si el usuario tiene tareas asignadas sobre un documento tendrá
disponible solo tres acciones sobre el documento.
 Recorrido de una tarea
 Una tarea tendrá asociada a ella un recorrido, en el cual se almacenará
todas las acciones realizadas, el usuario que la realizó, fecha hora y la
acción realizada.
 Acciones sobre una tarea
 Las acciones a ejecutar sobre una tarea dependen de laTarea y el estado.

15.  Crear una tarea hija
 Para crear una tarea hija lo puede hacer desde la bandeja deTareas
Recibidas, o desde la pestaña deTareas.
 Para crear desde la pestaña deTareas, presionando el icono de una
tarea recibida.
 El procedimiento para crear una tarea hija es similar a la asignación de
tareas.
 Editar una tarea
 La edición de una tarea podrá ser ejecutada solo por el usuario que la
creo y en la edición se puede modificar o cambiar totalmente el texto de
laTarea y la fecha máxima para finalizar laTarea.
 Comentar una tarea
 El agregar un comentario a una tarea lo puede realizar el usuario que
asignó y el usuario que tiene asignada la tarea.

16.  Reabrir una tarea finalizada cancelada
 Una tarea que está finalizada o cancelada se la puede reabrir, esto lo
puede realizar solo el usuario que creó la tarea.
 La acción de Reabrir es similar a la función de crear la tarea, solo
que sobre una tarea finalizada o cancelada. Esta acción queda
registrada en el recorrido, la fecha máxima de finalización de la tarea
se modifica pero el texto de la tarea continúa con el texto inicial.
 Finalizar una tarea
 Una tarea se puede finalizar y lo puede realizar el usuario que tiene
asignada la tarea, al finalizar automáticamente se coloca en el porcentaje
de avance 100%
 Registrar avance de una tarea
 En una tarea se puede registrar un porcentaje de avance mientras está
pendiente, esto lo puede ejecutar el usuario que tiene asignada la tarea.