Gestion de riesgos 07 enero de 2013

Matriz de gestión de riesgos
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación mitigación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Planeación de las labores
Datacenter principal Percepción de Lentitud en Ejecutar actividades de Trimestral a partir del 24 de de afinamiento de la BD.
Falta de afinamiento en la BD Informe de actividades de
1 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 operación de usuarios finales afinamiento y administración julio de 2012. 24 de octubre ETB Entregar el primer 13 Noviembre de 2012
de SIR afinamiento
SIR SIR y caídas del servicio SIR de la base de datos. de 2012, 24 enero de 2013. informe de actividades de
afinamiento del
trimestre.
Migración de
Cañasgordas: 16 de Actas de migración
agosto de 2012
Migración de Ituango:
Actas de migración
23 de agosto de 2012
Migración de Fredonia:
Actas de migración
Migración de Titiribi y
Cumplimiento de los tiempos Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
establecidos para entrega de De acuerdo al cronograma de septiembre de 2012
los prerequisitos en el proceso migración definido por SNR Migración de Santafé:
Actas de migración
de migración 26 septiembre de 2012
Migración de Itsmina:
Actas de migración
Planeación de la 03 de octubre de 2012
SNR migración. Ejecución de Migración de Filandia y
las migraciones Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
Octubre de 2012
Migración de
Actas de migración
Concepción: 16 de
Noviembrede 2012
Migración de
Actas de migración
Sopetran: 23
noviembreBolívar: 07
Migración de 2012
Actas de migración
diciembre de 2012
Migración: Abejorral:
Actas de migración
14 diciembre de 2012
Migración Jericó Y
Ambalema: 20 Actas de migración
diciembre de 2012
La oficina no sale a producción
Fallas en el proceso de Migración Tamesis: 03
2 03-ago-12 SIR 17% 9 1,53 dentro de SIR Actas de migración
migración de oficinas enero de 2013
Impacto negativo en el servicio
Migración de
Actas de migración
Cañasgordas: 16 de
Migración de Ituango:
Actas de migración
Migración de Fredonia:
Actas de migración
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
septiembre de 2012
Migración de Santafé:
Actas de migración
26 septiembre de 2012
Migración de Itsmina:
Actas de migración
Seguir procedimiento de 03 de octubre de 2012
migración establecido entre Planeación de la Migración de Filandia y
De acuerdo al cronograma de
las partes. Ajustar ETB migración. Ejecución de Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
migración definido por SNR
procedimiento de migración las migraciones Octubre de 2012
de ser necesario

pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 07 enero de 2013.xlsx 1 of 6

Seguir procedimiento de
migración establecido entre Planeación de la
De acuerdo al cronograma de
las partes. Ajustar ETB migración. Ejecución de
migración definido por SNR
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto procedimiento de migración
Mitigación Fecha planeación mitigación las migraciones
Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
de ser necesario Migración de
Actas de migración
Concepción: 16 de
Noviembrede 2012
Migración de
Actas de migración
Sopetran: 23
noviembreBolívar: 07
Migración de 2012
Actas de migración
diciembre de 2012
Migración: Abejorral:
Actas de migración
14 diciembre de 2012
Migración Jericó Y
Ambalema: 20 Actas de migración
diciembre de 2012
Migración Tamesis: 03
Actas de migración
enero de 2013
Planeación del
Plan de pruebas del
despliegue 2.7.7: 15 de
despliegue 2.7.7
Definir plan de pruebas De acuerdo a prioridad fijada Planeación de septiembre de 2012
ETB
Demoras en el proceso de completos por SNR despliegues Planeación del
Demora en la implementación Plan de pruebas del
3 pruebas funcionales a los 03-ago-12 SIR 50% 9 4,50 despliegue 2.7.8: 07 de
de nuevos requerimientos despliegue 2.7.8
desarrollos noviembre de 2012
Formar equipos de pruebas
De acuerdo a prioridad fijada
con personal disponible y con SNR
por SNR
conocimiento en SIR
Realizar recomendaciones de Planeación del De acuerdo a
acuerdo a los hallazgos mantenimiento cronograma de Formato de prestación
Fallas en la plataforma Reuniones de seguimiento ETB
encontrados durante la preventivo, ejecución del ejecución del del servicio
4 computacional y eléctrica de las 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Impacto negativo en el servicio
ejecución del mantenimiento mantenimiento mantenimiento
ORIPS
preventivo. De acuerdo a prioridad fijada preventivo de gasto por
Autorización preventivo
Autorizar compra de repuestos SNR 30 agosto de 2012 Correos
por SNR la bolsa de repuestos
Cada vez que ingrese oficinas Cada vez que ingrese
Incumplimiento de los tiempos Entrega de contratos con Entrega de
5 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio nuevas, o cada vez que SNR SNR oficinas nuevas, o cada Copia de contratos
de garantía de los terceros terceros documentación a ETB
firme un contrato vez que SNR firme un
Aumento en el volumen de Degradación del servicio e Disposición de hasta 2 Disponibilidad del contrato Personal en la mesa de
6 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 5 0,85 03 agosto de 2012 ETB 24 julio de 2012
llamadas por ingreso de nuevas incumplimiento de ANS personas adicionales personal ayuda
ORIPS integración de los
Falta de Planeación de desarrollo
Definir plan de trabajo
requerimientos de portal con No lograr la certificación GEL de requerimientos,
7 03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1,53 Realizar verificaciones de Quincenal ETB 09 agosto de 2012 Matriz de cumplimiento
los requerimientos de agenda 3.1 desarrollo de
avance cada 15 días
de conectividad. requerimientos
Choconta: 29 Agosto
de 2012
Facatativá : 31 Agosto
de 2012
Zipaquirá: 28 Agosto
de 2012

Realizar campañas de
No cumplir con las políticas
La no utilización del servicio de mejoramiento de uso de
8 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 establecidas en el manejo de 09 agosto de 2012 ETB Realizar las campañas Informes del servicio
correo corporativo correo
correo corporativo



Orocue:24 Septiembre
de 2012
Mitu:28 Septiembre de
2012
Mocoa: 26 Septiembre
de 2012
Realizar campañas de Puerto Asís: 25
No cumplir con las políticas
La no utilización del servicio de mejoramiento de uso de Octubre de 2012
8 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 establecidas en el manejo de 09 agosto de 2012 ETB Realizar las campañas Informes del servicio
correo corporativo correo Puerto Carreño: 31
correo corporativo
Octubre de 2012
Puerto Inírida: 09
Noviembre de 2012
Caloto: 30 Noviembre
de 2012
El Bordo: 27
Noviembre de 2012
Santander de
Quilichao: 29
Noviembre de 2012
Puerto Tejada: 14
Diciembre de 2012
Samaniego: 19
Diciembre de 2012
Túquerres: 18
Realizar la depuración de Constantemente, de
Constantemente, de acuerdo a
cuentas de correo Depurar cuentas de acuerdo a las cuentas Cuentas de correo
9 Cuentas de correo sin uso 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio las cuentas de correo que ETB
correo de correo que indique depuradas
indique SNR
SNR
Divulgación de las políticas de
correo
Formalizar documento para
Incumplimiento de las políticas que los usuarios conozcan las Divulgación de las Correos del área de
10 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio Constantemente SNR Constantemente
para el uso de correo políticas de correo políticas de uso de correo divulgaciones
institucional, e intensificar la
restricción por el proxy de la
entidad de correos como
hotmail, gmail, yahoo etc. Primera: 28 agosto de
2012. Segunda: 29
Ejecuta pruebas de
Ejecución pruebas de septiembre de 2012. Informe pruebas de
11 Vulnerabilidad del portal 03-ago-12 Hosting de portal 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio vulnerabilidad para el nuevo Una mensual ETB
vulnerabilidad Tercera: 27 octubre de vulnerabilidad
portal
2012. Cuarta: 24
noviembre de 2012.
Daños en la infraestructura de Activación de los Quinta: 29 diciembre
Activación de los celulares
12 comunicaciones de la mesa de 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB celulares 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
Correo electrónico
ayuda Correo electrónico
Falta de suministro de energía UPS por dos horas
13 eléctrica en instalaciones de la 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Traslado al DC con celular y 03 agosto de 2012 ETB UPS disponible 03 agosto de 2012 UPS disponible
mesa de ayuda correo
Indisponibilidad del personal Activación de los celulares Activación de los
14 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
por alteraciones del orden Correo electrónico celulares
público
Indisponibilidad de Visitar al DCP y DCA para Correo electrónico
Datacenter principal
infraestructura por desastres verificar que cuenta con las Planeación de la visita y
15 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 28 agosto de 2012 SNR 25 septiembre de 2012 Actas de seguimiento
naturales (Sismos, Terremotos, especificaciones que mitigan ejecución de la misma
SIR
Inundaciones, Descargas estos eventos
eléctricas)


15 diciembre de 2012, se
Indisponibilidad de Datacenter principal
Planeación y Ejecución de un cambia la fecha para el 12 de
16 infraestructura por fallas de 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio ETB Planeación del simulacro 26 noviembre de 2012 Plan simulacro
simulacro enero de 2013 por cronograma
hardware SIR
de migraciones
Demoras en la ejecución de las Entrega de la primera
Planes de transferencia de Plan de transferencia
17 Rotación de personal 03-ago-12 Todas las líneas 17% 5 0,85 actividades propias del 30 agosto de 2012 ETB versión del plan de 30 agosto de 2012
conocimiento V1.0
proyecto transferencia
Realizar sesiones SNR/ETB
para aclarar o ampliar la
información sobre el Actas, Definición de
Falta de claridad en la En reuniones de seguimiento y
Demoras en la implementación requerimiento. Definición de En reuniones de requerimientos, Plan de
18 definición de los 16-ago-12 SIR 17% 9 1,53 cada vez que SNR solicite ETB
Diseño erróneo Revisar los requerimientos requerimientos seguimiento pruebas, Actas de
requerimientos de SIR requerimientos
afectados, así como toda la despliegue
documentación y código
derivado de los mismos hasta
el punto de aparición del
Pérdida de Conocimiento o Publicar el Conocimiento o Constantemente, cada
Pérdida de documentación y/o Constantemente, cada vez que Herramienta de gestión
19 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Información crítica de la Información en la herramienta ETB Publicar CoI vez que se aprueben
otros artefactos se aprueben los documentos de conocimiento
operación de SNR de KM los documentos

Falta de seguimiento al Incumplimiento de la Realizar reuniones de De acuerdo al plan de Reuniones de De acuerdo al plan de
20 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 ETB Actas de seguimiento
proyecto planeación seguimiento comunicaciones seguimiento por línea comunicaciones
Planeación del proceso de
transferencia que involucre:
Plan de transferencia
Equipo de alto desempeño de
dimensionado
las tres partes (ETB, SNR,
inadecuadamente en lo
Nuevo operador)
referente a: Tiempos, Indisponibilidad del servicio
Tiempo (Optimo para ejecutar Antes de iniciar el
documentación a entregar, Impacto negativo en el servicio Antes de iniciar el proceso Definición plan de Plan de transferencia
21 29-oct-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 el plan, priorización de SNR proceso licitatorio d
precisión y completitud en la Calificación inadecuada en licitatorio de BPO transferencia V1.0
actividades de la operación) BPO
información a entregar al nuevo plan gobierno en línea
Alcance (Detallado , especifico
operador, personal involucrado
y documentado en las líneas
en el proceso, oportunidad de
críticas)
entrega por parte de ETB

Asegurar que la operación del
servicio sea ejecutada por el
Fallas en el inicio de la Durante la planeación y Realizar seguimiento y Durante la planeación Actas de seguimiento y
equipo de alto desempeño del
22 operación con el nuevo 28-sep-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio ejecución del proceso de SNR control durante el y ejecución del proceso Plan de transferencia
nuevo operador que participo
operador. transferencia proceso de transferencia de transferencia V1.0
en el proceso de transferencia.

Realizar seguimiento puntual y
frecuente a los terceros
Actas, correos,
(proveedores de ultimas
Durante las actividades de Seguimiento a Durante las actividades saturaciones de los
millas) que realizan los ETB
traslados proveedores de UM de traslados canales que fueron
Incumplimiento de las traslados y realizar
23 04-oct-12 Conectividad 50% 9 4,50 Impacto negativo en el servicio objeto de traslado
actividades de traslados seguimiento ETB/SNR
quincenalmente.
Realizar las solicitudes a ETB Solicitar con el tiempo de
Durante la ejecución del Durante la ejecución
teniendo en cuenta los SNR anticipación acordado los Solicitudes por correo
contrato del contrato
tiempos establecidos para ello traslados
Realizar seguimiento a los
Realizar seguimiento y
Incumplimiento de las visitas terceros que realizan los
Mesa de ayuda de Durante la ejecución del reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
24 programadas en los 04-oct-12 17% 5 0,85 Impacto negativo en el servicio mantenimientos en las ORIPS y ETB
ofimática contrato reuniones de seguimiento seguimiento de MAO Entregas parciales
mantenimientos preventivos. realizar seguimiento ETB/SNR
con SNR
semanalmente.


En las reuniones de
Realizar seguimiento y
seguimientos con una
Falta de correspondencia de los Mesa de ayuda de Durante la ejecución del reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
25 04-oct-12 17% 3 0,51 Impacto negativo en el servicio frecuencia quincenal se ETB
diagnósticos con los tiquetes. ofimática contrato reuniones de seguimiento seguimiento de MAO Entregas parciales
revisaran los reportes de
con SNR
diagnostico enfocándose en las
recomendaciones
En las reuniones de
Falta de disponibilidad de los seguimientos con una
Mesa de ayuda de Durante la ejecución del Entrega de diagnósticos En las reuniones de Actas de seguimiento
26 diagnósticos de los 04-oct-12 50% 5 2,50 Impacto negativo en el servicio frecuencia quincenal se ETB
ofimática contrato parciales seguimiento de MAO Entregas parciales
mantenimientos preventivos. revisaran los reportes de
diagnostico enfocándose en las
recomendaciones de
Mejorar el proceso
No coincidencia de los datos de
migración, incluyendo una Ajustar procedimiento de Durante las Procedimiento de
27 origen con la data creada en SIR 04-oct-12 SIR 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio Durante las migraciones ETB
verificación del nombre de los migración migraciones migración
de la información básica.
círculos creados en SIR .
Seguimiento al tercero en la
Entrega tardía del export de Indisponibilidad del servicio entrega de la información. Durante las
28 04-oct-12 SIR 17% 9 1,53 Durante las migraciones SNR Entrega de exports Actas de entrega de BD
parte de SNR a ETB. Mala calidad del servicio Verificar calidad de la migraciones
información antes de ser
enviada a ETB. proceso de
Planeación del
transferencia que involucre:
Equipo de alto desempeño de
las tres partes (ETB, SNR,
Nuevo operador)
Tiempo (Optimo para ejecutar
el plan, priorización de
No contar con un tercero Indisponibilidad del servicio actividades de la operación) Durante la planeación y Realizar seguimiento y Durante la planeación Actas de seguimiento y
29 (interventor) que avale el 04-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7,56 Retrasos en el proceso de ejecución del proceso de SNR control durante el y ejecución del proceso Plan de transferencia
Alcance (Detallado , especifico
proceso de transferencia. transferencia y documentado en las líneas transferencia proceso de transferencia de transferencia V1.0
críticas)

Monitoreo y control de la
ejecución del plan de
transferencia
Sugerir a la SNR iniciar proceso
de interventoría
Listar los PC están siendo Actas de seguimiento
Entregar listado de PC
SIR cubiertos por la consola de 30 Octubre de 2012 ETB 30 Octubre de 2012 Comparación PC vs PC
cubiertos a SNR
Mesa de Ayuda Funcional Indisponibilidad del servicio antivirus protegidos
30 Virus en la red 11-oct-12 84% 9 7,56
Mesa de Ayuda Ofimática Mala calidad del servicio
Comparar y asegurar que el
Conectividad
100% de los PC están siendo 15 Noviembre de 2012 SNR
cubiertos por la consola de
antivirus sedes principales
Listar las
SIR que usuarios tienen instalado Entregar listado de PC Actas de seguimiento
30 Octubre de 2012 ETB 30 Octubre de 2012
Mesa de Ayuda Funcional Indisponibilidad del servicio software como el Ultrasurf con software prohibido Informes de diagnóstico
31 Software prohibido en los PC 11-oct-12 84% 9 7,56
Mesa de Ayuda Ofimática Mala calidad del servicio
Conectividad Definir políticas de uso de
15 Noviembre de 2012 SNR
software
SIR
Falta de legalización del Indisponibilidad del servicio Legalizar el licenciamiento de
32 06-nov-12 DCP 84% 9 7,56 Desde el inicio del contrato SNR
licenciamiento Linux Mala calidad del servicio Linux
DCA
Correo Indisponibilidad del servicio
Mal uso de la disponibilidad de Conectividad Mala calidad del servicio
Definición y aplicación de
33 la capacidad de 30-nov-12 50% 9 4,50 Encolamientos de correo, alto 30 Noviembre de 2012 SNR
políticas de uso de correo
almacenamiento de correo procesamiento en las
máquinas y saturación de los
canales del cliente.


Definición plan de trabajo de Próxima reunión seguimiento Definición de fechas de
SNR 18 diciembre de 2012 Actas de seguimiento
Falta de definición de fechas de Incumplimiento de choque entre las partes (18 diciembre de 2012) hitos
34 10-dic-12 Todas las líneas 50% 9 4,50
hitos obligaciones contractuales Definición plan de trabajo de Próxima reunión seguimiento Definición de fechas de
ETB 18 diciembre de 2012 Actas de seguimiento
choque entre las partes (18 diciembre de 2012) hitos
Falta de disponibilidad de Incumplimiento de
recursos por parte de SNR para obligaciones contractuales Definición plan de trabajo de
35 18-dic-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 NO actualización de SIR de 10 enero de 2013 SNR
las pruebas de requerimientos choque entre las partes
de SIR acuerdo a las necesidades de
SNR


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