1. Matriz de gestión de riesgos
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Planeación de las labores
Datacenter principal Percepción de Lentitud en operación de Trimestral a partir del 24 de julio de de afinamiento de la BD.
Falta de afinamiento en la BD de Ejecutar actividades de afinamiento Informe de actividades
1 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 usuarios finales SIR y caídas del servicio 2012. 24 de octubre de 2012, 24 ETB Entregar el primer informe 13 Noviembre de 2012
SIR y administración de la base de datos. de afinamiento
SIR SIR enero de 2013. de actividades de
afinamiento del trimestre.
Migración de
Cañasgordas: 16 de Actas de migración
agosto de 2012
Migración de Ituango:
Actas de migración
23 de agosto de 2012
Migración de Fredonia:
Actas de migración
31 de agosto de 2012
Migración de Titiribi y
Cumplimiento de los tiempos Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
establecidos para entrega de los De acuerdo al cronograma de septiembre de 2012
Planeación de la
prerequisitos en el proceso de migración definido por SNR Migración de Santafé:
SNR migración. Ejecución de Actas de migración
migración 26 septiembre de 2012
las migraciones
Migración de Itsmina:
Actas de migración
03 de octubre de 2012
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
Octubre de 2012
Migración de
Actas de migración
Concepción: 16 de
Noviembre de 2012
Migración de Sopetran:
Actas de migración
23 noviembre de 2012
La oficina no sale a producción dentro de
Fallas en el proceso de migración Migración Bolívar: 07
2 03-ago-12 SIR 17% 9 1,53 SIR Actas de migración
de oficinas diciembre de 2012
Impacto negativo en el servicio
Migración de
Actas de migración
Cañasgordas: 16 de
Migración de Ituango:
Actas de migración
23 de agosto de 2012
Migración de Fredonia:
Actas de migración
31 de agosto de 2012
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
septiembre de 2012
Seguir procedimiento de migración Migración de Santafé:
Planeación de la Actas de migración
establecido entre las partes. Ajustar De acuerdo al cronograma de 26 septiembre de 2012
ETB migración. Ejecución de
procedimiento de migración de ser migración definido por SNR Migración de Itsmina:
las migraciones Actas de migración
necesario 03 de octubre de 2012
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
Octubre de 2012
Migración de
Actas de migración
Concepción: 16 de
Noviembre de 2012
Migración de Sopetran:
Actas de migración
23 noviembre de 2012
Migración Bolívar: 07
Actas de migración
diciembre de 2012
Planeación del
Plan de pruebas del
despliegue 2.7.7: 15 de
despliegue 2.7.7
De acuerdo a prioridad fijada por septiembre de 2012
Definir plan de pruebas completos ETB Planeación de despliegues
SNR Planeación del
Demoras en el proceso de pruebas Demora en la implementación de nuevos Plan de pruebas del
3 03-ago-12 SIR 50% 9 4,50 despliegue 2.7.8: 07 de
funcionales a los desarrollos requerimientos despliegue 2.7.8
noviembre de 2012
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 07 diciembre de 2012.xlsx 1 of 5

2. Demoras en el proceso de pruebas Demora en la implementación de nuevos
3 03-ago-12 SIR 50% 9 4,50
funcionales a los desarrollos requerimientos
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Formar equipos de pruebas con
De acuerdo a prioridad fijada por
personal disponible y con SNR
SNR
conocimiento en SIR
Realizar recomendaciones de Planeación del De acuerdo a
acuerdo a los hallazgos encontrados mantenimiento cronograma de Formato de prestación
Fallas en la plataforma Reuniones de seguimiento ETB
durante la ejecución del preventivo, ejecución del ejecución del del servicio
4 computacional y eléctrica de las 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Impacto negativo en el servicio
mantenimiento preventivo. mantenimiento mantenimiento
ORIPS
De acuerdo a prioridad fijada por preventivo de gasto por
Autorización preventivo
Autorizar compra de repuestos SNR 30 agosto de 2012 Correos
SNR la bolsa de repuestos
Cada vez que ingrese oficinas Cada vez que ingrese
Incumplimiento de los tiempos de Entrega de
5 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Entrega de contratos con terceros nuevas, o cada vez que SNR firme un SNR oficinas nuevas, o cada Copia de contratos
garantía de los terceros documentación a ETB
contrato vez que SNR firme un
Aumento en el volumen de contrato
Degradación del servicio e incumplimiento Disposición de hasta 2 personas Disponibilidad del Personal en la mesa de
6 llamadas por ingreso de nuevas 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 5 0,85 03 agosto de 2012 ETB 24 julio de 2012
de ANS adicionales personal ayuda
ORIPS
Falta de integración de los Planeación de desarrollo
Definir plan de trabajo
requerimientos de portal con los de requerimientos,
7 03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1,53 No lograr la certificación GEL 3.1 Realizar verificaciones de avance Quincenal ETB 09 agosto de 2012 Matriz de cumplimiento
requerimientos de agenda de desarrollo de
cada 15 días
conectividad. requerimientos
Choconta: 29 Agosto de
2012
Facatativá : 31 Agosto
de 2012
Zipaquirá: 28 Agosto de
2012
Orocue:24 Septiembre
de 2012
Mitu:28 Septiembre de
2012
Realizar campañas de mejoramiento
La no utilización del servicio de No cumplir con las políticas establecidas Mocoa: 26 Septiembre
8 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 de uso de correo 09 agosto de 2012 ETB Realizar las campañas Informes del servicio
correo corporativo en el manejo de correo corporativo de 2012
Puerto Asís: 25 Octubre
de 2012
Puerto Carreño: 31
Octubre de 2012
Puerto Inírida: 09
Noviembre de 2012
Caloto: 30 Noviembre
de 2012
El Bordo: 27 Noviembre
de 2012
Santander de Quilichao:
Realizar la depuración de cuentas de 29 Noviembre de 2012
Constantemente, de
correo Constantemente, de acuerdo a las acuerdo a las cuentas Cuentas de correo
9 Cuentas de correo sin uso 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio ETB Depurar cuentas de correo
cuentas de correo que indique SNR de correo que indique depuradas
SNR
Divulgación de las políticas de correo
Formalizar documento para que los
usuarios conozcan las políticas de
Incumplimiento de las políticas Divulgación de las políticas Correos del área de
10 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio correo institucional, e intensificar la Constantemente SNR Constantemente
para el uso de correo de uso de correo divulgaciones
restricción por el proxy de la entidad
de correos como hotmail, gmail,
yahoo etc.
Primera: 28 agosto de
2012. Segunda: 29
Ejecuta pruebas de vulnerabilidad Ejecución pruebas de Informe pruebas de
11 Vulnerabilidad del portal 03-ago-12 Hosting de portal 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio Una mensual ETB septiembre de 2012.
para el nuevo portal vulnerabilidad vulnerabilidad
Tercera: 27 octubre de
2012. Cuarta: 24
noviembre de 2012
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3. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Daños en la infraestructura de
Activación de los celulares Activación de los celulares
12 comunicaciones de la mesa de 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
Correo electrónico Correo electrónico
ayuda
Falta de suministro de energía
UPS por dos horas
13 eléctrica en instalaciones de la 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB UPS disponible 03 agosto de 2012 UPS disponible
Traslado al DC con celular y correo
mesa de ayuda
Indisponibilidad del personal por Activación de los celulares Activación de los celulares
14 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
alteraciones del orden público Correo electrónico Correo electrónico
Indisponibilidad de infraestructura
Datacenter principal Visitar al DCP y DCA para verificar
por desastres naturales (Sismos, Planeación de la visita y
15 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio que cuenta con las especificaciones 28 agosto de 2012 SNR 25 septiembre de 2012 Actas de seguimiento
Terremotos, Inundaciones, ejecución de la misma
SIR que mitigan estos eventos
Descargas eléctricas)
Datacenter principal 15 diciembre de 2012, se cambia la
Indisponibilidad de infraestructura Planeación y Ejecución de un
16 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio fecha para el 12 de enero de 2013 ETB Planeación del simulacro 26 noviembre de 2012 Plan simulacro
por fallas de hardware simulacro
SIR por cronograma de migraciones
Entrega de la primera
Demoras en la ejecución de las actividades Planes de transferencia de Plan de transferencia
17 Rotación de personal 03-ago-12 Todas las líneas 17% 5 0,85 30 agosto de 2012 ETB versión del plan de 30 agosto de 2012
propias del proyecto conocimiento V1.0
transferencia
Realizar sesiones SNR/ETB para
aclarar o ampliar la información
sobre el requerimiento. Actas, Definición de
Falta de claridad en la definición de Demoras en la implementación Revisar los requerimientos En reuniones de seguimiento y cada Definición de En reuniones de requerimientos, Plan de
18 16-ago-12 SIR 17% 9 1,53 ETB
los requerimientos de SIR Diseño erróneo afectados, así como toda la vez que SNR solicite requerimientos requerimientos seguimiento pruebas, Actas de
documentación y código derivado de despliegue
los mismos hasta el punto de
aparición del cambio
Publicar el Conocimiento o Constantemente, cada
Pérdida de documentación y/o Pérdida de Conocimiento o Información Constantemente, cada vez que se Herramienta de gestión
19 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Información en la herramienta de ETB Publicar CoI vez que se aprueben los
otros artefactos crítica de la operación de SNR aprueben los documentos de conocimiento
KM documentos
De acuerdo al plan de Reuniones de seguimiento De acuerdo al plan de
20 Falta de seguimiento al proyecto 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Incumplimiento de la planeación Realizar reuniones de seguimiento ETB Actas de seguimiento
comunicaciones por línea comunicaciones
Planeación del proceso de
transferencia que involucre:
Plan de transferencia
Equipo de alto desempeño de las
dimensionado inadecuadamente
tres partes (ETB, SNR, Nuevo
en lo referente a: Tiempos,
Indisponibilidad del servicio operador)
documentación a entregar, Antes de iniciar el
Impacto negativo en el servicio Tiempo (Optimo para ejecutar el Antes de iniciar el proceso licitatorio Definición plan de Plan de transferencia
21 precisión y completitud en la 29-oct-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 SNR proceso licitatorio d
Calificación inadecuada en plan gobierno plan, priorización de actividades de de BPO transferencia V1.0
información a entregar al nuevo BPO
en línea la operación)
operador, personal involucrado en
Alcance (Detallado , especifico y
el proceso, oportunidad de entrega
documentado en las líneas críticas)
por parte de ETB
Asegurar que la operación del
servicio sea ejecutada por el equipo
Realizar seguimiento y Durante la planeación y Actas de seguimiento y
Fallas en el inicio de la operación de alto desempeño del nuevo Durante la planeación y ejecución
22 28-sep-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio SNR control durante el proceso ejecución del proceso Plan de transferencia
con el nuevo operador. operador que participo en el proceso del proceso de transferencia
de transferencia de transferencia V1.0
de transferencia.
Realizar seguimiento puntual y
frecuente a los terceros
Actas, correos,
(proveedores de ultimas millas) que
Seguimiento a Durante las actividades saturaciones de los
realizan los traslados y realizar Durante las actividades de traslados ETB
proveedores de UM de traslados canales que fueron
Incumplimiento de las actividades seguimiento ETB/SNR
23 04-oct-12 Conectividad 50% 9 4,50 Impacto negativo en el servicio objeto de traslado
de traslados quincenalmente.
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4. Incumplimiento de las actividades
23 04-oct-12 Conectividad 50% 9 4,50 Impacto negativo en el servicio
de traslados
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Realizar las solicitudes a ETB Solicitar con el tiempo de
Durante la ejecución del
teniendo en cuenta los tiempos Durante la ejecución del contrato SNR anticipación acordado los Solicitudes por correo
contrato
establecidos para ello traslados
Realizar seguimiento a los terceros Realizar seguimiento y
Incumplimiento de las visitas
Mesa de ayuda de que realizan los mantenimientos en reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
24 programadas en los 04-oct-12 17% 5 0,85 Impacto negativo en el servicio Durante la ejecución del contrato ETB
ofimática las ORIPS y realizar seguimiento reuniones de seguimiento seguimiento de MAO Entregas parciales
mantenimientos preventivos.
ETB/SNR semanalmente. con SNR
En las reuniones de seguimientos
Realizar seguimiento y
con una frecuencia quincenal se
Falta de correspondencia de los Mesa de ayuda de reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
25 04-oct-12 17% 3 0,51 Impacto negativo en el servicio revisaran los reportes de diagnostico Durante la ejecución del contrato ETB
diagnósticos con los tiquetes. ofimática reuniones de seguimiento seguimiento de MAO Entregas parciales
enfocándose en las
con SNR
recomendaciones
En las reuniones de seguimientos
Falta de disponibilidad de los con una frecuencia quincenal se
Mesa de ayuda de Entrega de diagnósticos En las reuniones de Actas de seguimiento
26 diagnósticos de los 04-oct-12 50% 5 2,50 Impacto negativo en el servicio revisaran los reportes de diagnostico Durante la ejecución del contrato ETB
ofimática parciales seguimiento de MAO Entregas parciales
mantenimientos preventivos. enfocándose en las
recomendaciones
Mejorar el proceso de migración,
No coincidencia de los datos de
incluyendo una verificación del Ajustar procedimiento de Procedimiento de
27 origen con la data creada en SIR de 04-oct-12 SIR 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio Durante las migraciones ETB Durante las migraciones
nombre de los círculos creados en migración migración
la información básica.
SIR .
Seguimiento al tercero en la entrega
Entrega tardía del export de parte Indisponibilidad del servicio de la información.
28 04-oct-12 SIR 17% 9 1,53 Durante las migraciones SNR Entrega de exports Durante las migraciones Actas de entrega de BD
de SNR a ETB. Mala calidad del servicio Verificar calidad de la información
antes de ser enviada a ETB.
Planeación del proceso de
transferencia que involucre:
Equipo de alto desempeño de las
tres partes (ETB, SNR, Nuevo
operador)
Tiempo (Optimo para ejecutar el
No contar con un tercero plan, priorización de actividades de Realizar seguimiento y Durante la planeación y Actas de seguimiento y
Indisponibilidad del servicio Durante la planeación y ejecución
29 (interventor) que avale el proceso 04-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 la operación) SNR control durante el proceso ejecución del proceso Plan de transferencia
Retrasos en el proceso de transferencia del proceso de transferencia
de transferencia. Alcance (Detallado , especifico y de transferencia de transferencia V1.0
documentado en las líneas críticas)
Monitoreo y control de la ejecución
del plan de transferencia
Sugerir a la SNR iniciar proceso de
interventoría
Actas de seguimiento
Listar los PC están siendo cubiertos Entregar listado de PC
SIR 30 Octubre de 2012 ETB 30 Octubre de 2012 Comparación PC vs PC
por la consola de antivirus cubiertos a SNR
Mesa de Ayuda Funcional Indisponibilidad del servicio protegidos
30 Virus en la red 11-oct-12 84% 9 7,56
Mesa de Ayuda Ofimática Mala calidad del servicio
Comparar y asegurar que el 100% de
Conectividad
los PC están siendo cubiertos por la 15 Noviembre de 2012 SNR
consola de antivirus
Listar las sedes principales que
SIR usuarios tienen instalado software Entregar listado de PC con Actas de seguimiento
30 Octubre de 2012 ETB 30 Octubre de 2012
Mesa de Ayuda Funcional Indisponibilidad del servicio como el Ultrasurf software prohibido Informes de diagnóstico
31 Software prohibido en los PC 11-oct-12 84% 9 7,56
Mesa de Ayuda Ofimática Mala calidad del servicio
Conectividad
Definir políticas de uso de software 15 Noviembre de 2012 SNR
SIR
Falta de legalización del Indisponibilidad del servicio
32 06-nov-12 DCP 84% 9 7,56 Legalizar el licenciamiento de Linux Desde el inicio del contrato SNR
licenciamiento Linux Mala calidad del servicio
DCA
Correo Indisponibilidad del servicio
Mal uso de la disponibilidad de la Conectividad Mala calidad del servicio
Definición y aplicación de políticas
33 capacidad de almacenamiento de 30-nov-12 50% 9 4,50 30 Noviembre de 2012 SNR
de uso de correo
correo
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5. ID Mal uso de la disponibilidad de la
Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Definición y aplicación de políticas
33 capacidad de almacenamiento de 30-nov-12 50% 9 4,50 Encolamientos de correo, alto 30 Noviembre de 2012 SNR
de uso de correo
correo procesamiento en las máquinas y
saturación de los canales del cliente.
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