Tecnologo en gestion documental 521213 v2 (1)

Modelo de
Mejora
LÍNEA TECNOLÓGICA DEL PROGRAMA
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS
INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA DE FORMACION TITULADA
DENOMINACIÓN DEL PROGRAMACÓDIGO:
VERSIÓN: ESTADO:
DURACION
MÁXIMA
ESTIMADA DEL
APRENDIZAJE
Total
6 meses
18 meses
24 meses
2 EN EJECUCIÓN
NIVEL DE
FORMACIÓN:
GESTIÓN DOCUMENTAL521213
TECNÓLOGO
Lectiva
Práctica
JUSTIFICACIÓN:
El programa Tecnólogo en Gestión Documental, se creó para brindar al sector productivo Terciario
o de Servicios en el Área de los Archivos, la posibilidad de incorporar personal con altas calidades
laborales y profesionales que contribuyan al desarrollo económico, social y tecnológico de su
entorno y del país, así como ofrecer a los aprendices formación en las tecnologías de la
información y la comunicación teniendo en cuenta las necesidades de la Unidad Administrativa o
de Información, los requerimientos de los clientes; la producción de información, la organización,
trámite, transferencia y el control documental; reprografía, microfilmación y digitalización
documental, para su aplicación en la función archivística en las empresas públicas y privadas con
el fin de salvaguardar el patrimonio documental y ponerlo al servicio de la comunidad; así como las
utilizadas en la generación de propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional y la
dirección del talento humano.
Nuestro país cuenta con una gran demanda de los servicios archivísticos, debido a la normatividad
vigente, al fortalecimiento y crecimiento empresarial y por ende documental, tanto a nivel regional
como nacional, ocupaciones que dependen de un recurso humano cualificado y calificado, capaz
de responder integralmente a la dinámica de los sectores productivos. El SENA es una institución
educativa que ofrece el programa con todos los elementos de formación profesional, sociales,
tecnológicos y culturales, metodologías de aprendizaje innovadoras, acceso a tecnologías de
última generación, estructurado sobre métodos más que contenidos, lo que potencia la formación
de ciudadanos librepensadores, con capacidad crítica, solidarios y emprendedores, a través del
desarrollo de competencias laborales y la Estrategia de Formación por Proyectos, para garantizar
la integralidad de la formación durante el desarrollo del proceso formativo, que lo acreditan y lo
hacen pertinente y coherente con su misión, innovando permanentemente de acuerdo con las
tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores,
impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo nacional.
REQUISITOS DE
INGRESO:
-Académicos: 11 grado aprobado (combinación del nivel requerido y grado mínimo aprobado).
-Requisito adicional: Superar prueba de aptitud y conocimiento y presentar documento de
identidad.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
DESCRIPCIÓN:
Procesa información, produce documentos, organiza documentos de archivo, dirige Talento
Humano, genera propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional, transfiere documentos
de archivo, administra tecnologías de información y controla documentos de archivo .
COMPETENCIAS A DESARROLLAR
CÓDIGO DENOMINACIÓN
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS,
SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
210601001
COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO, TENIENDO EN CUENTA
LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
210601007
PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
210601011
TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y
CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL.
250601001
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD
VIGENTE Y CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES.
250601003
ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD
VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE
250601012
PRESTAR EL SERVICIO DE INFORMACIÓN Y CONSULTA A USUARIOS DE ACUERDO CON SUS
REQUERIMIENTOS, POLÍTICAS INSTITUCIONALES, Y TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA LEY.250601015
ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS
INSTITUCIONALES.
250601028
ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y
POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
250601029
ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y
250601030
PROMOVER LA INTERACCIÓN IDÓNEA CONSIGO MISMO, CON LOS DEMÁS Y CON LA
NATURALEZA EN LOS CONTEXTOS LABORAL Y SOCIAL
240201500
COMPRENDER TEXTOS EN INGLÉS EN FORMA ESCRITA Y AUDITIVA240201501
PRODUCIR TEXTOS EN INGLÉS EN FORMA ESCRITA Y ORAL.240201502
APLICAR EN LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS REALES DEL SECTOR PRODUCTIVO, LOS
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS PERTINENTES A LAS COMPETENCIAS DEL
PROGRAMA DE FORMACIÓN ASUMIENDO ESTRATEGIAS Y METODOLOGÍAS DE AUTOGESTIÓN
RESULTADOS
DE
APRENDIZAJE
ETAPA
PRACTICA
SUPERVISORES, EMPLEADOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
OCUPACIONES
QUE PODRÁ
DESEMPEÑAR
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
PERFIL TÉCNICO DEL INSTRUCTOR
El programa requiere de un equipo de instructores técnicos, conformado por Profesionales formados en
alguna de las siguientes áreas:
-Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística
-Administración de Empresas
-Ingeniería Industrial
-Psicología
-Ingeniería de Sistemas
-Licenciatura en Lingüística
-Carreras afines al programa de formación.
Alternativa 1.
Título de Tecnólogo o cuatro (4) años estudios universitarios en: Ciencias de la Información y la
Documentación o Archivística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología, Ingeniería
de Sistemas, Licenciatura en Lingüística o afines.
Alternativa 2.
Título de Técnico Profesional o Tres (3) años estudios universitarios en: Ciencias de la Información y la
Documentación o Archivística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología, Ingeniería
de Sistemas, Licenciatura en Lingüística o afines.
Requisitos
Acedémicos
mínimos
Preferiblemente con especialización en archivística o afines.
Alternativa 1.
Veinticuatro (24) meses de experiencia: de los cuales dieciocho (18) meses estarán relacionados con el
ejercicio de la profesión u oficio objeto de la formación profesional y seis (6) meses en labores de
docencia.
Alternativa 2:
Treinta y seis (36) meses de experiencia: de los cuales treinta (30) meses estarán relacionados con el
ejercicio de la profesión u oficio objeto de la formación profesional y seis (6) meses en labores de
docencia.
Experiencia
laboral y/o
especializació
Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.
Prestar el servicio de información y consulta a usuarios de acuerdo con sus requerimientos, políticas
institucionales, y términos establecidos en la ley.
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y
la legislación vigente.
Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política
institucional.
Organizar los archivos de gestión de acuerdo con el ciclo vital del documento, la normatividad vigente y
las políticas institucionales.
Organizar el archivo central de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales
Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales.
Coordinar las actividades del talento humano asignado, teniendo en cuenta las funciones de la Unidad
Administrativa.
Competencias
mínimas
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación de los
documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología disponible.
Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades
institucionales
Formular, ejecutar y evaluar proyectos.
Trabajar en equipo
Establecer procesos comunicativos asertivos
Manejar herramientas informáticas asociadas al área objeto de la formación
Centrada en la construcción de autonomía para garantizar la calidad de la formación en el marco de la
formación por competencias, el aprendizaje por proyectos y el uso de técnicas didácticas activas que
estimulan el pensamiento para la resolución de problemas simulados y reales; soportadas en el
utilización de las tecnologías de la información y la comunicación, integradas, en ambientes abiertos y
pluritecnológicos, que en todo caso recrean el contexto productivo y vinculan al aprendiz con la realidad
cotidiana y el desarrollo de las competencias.
Igualmente, debe estimular de manera permanente la autocrítica y la reflexión del aprendiz sobre el
que hacer y los resultados de aprendizaje que logra a través de la vinculación activa de las cuatro
fuentes de información para la construcción de conocimiento:
-El instructor - Tutor
-El entorno
-Las TIC
-El trabajo colaborativo
ESTRATEGIA
METODOLÓGICA
1. CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA
DENOMINACIÓNCÓDIGO:
210601001
VERSIÓN DE
LA NCL
2
2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en
300 horas
DENOMINACIÓN
REDACTAR DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES TENIENDO EN CUENTA EL ASUNTO, EL TIPO, LAS FUNCIONES
DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA; APLICANDO LAS NORMAS GRAMATICALES, DE SEMÁNTICA Y DE SINTAXIS,
LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS VIGENTES PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN Y LAS NORMAS
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
DIGITAR TEXTOS UTILIZANDO LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, APLICANDO LAS TÉCNICAS DE DIGITACIÓN
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Y EL DESARROLLO DE HABILIDADES Y DESTREZAS PARA EL LOGRO DE LA VELOCIDAD Y LA PRECISIÓN DE
ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL.
TRANSCRIBIR DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES UTILIZANDO LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, APLICANDO LAS
TÉCNICAS DE DIGITACIÓN, LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS VIGENTES PARA SU PRESENTACIÓN, LAS
DE LA ORGANIZACIÓN, LAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA CALIDAD.
3. CONOCIMIENTOS
3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Gramática: Normas, concepto, uso, categorías, reglas ortográficas conceptos de Sigla, Acrónimo y Abreviatura
Sintaxis: concepto.
-La oración: Clases de oraciones: Oración lógica, oración gramatical. Clases de oraciones gramaticales: simple y
compuesta. Conjunciones. Pronombres.
-El párrafo. Concepto, estructura del párrafo, clases de párrafos, método de redacción de párrafos.
Redacción: concepto, técnicas, normas generales, errores, formas, el texto escrito.
Semántica: concepto, estructura semántica del texto, coherencia (conectores), macroestructura, microestructura, análisis
y síntesis de textos.
Documentos: concepto, clases, tipos documentales, diplomática, objetivo de la comunicación escrita, comunicaciones
oficiales o empresariales.
Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos organizacionales: concepto,
aplicación, origen, creación del documento y alcance.
Protocolo. Concepto y clases para la presentación de documentos organizacionales.
Normas de Gestión de la Calidad vigentes: Concepto de calidad en la producción documental.
Vocabulario técnico: concepto, uso y aplicaciones.
Puesto de trabajo: Concepto y componentes
Papelería. Concepto y clasificación.
Elementos y útiles para el proceso de digitación y/o transcripción: concepto, características y uso.
Equipos de digitación y de transcripción: Administración, operación, mantenimiento preventivo.
Manuales de operación de las tecnologías de la información y la comunicación: interpretación y uso.
Software procesadores de texto: Uso y tutoriales.
Hojas de cálculo: Uso básico.
Impresoras: uso y configuración
Soportes documentales:
-Concepto, Clases, Recursos: Internet, Correo electrónico
-Intranet
-Software de voz
-Lectores digitales
-Audífonos, Grabadora
-Video Beam
-Telepronter
Postura corporal: pausas activas, manejo videoterminales, ubicación del puesto de trabajo, ergonomía.
Técnicas de digitación: concepto, teclado guía, alcances (superiores, inferiores, horizontales), habilidad y destreza;
velocidad y precisión.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Transcripción: Concepto, Textos (textuales y electrónicos), Metodologías, Normas Técnicas Colombianas vigentes para:
Transcripción textual, Citas textuales, Notas y Pie de página
Cotejo: Concepto y aplicación.
3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO
Alistar los útiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para la producción documental.
Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos
y las normas de redacción en general, en la construcción de párrafos.
-Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas.
-Interpretar las normas generales de redacción.
-Identificar las clases de párrafos.
-Interpretar las normas gramaticales y de sintaxis.
-Interpretar las cualidades de la redacción.
-Desarrollar velocidad y precisión.
Redactar documentos organizacionales.
-Interpretar las Normas Técnicas Colombianas vigentes.
-Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes.
-Utilizar vocabulario técnico.
Transcribir documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión de la
Calidad e institucionales y la legislación vigente.
-Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes.
-Elaborar y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, Circulares, memorandos, actas,
informes, mensajes electrónicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.
-Aplicar las normas de la Organización en cuanto al número de copias y fecha de emisión de cada documento.
Operar los equipos de digitación.
-Interpretar manuales de operación de los equipos para digitación.
-Asumir la postura ergonómica requerida para el ejercicio de la digitación durante todo el proceso.
-Identificar las diferentes unidades de almacenamiento electrónico
-Utilizar Internet e intranet
-Mantener el orden y la limpieza tanto del puesto de trabajo como de los equipos.
-Transcribir textos con exactitud.
-Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas con todo el teclado.
-Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de velocidad y precisión.
-Interpretar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales, notas y pie de página.
-Aplicar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales, notas y pie de página.
-Interpretar la solicitud de transcripción.
-Transcribir los textos con fluidez y exactitud.
Aplicar las teorías de comparación y contrastación.
Cotejar la transcripción con el documento original.
-Conservar las fuentes de transcripción y los documentos digitados.
-Interpretar las normas de conservación para los diferentes soportes documentales.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Aplicar las normas de conservación para los diferentes soportes documentales.
Reproducir los documentos autorizados.
-Aplicar el conducto regular.
-Identificar la prioridad para la reproducción de documentos.
-Aplicar las normas institucionales
Transcribir actos administrativos.
Identificar los actos administrativos que se generan en una empresa
Revisar que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de redacción.
Elabora documentos organizacionales, aplicando las técnicas de digitación; las Normas Técnicas Colombianas vigentes.
Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o transcripción, de acuerdo con los
estándares internacionales.
Digita con precisión y velocidad documentos aplicando las técnicas de digitación.
Opera los equipos de digitación de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad.
Realiza la limpieza de los equipos para su conservación de acuerdo con el manual.
Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitación, para el desarrollo de habilidades y destrezas, de
acuerdo con las normas de salud ocupacional.
Aplica las técnicas de digitación, realizando ejercicios con los alcances superiores e inferiores y de integración con todo el
teclado hasta lograr su dominio e incrementando la velocidad y la precisión.
Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la guía suministrada.
Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las políticas de la organización.
210601007
VERSIÓN DE
LA NCL
2
COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO, TENIENDO
EN CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en
100 horas
DENOMINACIÓN
EJECUTAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL TALENTO HUMANO DE ACUERDO CON LOS
REQUERIMIENTOS Y LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
ASIGNAR TAREAS Y ACTIVIDADES AL PERSONAL A SU CARGO, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS
ORGANIZACIONALES.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
VERIFICAR LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
QUE CUMPLA CON LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD ESTABLECIDOS POR LA ORGANIZACIÓN, LA POLÍTICA
INSTITUCIONAL Y LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
3. CONOCIMIENTOS
Manuales de procesos y procedimientos y de funciones: concepto, Importancia, usos y limitacionesPlaneación
estratégica: conceptos.
Estándares de calidad: concepto, tipos, medición.
Procedimientos estandarizados: definición, tipos, especificaciones, para la asignación de actividades.
Diferencia entre función, actividad y tarea.
Tipos de tareas
Metodología para el establecimiento de prioridades
Definición de prioridad, solución, urgencia, emergencia, importancia y discernimiento
Definición e importancia de los recursos
Proceso de planeación y programación de tareas
Trabajo en equipo. Conformación de equipos de trabajo
Agenda de Actividades: concepto, importancia, características y organización.
Elementos claves de una agenda efectiva: Ajuste de agenda, medios de ejecución: manuales y electrónicos.
Medios de publicación de agenda: Postal y electrónico.
Aplicaciones informáticas para la planeación de Actividades.
Técnicas Planeación: Diagrama de proceso y Flujo, Gráfica Gantt., Pert (Evaluación de programa y técnica de revisión y
CPM ( Método de ruta crítica )
Niveles de Jerarquía y responsabilidad en una unidad administrativa
Definición de actividades a corto, mediano y largo plazo; criterios para su definición
Técnicas para planear trabajo colaborativo
Técnicas para realizar Acuerdos y compromisos
Comunicación: Interacción entre los actores y técnicas de grupo
Tipos de comunicación. - Comunicación empresarial. - Medios de comunicación
Redes y sistemas de comunicación utilizados en una unidad administrativa: Herramientas.
Delegación. Concepto. Procedimiento para la delegación
Definición y formulación de resultados, objetivos y metas
Barreras para la delegación. Identificación de perfil profesional
Técnicas para la Identificación y valoración de capacidades y habilidades del personal
Liderazgo: concepto; tipos y características del líder
Proceso de Verificación: Características, instrumentos utilizados
Concepto de: Verificación, Planeación, Meta, Control, Evaluación y Estandarización.
Planes de contingencia. Concepto
Instrumentos de evaluación: tipos, criterios para su elección y procedimiento para su elaboración.
Elaboración de instrumentos de Verificación.
Indicadores de gestión: Medición, verificación, evaluación y monitoreo
Sistemas de auditoria: aspectos generales, tipos de auditoria: de productos y de procesos archivísticos, aplicación de
principios archivísticos.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Técnicas y procedimientos para el control de resultados, de procesos y procedimientos.
Presentación de informes de resultados. Normas Técnicas Colombianas Icontec
Seguimiento de metas: Procedimiento, Medición y Análisis
Mecanismos de seguimiento: Registros de hallazgos de las auditorias, reportes periódicos de avance, actas de reuniones,
informes de utilización de recursos.
Interpretar el manual de procedimientos.
Interpretar los estándares de calidad de las tareas.
Interpretar las funciones y tareas de la Unidad Administrativa
Identificar funciones, actividades y tareas.
Planear las tareas por importancia y el tiempo de entrega.
Planear el trabajo colaborativo a través de redes
Utilizar los medios y programas tecnológicos de planeación.
Establecer prioridades de las tareas por importancia para la unidad administrativa.
Determinar el producto que se va a obtener.
Aplicar la metodología para establecer prioridades.
Aplicar principios archivisticos
Organizar las actividades por realizar.
Definir cronograma de actividades.
Definir los medios de publicación de las actividades.
Verificar que las tareas respondan al manual de procedimientos, principios archivisticos y los estándares de calidad.
Asignar las tareas.
Concertar acuerdos y compromisos
Seleccionar el instrumento de control de las tareas.
Aplicar los sistemas de gestión de calidad, sobre responsabilidad, autoridad y comunicación, según la Norma Técnica
Colombiana.
Elaborar listas de verificación de tareas y resultados
Verificar los resultados de las tareas con los estándares de calidad y la agenda de trabajo propuesta.
Interpretar el concepto de agenda de trabajo
Interpretar indicadores de gestión
Aplicar los criterios de evaluación
Evaluar la tarea de acuerdo con los atributos establecidos
Cotejar el desarrollo de las actividades con el manual de procedimientos y agenda de trabajo.
Identificar y aplicar los objetivos y planes de contingencia en la asignación de tareas.
Proponer acciones correctivas.
Aplica los manuales de Procesos y Procedimientos y el de funciones y los estándares de calidad, teniendo en cuenta
actividades y tareas.
Establece las actividades y tareas de la unidad administrativa teniendo en cuenta la función que desarrolla.
Clasifica las tareas de una Unidad Administrativa.
Aplica el procedimiento para establecer prioridades y metas de trabajo.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Asigna los recursos para la realización de las actividades y tareas de la unidad administrativa.
Aplica la función de planeación y las herramientas para organizar las tareas y actividades de la unidad administrativa.
Aplica las técnicas para la conformación de equipos de trabajo, asumiendo la condición de liderazgo.
Aplica el concepto de agenda, elementos, características y verifica resultados frente al estándar de calidad.
Ajusta las actividades, en el desarrollo de la agenda con responsabilidad y discreción.
Aplica el procedimiento y las técnicas para llegar a acuerdos y compromisos para establecer metas de trabajo.
Concierta con el equipo de trabajo los plazos para la ejecución de metas.
Aplica el proceso de verificación en las actividades de una Unidad Administrativa.
Aplica el concepto de agenda de trabajo e indicadores de Gestión.
Verifica resultados frente a los estándares de calidad de manera responsable.
Aplica los indicadores de gestión, en la verificación y evaluación de las tareas actividades del talento humano
Aplica los procedimiento de delegación, monitoreo y evaluación de las tareas.
Recoge las evidencias de los resultados del desarrollo de la agenda y los contrasta, con elementos de control
establecidos.
Elabora instrumentos de verificación de acuerdo con las actividades y tareas.
Aplica las técnicas en el control de resultados y seguimiento de metas.
Selecciona una técnica de planeación para controlar metas.
Verifica las tareas frente a los manuales de procesos y procedimientos y el de funciones.
Elabora un informe consolidado del cumplimiento de las metas propuestas.
210601011
VERSIÓN DE
LA NCL
2
PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en
150 horas
DENOMINACIÓN
PRESENTAR INFORMES ESTADÍSTICOS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE EL PROCESAMIENTO DE
LA INFORMACIÓN.
TABULAR LA INFORMACIÓN RECOLECTADA EN LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN, DE ACUERDO CON
LAS POLÍTICAS Y LA METODOLOGÍA ESTABLECIDA.
DISEÑAR INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
ELABORAR PROGRAMAS ARCHIVÍSTICOS DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
APLICAR PROCESOS DE INVESTIGACIÓN EN LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS QUE AFECTEN LA ORGANIZACIÓN.
IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DEL PROCESO DE INFORMACIÓN APLICANDO A LAS METODOLOGÍAS DE
INVESTIGACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.
3. CONOCIMIENTOS
La Investigación Científica
-Objeto del análisis de la información: Teoría de la metodología de investigación científica, Definición y Objetivos,
Elementos que intervienen en el proceso, Componentes mínimos de un proyecto de investigación, Diseño de la
investigación y Recursos.
Medición de archivos: Concepto, uso y aplicación
-Instrumentos
-Normatividad
-Geometría: Área y volumen de figuras geométricas.
Metodología para la elaboración de diagnóstico: concepto y aplicación.
Tipos de variables:
-Cuantitativa, Cualitativa, Discreta y Continua
Tipos de Investigación.
-Exploratoria, Descriptiva, Archivistica, Correlacional y Explicativa
La idea de Investigación
-Fuentes de ideas
-Organización de la información
Corrientes metodológicas actuales
-Corrientes
-Procedimiento Inductivo
-Procedimiento Deductivo
Métodos de Investigación:
-Histórico, Dialéctico, Genético, Comparativo
Descripción y Formulación del Problema
-Criterios; Operacionalización, Cronograma (Gantt, Pert)
-Marcos Teórico y Conceptual
-Cómo se construye
-Revisión de Literatura, y Fichas bibliográficas
-Normas técnicas para la presentación de referencias bibliográficas Fto. AVA
-Fuentes de Información
-Tipos
-Criterios de selección y Clasificación
-Técnicas para la clasificación y Métodos para la recolección de información
-Observación directa, Observación indirecta
-De acuerdo con su origen, De acuerdo con su presentación, con su Naturaleza, Con su decisión
Instrumentos de recolección de información
-Hoja de cotejo, Entrevistas, Cuestionario, encuestas
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Control del número de formularios distribuidos y recolectados
-Escalas (nominal, ordinal, de intervalos, de razón)
-Codificación de la información
-Metodología para la revisión de la información recolectada
-Datos exactos, Datos completos, Datos representativos.
Formulación de Hipótesis
-Exploración del objeto
-Métodos para formular hipótesis
-Características de las hipótesis
-Fases de una hipótesis
-Clases de hipótesis 1° y 2°
Diseño de la Investigación
-Diseño de la fase empírica y Trabajo de campo.
Fuentes de información
-Criterios para seleccionar las fuentes de información
-Pertinencia y Factibilidad
-Clasificación de la información.
Técnicas para clasificación del material:
-Material bueno; Material incorrecto pero corregible, Material incorregible pero desechable.
Normas técnicas vigentes para la presentación de referencias bibliográficas y fuentes de información consultadas.
Análisis de la información recolectada.
Conceptos de:
-Estadística y su diferencial
-Universo, Población, Muestra
-Identificación de variables, códigos y codificación.
Tabulación.
-Concepto
-Clases: Manual o electrónica.
-Tablas de frecuencias
-Medidas de tendencia central o de concentración: Media, Mediana, Moda
-Medidas de variabilidad o dispersión. Desviación estándar para datos agrupados.
-Análisis e interpretación de información obtenida a través de: Tablas, Cuadros, Gráficos
Norma técnica vigente para la presentación de informes administrativos.
plan archivístico: concepto, elaboración y aplicación.
Identificar la naturaleza y el propósito de la investigación.
Delimitar y seleccionar el tema de investigación.
Realizar medición de archivos.
Establecer el objetivo y las necesidades de compilación de la información.
Emplear los instrumentos para la recolección de información.
Clasificar la información compilada.
Presentar la información compilada incluyendo las fuentes previstas y otras fuentes.
Presentar los datos tabulados que concuerden con las fuentes.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Interpretar información emitiendo los resultados en cifras y conceptos.
Emitir los resultados en cifras y conceptos.
Elaborar el plan archivístico.
Aplica el procedimiento para compilar, tabular la información, empleando las fuentes disponibles y de acuerdo con las
necesidades de la organización.
Identifica y aplica los instrumentos para la medición de los archivos, de acuerdo con los estándares definidos y
normatividad vigente.
Realiza la medición de los archivos, de acuerdo con los estándares definidos y normatividad vigente.
Identifica y aplica los instrumentos de recolección de información, para la compilación de información, siguiendo la
metodología de la investigación.
Aplica la metodología de la investigación científica, para resolver problemas en las organizaciones.
Presenta referencias bibliográficas, aplicando las normas técnicas vigentes.
Revisa la información recolectada, teniendo como referentes la exactitud y pertinencia.
Organiza la información compilada, respondiendo a la investigación adelantada.
Presenta informes de acuerdo con la investigación desarrollada.
Aplica los conceptos de población, muestra, variables de investigación, en el proceso de investigación.
Interpreta las medidas de tendencia central y las aplica en el análisis de la información.
Utiliza las normas técnicas vigentes para la presentación de informes, de acuerdo con las características de la
investigación.
Elabora el plan archivístico aplicando la metodología establecida.
250601001
VERSIÓN DE
LA NCL
1
TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA
NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL.
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en
80 horas
DENOMINACIÓN
VERIFICAR LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS, GRAMATICALES, DE SINTAXIS, DE
POLÍTICA INSTITUCIONAL, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE EN LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS, DESPACHADOS Y
EN LOS PROCEDIMIENTOS DE RECIBO DE DOCUMENTOS.
DESPACHAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS DE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS, LAS POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN, LAS NORMAS TÉCNICAS, LAS DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD, LA LEGISLACIÓN VIGENTE, Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
Página 13 de 6611/05/13 08:36 AM

Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
CONTROLAR EL PRÉSTAMO Y TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS, APLICANDO LAS NORMAS VIGENTES, LAS
POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
RECIBIR LOS DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA EMPRESA, TENIENDO EN CUENTA EL MANUAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD; LA LEGISLACIÓN
VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
3. CONOCIMIENTOS
Puesto de trabajo:
-Concepto
-Componentes
-Útiles, elementos y mobiliario.
Herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, utilizadas tanto para el recibo como para el despacho de
documentos.
-Computadores
-Aplicativo (Software, Workflow, entre otros)
-Impresora de matriz de puntos para radicación de documentos.
-Reloj electrónico para radicación
-Internet e Intranet y Correo electrónico
-Fax, Escáner
Conceptos de:
-Gestión documental
-Manual de Gestión Documental
-Documento de archivo
-Clases de documentos
-Documento electrónico de archivo.
-Soportes documentales.
-Comunicaciones oficiales.
-Correspondencia
Unidad de correspondencia.
-Concepto
-Objetivos
-Misión
-Estructura orgánico-funcional de la empresa
-Estructura de la Unidad de Correspondencia.
-Funciones
-Servicios que presta.
Legislación vigente para trámite de documentos.
Tablas de retención documental. Concepto e importancia.y aplicación.
-Agrupaciones documentales
Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web.
Recibo de documentos. Concepto uso y aplicaciòn
Clasificación de los documentos recibidos:
-Correspondencia personal.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Folletos, revistas y publicaciones seriadas
-Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas.
-Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas.
-Comunicaciones recibidas por fax.
-Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico.
Radicación. Concepto, uso y aplicacion
-Procedimiento, manual o electrónico, para la radicación de documentos recibidos: Internos y externos.
Técnicas de lectura
-Interpretación, análisis y síntesis de la información
-Pautas para resumir.
Registro. Concepto, uso y aplicacion
-Procedimiento para el registro de documentos recibidos.
-Formatos y/o software para el registro de los documentos recibidos.
Distribución. Concepto. Uso y aplicacion
-Procedimiento para la distribución de los documentos recibidos.
-Aplicación de tablas de retención documental (ubicación de secciones documentales con sus respectivas series
documentales)
Conceptos de: Seguridad, Salud ocupacional
-Normas de seguridad y salud ocupacional, orientadas al recibo de documentos.
-Elementos de protección para el desempeño de las funciones.
Trámite de documentos. Concepto, uso y aplicación
Normas de gestión de la calidad para el control de registros y trazabilidad de los documentos.
Despacho de documentos. Concepto y Procedimiento.
-Radicación de documentos producidos por la Organización.
-Registro, manual o automatizado, de documentos producidos por la Organización.
-Plegado de documentos e inserción en el sobre
-Despacho de documentos.
Equipos y medios tecnológicos.
Canales o medios de despacho de documentos.
-Mensajería. Concepto.
-Correo tradicional.
-Políticas institucionales en cuanto a mensajería interna y externa.
Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. Concepto. Condiciones de ordenación y conservación
Servicios de consulta. Concepto, uso y aplicación
-Préstamo de documentos (testigo, ficha de afuera para préstamo de documentos).
-Recuperación de la documentación prestada.
Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. Concepto y procedimiento.
Alistar elementos, equipos y el puesto de trabajo para el recibo y el despacho de los documentos.
Operar equipos y herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, empleadas para la recepción y el despacho de
documentos.
Interpretar el manual de gestión documental y la legislación vigente en lo relacionado con el recibo
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
y despacho de documentos.
Aplicar el manual de gestión documental y la legislación vigente en lo relacionado con el recibo y despacho de
documentos.
Interpretar y aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional.
Ingresar los documentos para la Empresa.
-Identificar los canales o medios de ingreso de los documentos.
-Verificar los documentos recibidos para la empresa.
Interpretar la estructura orgánico-funcional de la organización.
Interpretar las tablas de retención documental.
-Aplicar la estructura Orgánico-funcional de la empresa.
-Clasificar los documentos que ingresan a la Organización para su radicación.
Radicar los documentos que harán parte de la gestión administrativa.
-Operar herramientas y equipos tecnológicos, manuales o automatizados.
-Asignar número consecutivo, fecha y hora a los documentos recibidos.
Registrar los documentos recibidos, manual o electrónicamente.
-Elaborar formatos para el registro de documentos recibidos.
-Analizar e interpretar la información del contenido de los documentos recibidos.
-Diligenciar el formato para el registro de documentos recibidos.
Distribuir los documentos a las dependencias para su trámite administrativo.
-Realizar los controles de entrega de documentos para el trámite administrativo.
-Entregar los documentos en las diferentes dependencias.
-Enviar los folletos y publicaciones seriadas a las dependencias respectivas.
Despachar los documentos producidos por la Organización.
-Identificar los canales, medios tecnológicos o empresas de correo para el envío de los documentos producidos por la
Organización.
-Verificar que los documentos producidos por la Organización cumplan con las, normas, las técnicas y las de gestión de la
calidad.
-Diligenciar los formatos establecidos para el registro y control de documentos producidos para su despacho.
-Enviar los documentos producidos, a través de los canales y medios establecidos por la Organización.
-Distribuir las copias a las respectivas dependencias productoras para su archivo.
-Conformar y conservar el Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados.
-Controlar el préstamo y la recuperación de los documentos.
Gestionar el seguimiento de respuesta a las comunicaciones oficiales recibidas por las diferentes dependencias.
-Control del registro y trazabilidad de los documentos.
Utiliza la papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos de acuerdo
con el manual de gestión documental y las políticas de la organización.
Opera los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos internos y externos de acuerdo con
el manual de usuario.
Direcciona los documentos radicados de acuerdo con las series establecidas en las Tablas de Retención Documental y
las políticas de la organización.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Aplica los procedimientos, manuales o automatizados, la normativa vigente para la recepción de los documentos de
acuerdo con el manual de gestión documental y las normas organizacionales.
Verifica que los documentos recibidos reúnan las condiciones para ser radicados de acuerdo con el manual de gestión
documental y las normas organizacionales. .
Clasifica la documentación recibida de acuerdo con el manual de gestión documental y las normas organizacionales.
Radica los documentos para la Organización, internos y externos, utilizando el software, las normas y la legislación
vigente.
Analiza e interpreta la información contenida en los documentos recibidos, para el respectivo registro aplicando las
normas lingüísticas.
Distribuye los documentos a las dependencias encargadas del trámite, de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental y las políticas de la empresa.
Realiza el seguimiento de las comunicaciones recibidas, teniendo en cuenta los registros de radicación y el manual de
gestión documental.
Utiliza los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeño
de sus funciones.
Verifica que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el
manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos y las
de gestión de la calidad.
Aplica el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la
tecnología disponible.
Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología
disponible.
Distribuye las copias de los documentos despachados de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y las normas
internas.
Conserva las copias (Consecutivo de Correspondencia Despachada) de los documentos enviados de acuerdo con las
normas de la Organización y la legislación vigente.
Aplica técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de
correo y mensajería.
Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el
manual de gestión documental.
250601003
VERSIÓN DE
LA NCL
1
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA
NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES.
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en
160 horas
DENOMINACIÓN
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
APLICAR CONTROLES SOBRE LA UTILIZACIÓN DE TECNOLOGÍAS PARA LA SEGURIDAD Y CONSERVACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
VERIFICAR LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ARCHVÍSTICOS DE ACUERDO CON LAS NORMAS
ESTABLECIDAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
EVALUAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LOS RESULTADOS ESTADÍSTICOS Y LA
NORMATIVIDAD VIGENTE.
APLICAR LOS PROCEDIMIENTOS, TENDIENTES AL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, TENIENDO
EN CUENTA LAS NORMAS TÉCNICAS, DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, LAS INSTITUCIONALES, LAS DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
PRESENTAR LOS RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS Y LOS LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
3. CONOCIMIENTOS
Control de la gestión documental:
-Concepto e instrumentos de control
-Clases y características del control
-Instrumentos y herramientas de la función de control
-Normatividad vigente
Control de ingreso y salida de documentos
-Concepto, Formatos y Diligenciamiento
-Técnicas para identificar la autenticidad de: Documentos y Firmas
Procedimiento de verificación de la información.
Planeación contingencial
-Definición
-Planes alternos
-Importancia para la conservación documental
-Normatividad
Sistema de Gestión de la Calidad:
-Concepto, Fundamentos, Conformidades, No conformidades
-Procedimientos documentados, Control de documentos,
-Control de registros de calidad
-Control de productos no conformes.
-Acciones preventivas
-Acciones correctivas
-Trazabilidad de los procesos
-Compromiso de la dirección
-Propuestas y delimitaciones
-Información de la Organización:
-Nombre, Clase de Organización, Sector de la Actividad Económica, Recursos Humanos, Organigrama, Manual de
Gestión, Responsable de la Calidad, Nivel de decisión, Actualizaciones, Acciones correctivas, Control de versiones,
Anexos, Memorandos, Tablas de abreviaturas, Glosario,
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Formularios
-Procedimientos documentados para:
-Control de documentos, Control de registros de calidad
Auditorías:
-Concepto
-Objetivos
-Ámbito
-Normatividad
-Planeación de auditorías
-Evidencias y Tipos de evidencias
-Indicadores
-Informes
-Perfil del auditor
Indicadores de Gestión
-Concepto, Clases, Función
-Procedimiento para la formulación de indicadores de gestión y Cobertura
Reportes Estadísticos de la Gestión Documental
-Concepto e importancia
-Procedimiento
-Tipos
-Formatos
-Resultados
-Interpretación
-Conservación
-Cobertura
Metodología para la interpretación de resultados del análisis de la información
-Procesos de mejora continua
-Contrastación de los gráficos, razones y proporciones.
Verificar los procesos y procedimientos para el trámite de los documentos.
Establecer el plan de contingencia para las no conformidades sobre el trámite de la documentación.
-Verificar las acciones de mejoramiento y los controles para el trámite de los documentos.
Verificar la organización y conservación de los documentos.
Verificar las acciones sobre los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.
-Interpretar la normativa sobre la administración de los archivos de gestión, central e histórico.
-Definir no conformidades en la formación de los archivos durante las etapas del ciclo vital de los documentos.
-Registrar el resultado del control de los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.
Verificar las acciones y actividades en el control de ingreso y salida de los documentos conservados en el archivo
Chequear los registros de salida temporal de documentos, fuera del territorio nacional, en los casos de archivos de
entidades públicas.
-Comprobar el cumplimiento de los plazos de devolución de los documentos.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Verificar la autenticidad de las firmas autorizadas para el ingreso y la salida de los documentos.
Aplicar controles sobre los procesos de microfilmación y digitalización.
Verificar la aplicación de los tipos de control de calidad de los microfilmes y/o las imágenes digitalizadas.
-Examinar una muestra de los documentos microfilmados y/o digitalizados.
Verificar los instrumentos de descripción documental.
Identificar los planes de contingencia en el manejo de la documentación.
Verificar los planes de contingencia para el manejo de la documentación.
Verificar los instrumentos de control.
-Aplicar instrumentos de control a los procesos archivísticos.
Interpretar el sistema de gestión de la calidad.
-Definir la documentación del sistema de gestión de la calidad.
-Implementar la gestión documental de acuerdo con los lineamientos del sistema de calidad.
-Identificar los formatos de control aplicables en los procedimientos archivísticos y en el ciclo vital de los documentos.
-Verificar la estructura y formato de los instrumentos de control, teniendo en cuenta el sistema de gestión de la calidad.
-Comprobar las evidencias de la implementación de los instrumentos de control.
-Registrar las no conformidades de los instrumentos de control y el Sistema de Gestión de la Calidad.
-Proponer alternativas de solución para las no conformidades en los instrumentos de control y el Sistema de Gestión de
la Calidad.
-Constatar las alternativas de solución para las no conformidades de los documentos de control y el Sistema de Gestión
de la Calidad.
-Interpretar el procedimiento de la auditoria.
-Aplicar el procedimiento de auditoría en el cumplimiento de los controles reglamentarios.
Formular indicadores de gestión que reflejen los controles de la documentación.
- Aplicar la normativa vigente para los controles de la documentación.
- Aplicar los criterios para la formulación de indicadores.
-Construir indicadores de gestión
Elaborar informas estadísticos, a partir de fuentes objetivas de información.
Verificar que los informes estadísticos reflejen los procesos técnicos de archivo establecidos.
Verificar que los resultados estadísticos aporten información para el mejoramiento de la gestión documental.
Verificar la elaboración y conservación de los reportes estadísticos.
Aplica los manuales, Normas Técnicas Colombianas y legislación vigente, teniendo en cuenta su aplicación en la
verificación de los controles en el proceso archivístico.
Verifica el cumplimiento del trámite documental interno y externo, a través de medios electrónicos o en forma personal, de
acuerdo con la normativa vigente.
Verifica que la totalidad de la documentación relacionada con los procesos, procedimientos y normativa vigente, se
encuentre disponible de acuerdo con el Sistema de Gestión de la Calidad.
Comprueba el cumplimiento de los plazos de entrega de la documentación prestada, de acuerdo con los términos
establecidos.
Controla los documentos de los archivos de gestión, central e histórico, de acuerdo con la normativa
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
vigente.
Verifica la aplicación de las técnicas para constatar la autenticidad de documentos y firmas.
Aplica las normas sobre organización de los documentos en las diferentes fases de archivo de acuerdo con la legislación
vigente.
Controla la elaboración y aplicación de los instrumentos de descripción documental.
Verifica los planes de contingencia de los procedimientos archivísticos, de acuerdo con las políticas institucionales.
Identifica las acciones preventivas y las acciones correctivas, de acuerdo con el sistema de gestión de la calidad.
Verifica información sobre la Organización de la gestión de la calidad, así como las evidencias requeridas, de acuerdo con
el sistema.
Elabora los indicadores de gestión teniendo en cuenta el proceso archivístico y el Sistema de Gestión de la Calidad.
Interpreta el concepto de evaluación y de resultados de la gestión documental.
Aplica las listas de verificación y el manual de gestión documental en la verificación de los procesos técnicos establecidos.
Presenta informes estadísticos de acuerdo con los requerimientos de información.
Verifica los informes estadísticos en relación con el mejoramiento de los procesos archivísticos.
Interpreta los resultados estadísticos de acuerdo con los procesos archivísticos.
250601012
VERSIÓN DE
LA NCL
1
ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE
ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en
400 horas
DENOMINACIÓN
ALISTAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO QUE SE VAN A MICROFILMAR, DIGITALIZAR Y/O AUTOMATIZAR
TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, EL CÓDIGO DE ÉTICA,
LAS NORMAS, PRINCIPIOS Y TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
VERIFICAR LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PARA LA MICROFILMACIÓN,
DIGITALIZACIÓN Y/O AUTOMATIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS TABLAS
DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, LA POLÍTICA INSTITUCIONAL Y LA TECNOLOGÍA
DISPONIBLE.
ELABORAR PROPUESTAS PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE UNA
ORGANIZACIÓN, TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES, LA LEGISLACIÓN VIGENTE Y LA
TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS Y/O LA INFORMACIÓN MICROFILMADA, DIGITALIZADA Y/O AUTOMATIZADA, A
TRAVÉS DE LA TECNOLOGÍA Y LOS MEDIOS DISPONIBLES PARA SU CONSULTA, RECUPERACIÓN Y CONTROL,
DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
APLICAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA MICROFILMACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS, DE CALIDAD, DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL; LA LEGISLACIÓN VIGENTE, LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DE OPERACIÓN DE
LOS EQUIPOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS.
3. CONOCIMIENTOS
Análisis de usuarios
- Confidencialidad, Discreción, Reserva legal de la Información
Políticas gubernamentales e institucionales relacionadas con la aplicación de nuevas tecnologías para la gestión
electrónica de los documentos y la información.
Sistemas de información:
-Concepto, Clases, Tipos y Usos aplicados en los procesos Archivísticos.
-Análisis y selección de herramientas tecnológicas, de acuerdo con los requerimientos institucionales.
Procesos y procedimientos archivísticos aplicados a la automatización, digitalización y/o microfilmación de archivos.
-Clasificación, Ordenación, Descripción y Depuración
-Foliación y retiro del material abrasivo
Normas técnicas y Legislación archivística vigente aplicada a los procesos de automatización, digitalización y/o
microfilmación de los documentos de archivo, en una organización:
-Leyes, Acuerdos AGN, Decretos, Resoluciones, Circulares
Manuales de:
-Procesos y procedimientos aplicados en los procesos de automatización, digitalización y/o microfilmación.
-Operación de equipos y otros recursos tecnológicos relacionados con los procesos de automatización, digitalización y/o
microfilmación.
Inglés técnico relacionado con la interpretación de manuales técnicos para la operación de equipos de automatización,
digitalización y/o microfilmación de documentos de archivo.
Metadatos
-Concepto
-Clasificación y función de los metadatos
-Creación de metadatos
Digitalización:
-Concepto
-Procesos
-Criterios para digitalizar un documento, teniendo en cuenta las políticas y la normatividad vigente.
Procedimientos para la digitalización
-Equipos, elementos y accesorios
-Almacenaje: Manual y automatizado.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Recuperación de información
Selección
-Políticas de selección Restricciones legales
-Otros criterios de selección
Conversión
-Factores de escaneado
-Tipos de documentos
-Original, digital enriquecido
-Preservación
-Acceso
-Costo
-Patrón de referencia para la captura digital.
-Requisitos de Resolución de referencia para textos impresos
-Requisitos de resolución de referencia basados en el ancho del trazo
-Requisitos de resolución de referencia para documentos de tono continuo
-Requisitos de resolución de referencia para medias tintas
-Metodología para determinar requisitos de conversión
Infraestructura tecnológica para la Digitalización.
-Concepto
-Cadena de digitalización
-Hardware y Software, Redes, Integración del sistema: conexión de la cadena
-Captura de imágenes
-Concepto, Funcionamiento de escáneres, Tipos de escáneres, Procesamiento de imágenes
Gestión de archivos electrónicos
-Concepto, Seguimiento, Bases de datos de archivos electrónicos, Tipos de almacenamiento
Directrices para la disposición final de los documentos
-Flujo de información
-Registro.
-Documentos posteriores a la microfilmación y/o digitalización.
Normas de preservación y protección del medio ambiente
-Concepto
-Principios y conductas para la preservación y protección del medio ambiente.
Software.
-Concepto
-Clases
- Usos
-Normas legales sobre su utilización
Bases de datos:
-Fundamentación en las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones)
-Fundamentos de bases de datos. Tablas: Campos y registros
-Bases de datos documentales y referenciales
-Software para el manejo de procesos documentales (Workflow).
Hojas de cálculo Excel:
-Manejo de datos
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Ordenar
-Filtros
-Validación
-Subtotales
-Tablas y gráficos dinámicos
Introducción de datos. Uso de formularios.
-Actualización de base de datos
Redes
-Conceptos básicos
-Administración de redes
-Tecnología integrada Internet: Ip, http, Ftp, https.
-Navegadores de Internet
-Mensajería
-Correo electrónico
-Motores de búsqueda
-Manejo de información en formato de documento portátil (pdf).
Programa General de Conservación Preventiva
-Administración de un programa de conservación
-Programas de conservación electrónica de la información
-Sensibilización y toma de conciencia
-Mantenimiento
-Almacenamiento y realmacenamiento de información electrónica
-Prevención de desastres
Soportes documentales en medios electrónicos
-Tipos de soportes documentales
-Conservación documental en soportes diferentes al papel.
-Unidades de almacenamiento (CD, DD, DVD, diskettes, USB, entre otros).
Política organizacional para la seguridad de la información
-Copias de seguridad (Backup)
-Sistemas y medios de conservación de la información digital y microfilmada
-Concepto
-Tipos de copias de seguridad
-Normas técnicas de seguridad
-Software para copias de seguridad
Programa de gestión electrónica de información.
-Concepto
-Procesos de un P.G.E.
-Seguridad de la información
-Ciclo vital del documento electrónico
-Tercerización Vs. Programas en la empresa (outsoursing)
-Requerimientos:
-Comunicación y control del proyecto
-Visión del programa de PGE.
Diseño técnico funcional para la implementación del programa de gestión electrónica de información P.G.E.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Concepto
-Software aplicativo
-Procedimientos para la recepción, trámite, recuperación, consulta y disposición final de la información electrónica.
Microfilmación:
-Concepto
-Evolución histórica
-Normas archivísticas
-Normas Técnicas
Equipos, elementos, mobiliario e insumos para Microfilmación
-Clasificación
-Características
-Alistamiento de equipos
-Insumos para el proceso de microfilmación
-Operación de equipos
Procedimientos para la microfilmación
-Preparación física de los documentos por microfilmar.
-Actas Inicial y Final
-Protocolos
-Clasificación y ordenación de Documentos
-Indización de los rollos de película
-Inspección final del documento
-Secuencia fílmica
-Tarjetas
-Reducción
-Formatos
-Película
-Instrucciones para el operador de la microfilmadora
-Microfilmar los documentos
-Revelado
Almacenaje y protección de microfilmes
-Almacenaje, conservación y protección
-Procesado del rollo de microfilmación
-Baño fijador
-Requerimientos para el almacenaje de los microfilmes.
Control para la microfilmación y la conservación de los microfilmes por outsourcing
-Concepto
-Inventario de la documentación por microfilmar
-Microfilmación de la documentación relacionada con el convenio
-Revelado de microformas
-Normas de calidad ISO y Normas Técnicas Colombianas NTC
-Verificación
Control de Calidad
-Concepto
-Evaluación inicial
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Evaluación continuada
-Programa de control de calidad
-Factores que afectan la calidad de la imagen en la pantalla
-Valoración de la calidad de la imagen
Calidad de los microfilmes
-Microfilmación de documentos
-Densidad de los negativos de cámara
-Procedimiento de inspección
-Generalidades sobre la calidad
Normas de gestión de la calidad
-Fundamentos básicos
-Incidencia en los procesos de automatización, microfilmación y digitalización
-No conformidad. Concepto
Normas de seguridad y salud ocupacional aplicadas en los procesos de automatización, digitalización y microfilmación de
documentos de archivo.
-Conceptos de seguridad y salud ocupacional
-Ergonomía
-Equipos y elementos de protección personal
Consulta y lectura de microfilmes
-Consulta en el lector convencional o análogo
-Reproducción de documentos
Estadística básica
-Concepto
-Metodología
-Control estadístico de calidad
-Presentación de informes.
Determinar el perfil de los usuarios de la información.
-Interpretar las normas y la legislación vigente relacionadas con la reserva legal de la información en una Organización y
las necesidades de información del usuario.
-Aplicar las normas sobre confidencialidad y discreción relacionadas con el manejo de la información en una
Organización.
-Identificar las necesidades de automatización de los documentos de archivo en la Organización.
Aplicar técnicas de trabajo en equipo y colaborativo en los procesos de digitalización, microfilmación y automatización de
documentos e información.
-Desarrollar las competencias, características y actitudes para el trabajo en equipo y colaborativo.
Adoptar las políticas institucionales en la aplicación de nuevas tecnologías para la gestión electrónica de los documentos
y la información.
Interpretar los requerimientos del sistema de información
Aplicar los principios, las normas legales y técnicas en los procesos archivísticos en los procedimientos de automatización
digitalización y microfilmación de documentos de archivo en una Organización.
Interpretar los manuales de procesos y procedimientos, de gestión documental y de operación de equipos y herramientas
tecnológicas relacionados con la automatización, digitalización y
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
microfilmación de documentos de archivo.
Aplicar el inglés técnico en la interpretación de manuales técnicos y de operación de equipos para la implementación de
tecnologías de la información.
- Aplicar las directrices de disposición final para la automatización, digitalización y microfilmación de los documentos de
archivo de la Organización.
documentos de archivo, establecidos en las Tablas de Retención Documental para su automatización (digitalización y/o
microfilmación), de los documentos de archivo en una Organización.
Aplicar los procedimientos previos a la selección de la técnica requerida de acuerdo con las normas de protección
ambiental.
-Aplicar las normas de preservación y protección del medio ambiente, previos a los procesos de automatización
(digitalización y/o microfilmación) de acuerdo con las normas de protección ambiental.
Seleccionar las tecnologías requeridas para la implementación de un sistema de información de acuerdo con los
requerimientos de la Organización.
Utilizar las tecnologías de la información y la comunicación requeridas en los procesos de automatización, digitalización y
microfilmación de los documentos de archivo en una Organización.
-Identificar equipos y sus características, elementos, accesorios y muebles requeridos para los procesos de
automatización, digitalización y microfilmación de documentos de archivo.
-Identificar software disponible para los procesos de automatización, digitalización y microfilmación, de documentos de
archivo.
-Identificar las redes de datos que maneja la Organización
-Operar los equipos, software, elementos y accesorios para los procesos de automatización, digitalización y
microfilmación de documentos de archivo en una Organización, de acuerdo con las políticas institucionales, la legislación
vigente y los manuales de operación.
Administrar las bases de datos implementadas por la Organización, relacionadas con el control de la documentación en la
Organización.
Aplicar el lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organización.
-Ingresar los registros de manera ágil y oportuna.
-Establecer las estrategias de captura y búsqueda de información en los archivos electrónicos.
-Actualizar la base de datos de acuerdo con las normas técnicas, las políticas organizacionales y la legislación vigente.
Aplicar las normas, políticas institucionales, legislación vigente y principios de preservación y conservación de archivos
electrónicos
-Identificar las amenazas o riesgos que ocasionan la pérdida de información de los archivos electrónicos.
-Aplicar medios y técnicas para la preservación y conservación de archivos electrónicos.
Identificar la estructura de un programa de gestión electrónica de información.
-Identificar los procesos que conforman la estructura de un programa de gestión electrónica de información y los
procedimientos que comprende.
-Elaborar una propuesta para la gestión electrónica de los documentos de archivo de la Organización.
Preparar físicamente los documentos que se van a automatizar, digitalizar y microfilmar.
-Alistar los documentos.
-Verificar la ordenación de los documentos
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Remover los documentos que no pertenezcan a la serie o subserie que se van a intervenir.
-Retirar los elementos extraños a los documentos.
-Reparar los documentos que tengan imperfecciones que afecten el texto o las ilustraciones.
-Recuperar los documentos faltantes dentro del proceso.
-Verificar que las condiciones físicas de los documentos que se van a intervenir cumplan con los requisitos.
-Verificar la calidad de los documentos procesados.
Archivar los documentos automatizados, digitalizados o microfilmados.
-Realizar el procedimiento de automatización, digitalización y microfilmación.
-Determinar el número de imágenes o documentos posibles de acomodar, en el rollo de película.
-Identificar e indizar los rollos o películas de microfilm.
-Verificar que los documentos digitalizados y microfilmados estén ordenados.
-Utilizar los materiales e insumos requeridos durante el proceso de microfilmación.
-Elaborar e identificar las tarjetas, requeridas para los procesos de automatización, digitalización y microfilmación-
-Elaborar las actas requeridas en los procesos.
Revelar el rollo de película microfilmado.
-Identificar los materiales, procesos y procedimientos para el revelado de rollos utilizados.
-Operar los dispositivos, equipos y materiales de revelado.
-Utilizar los insumos recomendados para el proceso de revelado.
Verificar que los parámetros de automatización, digitalización y microfilmación establecidos correspondan a las
necesidades de información y a las estrategias de búsqueda.
-Identificar los protocolos de la automatización de la información.
Aplicar los mecanismos de control del sistema de información.
Atender las no conformidades del proceso de automatización, digitalización y microfilmación.
Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional, durante el desarrollo de los procesos de automatización,
digitalización y microfilmación de documentos de archivo.
-Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo que respecta al desarrollo de los procesos de
automatización, digitalización y microfilmación.
-Adoptar la ergonomía durante el desarrollo de los procesos.
-Identificar los equipos de protección personal recomendados para la ejecución de los procedimientos.
Verificar que los elementos exigidos para la protección personal sean acordes con las normas establecidas.
Realizar la búsqueda, recuperación y consulta de documentos automatizados, digitalizados y microfilmados.
-Recuperar de los rollos microfilmados la información requerida.
-Consultar la información digitalizada.
-Localizar la información requerida en el sistema.
-Proporcionar información a usuarios.
Transferir al usuario la información recuperada.
Elaborar los informes estadísticos que contribuyan con la gestión de la información y necesidades de la Organización.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Aplica los principios, técnicas y procesos archivísticos, previos a la automatización, digitalización y microfilmación de
archivos.
Aplica las normas técnicas, la legislación archivística vigente y la política institucional, referentes a los procesos
archivísticos, para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos e información.
Aplica los manuales de procesos y procedimientos, de gestión documental y de operación de equipos de oficina,
relacionados con los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo, teniendo
en cuenta los protocolos y la aplicación del lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organización.
Aplica las normas técnicas, y el idioma inglés técnico en la interpretación de los manuales de la operación de los equipos
para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo.
Aplica las directrices para la disposición final de los documentos de archivo, establecidas en las Tablas de Retención
Documental, teniendo en cuenta la preservación y protección del medio ambiente durante el desarrollo de los procesos
archivísticos.
Utiliza las tecnologías, los equipos, elementos, accesorios y programas requeridos para la implementación de un sistema
de información, de acuerdo con los requerimientos de la Organización y las normas legales para su utilización.
Prepara los documentos que se van a microfilmar, digitalizar o automatizar, apoyando los diferentes procedimientos y
teniendo en cuenta los equipos, elementos, accesorios, la normatividad y los requerimientos de almacenaje y protección.
Implementa un Programa General de Conservación Preventiva de documentos e información electrónica.
Aplica las normas y principios de preservación y conservación de archivos electrónicos.
Elabora un programa de gestión electrónica de información teniendo en cuenta las necesidades y políticas institucionales.
Aplica los procedimientos técnicos para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de
archivo, teniendo en cuenta la política institucional, la legislación vigente y la tecnología disponible.
Aplica las técnicas de revelado del rollo de película microfilmado, utilizando los insumos recomendados, de acuerdo con
las normas técnicas y las de gestión de la calidad.
Aplica las normas y principios de preservación, conservación y almacenamiento de microfilmes, teniendo en cuenta las
normas de gestión de la calidad.
Aplica las normas de seguridad y salud ocupacional durante los procesos de automatización (digitalización y/o
microfilmación) de los documentos de archivo, tanto en la operación de los equipos como en la utilización de los
elementos de protección personal.
Proporciona atención y servicio a los usuarios durante la consulta de documentos electrónicos.
Localiza los documentos e información automatizada (digitalizados y/o microfilmados), utilizando los procedimientos y el
equipo lector (convencional o análogo), de acuerdo con los requerimientos de usuarios autorizados.
Elabora informes estadísticos requeridos por la Organización.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
250601015
VERSIÓN DE
LA NCL
1
PRESTAR EL SERVICIO DE INFORMACIÓN Y CONSULTA A USUARIOS DE
ACUERDO CON SUS REQUERIMIENTOS, POLÍTICAS INSTITUCIONALES, Y
TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA LEY.
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en
250 horas
DENOMINACIÓN
PROMOCIONAR LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS, UTILIZANDO LOS RECURSOS DISPONIBLES Y ACORDE CON
LOS REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.
PROPORCIONAR ATENCIÓN Y SERVICIO AL CLIENTE, CARA A CARA Y A TRAVÉS DE LOS MEDIOS TÉCNICOS Y
TECNOLÓGICOS DISPONIBLES, APLICANDO ACTITUDES Y VALORES MEDIANTE LA COMUNICACIÓN
EMPRESARIAL, NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, LAS LEGALES VIGENTES Y LAS POLÍTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN, DE ACUERDO CON LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD ESTABLECIDOS.
APLICAR LOS PROTOCOLOS PARA EL CONTROL, PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y SUMINISTRO DE
INFORMACIÓN, A CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS.
IDENTIFICAR SOLUCIONES DE ATENCIÓN Y SERVICIO, AL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO, MEDIANTE LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVIDAD VIGENTE, LOS
REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.
3. CONOCIMIENTOS
Empresa.
-Concepto
-Actividad económica.
-Estructura orgánico-funcional
-Principios Corporativos
-Cultura Organizacional. Concepto, Misión, Visión y Objetivos Corporativos
-Manual de funciones y procedimientos
Imagen Personal: Interna y externa
Relaciones Interpersonales: Concepto, Elementos y Desarrollo
Comportamiento social.
Apariencia física
-Higiene y salud
-Vestuario y accesorios
-Maquillaje y peinado
Protocolo empresarial
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Concepto
-Precedencias (jerarquías)
Etiqueta. Concepto
-Etiqueta Social y Etiqueta Empresarial
Normas técnicas de Gestión de la Calidad vigentes para el servicio al cliente: Concepto, fundamentos, trazabilidad del
servicio al cliente y mejora continua en los procesos de servicio al cliente.
Servicio al Cliente. Conceptos e importancia de:
-Cliente
-Tipos de clientes
-Servicio
-Estándares del servicio
-Triángulos del Servicio: Interno y externo
-Momentos de Verdad
-Ciclo del Servicio
-Estrategias de Atención Personalizada: Cara a cara.
-Valor agregado
-Clasificación de los Clientes.
-Manejo de la agenda
-Libreta de Calificaciones del cliente.
Código de ética del archivista
Servicios archivísticos: concepto, clases, normas y procedimientos; uso y aplicación.
-Organización
-Tecnología aplicada
Control y préstamo de documentos al cliente interno o externo: clases y aplicación.
Herramientas tecnológicas aplicadas en la prestación de los servicios archivísticos.
Portafolio de servicios archivísticos: concepto, uso y aplicación.
Estrategias de Atención a través de diferentes medios tecnológicos: Teléfono, PBX, Internet, Intranet, Correo Electrónico,
Fax, Celular, IP, dispositivos móviles, Call Center y aplicativos disponibles.
-Comunicaciones Telefónicas.
-Normas de Cortesía Telefónica. Elementos de apoyo: Fono-memo, agenda y directorios manuales o electrónicos.
-Administración del Tiempo
CRM (Customer Relations Management): Concepto y aplicación
Portafolio de Servicios documentales de la Organización:
-Concepto
-Partes que lo componen.
Comunicación Empresarial.
-Concepto
-Funciones de la Comunicación Empresarial
-Clasificación de la Comunicación Empresarial
-Conducto regular
Normas internas y externas de la Organización
Eventos: concepto y clasificación.
-Archivo del evento: conservación documental, soportes documentales y memorias.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Servicios de acceso a la información: concepto, clases, usos, aplicación y normas.
Aplicar los protocolos e identidad corporativa en la presentación personal.
-Interpretar y aplicar la identidad corporativa, y los principios corporativos
-Desarrollar a través de su comportamiento actitudes que favorezcan las relaciones interpersonales y empresariales.
-Seleccionar vestuario, maquillaje y accesorios que proyecten apariencia y actitud personal acordes con la identidad
corporativa.
-Identificar la etiqueta y el protocolo institucional
-Aplicar la etiqueta y el protocolo institucional
Brindar atención que favorezca las relaciones empresariales con el cliente:
-Identificar los tipos de clientes
-Diferenciar los momentos de verdad estelares en la atención y servicio al cliente
-Utilizar estrategias que garanticen momentos de verdad estelares.
Aplicar los estándares de calidad en la atención personalizada
-Interpretar las normas y los estándares de calidad
-Identificar las estrategias de atención personalizada
-Seleccionar la estrategia de atención personalizada.
-Atender los requerimientos de los clientes internos y externos.
Suministrar la información requerida por el cliente.
-Identificar el tipo de información que maneja la Organización
-Interpretar la información requerida por el cliente
-Aplicar las normas, procesos y políticas de la gestión documental.
-Aplicar el código de ética del archivista en la prestación de servicios archivísticos.
Prestar servicio al cliente a través de los medios tecnológicos establecidos por la Organización.
-Identificar los medios establecidos por la Organización a través de los cuales se presta atención y servicio al cliente.
-Emplear los medios establecidos por la Organización a través de los cuales se presta atención y servicio al cliente.
Registrar información relacionada con el servicio prestado a los clientes.
Interpretar el manual de procesos y procedimientos de la Organización, para el servicio al cliente.
Elaborar el portafolio de los servicios archivísticos que presta la Organización.
Prestar los servicios archivísticos a los usuarios.
Promocionar el porfolio de servicios archivísticos.
Diseñar estrategias para evaluar la satisfacción del usuario y no conformidades.
Evaluar la calidad de la prestación del servicio.
Medir el nivel de desempeño del servicio.
Proponer ajustes y mejoras a la prestación del servicio.
Atiende el público y facilita el servicio al cliente, observando el protocolo y los estándares establecidos.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Emite los mensajes tanto al cliente interno como al externo, dentro de un proceso de comunicación efectiva, aplicando las
normas de la Organización.
Identifica los tipos de clientes, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Organización.
Atiende las contingencias en la prestación del servicio al cliente interno y externo, de acuerdo con protocolos y políticas
institucionales.
Ofrece la atención y servicio del cliente según el portafolio de servicios de la Organización.
Opera los medios tecnológicos y aplicativos disponibles en la Organización para la atención y el servicio al cliente interno
y externo, de acuerdo con los manuales de seguridad y de usuario.
Registra la información del servicio prestado a los clientes o usuarios, de acuerdo con las políticas de la Organización.
Aplica los protocolos y normas establecidas por la empresa para la prestación de los servicios archivísticos.
Evalúa la satisfacción del usuario, de acuerdo con las estrategias establecidas por la organización.
Aplica los indicadores de medición del desempeño del servicio, de acuerdo con las políticas establecidas.
250601028
VERSIÓN DE
LA NCL
2
ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en
400 horas
DENOMINACIÓN
REALIZAR LA UBICACIÓN TOPOGRÁFICA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, DE ACUERDO CON LAS
NORMAS ESTABLECIDAS.
RECIBIR Y COTEJAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS TRANSFERIDOS O POR TRANSFERIR, TENIENDO EN
CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN, TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, EL CRONOGRAMA, EL
INVENTARIO DOCUMENTAL, LAS NORMAS TÉCNICAS, LA NORMATIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Y LA
LEGISLACIÓN VIGENTE.
PROGRAMAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN, APLICANDO LA TECNOLOGÍA
DISPONIBLE, LA NORMATIVIDAD VIGENTE, LAS TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO.
3. CONOCIMIENTOS
Proceso administrativo: Concepto y aplicación.
Tablas de Retención Documental: Concepto, uso y aplicación.
Comité de Archivo: Identificación y funciones
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Normas y legislación vigente para la aplicación en el proceso de transferencias documentales.
Conceptos de: Fondo, Fondo Acumulado, Fondo cerrado, Fondo abierto, Fondo donado y Fondo adquirido en custodia
Tablas de Valoración Documental: Concepto y aplicación.
Transferencias Documentales:
-Concepto
-Principios y normas archivísticas relacionados con el proceso de transferencias documentales.
-Fases del Archivo: Gestión, central e histórico
-Clases de transferencias: Primarias y Secundarias
-Condiciones básicas para el procedimiento de transferencias documentales
-Plan Operativo: Concepto, Políticas institucionales
-Función administrativa de planeación y control. Programación
Procedimiento para las transferencias documentales
-Cronograma. Concepto y elaboración
-Procedimiento
-Actas de entrega y recibo.
-Espacio para la recepción de transferencias documentales. Requisitos
Manual de Gestión Documental
Preparación física de llos documentos de archivo
-Limpieza de los documentos de archivo y Eliminación de material metálico
-Identificación del material afectado por biodeterioro: Revisión y aislamiento
-Unidades de conservación, almacenamiento y realmacenamiento: Cajas, carpetas, amarre y embalaje
Organización de documentos por transferir
Organización de documentos transferidos
-Tecnologías disponibles para las transferencias: Identificación y aplicación.
-Fases del Archivo
-Ubicación topográfica
-Actualización de inventario documental
Concepto y aplicación de verificación
-Diferencias y aplicación en las acciones de Revisión y verificación
-La verificación de inventarios
Normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes.
Normas, técnicas archivísticas y legislación vigente sobre ubicación, conservación y almacenamiento de documentos en
diferentes soportes.
Medios de envío de documentos en diferentes soportes y sus características
-Tipos documentales
-Soportes documentales
Programa de Transferencias Documentales
-Concepto
-Metodología para la elaboración del programa
-Procedimientos para la transferencia de archivos, teniendo en cuenta las normas técnicas, las Tablas de Retención
Documental, las tablas de valoración documental, las políticas institucionales y la legislación vigente.
-Partes que conforman el programa
Página 34 de 6611/05/13 08:36 AM

Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Políticas archivísticas
-Políticas institucionales
Análisis de la información. Concepto
Comunicación, en los procesos de transferencias documentales
-Expresión oral
-Manejo del auditorio
-Dominio del tema
-Elaboración de presentaciones en multimedia
Trabajo en equipo
-Concepto
-Importancia
Normas de seguridad industrial y salud ocupacional: Conceptos, usos y aplicación.
-Equipos y elementos de protección personal
-Equipos y elementos archivísticos
-Riesgos ocupacionales
Transferencias electrónicas de documentos: concepto y aplicación.
Plan de contingencia: Concepto, Teoría contingencia.
Sistema integrado de conservación preventiva de archivos: concepto e implementación.
Conceptos de:
-Preservación de documentos
-Conservación de documentos.
Principales factores de deterioro en los bienes documentales:
-Ambientales
-Bióticos
-Desastres
-Antropogénicos
Depósitos de archivo
-Definición, Principios, Condiciones estructurales, Ubicación, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribución,
Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas.
-Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales
-Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso
-Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación, Iluminación, Seguridad, Mantenimiento,
Estantería, Características, Distribución, Muebles,
-Gran formato
-Verticales
-Otros formatos
-Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos
-Especificaciones técnicas de las unidades de conservación.
-Cajas, y Carpetas
Seguridad de la información:
-Normas de seguridad
-Programa de protección
Manual de gestión documental.
Legislación vigente
Normas de Gestión de la Calidad: Concepto y aplicación.
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Interpretar el procedimiento para realizar transferencias documentales.
-Identificar el plan de transferencias documentales.
-Aplicar los procesos técnicos de: Valoración, selección y eliminación.
Aplicar las Tablas de Retención Documental de la Organización, en el proceso de transferencias documentales, primarias
y secundarias, las normas archivísticas y la legislación vigente.
-Interpretar el manual de gestión documental y la legislación vigente relacionada con las Tablas de Retención
Documental.
-Identificar el Comité de Archivo de la Organización
Aplicar las Tablas de Valoración Documental en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, en
una Organización.
-Interpretar los conceptos de fondos acumulados y Tablas de Valoración Documental
-Identificar los fondos documentales de la Organización
-Interpretar las normas archivísticas y la legislación vigente, relacionadas con fondos Acumulados y Tablas de Valoración
Documental.
Interpretar el plan operativo y las políticas de la Organización en relación con el proceso de transferencias documentales.
-Identificar los lineamientos relacionados con las transferencias primarias y secundarias
-Aplicar las políticas institucionales relacionadas con las transferencias documentales al Archivo General de la Nación.
Realizar el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias.
-Interpretar los principios, normas y técnicas archivísticas, y la legislación vigente para la realización de las transferencias
documentales.
-Aplicar los procedimientos para la realización de transferencias primarias y secundarias.
-Identificar los archivos técnicos o especializados de la Organización.
-Verificar las fechas estipuladas en el cronograma de transferencias documentales, de acuerdo con las Tablas de
Retención y de Valoración Documental.
- Interpretar los acuerdos o contratos de donación o adquisición documental en la organización de los documentos por
transferir.
-Identificar los espacios asignados tanto para la preparación y organización de la documentación que se va a transferir,
como para el recibo de transferencias.
-Realizar el alistamiento físico de los documentos que se van a transferir.
-Organizar los documentos por transferir teniendo en cuenta las unidades de conservación y de realmacenamiento; el
amarre y las normas de embalaje.
-Verificar los documentos de cada fase del archivo que van a ser transferidos.
-Elaborar el inventario documental de acuerdo con el instructivo
-Elaborar actas de entrega y de recibo de transferencias documentales, según el caso
Verificar los documentos transferidos o por transferir con el cronograma, las Tablas de Retención y de Valoración
Documental, y con el inventario respectivo.
Aplicar las normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes
-Verificar las especificaciones técnicas de las cajas para transferencias documentales.
-Ubicar física y topográficamente las cajas, libros, tomos y documentos de gran formato.
Disponer los documentos recibidos por transferencia, teniendo en cuenta las fases del archivo y la ubicación topográfica.
-Identificar los depósitos de archivo y las unidades de instalación para la ubicación de los
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Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
documentos transferidos.
-Aplicar las normas técnicas y legislación vigente para la ubicación, conservación y almacenamiento de documentos de
acuerdo con el soporte.
Proponer un programa de transferencias documentales de una Organización
-Interpretar las políticas archivísticas e institucionales relacionadas con transferencias documentales.
-Aplicar la metodología para la elaboración del programa de transferencias documentales y las partes que lo conforman.
Divulgar el programa de transferencias documentales e instructivos a los funcionarios de la entidad, para su ejecución.
-Aplicar las técnicas de comunicación oral y escrita durante la divulgación de programas relacionados con los procesos
archivísticos.
Desarrollar la estrategia de trabajo en equipo, durante la ejecución del proceso de transferencias documentales.
Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional durante la realización de actividades y procedimientos relacionados
con las transferencias documentales.
-Utilizar los equipos y elementos de protección personal requeridos durante la ejecución del proceso de transferencias
documentales.
- Operar los equipos y elementos archivísticos requeridos para la ejecución del proceso de transferencias documentales,
desde el alistamiento de los documentos hasta el transporte de los mismos.
Utilizar la tecnología informática, bases de datos y aplicativos disponibles para la realización de las transferencias
documentales.
-Alimentar las bases de datos utilizadas para el proceso de transferencias documentales.
Identificar planes de contingencia relacionados con el proceso de transferencias documentales.
-Identificar el objetivo e importancia de un plan de contingencia y los requerimientos para un plan de contingencia.
Identificar las normas de gestión de calidad vigentes y aplicables al proceso de transferencias documentales.
Aplica principios, normas y técnicas archivísticas y legislación vigente para la realización de transferencias documentales,
primarias y secundarias, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Interpreta los conceptos de fondos acumulados, tablas de valoración documental, de acuerdo con las normas archivísticas
y legislación vigente.
Implementa el plan operativo y las políticas de la Organización relacionados con el proceso de transferencias
documentales.
Aplica las Tablas de Retención y de Valoración Documental en el proceso de transferencias documentales, primarias y
secundarias, teniendo en cuenta las condiciones básicas, la fase del archivo que se va a transferir y el cronograma
previsto.
Utiliza los espacios destinados para la preparación y organización de los documentos por transferir y los asignados para el
recibo de transferencias documentales, teniendo en cuenta sus características y normas establecidas.
Realiza el alistamiento físico de los documentos que se van a transferir, teniendo en cuenta las Tablas de Retención y de
Valoración Documental.
Página 37 de 6611/05/13 08:36 AM

Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
Organiza los documentos por transferir, utilizando las unidades de conservación y de realmacenamiento, el amarre y las
normas de embalaje.
Elabora el inventario documental de acuerdo con el instructivo y actas de entrega y de recibo de transferencias
documentales.
Verifica los documentos transferidos o por transferir con el cronograma y el inventario, teniendo en cuenta las Tablas de
Retención y de Valoración Documental.
Aplica las normas de embalaje y transporte de documentos, en diferentes soportes.
Identifica los depósitos de archivo y las unidades de instalación para la ubicación de documentos transferidos.
Aplica las normas técnicas y la legislación vigente para la ubicación topográfica, la conservación y almacenamiento de
documentos recibidos por transferencia, de acuerdo con el soporte.
Elabora un programa de transferencias documentales para una organización aplicando la metodología, las políticas
archivísticas e institucionales y la normatividad vigente.
Divulga el programa de transferencias documentales y el instructivo, a los funcionarios de la organización, aplicando las
técnicas de comunicación oral y escrita.
Desarrolla mediante el trabajo en equipo las actividades relacionadas con el proceso de transferencias documentales.
Utiliza los equipos y elementos de protección personal durante el proceso de transferencias documentales, de acuerdo
con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional.
Opera los equipos y elementos archivísticos requeridos para la realización de transferencias documentales, siguiendo los
manuales de usuario y tutoriales.
Aplica las normas institucionales y la legislación vigente en la consulta, ingreso y recuperación de la información en las
bases de datos utilizadas para el proceso de transferencias documentales.
Utiliza el aplicativo disponible para realizar transferencias electrónicas de datos, información y documentos, de acuerdo
con las normas institucionales y la legislación vigente.
250601029
VERSIÓN DE
LA NCL
2
ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD
VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
DURACIÓN ESTIMADA
PARA EL LOGRO DEL
APRENDIZAJE (en
400 horas
DENOMINACIÓN
ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL, LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
APLICAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TENIENDO EN CUENTA PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS,
NORMAS INSTITUCIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
PREPARAR Y RECIBIR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS DE ACUERDO CON LO
ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL Y CRONOGRAMA INSTITUCIONAL
Página 38 de 6611/05/13 08:36 AM

Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
ESTABLECIDO.
DESCRIBIR DOCUMENTOS DE ARCHIVO, TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS TÉCNICAS, LA TECNOLOGÍA
DISPONIBLE Y LA POLÍTICA INSTITUCIONAL, PARA LA POSTERIOR RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
PRESERVAR Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD TÉCNICA
LEGAL VIGENTE.
CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO APLICANDO LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, NORMAS DE
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, NORMAS Y TÉCNICAS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON EL SISTEMA ESTABLECIDO POR LA
ORGANIZACIÓN, LA NORMATIVIDAD VIGENTE, Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
3. CONOCIMIENTOS
Antecedentes históricos de los archivos.
Introducción a las ciencias auxiliares de la archivística: Concepto, Clases y usos.
-Paleografía, Diplomática, Sigilografía, Heráldica, Historia, Genealogía, Cronología, Onomástica, Metrología, Informática,
Biblioteconomía, y Documentación
Proceso administrativo: concepto y etapas (ciclo PHVA).
La Empresa:
-Estructura orgánico-funcional, concepto, clases, uso y aplicación.
-Manual de Funciones: interpretación y aplicación.
-Codificación de secciones documentales
Gestión Documental. Concepto, uso y aplicación.
Manual de Procesos y Procedimientos: interpretación y aplicación.
Manual de Gestión Documental: interpretación y aplicación.
Programa de Gestión Documental: Concepto, Procesos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización,
Conservación y Disposición Final.
Unidades de Información: Concepto, clases y servicios. (Centros de Documentación, Bibliotecas, Museos, Archivos).
Archivo: Concepto, clases, características e importancia.
Archivos técnicos: Concepto, características, importancia.
Tablas de Retención Documental: concepto, normatividad, uso y aplicación.
Comité de Archivo. Concepto e importancia.
Documento de archivo: Concepto, clases, características y tipología.
Ciclo vital de los documentos: concepto, uso, valores documentales y aplicación.
Normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental: concepto y aplicación.
Normas y principios de gestión de la calidad en la organización documental: concepto y aplicación.
Clasificación Documental.
-Concepto
-Fundamentos y principios archivísticos.
-Pasos metodológicos
-Agrupaciones documentales: Fondo, sección, subsección, serie, subserie documental.
Página 39 de 6611/05/13 08:36 AM

Modelo de
Mejora
CLIENTE
RED TECNOLÓGICA
-Conceptos de:
-Fondos abiertos, Fondos cerrados y Fondos acumulados
-Cuadros de clasificación Documental. Concepto, elaboración, uso y aplicación.
Archivos personales.
-Concepto
-Importancia
Soportes documentales
-Concepto
-Clases
Ordenación Documental:
-Principios Archivísticos: Procedencia y Orden original
Expediente
-Concepto
Sistemas de Ordenación: Concepto, reglas y aplicación
-Alfabético:
-Onomástico
-Toponímico
-Temático.
-Numérico:
-Consecutivo u ordinal
-Cronológico
- Mixto
Archivar los documentos:
-Inspeccionar
-Clasificar
-Marcar
-Distribuir
-Archivar
-Procedimiento de foliación
Descripción Documental
-Concepto
-Objetivos
-Instrumentos
-Nivel de descripción
-Normatividad Vigente
-Características de los documentos: intrínsecas y extrínsecas.
Instrumentos de descripción
-Iinventarios: Concepto, uso y aplicación
-Índices
Tabla de Valoración Documental
-Concepto
-Importancia
Conceptos de:
-Preservación de documentos
-Conservación de documentos.
Página 40 de 6611/05/13 08:36 AM

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