Este documento proporciona los pasos para que un proveedor ingrese a SECOP II, cargue documentos requeridos y acepte un contrato. También explica cómo adjuntar una póliza de seguros una vez adjudicado el contrato. Los pasos incluyen verificar la cuenta de usuario, revisar el contrato, cargar documentos como certificados escaneados, descargar el clausulado, aceptar el contrato y comunicarlo a la entidad estatal, luego adjuntar la póliza escaneada con la información requerida

1. PASOS PARA INGRESAR A SECOP II COMO PROVEEDOR, CARGAR LOS
DOCUMENTOS Y ACEPTAR EL CONTRATO
Verificar que se encuentre registrado en Secop II como proveedor.
Ubicar el cursor en: ¿Ya es usuario registrado? Y click en Ver más

2. Digitar el usuario y la contraseña.
Click en Mis contratos

3. Aparece el contrato, dar click en Detalle
Se revisa cada una de las opciones que aparecen en los círculos azules, sin
darle click en Aceptar. Porque primero se debe hacer la respectiva revisión,
cargar documentos y al final cuando ya esté todo completo se da click en
Aceptar, ya que esta opción envía el contrato a la líder de contratación para
verificar si se cargaron correctamente los documentos.

5. Para esta opción se debe tener en cuenta que los documentos tiene que estar
escaneados en pdf; los documentos académicos (estudios técnico, tecnólogo,
pregrado… entre otros y los cursos escanearlos en un solo archivo. La
experiencia laboral también debe ir escaneada en un solo archivo de pdf), el
resto de documentos en archivos individuales.
Dar click en Anexar nuevo documento.

6. Click en buscar documento, los pdf deben tener nombre por ejemplo:
“certificación de afiliación a salud”, esto facilitará la búsqueda de cada archivo.

7. Click en Anexar para que el archivo quede cargado.
Click en Cerrar.

8. Luego de cargados los documentos se puede visualizar que están en color azul
y con un subrayado, si requiere confirmar que este correcto el documento se da
click sobre el nombre en azul y se descarga.
En esta opción encontrará el clausulado, este se debe descargar y guardar.

9. El clausulado hace referencia a un documento que contiene el objeto, el plazo,
valor y forma de pago, No. de cuenta bancaria, obligaciones específicas del
contratista, obligaciones del contratista…etc.
Continúa con la revisión.

10. Revisadas completamente las 7 opciones, click en ACEPTAR.
Posteriormente el contrato será enviado a la Líder de Contratación para la
verificación de los documentos cargados.

11. Luego de ser revisado por la abogada y firmado por el Subdirector en el
aplicativo Secop II, el link que generará esta acción será enviado a la oficina de
Presupuesto para el registro presupuestal, después ese link se enviará al
contratista al correo para que compre la póliza.
PASOS PARA ADJUNTAR LA POLIZA
Tener en cuenta que la póliza debe ser cargada en el aplicativo el mismo día que
se expide, ya que la aprobación también es ese día y se da inicio al contrato.

12. El contratista debe descargar la póliza de su correo, imprimirla, firmarla y volver
a escanear para cargar.
Click en Mis contratos
Click en Detalle

13. Click en Condiciones, desplazar hacia abajo.
Buscar Garantías del proveedor y click en Agregar.

14. Digitar la información de la póliza: en referencia de la garantía escribir el número
de póliza (casi siempre aparece en la parte superior de la póliza). Seleccionar
justificación, tipo de garantía seleccionar contrato de seguro y digitar entidad
aseguradora, No. de póliza, tomador (es el contratista) y beneficiario, como lo
indica el pantallazo adjunto.
Luego opción Editar.

15. El valor del amparo se encuentra en la póliza, usualmente dice: Suma
asegurada/valor actual; y la fecha de vigencia es la que dice Vigencia Hasta.
Con los datos ya digitados se da click en Confirmar.

16. Luego ir a la opción Anexar, para adjuntar el archivo en pdf de la póliza.
Click en Buscar documento, dar click en Anexar.

17. Aparece un mensaje (documento cargado) con lo indica el pantallazo.
Click en Confirmar.

18. Click en Publicar
Aparece el mensaje (la garantía fue enviada a la Entidad Estatal).

19. Comunicar a la Líder de Contratación que la póliza fue cargada y enviada para
que sea aprobada.
Cuando la póliza haya sido aprobada, tiene que aparecer en el aplicativo Secop II
Estado: Aceptada.
SE RECOMIENDA AL CONTRATISTA ESTAR PENDIENTE DE LA APROBACIÓN
Y ACEPTACIÓN DE LA PÓLIZA PARA QUE SE DÉ INICIO AL CONTRATO.
Elaborado por: Ángela C.