1. UNIVERSIDAD VERACRUZANA
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
ANTEPROYECTO EQUIPO 3

2. Integrantes
Rodríguez Ortiz Julio Adrián
Ruiz Fernández Daniel
Sánchez Cenobio Héctor Javier
5° Semestre
LSCA
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3. Introducción
En este proyecto se pretende crear una base de datos que
permita a una revista publicitaria llevar el control de todos sus
clientes, la periodicidad de los anuncios publicados en dicha
revista así como también el cobro que se les debe realizar por
concepto del mismo. Con el fin de sustituir el sistema manual
que actualmente lleva acabo dicha empresa, el cual les ha
ocasionado perdidas de información y económicas, ya que se
lleva acabo mediante una libreta y es común perder el control
sobre los cobros.
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4. DATOS DE LA EMPRESA
Nombre: Grupo Editorial LF Multimedios
Nombre del Director: Lic. Carlos Abraham Lira Hernández
Giro: Publicitaria
Ubicación: Av. De las Gardenias 336 Col. Jardines de la Soledad, Soledad
de doblado Veracruz
Teléfono: 285 104 44 07
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E-mail: revistaexcelsa@gmail.com
ventasexcelsa@gmail.com

5. Planteamiento del problema
La empresa LF multimedios hace tiempo empezó a tener problemas con ciertos
clientes que no han pagado sus respectivos anuncios debido a que el control del
cobro lo realizan de forma manual y de esta forma se pierden las fechas limite
de pago; por lo cual la empresa ha tenido perdidas económicas.
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6. Características del sistema manual
La empresa por ser de reciente creación y tener un enfoque regional cuenta
con un sistema manual para llevar el control de sus operaciones, que son la
de proporcionar publicidad para los prestadores de bienes y servicios en la
región de soledad de doblado Veracruz mediante la publicación de una
revista mensual.
El cliente llega a EXCELSA a solicitar un convenio publicitario ya sea por 6 o
12 meses. Proporciona los datos de su empresa y el contenido publicitario
que desea divulgar así como también las dimensiones que tendrá su anuncio
dentro de las paginas de la revista.
Excelsa muestra diferentes prototipos de anuncios, para que el cliente decida
cual elegir y de esta manera pase hacer el pago correspondiente para la
publicación de su anuncio en la edición de la revista del periodo próximo.
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7. Descripción del sistema manual
El sistema de control de Grupo LF Multimedios en el sector de Soledad de
Doblado los pedidos se llevan a cabo en tres diferentes formas.
1.- Correo Electrónico
2.- Teléfono
3.- Contacto Directo
1.- Mediante el correo electrónico el cliente puede solicitar una cita para
realizar un pedido, LF Multimedios responde el correo con el día y la hora de
su cita, así como también la información de periodicidad, dimensiones, costo
y ejemplos de anuncios.
2.- Por teléfono se lleva el mismo procedimiento, solo que al no ser este un
medio de comunicación visual no se le pueden mostrar ejemplos de anuncios,
así que solo se le comenta, por ultimo se le da la información de su cita.
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8. 3.- Al llegar el cliente es atendido por una recepcionista, la cual le
proporcionará un turno, ya que se le da prioridad a quienes concretaron una
cita por los medios anteriores, o si el cliente lo desea se le dará una cita
para otra ocasión para que realice su pedido. Quedando esta información
registrada en una libreta.
Una vez realizado el pedido, si el cliente no lleva las imágenes para su
anuncio, se le darán las opciones para que el fotógrafo pase a recopilar las
mismas y así realizar su anuncio.
La recepcionista le solicitara al cliente que efectúe el pago correspondiente,
que será del 50% del monto total, el otro 50% será divido entre los meses
que dure su publicación para que los pagos se efectúen mes con mes hasta
finalizar el contrato.
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9. Después de que el cliente efectúe el pago correspondiente se elaborará el
contrato, dandosele al cliente una copia del mismo. El contrato original
junto con las imágenes para el anuncio, pasa a Diseño Gráfico para que
se elaboren los bocetos, una vez realizados, se contacta al cliente para
que de su aprobación. En caso de que no, se realizaran los cambios
necesarios para ello.
Una vez obtenida la aprobación del cliente, el diseño del anuncio pasa a
la lista de Próximas publicaciones, para que se vayan recopilando todos
los anuncios por publicar en el siguiente mes, se conforma la REVISTA
con todos los anuncios y las redacciones para que antes del fin de mes se
lleve a la imprenta para la elaboración de las mismas.
Se reciben las REVISTAS de la imprenta, estas son enviadas a
DISTRIBUCIÓN, para que sean llevadas a los diferentes puntos de la
localidad para su comercialización.
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10. Finalmente, los empleados de FINANZAS se encargaran de llevar el control de
cobros sobre los anuncios publicados, hasta la finalización del contrato.
También se encargaran de PAGAR los honorarios de los empleados de acuerdo
al volumen de revistas vendidas durante el periodo, terminando así el proceso.
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11. Propuesta de posible solución
Nuestra propuesta de solución consiste en elaborar un sistema que apoyado
en una base de datos, sea capaz de llevar primeramente un control y registro
de los CLIENTES de EXCELSA, los ANUNCIOS y las FECHAS DE COBRO, para
facilitar la labor de cobranza en dicha organización.
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12. Herramientas Tecnológicas a utilizar
pendiente
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13. Diagrama
Cliente
Municipio
Imprenta
Fotografía
Cobranza
Distribución
Reseña
Diseño Finanzas