1. Matriz de gestión de riesgos
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Planeación de las
Percepción de Lentitud en
Datacenter principal Ejecutar actividades de Trimestral a partir del 24 de labores de afinamiento Informe de
Falta de afinamiento en la BD de operación de usuarios
1 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 afinamiento y administración de julio de 2012. 24 de octubre ETB de la BD. Entregar el 04-Feb-13 actividades de
SIR finales SIR y caídas del
SIR la base de datos. de 2012, 24 enero de 2013. segundo informe de afinamiento
servicio SIR
actividades de
afinamiento del
Migración de
Cañasgordas: 16 de agosto Actas de migración
de 2012
Migración de Ituango: 23
Actas de migración
de agosto de 2012
Migración de Fredonia: 31
Actas de migración
de agosto de 2012
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
septiembre de 2012
Migración de Santafé: 26
Actas de migración
septiembre de 2012
Migración de Itsmina: 03
Actas de migración
de octubre de 2012
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
Octubre de 2012
Migración de Concepción:
Cumplimiento de los tiempos Actas de migración
Planeación de la 16 de Noviembre de 2012
establecidos para entrega de los De acuerdo al cronograma de
SNR migración. Ejecución Migración de Sopetran: 23
prerequisitos en el proceso de migración definido por SNR Actas de migración
de las migraciones noviembre de 2012
migración
Migración Bolívar: 07
Actas de migración
diciembre de 2012
Migración: Abejorral: 14
Actas de migración
diciembre de 2012
Migración Jericó Y
Ambalema: 20 diciembre Actas de migración
de 2012
Migración Tamesis: 03
Actas de migración
enero de 2013
Migración Yolombó: 17
Actas de migración
enero de 2013
Migración Amalfi: 24
Actas de migración
enero de 2013
Migración Santuario: 30
Actas de migración
de enero de 2013
La oficina no sale a
Migración Pacora y
Fallas en el proceso de migración producción dentro de SIR
2 03-ago-12 SIR 17% 9 1,53 Zapatoza: 23 de febrero Actas de migración
de oficinas Impacto negativo en el
de 2013
servicio
Migración de
Actas de migración
Cañasgordas: 16 de agosto
Migración de Ituango: 23
Actas de migración
de agosto de 2012
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 febrero de 2013.xls 1 of 7

2. La oficina no sale a
Fallas en el proceso de migración producción dentro de SIR
2 03-ago-12 SIR 17% 9 1,53
de oficinas Impacto negativo en el
servicio
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Migración de Fredonia: 31
Actas de migración
de agosto de 2012
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
septiembre de 2012
Migración de Santafé: 26
Actas de migración
septiembre de 2012
Migración de Itsmina: 03
Actas de migración
de octubre de 2012
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
Octubre de 2012
Migración de Concepción:
Actas de migración
Seguir procedimiento de 16 de Noviembre de 2012
Planeación de la
migración establecido entre las De acuerdo al cronograma de Migración de Sopetran: 23
ETB migración. Ejecución Actas de migración
partes. Ajustar procedimiento de migración definido por SNR noviembre de 2012
de las migraciones
migración de ser necesario Migración Bolívar: 07
Actas de migración
diciembre de 2012
Migración: Abejorral: 14
Actas de migración
diciembre de 2012
Migración Jericó Y
Ambalema: 20 diciembre Actas de migración
de 2012
Migración Tamesis: 03
Actas de migración
enero de 2013
Migración Yolombó: 17
Actas de migración
enero de 2013
Migración Amalfi: 24
Actas de migración
enero de 2013
Migración Santuario: 30
Actas de migración
de enero de 2013
Migración Pacora y
Zapatoza: 23 de febrero Actas de migración
de 2013
Planeación del despliegue
Plan de pruebas del
2.7.7: 15 de septiembre
despliegue 2.7.7
De acuerdo a prioridad fijada Planeación de de 2012
Definir plan de pruebas completos ETB
por SNR despliegues Planeación del despliegue
Plan de pruebas del
Demora en la 2.7.8: 07 de noviembre de
Demoras en el proceso de pruebas despliegue 2.7.8
3 03-ago-12 SIR 50% 9 4,50 implementación de nuevos 2012
funcionales a los desarrollos
requerimientos Planeación del despliegue Plan de pruebas del
2.7.9: 12 de enero de despliegue 2.7.9
Formar equipos de pruebas con
De acuerdo a prioridad fijada
personal disponible y con SNR
por SNR
conocimiento en SIR
Realizar recomendaciones de Planeación del Finalización del
Formato de
acuerdo a los hallazgos mantenimiento mantenimiento
Fallas en la plataforma Reuniones de seguimiento ETB prestación del
Mesa de ayuda Impacto negativo en el encontrados durante la ejecución preventivo, ejecución preventivo el 20 de
4 computacional y eléctrica de las 03-ago-12 17% 9 1,53 servicio
integral servicio del mantenimiento preventivo. del mantenimiento febrero de 2013
ORIPS
De acuerdo a prioridad fijada preventivo de gasto
Autorización
Autorizar compra de repuestos SNR 30 agosto de 2012 Correos
por SNR por la bolsa de
Cada vez que ingrese oficinas Cada vez que ingrese
Incumplimiento de los tiempos de Mesa de ayuda Entrega de
5 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Entrega de contratos con terceros nuevas, o cada vez que SNR SNR oficinas nuevas, o cada vez Copia de contratos
garantía de los terceros integral documentación a ETB
firme un contrato que SNR firme un contrato
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 febrero de 2013.xls 2 of 7

3. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Aumento en el volumen de Mesa de ayuda Degradación del servicio e Disposición de hasta 2 personas Disponibilidad del Personal en la mesa
6 03-ago-12 17% 5 0,85 03 agosto de 2012 ETB 24 julio de 2012
llamadas por ingreso de nuevas integral incumplimiento de ANS adicionales personal de ayuda
Falta de integración de los Planeación de
Definir plan de trabajo
requerimientos de portal con los No lograr la certificación desarrollo de Matriz de
7 03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1,53 Realizar verificaciones de avance Quincenal ETB 09 agosto de 2012
requerimientos de agenda de GEL 3.1 requerimientos, cumplimiento
cada 15 días
conectividad. desarrollo de
requerimientos Choconta: 29 Agosto de
2012
Facatativá : 31 Agosto de
2012
Zipaquirá: 28 Agosto de
2012
Orocue:24 Septiembre de
2012
Mitu:28 Septiembre de
2012
Mocoa: 26 Septiembre de
2012
Puerto Asís: 25 Octubre
No cumplir con las políticas Realizar campañas de
La no utilización del servicio de de 2012
8 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 establecidas en el manejo mejoramiento de uso de correo 09 agosto de 2012 ETB Realizar las campañas Informes del servicio
correo corporativo Puerto Carreño: 31
de correo corporativo
Octubre de 2012
Puerto Inírida: 09
Noviembre de 2012
Caloto: 30 Noviembre de
2012
El Bordo: 27 Noviembre
de 2012
Santander de Quilichao:
29 Noviembre de 2012
Puerto Tejada: 14
Diciembre de 2012
Samaniego: 19 Diciembre
de 2012
Túquerres: 18 Diciembre
Realizar la depuración de cuentas de 2012
Constantemente, de acuerdo a Constantemente, de
de correo Depurar cuentas de Cuentas de correo
9 Cuentas de correo sin uso 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio las cuentas de correo que ETB acuerdo a las cuentas de
correo depuradas
indique SNR correo que indique SNR
Divulgación de las políticas de
correo
Formalizar documento para que
Divulgación de las
Incumplimiento de las políticas para los usuarios conozcan las políticas Correos del área de
10 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio Constantemente SNR políticas de uso de Constantemente
el uso de correo de correo institucional, e divulgaciones
correo
intensificar la restricción por el
proxy de la entidad de correos
como hotmail, gmail, yahoo etc.
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 febrero de 2013.xls 3 of 7

4. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Primera: 28 agosto de
2012. Segunda: 29
septiembre de 2012.
Ejecuta pruebas de vulnerabilidad Ejecución pruebas de Tercera: 27 octubre de Informe pruebas de
11 Vulnerabilidad del portal 03-ago-12 Hosting de portal 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio Una mensual ETB
para el nuevo portal vulnerabilidad 2012. Cuarta: 24 vulnerabilidad
noviembre de 2012.
Quinta: 29 diciembre de
2012. Sexta: 23 de febrero
Daños en la infraestructura de Activación de los de 2013.
Mesa de ayuda Activación de los celulares
12 comunicaciones de la mesa de 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB celulares 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
integral Correo electrónico
ayuda Correo electrónico
Falta de suministro de energía UPS por dos horas
Mesa de ayuda
13 eléctrica en instalaciones de la 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Traslado al DC con celular y 03 agosto de 2012 ETB UPS disponible 03 agosto de 2012 UPS disponible
integral
mesa de ayuda correo
Indisponibilidad del personal por Mesa de ayuda Activación de los celulares Activación de los
14 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
alteraciones del orden público integral Correo electrónico celulares
Indisponibilidad de infraestructura Visitar al DCP y DCA para verificar
Datacenter principal Planeación de la visita
por desastres naturales (Sismos, que cuenta con las
15 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 28 agosto de 2012 SNR y ejecución de la 25 septiembre de 2012 Actas de seguimiento
Terremotos, Inundaciones, especificaciones que mitigan estos
SIR misma
Descargas eléctricas) eventos
15 diciembre de 2012, se
Datacenter principal
Indisponibilidad de infraestructura Planeación y Ejecución de un cambia la fecha para el 12 de Planeación y ejecución Plan e informe del
16 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio ETB 12 enero de 2013
por fallas de hardware simulacro enero de 2013 por cronograma del simulacro simulacro
SIR
de migraciones
Demoras en la ejecución de Entrega de la primera
Planes de transferencia de Plan de transferencia
17 Rotación de personal 03-ago-12 Todas las líneas 17% 5 0,85 las actividades propias del 30 agosto de 2012 ETB versión del plan de 30 agosto de 2012
conocimiento V1.0
proyecto transferencia
Realizar sesiones SNR/ETB para
aclarar o ampliar la información
sobre el requerimiento. Actas, Definición de
Demoras en la En reuniones de seguimiento y
Falta de claridad en la definición de Revisar los requerimientos Definición de En reuniones de requerimientos, Plan
18 16-ago-12 SIR 17% 9 1,53 implementación cada vez que SNR solicite ETB
los requerimientos de SIR afectados, así como toda la requerimientos seguimiento de pruebas, Actas de
Diseño erróneo requerimientos
documentación y código derivado despliegue
de los mismos hasta el punto de
aparición del cambio
Pérdida de Conocimiento o Publicar el Conocimiento o Constantemente, cada vez Herramienta de
Pérdida de documentación y/o Constantemente, cada vez que
19 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Información crítica de la Información en la herramienta de ETB Publicar CoI que se aprueben los gestión de
otros artefactos se aprueben los documentos
operación de SNR KM documentos conocimiento
Incumplimiento de la De acuerdo al plan de Reuniones de De acuerdo al plan de
20 Falta de seguimiento al proyecto 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Realizar reuniones de seguimiento ETB Actas de seguimiento
planeación comunicaciones seguimiento por línea comunicaciones
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5. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Planeación del proceso de
transferencia que involucre:
Plan de transferencia Equipo de alto desempeño de las
dimensionado inadecuadamente en tres partes (ETB, SNR, Nuevo
lo referente a: Tiempos, Indisponibilidad del servicio operador)
documentación a entregar, Impacto negativo en el Tiempo (Optimo para ejecutar el
Antes de iniciar el proceso Definición plan de Antes de iniciar el proceso Plan de transferencia
21 precisión y completitud en la 29-oct-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 servicio plan, priorización de actividades SNR
licitatorio de BPO transferencia licitatorio de BPO V1.0
información a entregar al nuevo Calificación inadecuada en de la operación)
operador, personal involucrado en plan gobierno en línea Alcance (Detallado , especifico y
el proceso, oportunidad de entrega documentado en las líneas
por parte de ETB críticas)
Asegurar que la operación del
servicio sea ejecutada por el Realizar seguimiento y
Durante la planeación y Durante la planeación y Actas de seguimiento
Fallas en el inicio de la operación equipo de alto desempeño del control durante el
22 28-sep-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio ejecución del proceso de SNR ejecución del proceso de y Plan de
con el nuevo operador. nuevo operador que participo en proceso de
transferencia transferencia transferencia V1.0
el proceso de transferencia. transferencia
Realizar seguimiento puntual y
frecuente a los terceros
Actas, correos,
(proveedores de ultimas millas)
Durante las actividades de Seguimiento a Durante las actividades de saturaciones de los
que realizan los traslados y ETB
traslados proveedores de UM traslados canales que fueron
Incumplimiento de las actividades Impacto negativo en el realizar seguimiento ETB/SNR
23 04-oct-12 Conectividad 50% 9 4,50 objeto de traslado
de traslados servicio quincenalmente.
Realizar las solicitudes a ETB Solicitar con el tiempo
Durante la ejecución del Durante la ejecución del Solicitudes por
teniendo en cuenta los tiempos SNR de anticipación
contrato contrato correo
establecidos para ello acordado los traslados
Realizar seguimiento a los
Realizar seguimiento y
Incumplimiento de las visitas terceros que realizan los
Mesa de ayuda de Impacto negativo en el Durante la ejecución del reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
24 programadas en los 04-oct-12 17% 5 0,85 mantenimientos en las ORIPS y ETB
ofimática servicio contrato reuniones de seguimiento de MAO Entregas parciales
mantenimientos preventivos. realizar seguimiento ETB/SNR
seguimiento con SNR
semanalmente.
En las reuniones de seguimientos
Realizar seguimiento y
con una frecuencia quincenal se
Falta de correspondencia de los Mesa de ayuda de Impacto negativo en el Durante la ejecución del reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
25 04-oct-12 17% 3 0,51 revisaran los reportes de ETB
diagnósticos con los tiquetes. ofimática servicio contrato reuniones de seguimiento de MAO Entregas parciales
diagnostico enfocándose en las
seguimiento con SNR
recomendaciones
En las reuniones de seguimientos
Falta de disponibilidad de los con una frecuencia quincenal se
Mesa de ayuda de Impacto negativo en el Durante la ejecución del Entrega de En las reuniones de Actas de seguimiento
26 diagnósticos de los mantenimientos 04-oct-12 17% 5 0,85 revisaran los reportes de ETB
ofimática servicio contrato diagnósticos parciales seguimiento de MAO Entregas parciales
preventivos. diagnostico enfocándose en las
recomendaciones
Mejorar el proceso de migración,
No coincidencia de los datos de
incluyendo una verificación del Ajustar procedimiento Procedimiento de
27 origen con la data creada en SIR de 04-oct-12 SIR 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Durante las migraciones ETB Durante las migraciones
nombre de los círculos creados en de migración migración
la información básica.
SIR .
Seguimiento al tercero en la
Entrega tardía del export de parte Indisponibilidad del servicio entrega de la información. Actas de entrega de
28 04-oct-12 SIR 17% 9 1,53 Durante las migraciones SNR Entrega de exports Durante las migraciones
de SNR a ETB. Mala calidad del servicio Verificar calidad de la información BD
antes de ser enviada a ETB.
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 febrero de 2013.xls 5 of 7

6. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Planeación del proceso de
transferencia que involucre:
Equipo de alto desempeño de las
tres partes (ETB, SNR, Nuevo
operador)
Tiempo (Optimo para ejecutar el
plan, priorización de actividades Realizar seguimiento y
No contar con un tercero Indisponibilidad del servicio Durante la planeación y Durante la planeación y Actas de seguimiento
de la operación) control durante el
29 (interventor) que avale el proceso 04-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 Retrasos en el proceso de ejecución del proceso de SNR ejecución del proceso de y Plan de
Alcance (Detallado , especifico y proceso de
de transferencia. transferencia transferencia transferencia transferencia V1.0
documentado en las líneas transferencia
críticas)
Monitoreo y control de la
ejecución del plan de
transferencia
Sugerir a la SNR iniciar proceso de
interventoría
SIR Listar los PC están siendo Actas de seguimiento
Entregar listado de PC
Mesa de Ayuda cubiertos por la consola de 30 Octubre de 2012 ETB 30 Octubre de 2012 Comparación PC vs
cubiertos a SNR
Funcional Indisponibilidad del servicio antivirus PC protegidos
30 Virus en la red 11-oct-12 50% 9 4,50
Mesa de Ayuda Mala calidad del servicio
Comparar y asegurar que el 100%
Ofimática
de los PC están siendo cubiertos 15 Noviembre de 2012 SNR
Conectividad
por la consola de antivirus
SIR Listar las sedes principales que
Entregar listado de PC Actas de seguimiento
Mesa de Ayuda usuarios tienen instalado software
30 Octubre de 2012 ETB con software 30 Octubre de 2012 Informes de
Funcional Indisponibilidad del servicio como el Ultrasurf
31 Software prohibido en los PC 11-oct-12 50% 9 4,50 prohibido diagnóstico
Mesa de Ayuda Mala calidad del servicio
Ofimática Definir políticas de uso de
15 Noviembre de 2012 SNR
Conectividad software
SIR
Falta de legalización del Indisponibilidad del servicio Legalizar el licenciamiento de
32 06-nov-12 DCP 84% 9 7,56 Desde el inicio del contrato SNR
licenciamiento Linux Mala calidad del servicio Linux
DCA
Correo Indisponibilidad del servicio
Mal uso de la disponibilidad de la Conectividad Mala calidad del servicio
Definición y aplicación de políticas
33 capacidad de almacenamiento de 30-nov-12 17% 9 4,50 Encolamientos de correo, 30 Noviembre de 2012 SNR
de uso de correo
correo alto procesamiento en las
máquinas y saturación de
los canales del cliente. Definición plan de trabajo de Próxima reunión seguimiento Definición de fechas
SNR 18 diciembre de 2012 Actas de seguimiento
Falta de definición de fechas de Incumplimiento de choque entre las partes (18 diciembre de 2012) de hitos
34 10-dic-12 Todas las líneas 17% 9 1,53
hitos obligaciones contractuales Definición plan de trabajo de Próxima reunión seguimiento Definición de fechas
ETB 18 diciembre de 2012 Actas de seguimiento
choque entre las partes (18 diciembre de 2012) de hitos
Incumplimiento de
Falta de disponibilidad de recursos obligaciones contractuales Definición plan de trabajo de
35 por parte de SNR para las pruebas 18-dic-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 NO actualización de SIR de 10 enero de 2013 SNR
choque entre las partes
de requerimientos de SIR acuerdo a las necesidades
de SNR
Interrupción en la prestación del Indisponibilidad del servicio Incluir el Plane del proceso de
SIR a nivel nacional ocasionado por Impacto negativo en el transferencia en los pliegos del En la prepración de los pliegos
36 un plan de transferencia articulado 31-ene-13 Todas las líneas 50% 9 4,50 servicio BPO SNR
de la licitación de BPO
inadecuadamente con el nuevo Calificación inadecuada en
operador. plan gobierno en línea
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 febrero de 2013.xls 6 of 7