Manifiesto de carga

RI.IG.03

TRÁNSITO DE LA MERCANCÍA

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Emisión: 1

Elaborar Manifiesto de Carga

Tipo: IT- Instructivo
Código: IT-TM-0

Bucaramanga,
PARA EL DESPACHADOR DE MERCANCÍAS DE COPETRAN LDTA
Asunto: Elaborar Manifiesto de Carga
El Manifiesto de carga es el documento que ampara el transporte de
mercancías ante las distintas autoridades además de ser el contrato con el
transportador, por lo tanto debe ser portado por el conductor del vehículo
durante todo el recorrido.
Este documento se diligencia en el momento en que el funcionario
encargado de elaborar manifiestos deba despachar un vehículo que cumple
con un itinerario y/o disponga de remesas que cumplan con una determinada
ruta.
Para este servicio de transporte mercancías se encuentran relacionados
paquetes, encomiendas, cajas y sobres que son recibidos tanto en puntos de
venta como en centros de despachos.
DESARROLLO
Ingrese al Sistema de Logística y Transporte (Logtrans) de la red de
Copetran, luego diligencie el Formulario de Ingreso, incluyendo el tipo de
documento, el número de identificación y la clave de ingreso, para finalmente
hacer clic en Ingresar.

Ubicado en el menú principal proceda a hacer clic en el recuadro del icono
Despachos, el cual despliega una lista que presenta la opción Despacho de
Carga, diríjase a hacer clic en la misma.
COOPERATIVA SANTANDEREANA DE TRANSPORTADORES LTDA.
FT-GD-01 / Emisión 2


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Emisión: 1


Código: IT-TM-0

ELABORACIÓN DE MANIFIESTOS DE CARGA
Al seleccionar la opción Despacho Carga, aparece la ventana Elaboración de
Manifiestos de Carga, el cual solicita: información requerida, información
adicional, adicionar remesas, información final y seleccionar manifiesto.
1. INFORMACIÓN REQUERIDA
Esta ventana esta dividida en 4 partes: Origen del Viaje, Destino del Viaje,
Vehículo y Conductor.
1.1 ORIGEN DEL VIAJE
El origen del Viaje es el lugar de donde se esta despachando el vehículo.
Ingrese el código de la Agencia, procediendo a hacer clic en el botón de
búsqueda rápida
. Automáticamente aparecen los datos de país,
departamento y municipio de la agencia de donde va despachar el vehículo.
Si no tiene conocimiento de este código, haga clic en la lupa .
(Ver Anexo B. Búsqueda de Agencias).



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1.2 DESTINO DEL VIAJE
El destino del Viaje es el lugar a donde va a llegar el vehículo. Ingrese el
código de la Agencia, procediendo a hacer clic en el botón de búsqueda
rápida
. Automáticamente aparecen los datos de país, departamento y
municipio de la agencia destino. Si no tiene conocimiento de este código,
haga clic en la lupa . (Ver Anexo B. Búsqueda de Agencias).

1.3 AGENCIA CUMPLE
El agencia cumple es el lugar a donde va a llegar el vehículo a realizar el
cumplido del transito de una planilla. Donde esta agencia puede ser diferente
al destino o al origen. Ingrese el código de la Agencia, procediendo a hacer
clic en el botón de búsqueda rápida . Automáticamente aparecen los datos
de país, departamento y municipio de la agencia destino. Si no tiene
conocimiento de este código, haga clic en la lupa
. (Ver Anexo B.
Búsqueda de Agencias)

1.4 VEHÍCULO
El vehículo es un medio que permite el traslado de un lugar a otro. Continúe
a ingresar la placa del vehículo y luego haga clic en el botón de búsqueda
rápida
. Automáticamente aparece el nombre del propietario. Al no tener
conocimiento de la placa del vehículo, proceda a hacer clic en la lupa . (Ver
Anexo C. Consulta de Clavijero o Búsqueda de Vehículo).



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Si la placa ingresada en el espacio del vehículo no ha sido enclavijado en el
sistema no permite realizar un despacho. Se muestra un mensaje
informando: “El vehículo no se encuentra registrado en el clavijero”.
Al hacer clic en la opción Ver Detalle, se muestra la ventana Detalle del
Vehículo, en el cual se observa las características del vehículo: información
general (placa, marca, modelo, color,..), Información del propietario e
información del tenedor, para su conocimiento.



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Sólo cuando se escoge como tipo de vehículo tráctomula, en la
ventana de Información Requerida, aparece otra opción que es Tráiler.
Al lado se ubica una lupa , haga clic en el mismo.

Aparece la ventana Búsqueda de Vehículo, registre la placa, el
número interno o el código socio para realizar la búsqueda, haciendo
clic en Consultar. En la parte inferior de la ventana en Resultados se
observa una grilla de datos similares a la consulta realizada, elija el
vehículo haciendo clic en la placa correspondiente. Automáticamente
aparece este dato en Vehículo.

1.4 CONDUCTOR
El Conductor es toda persona que conduce o se encuentra en el control
físico del vehículo. Normalmente luego de escoger el vehículo
automáticamente se muestra el conductor asociado al vehículo escogido.
Si no se muestra los datos, ingrese el tipo y número de documento del
conductor, haciendo clic en el botón de búsqueda rápida , automáticamente


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aparece el nombre del conductor. Si no tiene conocimiento de este dato,
proceda a hacer clic en la lupa . (Ver Anexo D. Búsqueda de Conductores).

Al hacer clic en la opción Ver Detalle, se muestra la ventana Información del
conductor, en el cual se observa las características del conductor: nombre,
identificación, dirección, teléfono y ciudad, para su conocimiento.

2. INFORMACIÓN ADICICIONAL
Esta opción esta dividida en 2 partes: datos de Información CIC y conceptos
adicionales.
2.1 INFORMACIÓN CIC (Centro de Información y Control)
La información del CIC es para llevar un monitoreo del vehículo durante el
trayecto.
Inicie ingresando la ruta que va a realizar el vehículo hasta el destino, por
tanto proceda a hacer clic sobre la lupa .
Continúe ingresando el Tipo de Liquidación, para ello haga clic sobre el logo
de editar . . . (Ver Anexo A. Cambio de Liquidacion).



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Seleccione el tipo de ruta (regional, nacional, subregional, masivo o
sobreruta) y luego verifique los criterios de búsqueda (origen y el destino del
vehículo). Prosiga a hacer clic en Consultar.



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Código: IT-TM-0

En la parte inferior, se encuentra la opción Resultados, allí se conocen las
rutas que puede realizar el vehículo para llegar a su destino. Seleccione la
ruta haciendo clic en el código correspondiente, automáticamente la
información se muestra en Información CIC.



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Código: IT-TM-0

Si la ruta seleccionada por el vehículo asignado no tiene anticipo me
visualizará un mensaje que no tiene anticipo, procedemos a colocar el valor
del anticipo autorizado por el agente encargado

*

luego asignamos la fecha y hora de salida dando clic en el recuadro
calendario, la hora debe ser tipo militar 00:00 a las 24:00

de



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Código: IT-TM-0

al ubicar el puntero del mouse sobre el botón de ayuda
ejemplo para la hora del despacho

se mostrara el

2.2 CONCEPTOS ADICIONALES
Los Conceptos Adicionales son valores a descontar al flete acordado con el
transportador y forman parte de los gastos de operación del transporte.
El sistema puede generar un valor de Anticipo, el cual sólo puede ser
modificado a un valor menor al mostrado, de lo contrario ingrese este dato el
cual se verificará luego de adicionar la remesas teniendo en cuenta que no
puede superar el valor del flete.
Si amerita ingresar los valores de auxilio de fletes, de descuentos por
faltantes, de gastos del viaje (valor asignado por gerencia para cubrir gastos
extras del despacho), de préstamo al conductor y del valor pactado (si se ha
escogido el vehículo como particular), cuando se selecciona una ruta con
flete fijo el valor pactado aparece deshabilitado el valor del anticipo será
visualizado, regístrelos en los espacios correspondientes.



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Código: IT-TM-0

3. ADICIONAR REMESAS
El despachador dispone de remesas que constituyen generalmente la
capacidad completa de uno o más vehículos y que pertenecen a un mismo
cliente, quien previamente ha realizado un contrato de servicio de transporte
con Copetran.
Relacione las remesas a despachar haciendo clic en Asociar.

Al dar clic en Asociar, se muestra la ventana Consulta de Remesas
Disponibles. Allí se observa la capacidad del vehículo asignado según el
control de peso y volumen del mismo. Se debe seleccionar el tipo de servicio
a despachar; donde se dispone de tres tipos de servicio(directo, reguero y/o
masivo).
Directo : visualizará las remesas para el destino final
Reguero: visualizará las remesas que hay entre el origen y el destino
Masiva: este servicio omite el valor del flete fijo si la ruta seleccionada posee
este valor y toma el valor del flete de la remesa


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Código: IT-TM-0

Continúe a buscar la remesa, ingresando alguno de los siguientes datos:
número del documento o consultándolo con el lector de código de barras, la
fecha de un inicio a un final, el servicio (mensajería, encomiendas, paqueteo,
carga semimasiva y carga masiva), el nombre del remitente, la cantidad, el
peso y el destino de la remesa. Además, puede seleccionar el recuadro
Evaluar carrocería (La remesa contiene productos alimenticios o líquidos),
remesas con origen diferente a la agencia y Excluir Encomiendas, cuando no
desea que en la búsqueda genere remesas de este tipo. Finalmente haga
clic en Consultar.*-



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Código: IT-TM-0

se mostrara una ventana de confirmación indicando la cantidad de remesas
encontradas según los parámetros establecidos de búsqueda.

En la parte inferior en Resultados, se presenta las remesas disponibles para
despachar, de acuerdo a los datos registrados. Seleccione las que necesita
despachar haciendo clic sobre el recuadro que se encuentra a la izquierda.


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Ya escogida la remesa oprima clic en Aceptar y automáticamente aparecerá
en la ventana de Asignar Remesas.



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en la parte derecha de la ventana el sistema nos va indicando la cantidad de
remesa y peso de las mismas

Si las remesas escogidas sobrepasan los límites de capacidad, se disparará
una alerta indicando que se ha superado el máximo de peso y/o volumen
permitido para el vehículo.



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para eliminar una remesa de una planilla, seleccione la remesa en el
recuadro y luego haga clic en Desligar.



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4. INFORMACIÓN FINAL
Esta opción esta dividida en partes: observaciones, precintos y escoltas.
4.1 OBSERVACIONES
En el espacio de observaciones registre toda información que recomiende o
que sea importante para el vehículo (Ej. velocidad).

4.2 PRECINTOS
Precinto es un sistema de seguridad utilizado para sellar las puertas de los
contenedores y de esta manera garantizar que no sea abierto durante el
transporte de la mercancía.
En esta opción se encuentra una lista disponible, seleccione las que son
necesarias para el sellamiento del vehículo en el momento del cargue y
luego haga clic en la flecha para agregarlos.

4.3 ESCOLTAS
Es el servicio en el cual se utiliza personal especializada en acompañamiento
de vehículos, para seguir al vehículo durante el recorrido en la ciudad origen,



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en la ciudad destino o durante el recorrido del automotor entre las dos
ciudades.
Si requiere ofrecer este tipo de servicio tenga en cuenta las especificaciones
dadas en las remesas que se transportan. Prosiga a hacer clic en Adicionar.
Si la desea descartar seleccione el escolta en el recuadro y luego haga clic
en Eliminar.

Al agregar se muestra la ventana Adicionar Escolta, ingrese el nombre y
celular, luego seleccione el tipo de escolta y la empresa. Continúe a hacer
clic en Guardar.

Nota: Si no ha terminado de ingresar todos los datos de la ventana Elaborar
Manifiesto de Carga, continúe con el siguiente numeral. Pero si ya registro
todo, continúe con el numeral siete (7).

5. GUARDAR TEMPORALMENTE
Esta opción se escoge al momento de presentarse algún evento o un
inconveniente que afecte el diligenciamiento del manifiesto.



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Código: IT-TM-0

Si es así, haga clic en la opción Guardar Temporal, ubicada en la parte
superior derecha de la ventana principal.

se mostrará una ventana de confirmación indicando el numero del manifiesto

6. SELECCIONAR MANIFIESTO
Para terminar de diligenciar el manifiesto que guardo temporalmente, diríjase
a la parte Seleccionar Manifiesto y luego haga clic en la lupa
para la
búsqueda del manifiesto.



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Se muestra la ventana Manifiestos Temporales, donde se encuentran los
documentos temporales, seleccione el manifiesto en busca dando clic en el
número correspondiente y prosiga a diligenciarlo.

7. CONFIRMAR MANIFIESTO
Luego de diligenciar los numerales anteriores, continúe a hacer clic en
Confirmar, situada en la parte superior derecha de la ventana principal.



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Continúo a ello, se muestra una ventana informando cual manifiesto ha sido
guardado. Si desea imprimir el documento prosiga a hacer clic en Aceptar.

Impresión Manifiesto
Luego de hacer clic en Imprimir, se observa la ventana Registro de Manifiesto
Finalizado, continúe a hacer clic en Ver PDF del documento a imprimir
(manifiesto o liquidación).



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Se muestra la Ventana
debe marcar la opción
clic en Aceptar

de confirmación de apertura de archivo se
Abrir con (adobe reader o foxireader) y se da

Se muestra el documento adquirido, y proceda a imprimir el documento,
haciendo clic sobre el icono

Luego nos mostrara una ventana de selección de impresora en él caso de
que tengamos instalada mas de una impresora. Seleccionamos el nombre de
la impresora, la cantidad de copias requeridas y luego damos clic en aceptar



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Documento Impreso



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Impresión Liquidación
luego de imprimir la planilla se da clic en el botón ver pdf del documento de
liquidación

Se muestra la Ventana
debe marcar la opción

de confirmación de apertura de archivo se
Abrir con (adobe reader o foxireader) y se da



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clic en Aceptar

Se muestra el documento adquirido, y proceda a imprimir el documento,
haciendo clic sobre el icono

Luego nos mostrara una ventana de selección de impresora en él caso de
que tengamos instalada mas de una impresora. Seleccionamos el nombre de
la impresora, la cantidad de copias requeridas y luego damos clic en aceptar



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Documento Impreso



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ANEXOS
Anexo A. Cambio de Liquidación
Para cambiar el tipo de liquidación se da clic sobre el botón de edición

Se observa una ventana de Validación de Usuario, allí ingrese la clave
correspondiente, para cambiar escoger el tipo de liquidación que requiere y
luego haga clic en Aceptar.

Se observa que se deshabilita el espacio de Tipo de Liquidación, seleccione
el requerido.



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Continúe seleccionando el nivel de seguimiento (Normal, Medio o Alto), que
se le realizará al vehículo durante su recorrido. Además, de la fecha y hora
de salida del vehículo.

-------------Anexo B. Búsqueda de Agencia
Ingrese el código o nombre de la agencia en busca, para luego dar clic en
Consultar.



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En la parte inferior en Resultados se muestra una grilla de datos similares a
la búsqueda que realizó. Luego, señale la agencia que requiere y
automáticamente la información se muestra en Origen del Viaje

Regresar: Origen del Viaje, Destino del Viaje



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Anexo C. Consulta de Clavijero o Búsqueda de Vehículo
Se muestra la ventana Consulta de Clavijero o Búsqueda de Vehículo, en la
primera seleccione el tipo de clavijero y proceda a la opción Consultar dando
clic sobre el mismo; y en la segunda puede ingresar alguno de los siguientes
datos: la placa correspondiente, el número interno, el código socio o tipo de
vehículo, luego de ello, proceda a hacer clic en Consultar.
En la parte inferior de las dos ventanas en Resultados aparece una grilla de
datos similares a la búsqueda que realizó. Señale el vehículo en la placa
correspondiente y los datos se mostrarán en la ventana Información
Requerida.



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Regresar: Vehículo



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Anexo D. Búsqueda de Conductores
La búsqueda la puede realizar ingresando alguno de los siguientes datos:
tipo y número de documento, código que lo identifica en CopetranLtda,
nombres o apellidos. Luego de ello haga clic en Consultar.
En la parte inferior se muestra una grilla de datos similares a la búsqueda
que realizó, continúe a hacer clic en el número de identificación del conductor
que requiere y automáticamente el dato aparecerá en la ventana Información
Requerida.

Regresar: Conductor


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