El documento describe las diferentes acciones y funcionalidades relacionadas con las tareas en el sistema de gestión documental, incluyendo cómo asignar tareas a otros usuarios desde documentos recibidos o seleccionados, las distintas bandejas y pestañas relacionadas con tareas, y las acciones disponibles para usuarios a los que se les asignan tareas y los que asignan tareas.

1. Opciones adicionales
Cuando se encuentra en “Datos del
Documento”, se puede realizar las siguientes
acciones:
• ANEXOS
Cuando un documento va a ser enviado con
archivos adjuntos.

2.  RECORRIDO
Permite visualizar el recorrido del documento por
las diferentes áreas, fechas, acciones, tiempos
de elaboración, comentarios y cambios en el
texto del documento.

4. CARPETAS
Permite visualizar los documentos que se
encuentran almacenados en la ubicación
virtual, seleccionada en la sección de
“Información de Documentos”.

5.  DOCUMENTOS ASOCIADOS
Permite asociar documentos relacionados
al actual, así como la visualización de los
asociados automáticamente por el sistema.

6. TAREAS
 INTRODUCCION
Acción que permite realizar reasignaciones a
múltiples usuarios para que tengan acceso de
lectura sobre un documento.
A diferencia de la acción “Reasignar” que
permite pasar el documento a un solo usuario
con acceso completo.

7. ASIGNACION DE TAREAS DESDE LA
BANDEJA RECIBIDOS
Al realizar la acción “Nueva Tarea” desde la bandeja de
Recibidos, podrá asignar tarea a más de un usuario.

8. Para realizar la acción “Nueva Tarea”, se debe :
 Seleccionar el área en la cual esté el usuario a
quien va a realizar la asignación de la tarea,
 Seleccionar el usuario.
 Cambiar la fecha máxima de trámite.
 Agregar el texto de la tarea que está asignando.
 Presionar el botón “Aceptar”.

9. Y se queda en la misma pantalla para realizar la
asignación de la tarea al siguiente usuario,
siguiendo los pasos anteriores.
No se podrá asignar más de una tarea a un
mismo usuario en el mismo documento.
Finalizada la asignación presionar el botón
“Regresar”.
Los documentos sobre los cuales se asignó una
tarea estarán disponibles en la bandeja “Tareas
Enviadas”.

10. ASIGNACIÓN DE TAREAS DESDE
UN DOCUMENTO
SELECCIONADO
 Dando clic en el popud se selecciona un
documento específico recibido sobre el cual se desea
asignar tareas.

11. BANDEJA DE TAREAS
 Todos los documentos que tienen tareas asociadas
se encontrarán en la Bandeja “Tareas Recibidas” o en
“Tareas Enviadas”, que se encuentran en el menú
izquierdo.

12. BANDEJA DE TAREAS
RECIBIDAS
 En esta bandeja se presenta un filtro
inicial de “Pendiente” que muestra las tareas
pendientes que debe realizar el usuario actual.
Si desea puede seleccionar en el criterio Estado
“Todos“, para consultar todos los estados en los
que se encuentran las tareas.

13. BANDEJA DE TAREAS
ENVIADAS
 En esta bandeja se presenta un filtro inicial de
“Todos ” que muestra todas las tareas que el usuario
actual envío a otros usuarios.
Desde cualquiera de las dos bandejas anteriores,
también puede asignar una tarea a un documento, para
realizar esta acción seleccione el documento y
presione la acción “Nueva Tarea”.

14. ESTRUCTURA PESTAÑAS
DE TAREAS
 Desde la Bandeja de Tareas Recibidas y Enviadas se
puede seleccionar un documento, al ingresar al
documento se visualiza la pestaña de “Tareas”.

15.  Al ingresar a la pestaña de Tareas se presenta dos
secciones una las “Tareas Asignadas al usuario” y
“Tareas Asignadas a otros usuarios”.

16. TAREAS ASIGNADAS AL
USUARIO
 Es la sección en la cual se listará la tarea que le
asignaron al usuario actual.

17. TAREAS ASIGNADAS A
OTROS USUARIOS
 Es la sección en la cual se listarán todas las tareas
que el usuario actual asignó a otro(s) usuario(s).
Cuando el usuario asigna tareas, el documento queda
con todos los permisos para el usuario que asignó la
tarea. No pasa lo mismo que en una reasignación,
cuando el usuario que reasigna queda con el permiso
de lectura sobre el documento reasignado.

19. ICONOS SOBRE UNA TAREA
ASIGNADA POR EL USUARIO
 Permite cancelar una tarea asignada.
 Editar la tarea.
 Agregar un comentario a una tarea.
 Re-abrir una tarea.

20. ICONOS DE ACCIONES SOBRE UNA
TAREA ASIGNADA AL USUARIO
 Permite crear una tarea hija a partir de una
tarea asignada.
 Permite finalizar la tarea.
 Permite registrar un porcentaje de avance.
 Se puede agregar un comentario a una tarea.

21. ACCIONES SOBRE UN DOCUMENTO
CON LA TAREA ASIGNADA POR EL
USUARIO
 Cuando un usuario asigna tareas a un documento, el
documento se va a la bandeja “Tareas Enviadas” y el
usuario actual del documento sigue siendo el mismo
usuario que asignó las tareas, por ello el usuario puede
realizar todas las acciones sobre un documento recibido.

22. ACCIÓN DE REASIGNAR
 Si se reasigna un documento con tareas, se reasignará el
documento y las tareas. El dueño de las tareas será el usuario
al cual se reasignó el documento.

23. ACCIONES DE RESPONDER,
INFORMAR, ARCHIVAR ,
COMENTAR, DAR FISICO
 Serán iguales a las que se realizan sobre un
documento “Recibido”.

24. ACCIONES SOBRE UN DOCUMENTO
CON TAREA ASIGNADA AL USUARIO
 Si el usuario tiene tareas asignadas sobre
un documento tendrá disponible solo tres
acciones sobre el documento.

25.  RECORRIDO DE LA TAREA.- Una tarea tendrá asociada a
ella un recorrido, en el cual se almacenará todas las
acciones realizadas, el usuario que la realizó, fecha hora y
la acción realizada.
 ACCIONES SOBRE UNA TAREA.- Las acciones a ejecutar
sobre una tarea dependen de la Tarea y el estado.
 CREAR UNA TAREA HIJA.- Para crear una tarea hija lo
puede hacer desde la bandeja de Tareas Recibidas, o desde
la pestaña de Tareas. Para crear desde la pestaña de
Tareas, presionando el icono de una tarea recibida.
El procedimiento para crear una tarea hija es similar a la
asignación de tareas.

26.  EDITAR UNA TAREA.- La edición de una tarea podrá ser
ejecutada solo por el usuario que la creo y en la edición se puede
modificar o cambiar totalmente el texto de la Tarea y la fecha
máxima para finalizar la Tarea.
 COMENTAR UNA TAREA.- El agregar un comentario a una tarea lo
puede realizar el usuario que asignó y el usuario que tiene asignada
la tarea.
 REABRIR UNA TAREA FINALIZADA CANCELADA.- Una tarea que
está finalizada o cancelada se la puede reabrir, esto lo puede
realizar solo el usuario que creó la tarea.
La acción de Reabrir es similar a la función de crear la tarea,
solo que sobre una tarea finalizada o cancelada. Esta acción
queda registrada en el recorrido, la fecha máxima de
finalización de la tarea se modifica pero el texto de la tarea
continúa con el texto inicial.

27.  FINALIZAR UNA TAREA.- Una tarea se puede
finalizar y lo puede realizar el usuario que tiene
asignada la tarea, al finalizar automáticamente se
coloca en el porcentaje de avance 100%.
 REGISTRAR AVANCE DE UNA TAREA.- En una tarea
se puede registrar un porcentaje de avance mientras
está pendiente, esto lo puede ejecutar el usuario que
tiene asignada la tarea.