1. Explorar para investigar.
Docente:
CARLOS ESPITIA
Proyectado:
ElíD Johana Londoño
Albert Román Flórez Zúñiga
Alexander Murillo
Corporación unificada de educación superior
CUN
Chigorodó-Antioquia

2. PROYECTO DE INVESTIGACION
CREACION E IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE CONTABLE-
AMIGABLE, PARA LAS TIENDAS DE BARRIO, EN EL MUNICIPIO DE
CHIGORODO.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las tiendas de barrio, que son en concepto generalizado: los pequeños negocios
que comercializan víveres y abarrotes al detal en los diferentes barrios del
municipio de Chigorodó; con el propósito de facilitar la adquisición de estos
productos a sus clientes, tanto en lo económico como en la movilidad; con
valores agregados como son: la atención personalizada, el mini-crédito o micro-
crédito familiar o personal y el anti-estrés que brindan estos espacios que sirven
de encuentro a los habitantes de los barrios para tertuliar sobre cualquier tema de
interés ya sea local, regional, nacional o internacional.
Estos negocios han venido de generación en generación al igual que las formas
de administrarlos , en su mayoría, como lo hacían sus ancestros, lo que ha
ocasionado que los tenderos actuales no tengan una información contable
confiable, aun, utilizando cajas registradoras; que los lleve a tomar decisiones
correctas sobre sus negocios, ya que con el paso del tiempo, han cambiado una
serie de variables que influyen sobre estos negocios; como son: la extensión de
los barrios, el número de habitantes, el numero de productos entre otros.
Por lo anterior y por la gran amenaza que tienen estos negocios con los
supermercados actuales, los que han venido ingresando en los barios, estos
tenderos se ven abocados a cambiar los paradigmas de sus actividades.
Sabemos que Por tradición los negocios de tiendas son informales, hasta cierto
punto, y que no existe un modelo formal para administrar sus negocios en forma
eficiente y eficaz
¿Cómo mejorar el modelo de negocio tradicional de las tiendas en
elmunicipio de Chigorodó, controlando los inventarios, cuentas por cobrar y
cuentas por pagar de las mismas?

3. JUSTIFICACION
Los tenderos (trabajadores de las tiendas), de Chigorodó, han implantado una
forma honesta de trabajar por ellos y sus familias y a la vez prestan un gran
servicio a los moradores de los barrios; lo que también ha ayudado a contribuir la
brecha de desempleo que existe en nuestro municipio y a generar los ya
mencionados mini-créditos, microcréditos personales o familiares que apalancan
la situación financiera de los hogares de barrios, que ninguna entidad financiera ha
sido capaz de generar.
Pero, a pesar de esa gran labor que realizan los tenderos, desconocen la
magnitud de pérdidas que tienen en el manejo y comercialización de sus
productos; lo cual los lleva a reflejarlas en los precios de venta, además, como se
mencionó anteriormente, los productos comercializados y los habitantes-clientes
se han multiplicado en una forma, manualmente, incontrolable.
De igual forma, los tenderos, desconocen las reales utilidades en sus negocios;
de allí que se les hace necesario poseer una herramienta que les ayude a
solucionar este problema, el cual es sin duda alguna un software contable; con
el propósito de mejorar sus prácticas comerciales, optimizar la administración -con
el control como cabeza principal- de sus productos, ofrecer mejores precios a sus
clientes, obtener mejores utilidades, cumplir con los requerimientos de entidades
financieras y/o proveedores e ir incursionando en lo que inevitablemente es el
desarrollo tecnológico, ya que no pueden, ni deben quedarse en el manejo
obsoleto de sus negocios, que en su momento fue valido, pero, ya estamos en
otro contexto, como es el uso de los sistemas computarizados, los cuales ayudan
a tener un manejo eficiente y eficaz de nuestras labores, con la ventaja que
actualmente son muy amigables, los diferentes softwares del mercado.

4. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Para el estudio de factibilidad se realizaran encuestasque nos den una muestra
representativa de tenderos, la cual nos indicar que a pesar de que los tenderos, en
teoría, poseen un conocimiento del movimiento de sus inventarios, cuentas por
pagar a proveedores y cuentas por cobrar a clientes, les interesaría sobre manera
tener un programa contable, que les resuelva el problema, que ciertamente tienen
en el funcionamiento cotidiano de sus negocios, ya que por medio de observación
de los mismo, en la mayoría de las veces, solo se dan cuenta que les hace falta un
producto, cuando el cliente lo pide, se lo van a despachar y no lo encuentran en el
respectivo estante o lugar de mostrador, entonces es cuando toman el apunte que
les hace falta.
En cuanto a las cuentas por pagar proveedores, las facturas se les extravían y
sobrepasan los tiempos de sus pagos y lógicamente no tiene una programación de
pagos de las mismas, reflejándose en que los proveedores no despachan por falta
de pago, lo que incide directamente en los ingresos del tendero, porque si no tiene
productos no puede vender y va formando un mal concepto en el cliente, como es
el que en “esa tienda nunca hay nada”.
Con respecto a las cuentas por cobrar clientes, llevan registros en cuadernos, que
no controlan los topes de los créditos ni poseen mayor información del cliente, solo
de que son vecinos y además, cuando se van a realizar los cobros, presentan
diferencias de criterios entre el tendero y el cliente que ocasionan inconformidades
que se reflejan en malos conceptos recíprocos (por parte del cliente los
denominan “tenderos trincheros; y por parte de los tenderos “clientes tramposos”).
Es por lo anterior y lo reflejado en las encuestas, aplicadas a los tenderos, que es
factible y pertinente la realización del software para tenderos, que solucionará esta
serie de problemas; lo que redundará en mejoras practicas del manejo integral del
negocio de tiendas, mejores relaciones tendero-clientes, mayores utilidades,
precios más bajos para los clientes y lógicamente una solidificación de este tipo de
negocios.

5. ESQUEMA DE PREGUNTAS DE LA ENCUESTA.
1. Sabe usted cuánto dinero entra diariamente a su negocio por concepto de
ventas?
2. Maneja inventario de sus productos?
3. Sabe usted si tuvo pérdidas o ganancias en un mes de trabajo y qué
cantidad de dinero fue?
4. En este momento. ¿sabe usted exactamente cuánto dinero le debe en total
los clientes con crédito?
5. Posee un computador disponible para su negocio, o tiene la posibilidad de
asignarle uno?
6. Le gustaría tener un programa informático que reporte el estado de los
créditos hechos a los clientes y que muestre el sistema de abonos
actualizados?

6. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Diseñar y desarrollar un software contable que controle los inventarios, cuentas
por cobrar y cuentas por pagar de los negocios de tiendas de barrio en municipio
de Chigorodó, para optimizar el modelo tradicional de las mismas.
ESPECIFICOS
- Crear un grupo interdisciplinario en Tecnar, para realizar el proyecto de
investigación.
- Crear los semilleros contable y de ingeniería, para que apoyen el proyecto de
investigación.
- Conocer los diferentes productos, representativos, que comercializan las tiendas.
- Conocer diferentes software contables, si los hay, especializados en tenderos.
- Realizar un modelo sobre las actividades que deben realizar los tenderos, para
obtener la eficiencia y eficacia en el manejo de sus deudores, acreedores e
inventarios es decir, diseñar un modelo mejorado o propuesto.
- Diseñar e implementar un módulo de inventario.
- Diseñar e implementar un modulo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
acorde a las necesidades del tendero.

7. SITUACION ACTUAL
En la actualidad no existe un software exclusivo o dedicado a la labor de las
tiendas de barrio, lo cual se consultó con FENALCO, Federación nacional de
comerciantes, solo hay una versión de la firma Manager Ledger, la cual tiene un
precio representativo, el cual posee elementos que nos servirán para el objetivo
final de lo que deseamos realizar en Tecnar para los tenderos , como es que sea
amigable, que no esté ajustado a las normas legales contables y tributarias y que
se les proporcione en forma gratuita.
BENEFICIOS ESPERADOS
Los beneficios que Tecnar espera obtener, es la realización de una investigación
de acuerdo a sus líneas predefinidas, con participación de los estudiantes de los
semilleros y los docentes investigadores.
En cuanto a los tenderos, que mejoren su efectividad y eficacia en el manejo de
sus inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar; lo que los llevaría a tener
mejores prácticas, al aumento de sus utilidades y al ofrecimiento de bajos precios
a sus clientes, lo mismo que el mejoramiento de relaciones con sus clientes y
proveedores, ya que tendrían claridad sobre las operaciones con los mismos.
PASOS O ACTIVIDADES
Las siguientes son las actividades principales a realizar durante el proyecto:
1. Realizar plan de trabajo de la investigación
2. Revisión de programas contables.
3. Preparar el estado del arte
4. Conocer el numero de tiendas en el municipio de Chigorodó.
5. Conocer los productos de las tiendas, teniendo en cuenta mermas y pérdidas de
los mismos.

8. 6. Creación del grupo de semilleros de apoyo a la investigación y su capacitación.
7. Coordinación del grupo de semilleros.
8. Aplicación del instrumento en la muestra de las tiendas, por parte del semillero.
9. Tabulación del instrumento guía.
10. Análisis estadístico de la tabulación e informe.
11. Apoyo a la realización del software contable.
MARCO TEORICO
El trabajo es una actividad vital del hombre, que con el paso de los años, el
creciente avance de la ciencia, las nuevas tendencias en la industria y tecnología,
no solo ha generado beneficios económicos, sino que a la vez ha mejorado
condiciones, disminuyendo tiempos al realizar una actividad, y simplificar la
dificultad de ciertos ejercicios laborales.
Es así como la creciente necesidad de mejorar y facilitar la calidad de vida de los
seres humanos, ha creado interdisciplinariedad entre la ciencias llevando así que
las ciencias contables y tecnológicas creen software contables definidos estos
como los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a
sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y
procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad
productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc.
Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas
contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos
necesarios.

9. TIPOS DE SOFTWARE
Dependiendo de las necesidades del usuario se pueden aplicar diferentes tipos de
software contables que atiendan a los requerimientos de las situaciones que a
diario se presentan y que demandan una serie de especificaciones técnicas que
permitan satisfacer al usuario de la información.
Software uso personal o doméstico y dinámico
Principalmente dedicado para los usuarios domésticos que por lo general utilizan
el programa contable con pólizas contables manuales, y a través de estas cuentas
pueden controlar sus cuentas por pagar, en hojas de cálculo sus presupuestos
administrativos al igual que la conciliación de contabilidad simple incluye:
Software low end
En el low end del mercado de los negocios, las aplicaciones de costos bajos del
software contable permiten que se realice la mayoría de la contabilidad de los
negocios.
Frecuentemente los proveedores sirven a un solo mercado nacional, mientras que
un gran número de proveedores ofrecen soluciones contables separadas en cada
mercado nacional, también existen excepciones que proveen aplicaciones
administrativas contables adaptables a casi todos los países de un continente,
para ello deben cumplir con integrar en sus procesos las Normas internacionales
de contabilidad.
Software mercado medio
El mercado medio cubre un rango amplio de negocios de software que pueden ser
capaces de servir a las necesidades de estándares de contabilidad múltiples
nacionales que permite la contabilidad en divisas, o no. Pero su principal
características es que atiende a empresas con necesidades de participar varios
usuarios simultáneamente, existen aplicativos de software contable con opción de

10. multiusuarios concurrentes y otros que no la tienen, y con procesos integrados a la
contabilidad de la empresa.
Así mismo existen aplicaciones de software contable, de nivel medio multiusuario
que tienen facilidad en la adaptación de las necesidades de cada empresa, en
cambio otros son solo para un tipo de mercado. Uno de los aspectos que las
empresas evalúan es el grado de dificultad a la hora de las actualizaciones, la
facilidad de autoaprendizaje e implementaciones no traumáticas. La capacidad de
las empresas proveedoras de apoyarlos on-line, pero dándoles un espacio en que
prácticamente no requieran de ellos para no tener tecno dependencia.
Software high end
Es el más complejo y costoso software de contabilidad de los negocios es
frecuentemente parte de un extenso juego de software muchas veces conocido
como y Planificación de recursos empresariales.
Software mercado vertical
Algunos software para la contabilidad de negocios están diseñados para ciertos
negocios específicos. Incluirá las características que son específicas para dicha
industria. En algunos casos este se usa en pocas empresas.
ATRIBUCIONES DE UN SOFTWARE CONTABLE
En un pequeño negocios como las tiendas, el software contable no son tan
complejos como suelen ser los de las grandes empresas que operan en el
mercado. Un tipo de software como estos puede integrar ciertas atribuciones o
módulos tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja e inventarios que
de forma fácil y eficaz les puede generar información útil al instante.

11. Inventarios
Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso
normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de
producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a
ser vendidos.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos
directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o
venta, se debe determinar utilizando el método PEPS (primeros en entrar,
primeros en salir), UEPS (últimos en entrar, primeros en salir), el de identificación
específica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la
utilización de otros métodos de reconocido valor técnico.
Cuentas y Documentos por Cobrar.
Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos a reclamar efectivo u
otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a
crédito. Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados, vinculados
económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en
transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos
importantes, se deben registrar por separado.
Cuentas y Documentos por Pagar.
Las cuentas y documentos por pagar representan las obligaciones a cargo del
ente económico originadas en bienes o en servicios recibidos. Se deben registrar
por separado las obligaciones de importancia, tales como las que existan a favor
de proveedores, vinculados económicos, directores, propietarios del ente y otros
acreedores.

12. MARCO LEGAL
En Colombia el software contable esta amparado por las leyes y normas
mencionadas a continuación, destacando que la parte técnica del software
contable, a saber la acción de los registros, están respaldados por la norma
colombiano decreto reglamentario 2650 y 2649 de 1993 en el que se especifican
las normas contables y el catalogo de cuanta para dar cumplimiento a las normar
de contabilidad generalmente aceptadas.
Ley 11723: es una ley compuesta por 89 artículos, sancionada en 1933 (y todavía
vigente), conocida como "Ley de Propiedad Intelectual" o también como "Ley de
Propiedad Científica, Literaria y Artística". Esta ley regula todo lo referente a
derecho de propiedad de una obra artística, científica o literaria, derechos de
coautor, enajenación o cesión de una obra, licencias, etc. Además, establece
sanciones tanto pecuniarias (multa) como privativas de la libertad (prisión) a
quienes violen sus normas. Su última reforma data de Noviembre de 1998, cuando
por Ley 25036 se le introdujeron modificaciones referidas al software, para darle
fin a las discusiones doctrinarias y jurisprudenciales sobre la cuestión de si el
software estaba o no bajo el amparo de esta ley. Ahora establece expresamente
en su Art. 1 que "... las obras científicas, literarias y artísticas comprenden los
escritos de toda naturaleza y extensión, entre ellos los programas de computación
fuente y objeto; las compilaciones de datos o de otros materiales,..." y en su art. 55
bis que "La explotación de la propiedad intelectual sobre los programas de
computación incluirá entre otras formas los contratos de licencia para su uso o
reproducción".
En Colombia las universidades han venido implementando el software libre y cada
vez mas está llamando la atención de los usuarios, tanto asi que hay un proyecto
de ley inspirada en los principios y valores por los que debe luchar el Estado.
El artículo 15 de nuestra Constitución Política afirma el derecho de todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas. El 74 garantiza que todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

13. DESARROLLO
Modelo actual:
Los tenderos de Chigorodó, para ejercer su labor actualmente realizan
básicamente las siguientes actividades: compras, ventas, organización de los
productos, organización de pagos y cobros; la cuales describiremos a
continuación:
Compras:
Para determinar que productos van a comprar; hacen un inventario físico en sus
estantes, neveras y congeladores de todos los productos que comercializan, en
forma visual y determinan si tienen o no el mismo para anotarlos en la lista de
compras-un cuaderno, así mismo, muchos van tomando apuntes de los productos
que les solicitan cuando están realizando sus ventas y no los tienen; verifican
que tienen el dinero en su bolsillo (muchos lo usan ellos mismos, usan la caja para
los billetes menores) y se desplazan a los lugares donde les proveen los
productos que comercializan, normalmente la plaza de mercado.
Cuando regresan con sus compras, ubican todas las compras en un lugar y
posteriormente, van colocando en los estantes o lugares que les corresponde.
Con los productos que venden al granel como son el aceite, frijol, azúcar y otros
comienzan a empacarlos normalmente en bolsas plásticas, según las medidas
mas solicitadas por los clientes y les colocan los precios según creen ganar.
Ventas:
Cuando llegan los usuarios del barrio a adquirir sus productos, se comienza con
un saludo informal dependiendo la hora del día por ejemplo si es en la mañana,
buenos días y así en el resto del día; le pregunta al usuario que desea, el cual pide
el producto y este se desplaza a buscarlo, si cree tenerlo; si lo tiene, se lo
despacha y si no, expresa que se le acaba de terminar o el ultimo se lo llevó el
usuario x; después de despacharle los productos, el tendero calcula la cuenta de
lo vendido, si son pocos productos lo hace mentalmente y si son varios productos ,
acude a la calculadora, luego de obtener la cuenta, se la hace saber al cliente

14. (muchas veces el cliente corrige el calculo porque el tendero se equivoca a favor o
en contra) y pregunta por el pago, si es de contado recibe el dinero, lo lleva a la
caja o cajón dependiendo de la tienda , devuelve el cambio si lo amerita y le dice
“con mucho gusto” o “ a la orden” ; si es a crédito, comenta algo sobre el mismo(
¿esto para cuando? o estas atrasado o ¡¡ojo!! Ya llevas la cuenta alta) y procede a
apuntar el valor de la cuenta en un cuaderno donde tiene relacionado todos sus
deudores o clientes y le apunta en un cartoncito que lleva el cliente, los valores
acreditados.
Frecuentemente, los clientes llevan los productos y si son a crédito, lo muestran al
tendero y este si esta ocupado, le da la venia que lo lleve y no hace el respectivo
apunte en su libro, lo que hace que la mayoría de las veces, no se acuerde de
este despacho.
Ahora, si los productos perecederos como las verduras, plátanos, yuca, frutas y
otros no se venden en el tiempo que el tendero ha estimado hacerlo, le toca
seleccionar los peores y enviarlos, lastimosamente, a la basura, lo que también
aumenta la proliferación de moscas y ratas, aumentando también la contaminación
visual y ambiental (malos olores). Con los productos que puede recuperar, los
vende o remata a menores precios.
Hemos constatado que los tenderos, no tienen control sobre sus inventarios.
Organización de pagos:
El tendero, cuando va a realizar los pagos de los productos que ha adquirido a
crédito, busca las facturas en una tabla donde posee las mismas, solo cuando el
proveedor llega a cobrársela; verifica que tenga el dinero en el bolsillo o caja y
cancela si ya esta vencida o abona si es el caso, lo que nos demuestra que no
tiene una planificación de pagos.
En lo que respecta a créditos con entidades financieras, los realiza cuando tiene la
necesidad de adquirir productos para surtir su negocio, sin ningún estudio previo
del mismo, solo calculando que con sus ventas diarias puede cancelar las cuotas
del mismo.
Lo explicado, nos demuestra que los tenderos no tienen control en sus cuentas
por pagar a sus proveedores.
Cobros:

15. Los tederos, realizan los cobros a sus clientes, regularmente por quincenas, la
primera entre los días 15 a 20 del mes y del 30 del mes y el 5 del próximo mes,
esperando los pagos que reciben sus clientes de los diferentes entes.
Cuando realizan el cobro, sacan las cuentas de los cuadernos que utilizan para
anotar los créditos, durante esta labor, normalmente, se equivocan y re-empiezan
nuevamente y muchas veces hay diferencias o inconsistencias entre lo que el
tendero cobra y lo que el cliente va a pagar (con el denominado ¨vale¨), trayendo
consigo malestares entre las partes.
También, Suele presentarse, que el tendero no se acuerda de muchas compras a
crédito que el cliente ha hecho y que por rapidez, en su momento, no apunta, lo
que conlleva a malos entendidos.
Así mismo, el tendero, no sabe cuanto le adeuda el cliente, solo lo conoce cuando
le saca la cuenta del vale.
Lo anterior, nos muestra que los tenderos no tiene control en las cuentas por
cobrar a sus clientes.
Modelo a desarrollar:
Como hemos explicado en forma general, nos damos cuenta de los grandes
problemas que presentan los tenderos y que muchas veces ni ellos mismos los
perciben como tales(ya que tienen utilidades muy altas), por lo cual para
solucionar estos problemas desarrollaremos un nuevo modelo, apoyados en un
software contable.
Compras:
El tendero, debe tener un software contable, que tenga un modulo de inventarios,
que capture, en forma muy fácil, todo lo referente a los productos que comercializa
(kardex), teniendo en cuenta la forma de transformarlo y los estantes donde los
almacena, con sus diferentes stocks máximos y mínimos (avisos llamativos), con
sugerencias para calcular los diferentes precios de los productos que pueden
tener para su venta y sin olvidar el control de las fechas de vencimiento de los
mismos.
El modulo debe tener también, todo lo relacionado con los datos del proveedor, las
facturas de compras con sus características (productos, descuentos, fechas de
pago y otros).

16. Con lo anterior buscamos controlar la adquisición de los productos, sus
transformaciones y las cuentas por pagar.
Ventas:
El software contable realizado, debe controlar todos los aspectos relacionados con
los clientes: productos que lleva y descargarlos de los inventarios; formas de pago
y obtener la cuenta correcta, así mismo el cambio si es el caso; si es a crédito,
debe llevar un registro, aculado, por cada transacción que contenga los productos
despachados, sus precios de ventas, los datos del cliente y la fecha de la
transacción.