Un asistente virtual inteligente que permite a las personas interactuar de forma natural para resolver sus inquietudes y necesidades de conocimiento. KAPOK: Una plataforma integral de gestión del conocimiento que permite la creación, adquisición, almacenamiento, clasificación, recuperación y medición del conocimiento organizacional. Esta plataforma tecnológica se integrará a la infraestructura tecnológica existente en la Entidad, de forma que se facilite la gestión efectiva del conocimiento en los pro

1. Plan de Implementación
Gestión del Conocimiento
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2. Plan de Implementación
Marco General del Contrato:
La implementación de un sistema de gestión del
conocimiento resulta necesario, como soporte a la ejecución
del contrato No. 654, cuyo objeto es “la operación de los
servicios de comunicaciones, hosting dedicado de back
office, hosting dedicado del sistema de información registral sir, y los servicios asociados a punto único de contacto de
servicio para infraestructura y ofimática incluyendo mesa de
ayuda
para
el
soporte
de
aplicaciones,
a
la
administración, soporte y mantenimiento del sir, a la migración
de información registral del sistema folio magnético a sir, y a
videoconferencia y telefonía ip, que garanticen la continuidad en
las operaciones de la superintendencia de notariado y registro”.
La ejecución del contrato se encuentra bajo la dirección de una
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en outsourcing, que
tendrá bajo su responsabilidad la operación de siete (7) líneas de
servicios orientadas a cumplir con el objeto del contrato.
7 Líneas de servicios Outsourcing Operativo
PMO:
1. Servicios de Energía.
2. Servicios de Infraestructura.
3. Centro de contacto y mesa de ayuda.
4. Administración, soporte y mantenimiento SIR.
5. Migración de información registral a SIR.
6. Administración, soporte y mantenimiento de
aplicaciones Back Office.
7. Telefonía IP y Video Conferencia.
El sistema de Gestión del Conocimiento se
implementará de forma transversal a las 7
líneas de servicios de la PMO.
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3. Plan de Implementación
Introducción:
El presente plan de trabajo ha sido diseñado para generar una cultura de gestión del conocimiento en la
Superintendencia de Notariado y Registro, a partir de la transformación de los comportamientos de los integrantes de la
Entidad y de ella misma, de manera que se logre aumentar los niveles de eficiencia, eficacia y mejoramiento
continuo, hacia una conciencia colectiva de excelencia al servicio al ciudadano.
A partir de la ejecución de este plan de implementación, se generarán herramientas imprescindibles para promover el
compromiso, la colaboración, el aprendizaje permanente, la innovación abierta y la construcción de Capital Intelectual
como fuente de valor, que será percibido por todos sus stakeholders.
La implementación de un sistema de Gestión del Conocimiento requiere el compromiso de las personas que participarán
en el proceso, por lo tanto se requiere el reconocimiento y caracterización de ellas, de tal manera que se permita el
ajuste del sistema a la realidad particular de la organización y sus integrantes.
Una vez realizada la caracterización mencionada, se pasa a la implementación de acciones y herramientas para la
construcción y fortalecimiento permanente de la gestión del conocimiento organizacional.
El principio básico de este plan de acción es comprender que:
La Gestión del Conocimiento es una Disciplina Humana.
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4. Plan de Implementación
Metodología General:
El presente plan de trabajo se ha estructurado en las siguientes etapas, que conducirán a la continuidad del
conocimiento, hacia la efectividad de todos los procesos institucionales:
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5. Plan de Implementación
Justificación:
La actual sociedad del conocimiento requiere de
organizaciones públicas y privadas, económicas y
sociales comprometidas con la efectividad de sus
procesos y optimización de sus recursos, como medio
para reconocer el valor que tienen las Personas como
creadores de conocimiento y principal fuente de valor
organizacional en el entorno en el que se están
desenvolviendo gracias a fenómenos como la
globalización y el crecimiento de la utilización de las
nuevas Tecnologías de Información y Comunicación
(TIC’s).
Se trata de calidad de vida, que se alcanza a partir de
la construcción de una cultura en la que participan los
integrantes de las distintas sociedades, quienes son
finalmente los responsables de facilitar el cumplimiento
de
los
objetivos
individuales,
colectivos
y
organizacionales.
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6. Plan de Implementación
Objetivos:
Construir una cultura de gestión del conocimiento, a partir del desarrollo de las competencias necesarias para tal fin en
todos los integrantes de la Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de generar un ambiente sano, de
transparencia, integridad y colaboración, en el que se obtenga como resultado el incremento en los niveles de efectividad
(eficiencia + eficacia) de los procesos y la optimización de los recursos disponibles, como medio para alcanzar el máximo
nivel de calidad de vida al interior de la Organización y la consiguiente calidad de servicio al ciudadano.
 Construir un marco estratégico en el que se involucre a todas las personas, de manera que ellas se comprometan con
el logro de los objetivos individuales, colectivos y organizacionales.
 Permitir la participación abierta de las personas que hacen parte de la entidad para alcanzar el mejoramiento y
efectividad de los procesos institucionales.
 Facilitar la documentación y clasificación electrónica de los conocimientos individuales y colectivos que permitan la
construcción de valor representado en el Capital Intelectual para la Entidad.
 Facilitar el acceso a los conocimientos tácitos y explícitos de la Entidad y sus integrantes, adquiridos y creados, útiles
para el mejoramiento permanente de la Identidad Institucional.
 Disminuir la presencia de errores y re procesos, a partir de la participación e innovación abierta y colaborativa en
actividades de aprendizaje y trabajo colaborativo a lo largo y ancho de la Entidad.
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7. Plan de Implementación
Población Objetivo:
El presente plan de trabajo, está dirigido a 1.100 Personas integrantes de la Superintendencia de Notariado y
Registro, usuarios durante el primer año de las plataformas tecnológicas operadas por la PMO en el marco del contrato
de referencia, que se distribuyen de la siguiente manera:
 Outsourcing Operativo: Todos los miembros del equipo de trabajo de la PMO y operación de las 7 líneas de
servicios que se encuentran bajo su responsabilidad.
 Área de Tecnologías de la Información: Integrantes del equipo de trabajo del área de IT en la Superintendencia
de Notariado y Registro.
 Funcionarios del Conocimiento: Son todos los funcionarios de la Entidad, quienes a partir de la formación de sus
habilidades de aprendizaje permanente y colaboración en los procesos de innovación y mejoramiento de la
Entidad, estarán en la capacidad de compartir sus conocimientos, así como de identificar y utilizar oportunamente los
conocimientos y Capital Intelectual generados por ellos mismos y los demás integrantes en sus diferentes roles.
 Líderes y Directivos del Conocimiento: Son ellos los encargados de motivar la construcción de la cultura y
estrategia de la gestión del conocimiento, identificando y eliminando las posibles barreras y fuentes de resistencia a
los posibles cambios que se requiere implementar en virtud de la ejecución del contrato.
 Usuarios del Conocimiento: Son todas las personas que tienen algún tipo de vínculo con la Entidad y realizan
transacciones con ella, tanto a nivel interno como externo. El sistema de gestión del conocimiento debe facilitar las
soluciones que los usuarios requieren de la Entidad, logrando efectividad en los procesos internos y satisfacción de las
necesidades de los usuarios con el máximo nivel de oportunidad posible.
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8. Plan de Implementación
Etapa 1 – Análisis Organizacional y Auditoría de Conocimientos:
En la primera etapa se identifica el marco estratégico de la Entidad, alineándolo con la estrategia de la PMO y de gestión
del conocimiento, así como los conocimientos clave, de manera que se diseñen planes de acción específicos que faciliten
el cumplimiento de las metas comunes. Algunos elementos a evaluar son:
 Sistema integrado de gestión.
 Protocolos de comunicación.
 Herramientas tecnológicas.
Estrategia
Entidad
 Sistema de gestión de Personas.
Procesos
 Mapas de procesos.
Personas
 Estructura organizacional.
Estrategia
Proyecto
Tecnología
 Plan estratégico institucional.
 Clima laboral.
Duración Etapa 1: 30 días.
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9. Plan de Implementación
Estructura de Desarrollo Organizacional:
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10. Plan de Implementación
Etapa 2 – Gestión del Cambio:
Curva de difusión de la Innovación (Rogers Everett M. 2003):
Debido a que la construcción de una cultura de
gestión
del
conocimiento
implica
la
transformación
de
los
hábitos
y
comportamientos de las personas y equipos de
trabajo, resulta preciso antes realizar un
diagnóstico para identificar los posibles focos de
resistencia para eliminarlos.
Este diagnóstico nos lleva a identificar los
perfiles de las personas, ubicándolos en la
curva
de
difusión
de
la
innovación, convirtiéndose en el principal
insumo para gestionar el cambio e ir
progresivamente eliminando los focos de
resistencia identificados, alcanzando de esta
manera el máximo nivel de acogida de las
diferentes iniciativas, como base para el
desarrollo
de
las
competencias
individuales, colectivas y organizacionales.
El cambio se debe gestionar, toda vez que es natural en las
personas desarrollar tendencias de rechazo al percibir un
riesgo para su posición de confort.
Duración Etapa 2: Durante la ejecución del contrato
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11. Plan de Implementación
Metodología de Gestión del Cambio:
El proceso de gestión del cambio e identificación de roles, se desarrollará mediante la ejecución de talleres
presenciales, concursos, acciones de comunicación y otras estrategias, que se ajustarán a las condiciones y disponibilidad
de recursos de la Entidad, utilizando las mas recientes tendencias y tecnologías en motivación y gestión de personas.
Para la implementación del sistema de
Gestión del conocimiento, es necesario
involucrar a todas las personas, de tal
forma que se asegure su compromiso
con el cumplimiento de los objetivos
estratégicos corporativos.
Se
requiere
la
construcción
y
fortalecimiento
de
la
cultura
individual, grupal y organizacional hacia
el
aprendizaje
permanente,
la
colaboración, el uso efectivo de TIC’s, la
participación activa y la innovación
abierta.
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12. Plan de Implementación
Etapa 3 – Implementación Sistema de Gestión del Conocimiento:
La Gestión del Conocimiento es un proceso que implica desarrollar la cultura, el clima y la comunicación
organizacional que faciliten el aprendizaje organizacional, permitiendo la creación y adquisición de conocimientos que
puestos en práctica estimulan la innovación, para finalmente generar una serie de indicadores capaces de demostrar el
valor del Capital Intelectual que posee la organización, construyendo de esta manera valor a los stakeholders.
– La gestión del conocimiento incluye la
adquisición, creación, compartición, transformación, aprovechamiento y medición de este recurso –
La Estructura del Sistema: El esquema general de la Gestión del Conocimiento se desarrollará así:
 Cultura, Clima y Comunicación Organizacional: Aquí se definen los elementos básicos de la gestión del conocimiento y la
forma en que deben participar todas las personas.
 Aprendizaje Organizacional: Estrategias y acciones para la adquisición y creación de conocimientos generadores de valor
organizacional.
 Innovación Abierta: Creación de estrategias y políticas para que las personas participen activamente en todos los
procesos creando nuevas soluciones que apoyen la efectividad y logro de objetivos individuales, colectivos y
organizacionales.
 Capital Intelectual: En esta etapa se busca la fijación de indicadores y medición del valor generado por los activos del
conocimiento de la Organización y sus Integrantes.
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13. Plan de Implementación
La Estructura Integral del Sistema:
Duración Etapa 3: Durante la ejecución del contrato
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14. Plan de Implementación
Gestión del Conocimiento:
Cada uno de los componentes de la estructura general de gestión del conocimiento, requiere acciones precisas, que
faciliten el ciclo de vida correspondiente:
Ciclo de vida del Conocimiento (Guía Europea
 Cultura, clima y comunicación, como centro y punto de
de Buenas Prácticas de Gestión del Conocimiento):
partida en el sistema, requiere un efectivo proceso de
gestión del cambio organizacional.
 Aprendizaje:
Se
desarrollan
e
implementan
estrategias, acciones y herramientas de tecnología para
crear, adquirir, almacenar y compartir conocimientos
provenientes de la formación, la experiencia y la colaboración
social.
 Innovación: Se utilizan los conocimientos para construir
nuevas soluciones a problemas y situaciones nuevos y
actuales. Se definen las estrategias, acciones y tecnologías
para alcanzar el máximo nivel de efectividad.
 Capital Intelectual: Se miden los resultados y generación
de valor, que son producidos a partir del uso de los
conocimientos.
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15. Plan de Implementación
Aprendizaje Organizacional:
Los programas de aprendizaje organizacional a desarrollar, estarán alineados al marco estratégico de la Entidad y facilitarán
la gestión de los conocimientos clave.
Las Tres Dimensiones del Aprendizaje:
En principio se ha construido un plan de aprendizaje conformado
por los siguientes programas:
 Fundamentos: Gestión del Conocimiento, una disciplina humana.
 Uso efectivo de la plataforma de Gestión del Conocimiento KAPOK.
 Gestión del Cambio hacia la Gestión del Conocimiento.
 Desarrollo de competencias de trabajadores y líderes del
conocimiento.
 Construcción de una Organización Inteligente: Sinergia de Personas
Inteligentes.
 Inducción a la Entidad: Actualización del marco Organizacional.
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16. Plan de Implementación
Implementación por Procesos / Equipos de Trabajo:
La gestión del conocimiento es una disciplina humana que busca la integración de personas y procesos hacia el
cumplimiento efectivo de objetivos y metas colectivas organizacionales.
De esta manera, encontramos que debido a los grandes cambios que implica para una organización la implementación
de un sistema de Gestión del Conocimiento, esta se debe abarcar de forma progresiva, de manera que se vayan
integrando las Personas, Equipos, Procesos y Proyectos de acuerdo a la preparación para tal fin.
La Implementación se realiza desde los procesos transversales como punto
de partida, tales como IT y Gestión de Personas.
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17. Plan de Implementación
Competencias Requeridas para una Organización del Conocimiento:
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18. Plan de Implementación
Nuestra Plataforma Tecnológica de Gestión del Conocimiento:
Nuestra Plataforma tecnológica de última
generación, orientada a objetos, diseñada
para apoyar la gestión efectiva del
conocimiento organizacional, es
completamente funcional, facilitando todos
los componentes del ciclo de vida del
conocimiento que ya hemos mencionado.
Esta plataforma es robusta y flexible, puede
ser ajustada en términos de diseño y
funcionalidades, atendiendo los
requerimientos específicos de cada
Organización.
Es fácil de usar, es amigable y muy intuitiva
para que cada integrante de la Entidad
pueda gestionar sus propios activos de
conocimiento y colaborar con otras personas
sin tener formación avanzada en IT.
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19. Plan de Implementación
Etapa 4 – Seguimiento, medición y ajuste de resultados:
El ciclo de implementación de Gestión del
Conocimiento finaliza con la medición de los
resultados, que debe ser realizada en la medida
que se desarrolla cada una de las etapas del
presente plan de trabajo.
Al final, la implementación del sistema de
gestión del conocimiento debe permitir la
identificación del valor generado, que se
representa mediante indicadores estratégicos
para la entidad, constituyendo así el capital
intelectual, como insumo para el mejoramiento
permanente.
Nos basamos en los conceptos del BSC y del
modelo Intellectus de Capital Intelectual para
definir dicho valor institucional.
“Lo que no se mide no se puede gestionar”
Duración Etapa 4: Durante la ejecución del contrato
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20. Plan de Implementación
Equipo de Trabajo:
Cristian Soto Jáuregui – Especialista en Gestión del Conocimiento (120 Horas mes)
Consultor y facilitador de aprendizaje experto en Gestión del Conocimiento, Gestión del Cambio, Gestión de Personas y
Gestión de la Compensación. Facilitador de la cultura y la estrategia organizacional como fuente de efectividad
corporativa.
Master en recursos humanos y gestión del conocimiento de la Universidad Europea Miguel de Cervantes, Administrador
de empresas de la Universidad Externado de Colombia, Consultor empresarial certificado por la CCB, diplomado en
perdurabilidad de empresas familiares y formación en economía solidaria y familiar.
Aprendedor y emprendedor por convicción. Soñador por naturaleza. Apasionado por la transformación de las personas y
organizaciones para lograr un mundo más Humano. Disfruta el tiempo en actividades con su familia, conociendo nuevos
lugares, viajando, caminando, leyendo y jugando tenis y fútbol.
Ps. Paola Sánchez Robles – Especialista de Aprendizaje y Cambio (80 Horas mes)
Psicóloga con énfasis en el área Clínica y Organizacional egresada de la Universidad Konrad Lorenz.
Formación en evaluación Neuropsicológica, Docencia Universitaria, Perdurabilidad de empresas.
Consultora de Gestión de Personas y Aprendizaje para CAP CONSULTING GROUP LTDA desde el año 2007.
Creativa, recursiva, amor por la naturaleza, los viajes, las caminatas, enamorada de su profesión y su familia.
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21. Plan de Implementación
Entregables y Servicios Incluidos:
Se incluyen los siguientes entregables, que serán diseñados y ejecutados de común acuerdo con el especialista de
gestión del conocimiento de la Entidad:
 Diagnóstico de punto de partida del estado actual de la Gestión del Conocimiento en la Superintendencia de
Notariado y Registro.
 Identificación de la posición de las personas en la curva de difusión de la innovación.
 Creación e implementación de las estrategias requeridas para la gestión del cambio organizacional, de forma que se
eliminen los focos de resistencia al cambio y se logre la implementación de la Gestión del Conocimiento de la forma
más efectiva posible.
 Configuración y ajuste de diseño y funcionalidades de la plataforma tecnológica KAPOK.
 Diseño del sistema estratégico, táctico y operacional para la gestión del conocimiento alineado con los
requerimientos y objetivos de la Superintendencia de Notariado y Registro.
 Diseño y ejecución de actividades de aprendizaje en modalidades presencial, virtual y blended, para desarrollar las
competencias necesarias en los integrantes de la Entidad.
 Seguimiento y evaluación de los resultados de cada una de las etapas desarrolladas.
 Asistencia a una reunión mensual para la presentación de un informe gerencial acerca del desarrollo del
proyecto, recomendaciones, conclusiones y el plan de mejoramiento periódico.
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22. Plan de Implementación
Recursos Requeridos:
Ítem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Actividad
Observaciones
Recursos Requeridos
- Documentos Organizacionales
Análisis organizacional y auditoria de conocimientos
Duración: 30 días al inicio
- Información PMO
- Entrevista con Personas clave
- Sala de reuniones
Informe periódico de avances e identificacion de Capital Intelectual 1 informe mensual
- Equipos audiovisuales
- Responsables del proyecto
- Salones de capacitación
Talleres de diagnóstico de cambio e identificación de roles
8 Horas con cada equipo de trabajo
- Equipos audiovisuales
- Materiales de trabajo
Permanente según desarrollo y resultados - Disponibilidad de las personas del público
Implementación de estrategias y acciones de cambio
evidenciados
objetivo
Implementación y parametrización inicial de la plataforma de
- Integrantes del area IT para conocer los
Duración: 30 días al inicio
gestión del conocimiento KAPOK
requerimientos
Ajuste funcionalidades de plataforma E-Learning a los
- Integrantes del area IT para conocer los
Duración: 30 días al inicio
requerimientos de la Entidad
requerimientos
Implementacion de cambios y nuevas funcionalidades a la
Según requerimientos de la entidad y
- Integrantes del area IT para conocer los
plataforma
acuerdos de nivel de servicio
requerimientos
- Disponibilidad de los usuarios para acceder a
Desarrollo de programas de aprendizaje E-Learning
1 lección al día
los programas de aprendizaje
- Disponibilidad de los usuarios para acceder a
Según auditoria de conocimientos y
los programas de aprendizaje
Desarrollo de programas de aprendizaje formales e informales
diagnóstico de cambio
- Salones de capacitación
- Medios audiovisuales
Plan de transferencia y continuidad del conocimiento a favor de la Desarrollo y entrega en el mes 4 de la
- Disponibilidad de los usuarios para acceder a
SNR
ejecucion del contrato
los programas de aprendizaje
Implemantacion de estrategias y acciones de gestion del
Permanente según desarrollo y resultados - Disponibilidad de los usuarios
conocimiento para cada uno de sus componentes
evidenciados
- Plataformas de tecnología
- Disponibilidad de los usuarios
Desarrollo de programas de aprendizaje para el desarrollo de
Permanente según desarrollo y resultados - Plataformas de tecnología
competencias del conocimiento
evidenciados
- Salones de capacitación
- Medios audiovisuales
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23. Contacto
Encuéntrenos en:
Calle 125 No. 19 – 89 Of. 502
Móvil: (57) 300 735 4484
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