1. Matriz de gestión de riesgos
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
mitigación Planeación de las labores
Datacenter Trimestral a partir del 24
Percepción de Lentitud en de afinamiento de la BD.
principal Ejecutar actividades de afinamiento y de julio de 2012. 24 de Informe de actividades
1 Falta de afinamiento en la BD de SIR 03-ago-12 17% 9 1,53 operación de usuarios finales ETB Entregar el segundo 04-Feb-13
Datacenter alterno administración de la base de datos. octubre de 2012, 24 enero de afinamiento
SIR y caídas del servicio SIR informe de actividades
SIR de 2013.
de afinamiento del
trimestre.
Migración de
Cañasgordas: 16 de Actas de migración
agosto de 2012
Migración de Ituango:
Actas de migración
23 de agosto de 2012
Migración de Fredonia:
Actas de migración
31 de agosto de 2012
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
septiembre de 2012
Migración de Santafé: 26
Actas de migración
septiembre de 2012
Migración de Itsmina: 03
Actas de migración
de octubre de 2012
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
Octubre de 2012
Cumplimiento de los tiempos Migración de
De acuerdo al cronograma Actas de migración
establecidos para entrega de los Concepción: 16 de
de migración definido por
prerequisitos en el proceso de Noviembrede Sopetran:
Migración de 2012
SNR Planeación de la Actas de migración
migración 23 noviembre de 2012
SNR migración. Ejecución de
Migración Bolívar: 07
las migraciones Actas de migración
diciembre de 2012
Migración: Abejorral: 14
Actas de migración
diciembre de 2012
Migración Jericó Y
Ambalema: 20 Actas de migración
diciembre de 2012
Migración Tamesis: 03
Actas de migración
enero de 2013
Migración Yolombó: 17
Actas de migración
enero de 2013
Migración Amalfi: 24
Actas de migración
enero de 2013
Migración Santuario: 30
Actas de migración
de enero de 2013
Migración Pacora y
Zapatoza: 23 de febrero Actas de migración
de 2013
Migración San Andres:
Actas de migración
01 marzo de 2013
La oficina no sale a producción
Fallas en el proceso de migración de Migración Charalá: 09
2 03-ago-12 SIR 17% 9 1,53 dentro de SIR Actas de migración
oficinas marzo de 2013
Impacto negativo en el servicio
Migración de
Actas de migración
Cañasgordas: 16 de
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 07 marzo de 2013.xlsx 1 of 7

2. La oficina no sale a producción
Fallas en el proceso de migración de
2 03-ago-12 SIR 17% 9 1,53 dentro de SIR
oficinas
Impacto negativo en el servicio
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
mitigación Migración de Ituango:
Actas de migración
23 de agosto de 2012
Migración de Fredonia:
Actas de migración
31 de agosto de 2012
Migración de Titiribi y
Santa Bárbara: 13 de Actas de migración
septiembre de 2012
Migración de Santafé: 26
Actas de migración
septiembre de 2012
Migración de Itsmina: 03
Actas de migración
de octubre de 2012
Migración de Filandia y
Puerto Berrio: 25 de Actas de migración
Octubre de 2012
Migración de
Actas de migración
Concepción: 16 de
Noviembrede Sopetran:
Migración de 2012
Actas de migración
Seguir procedimiento de migración 23 noviembre de 2012
De acuerdo al cronograma Planeación de la
establecido entre las partes. Ajustar Migración Bolívar: 07
de migración definido por ETB migración. Ejecución de Actas de migración
procedimiento de migración de ser diciembre de 2012
SNR las migraciones
necesario Migración: Abejorral: 14
Actas de migración
diciembre de 2012
Migración Jericó Y
Ambalema: 20 Actas de migración
diciembre de 2012
Migración Tamesis: 03
Actas de migración
enero de 2013
Migración Yolombó: 17
Actas de migración
enero de 2013
Migración Amalfi: 24
Actas de migración
enero de 2013
Migración Santuario: 30
Actas de migración
de enero de 2013
Migración Pacora y
Zapatoza: 23 de febrero Actas de migración
de 2013
Migración San Andres:
Actas de migración
01 marzo de 2013
Migración Charalá: 09
Actas de migración
marzo de 2013
Planeación del
Plan de pruebas del
despliegue 2.7.7: 15 de
despliegue 2.7.7
septiembre de 2012
Definir plan de pruebas completos
Planeación del
Plan de pruebas del
De acuerdo a prioridad Planeación de despliegue 2.7.8: 07 de
ETB despliegue 2.7.8
fijada por SNR despliegues noviembre de 2012
Demoras en el proceso de pruebas Demora en la implementación
3 03-ago-12 SIR 50% 9 4,50 Planeación del Plan de pruebas del
funcionales a los desarrollos de nuevos requerimientos
despliegue 2.7.9: 12 de despliegue 2.7.9
enero de 2013
Planeación del Plan de pruebas del
despliegue 2.7.9.1: de despliegue 2.7.9.1
Formar equipos de pruebas con 2013
De acuerdo a prioridad
personal disponible y con SNR
fijada por SNR
conocimiento en SIR
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 07 marzo de 2013.xlsx 2 of 7

3. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
Realizar recomendaciones de acuerdo mitigación Planeación del Finalización del
a los hallazgos encontrados durante la mantenimiento mantenimiento Formato de prestación
Fallas en la plataforma Reuniones de seguimiento ETB
Mesa de ayuda ejecución del mantenimiento preventivo, ejecución del preventivo el 20 de del servicio
4 computacional y eléctrica de las 03-ago-12 17% 9 1,53 Impacto negativo en el servicio
integral preventivo. mantenimiento febrero de 2013
ORIPS
De acuerdo a prioridad preventivo de gasto
Autorización Ampliacion de la bolsa
Autorizar compra de repuestos SNR Adición
fijada por SNR por la bolsa de repuestos de repuestos
Cada vez que ingrese Cada vez que ingrese
Incumplimiento de los tiempos de Mesa de ayuda Entrega de
5 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Entrega de contratos con terceros oficinas nuevas, o cada vez SNR oficinas nuevas, o cada Copia de contratos
garantía de los terceros integral documentación a ETB
que SNR firme un contrato vez que SNR firme un
Aumento en el volumen de llamadas Mesa de ayuda Degradación del servicio e Disposición de hasta 2 personas Disponibilidad del contrato Personal en la mesa de
6 03-ago-12 17% 5 0,85 03 agosto de 2012 ETB 24 julio de 2012
por ingreso de nuevas ORIPS integral incumplimiento de ANS adicionales personal ayuda
Falta de integración de los Planeación de desarrollo
Definir plan de trabajo
requerimientos de portal con los No lograr la certificación GEL de requerimientos, Matriz de
7 03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1,53 Realizar verificaciones de avance cada Quincenal ETB 09 agosto de 2012
requerimientos de agenda de 3.1 desarrollo de cumplimiento
15 días
conectividad. requerimientos
Choconta: 29 Agosto de
2012
Facatativá : 31 Agosto
de 2012
Zipaquirá: 28 Agosto de
2012
Orocue:24 Septiembre
de 2012
Mitu:28 Septiembre de
2012
Mocoa: 26 Septiembre
de 2012
Puerto Asís: 25 Octubre
de 2012
No cumplir con las políticas Realizar campañas de mejoramiento
La no utilización del servicio de Puerto Carreño: 31
8 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 establecidas en el manejo de de uso de correo 09 agosto de 2012 ETB Realizar las campañas Informes del servicio
correo corporativo Octubre de 2012
correo corporativo
Puerto Inírida: 09
Noviembre de 2012
Caloto: 30 Noviembre de
2012
El Bordo: 27 Noviembre
de 2012
Santander de Quilichao:
29 Noviembre de 2012
Puerto Tejada: 14
Diciembre de 2012
Samaniego: 19
Diciembre de 2012
Túquerres: 18 Diciembre
de 2012 Florencia: 23
enero 2013 Quibdo: 29
Realizar la depuración de cuentas de enero 2013 San
Constantemente, de Constantemente, de
correo Depurar cuentas de Cuentas de correo
9 Cuentas de correo sin uso 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio acuerdo a las cuentas de ETB acuerdo a las cuentas de
correo depuradas
correo que indique SNR correo que indique SNR
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4. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
mitigación
Divulgación de las políticas de correo
Formalizar documento para que los
usuarios conozcan las políticas de Divulgación de las
Incumplimiento de las políticas para Correos del área de
10 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0,85 Degradación del servicio correo institucional, e intensificar la Constantemente SNR políticas de uso de Constantemente
el uso de correo divulgaciones
restricción por el proxy de la entidad correo
de correos como hotmail, gmail,
yahoo etc.
Primera: 28 agosto de
2012. Segunda: 29
septiembre de 2012.
Tercera: 27 octubre de
Ejecuta pruebas de vulnerabilidad Ejecución pruebas de Informe pruebas de
11 Vulnerabilidad del portal 03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Una mensual ETB 2012. Cuarta: 24
para el nuevo portal vulnerabilidad vulnerabilidad
noviembre de 2012.
Quinta: 29 diciembre de
2012. Sexta: 23 de
febrero de 2013.
Daños en la infraestructura de Activación de los Septima: 26 febrero de
Mesa de ayuda Activación de los celulares
12 comunicaciones de la mesa de 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB celulares 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
integral Correo electrónico
ayuda Correo electrónico
Falta de suministro de energía
Mesa de ayuda UPS por dos horas
13 eléctrica en instalaciones de la mesa 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB UPS disponible 03 agosto de 2012 UPS disponible
integral Traslado al DC con celular y correo
de ayuda
Indisponibilidad del personal por Mesa de ayuda Activación de los celulares Activación de los
14 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio 03 agosto de 2012 ETB 03 agosto de 2012 Celulares disponibles
alteraciones del orden público integral Correo electrónico celulares
Indisponibilidad de infraestructura Datacenter Correo electrónico
Visitar al DCP y DCA para verificar
por desastres naturales (Sismos, principal Planeación de la visita y
15 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio que cuenta con las especificaciones 28 agosto de 2012 SNR 25 septiembre de 2012 Actas de seguimiento
Terremotos, Inundaciones, Datacenter alterno ejecución de la misma
que mitigan estos eventos
Descargas eléctricas) SIR
Datacenter 15 diciembre de 2012, se
Indisponibilidad de infraestructura principal Planeación y Ejecución de un cambia la fecha para el 12 Planeación y ejecución Plan e informe del
16 03-ago-12 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio ETB 12 enero de 2013
por fallas de hardware Datacenter alterno simulacro de enero de 2013 por del simulacro simulacro
SIR cronograma de
migraciones Entrega de la primera
Demoras en la ejecución de las Planes de transferencia de Plan de transferencia
17 Rotación de personal 03-ago-12 Todas las líneas 17% 5 0,85 30 agosto de 2012 ETB versión del plan de 30 agosto de 2012
actividades propias del proyecto conocimiento V1.0
transferencia
Realizar sesiones SNR/ETB para
aclarar o ampliar la información sobre
Actas, Definición de
el requerimiento. En reuniones de
Falta de claridad en la definición de Demoras en la implementación Definición de En reuniones de requerimientos, Plan
18 16-ago-12 SIR 17% 9 1,53 Revisar los requerimientos afectados, seguimiento y cada vez que ETB
los requerimientos de SIR Diseño erróneo requerimientos seguimiento de pruebas, Actas de
así como toda la documentación y SNR solicite requerimientos
despliegue
código derivado de los mismos hasta
el punto de aparición del cambio
Pérdida de Conocimiento o Constantemente, cada vez Constantemente, cada Herramienta de
Pérdida de documentación y/o otros Publicar el Conocimiento o
19 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Información crítica de la que se aprueben los ETB Publicar CoI vez que se aprueben los gestión de
artefactos Información en la herramienta de KM
operación de SNR documentos documentos conocimiento
Incumplimiento de la De acuerdo al plan de Reuniones de De acuerdo al plan de
20 Falta de seguimiento al proyecto 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1,53 Realizar reuniones de seguimiento ETB Actas de seguimiento
planeación comunicaciones seguimiento por línea comunicaciones
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5. ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Fecha planeación Responsable Acciones Fecha de la Acción Evidencias
mitigación
Planeación del proceso de
transferencia que involucre:
Plan de transferencia dimensionado
Equipo de alto desempeño de las tres
inadecuadamente en lo referente a:
partes (ETB, SNR, Nuevo operador)
Tiempos, documentación a entregar, Indisponibilidad del servicio
Tiempo (Optimo para ejecutar el plan, Antes de iniciar el
precisión y completitud en la Impacto negativo en el servicio Antes de iniciar el proceso Definición plan de Plan de transferencia
21 29-oct-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 priorización de actividades de la SNR proceso licitatorio de
información a entregar al nuevo Calificación inadecuada en plan licitatorio de BPO transferencia V1.0
operación) BPO
operador, personal involucrado en gobierno en línea
Alcance (Detallado , especifico y
el proceso, oportunidad de entrega
documentado en las líneas críticas)
por parte de ETB
Asegurar que la operación del servicio
sea ejecutada por el equipo de alto
Durante la planeación y Realizar seguimiento y Durante la planeación y Actas de seguimiento y
Fallas en el inicio de la operación desempeño del nuevo operador que
22 28-sep-12 Todas las líneas 50% 9 4,50 Indisponibilidad del servicio ejecución del proceso de SNR control durante el ejecución del proceso de Plan de transferencia
con el nuevo operador. participo en el proceso de
transferencia proceso de transferencia transferencia V1.0
transferencia.
Realizar seguimiento puntual y
frecuente a los terceros (proveedores Actas, correos,
de ultimas millas) que realizan los Durante las actividades de Seguimiento a Durante las actividades saturaciones de los
ETB
traslados y realizar seguimiento traslados proveedores de UM de traslados canales que fueron
Incumplimiento de las actividades
23 04-oct-12 Conectividad 50% 9 4,50 Impacto negativo en el servicio ETB/SNR quincenalmente. objeto de traslado
de traslados
Realizar las solicitudes a ETB teniendo Solicitar con el tiempo de
Durante la ejecución del Durante la ejecución del
en cuenta los tiempos establecidos SNR anticipación acordado Solicitudes por correo
contrato contrato
para ello los traslados
Realizar seguimiento a los terceros Realizar seguimiento y
Incumplimiento de las visitas
Mesa de ayuda de que realizan los mantenimientos en Durante la ejecución del reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
24 programadas en los mantenimientos 04-oct-12 17% 5 0,85 Impacto negativo en el servicio ETB
ofimática las ORIPS y realizar seguimiento contrato reuniones de seguimiento de MAO Entregas parciales
preventivos.
ETB/SNR semanalmente. seguimiento con SNR
En las reuniones de seguimientos con Realizar seguimiento y
Falta de correspondencia de los Mesa de ayuda de una frecuencia quincenal se revisaran Durante la ejecución del reportar avance en las En las reuniones de Actas de seguimiento
25 04-oct-12 17% 3 0,51 Impacto negativo en el servicio ETB
diagnósticos con los tiquetes. ofimática los reportes de diagnostico contrato reuniones de seguimiento de MAO Entregas parciales
enfocándose en las recomendaciones seguimiento con SNR
En las reuniones de seguimientos con
Falta de disponibilidad de los
Mesa de ayuda de una frecuencia quincenal se revisaran Durante la ejecución del Entrega de diagnósticos En las reuniones de Actas de seguimiento
26 diagnósticos de los mantenimientos 04-oct-12 17% 5 0,85 Impacto negativo en el servicio ETB
ofimática los reportes de diagnostico contrato parciales seguimiento de MAO Entregas parciales
preventivos.
enfocándose en las recomendaciones
Mejorar el proceso de migración,
No coincidencia de los datos de
incluyendo una verificación del Ajustar procedimiento Procedimiento de
27 origen con la data creada en SIR de 04-oct-12 SIR 17% 9 1,53 Indisponibilidad del servicio Durante las migraciones ETB Durante las migraciones
nombre de los círculos creados en SIR de migración migración
la información básica.
.
Seguimiento al tercero en la entrega
Entrega tardía del export de parte Indisponibilidad del servicio de la información.
28 04-oct-12 SIR 17% 9 1,53 Durante las migraciones SNR Entrega de exports Durante las migraciones Actas de entrega de BD
de SNR a ETB. Mala calidad del servicio Verificar calidad de la información
antes de ser enviada a ETB.
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