Este documento describe las funciones y características de las tareas en el sistema documental. Incluye cómo asignar tareas a documentos desde bandejas recibidas o al seleccionar documentos específicos, y cómo ver tareas asignadas y enviadas en bandejas dedicadas. También explica las acciones disponibles para editar, comentar, reabrir y finalizar tareas.

1. TEMA:
INTEGRANTES
Asp: Rivera Paul
Asp: Portero Jefferson
Asp: Trujillo Adrián
Asp: Ormaza Jeyson

2. 1.7 OPCIONES ADICIONALES
Cuando se encuentra en “Datos del Documento”, se puede realizar las siguientes acciones:
1.7.1.Anexos
Cuando un documento va a ser enviado con archivos adjuntos.
1.7.2.Recorrido
Permite visualizar el recorrido del documento por las diferentes áreas, fechas, acciones, tiempos de
elaboración, comentarios y cambios en el texto del documento

3. 1.7.3.Carpetas
• Permite visualizar los documentos que se encuentran almacenados en la ubicación virtual,
seleccionada en la sección de “Información de Documentos”.
1.7.4.Documentos asociados
• Permite asociar documentos relacionados al actual, así como la visualización de los asociados
automáticamente por el sistema.

4. 1.8.Tareas
1.8.1Introducción
• Acción que permite realizar reasignaciones a múltiples usuarios para que tengan acceso de
lectura sobre un documento.
• A diferencia de la acción “Reasignar” que permite pasar el documento a un solo usuario con
acceso completo.
.

5. 1.8.2.Asignación de tareas desde la bandeja recibidos
Al realizar la acción “Nueva Tarea” desde la bandeja de Recibidos, podrá asignar tarea a más
de un usuario

6. • Para realizar la acción “Nueva Tarea”, se debe:
• Seleccionar el área en la cual esté el usuario a quien va a realizar la asignación de la tarea,
• Seleccionar el usuario.
• Cambiar la fecha máxima de trámite.
• Agregar el texto de la tarea que está asignando.
• Presionar el botón “Aceptar”.
• Y se queda en la misma pantalla para realizar la asignación de la tarea al siguiente usuario, siguiendo los
pasos anteriores.
• No se podrá asignar más de una tarea a un mismo usuario en el mismo documento.
• Finalizada la asignación presionar el botón “Regresar”.
• Los documentos sobre los cuales se asignó una tarea estarán disponibles en la bandeja “Tareas Enviadas”.

7. 1.8.17. Editar una tarea
La edición de una tarea podrá ser ejecutada solo por el usuario que la creo y en
la edición se puede modificar o cambiar totalmente el texto de la Tarea y la fecha
máxima para finalizar la Tarea.
1.8.18. Comentar una tarea
El agregar un comentario a una tarea lo puede realizar el usuario que asignó y el
usuario que tiene asignada la tarea.
1.8.19. Reabrir una tarea finalizada cancelada.
Una tarea que está finalizada o cancelada se la puede reabrir, esto lo puede realizar solo el usuario
que creó la tarea.
La acción de Reabrir es similar a la función de crear la tarea, solo que sobre una tarea finalizada o
cancelada. Esta acción queda registrada en el recorrido, la fecha máxima de finalización de la tarea
se modifica pero el texto de la tarea continúa con el texto inicial.

8. 1.8.3. Asignación de tareas desde un documento seleccionado
• Dando clic en el popud se selecciona un documento específico
recibido sobre el cual se desea asignar tareas.

9. 1..8.4 Bandeja Tareas
• Todos los documentos que tienen tareas asociadas se encontrarán en la
Bandeja “Tareas Recibidas” o en “Tareas Enviadas”, que se encuentran en el
menú izquierdo.

10. Tareas Asignadas al usuario
Es la sección en la cual se listará la tarea que le asignaron al usuario
actual.
Tareas Asignadas a otros usuarios
Es la sección en la cual se listarán todas las tareas que el usuario actual asignó a otro(s)
usuario(s).
Cuando el usuario asigna tareas, el documento queda con todos los permisos para el
usuario que asignó la tarea. No pasa lo mismo que en una reasignación, cuando el
usuario que reasigna queda con el permiso de lectura sobre el documento reasignado.

12. 1.8.8. Íconos de acciones sobre una tarea asignada por el usuario
• Permite cancelar una tarea asignada.
• Editar la tarea.
• Agregar un comentario a una tarea.
• Re-abrir una tarea.

13. 1.8.9.Íconos de acciones sobre una tarea asignada al usuario
• Permite crear una tarea hija a partir de una tarea asignada.
• Permite finalizar la tarea.
• Permite registrar un porcentaje de avance.
• Se puede agregar un comentario a una tarea.
Cuando un usuario asigna tareas a un documento, el documento se va a la bandeja “Tareas Enviadas” y el
usuario actual del documento sigue siendo el mismo usuario que asignó las tareas, por ello el usuario
puede realizar todas las acciones sobre un documento recibido.
18.10. Acciones sobre un documento con tarea asignada por el usuario

14. 1.8.11.Acción de reasignar
Si se reasigna un documento con tareas, se reasignará el documento y las tareas. El
dueño de las tareas será el usuario al cual se reasignó el documento.
1.8.12.Acciones de responder, informar, archivar, comentar, dar físico
Serán iguales a las que se realizan sobre un documento “Recibido”.

15. 1.8.13.Acciones sobre un documento con tarea asignada al usuario
• Si el usuario tiene tareas asignadas sobre un documento tendrá disponible solo tres
acciones sobre el documento.
1.8.14.Recorrido de la tarea
Una tarea tendrá asociada a ella un recorrido, en el cual se almacenará todas las acciones
realizadas, el usuario que la realizó, fecha hora y la acción realizada.

16. Acciones sobre una tarea
• Las acciones a ejecutar sobre una tarea dependen de la Tarea y el estado.
Crear una tarea hija
• Para crear una tarea hija lo puede hacer desde la bandeja de Tareas Recibidas, o
desde la pestaña de Tareas.

17. • 1.8.5. Bandeja de tareas recibidas
En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Pendiente” que muestra las tareas pendientes que
debe realizar el usuario actual. Si desea puede seleccionar en el criterio Estado “Todos“, para consultar
todos los estados en los que se encuentran las tareas.
• 1.8.6. Bandeja de tareas enviadas
En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Todos ” que muestra todas las tareas que el usuario
actual envío a otros usuarios.
Desde cualquiera de las dos bandejas anteriores, también puede asignar una tarea a un documento, para
realizar esta acción seleccione el documento y presione la acción “Nueva Tarea”.

18. 1.8.7. Estructura pestaña de tareas
• Desde la Bandeja de Tareas Recibidas y Enviadas se puede seleccionar un documento, al
ingresar al documento se visualiza la pestaña de “Tareas”
• Al ingresar a la pestaña de Tareas se presenta dos secciones una las “Tareas Asignadas al
usuario” y “Tareas Asignadas a otros usuarios”.

19. 1.8.20. Finalizar una tarea
Una tarea se puede finalizar y lo puede realizar el usuario que tiene asignada la tarea, al finalizar
automáticamente se coloca en el porcentaje de avance 100%.
1.8.21. Registrar avance de una tarea
En una tarea se puede registrar un porcentaje de avance mientras está pendiente, esto lo puede ejecutar el
usuario que tiene asignada la tarea.